কার্যক্ষেত্রে কার্যকর সভাগুলি কীভাবে চালানো যায় - যাদুঘর

এখানে একটি দুঃখজনক বাস্তবতা: ম্যানেজাররা তাদের সভায় 35% থেকে 50% সময় পর্যন্ত যে কোনও জায়গায় ব্যয় করেন এবং এখনও নির্বাহীরা এই সভাগুলির অর্ধেকেরও বেশি ব্যর্থতা বলে মনে করেন consider

এটি যে হতবাক নয়। প্রায়শই আমরা নিজেকে বুদ্ধিদীপ্ত অধিবেশনে দেখতে পাই যা কিছুটা দীর্ঘ, বা যথেষ্ট দীর্ঘ নয়, বা বিভ্রান্তিকর বা হতাশাব্যঞ্জক বা একেবারে অনুৎপরমূলক।

অবশ্যই বেশ কয়েকটি সমাধান রয়েছে। আমরা বাতিল করতে পারি। আমরা পুনরায় নির্ধারণ করতে পারি। আমরা সভাটিকে ইমেল চেইন বা স্ল্যাক আলোচনায় পরিণত করতে পারি।

এগুলি নির্দিষ্ট কিছু ক্ষেত্রে যথাযথ পদক্ষেপ। তবে কখনও কখনও আমাদের বুঝতে কোথায় আমাদের সভাগুলি হ্রাস পাচ্ছে এবং এগুলি সমাধানের জন্য সক্রিয়ভাবে কাজ করছে তা বোঝার চেষ্টা করা দরকার। কারণ সর্বোপরি, আমরা কেবল কখনও মানুষের সাথে দেখা করতে অস্বীকার করতে পারি না - কিছুই হবে না।

যদি আপনি অপরাধীর সন্ধান করেন তবে নিজেকে এই প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করার চেষ্টা করুন, এবং কাজের জায়গায় আরও কার্যকর সভা পরিচালনা করতে এই টিপসগুলি প্রয়োগ করুন:

প্রশ্ন সভার আগে 1-3

হ্যাঁ, আপনার সভাটি শুরু হওয়ার আগেই ব্যর্থ হতে পারে। আপনি এই আমন্ত্রণটি পাঠানোর সাথে সাথে আপনার কী চিন্তা করা উচিত তা এখানে।

1. আপনি কি প্রস্তুত মনে করেন?

আপনার সমস্ত উপকরণ সেট করা আছে? সভাটি কীভাবে চলবে তার জন্য কি কোনও পরিকল্পনা আছে? একটি কনফারেন্স রুম পাওয়া যায় এবং বুক করা হয়?

আপনার বৃহত্তম বন্ধু একটি এজেন্ডা হবে one আপনি ছাড়া একটি দুর্দান্ত সভা করতে পারবেন না।

সময়ের আগে প্রস্তুতি নেওয়া অন্য গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি সভার জন্য আপনার লক্ষ্য। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন (এবং সম্ভবত এটি লিখুন): "আমি একটি জিনিস অর্জন করতে চাই কি?" এটি আপনার দলের আপডেট করা বা বড়র মতো ব্যবহারকারীর ব্যস্ততা বাড়ানোর কৌশল নিয়ে আসার মতো ছোট কিছু হতে পারে। নিশ্চিত হয়ে নিন যে এই লক্ষ্যে প্রত্যেকে একত্রিত হয়েছে যাতে আপনি একটি সংক্ষিপ্ত অধিবেশনে বিবাদী ধারণাগুলি কভার করার চেষ্টা করছেন না।

দ্য মিউজিকের মিড-মার্কেট বিক্রয় ব্যবস্থাপক দেওয়ানতা লুইস-জ্যাকসন বলেছেন, "আপনার পছন্দসই ফলাফলের একটি অংশ থাকতে হবে, যা এজেন্ডার চেয়ে আলাদা, " “একটি এজেন্ডা বৈঠকের সময় কী হবে তা নিয়ে আলোচনা করে তবে বৈঠকটি শেষ হওয়ার আগে কী করা উচিত তা নিয়ে কাঙ্ক্ষিত ফলাফল conক্যমত্য তৈরি করে। এটি বিশেষত যখন এজেন্ডা বিষয়গুলি সম্পর্কে কথোপকথনটি লাইনচ্যুত হয় তখন সহায়তা করে।

2. অন্যান্য ব্যক্তিরা কি প্রস্তুত বোধ করেন?

আপনার পরিচালিত বা উপস্থিত প্রতিটি মিটিংয়ের জন্য লোকদের আগেই পর্যালোচনা করা, পূরণ করা বা সামগ্রীগুলি গ্রহণের প্রয়োজন হয় না। তবে তারা যদি তা করে থাকে তবে আমি অত্যন্ত পরামর্শ দিই যে প্রত্যেকের পক্ষে এটি করার উপযুক্ত সময় এবং সংস্থান রয়েছে (আবার, সেই এজেন্ডাটি ব্যবহার করুন!)।

তবে প্রায়শই আমরা প্রসঙ্গ এবং স্বচ্ছতার কথা বিবেচনা করার আগে সভাগুলি তৈরি করি। ফলস্বরূপ, লোকেরা ভুল হেডস্পেসে কথোপকথনে আসে। উদাহরণস্বরূপ এমন কাউকে নিন যিনি নতুন এবং আপনার সংস্থার ইতিহাসে শূন্য পটভূমি রয়েছে। অথবা যে কেউ স্প্রিন্ট সভায় যোগ দিচ্ছেন এবং এর আগে কখনও কোনও ইঞ্জিনিয়ারিং দলের সাথে কাজ করেননি। তারা সম্ভবত সভা থেকে খুব বেশি সার্থক হবে না বা কোনও মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি অবদান রাখবে না, বা তারা তাদের আন্তঃসংযোগগুলি নিয়ে আলোচনাটি অবলম্বন করতে পারে।

সুতরাং, হাঁটার আগে নিজেকে নীচের বিষয়গুলি জিজ্ঞাসা করুন:

• সবাই কি জানেন যে আমরা কেন এই সভা করছি?
• সবাই কি জানেন যে কেন তাদের বিশেষ করে এই সভায় আমন্ত্রণ জানানো হয়েছিল?
• আমরা কী এই সভায় আলোচনা করব তা নিয়ে কি সবাই আপ টু ডেট রয়েছেন?
• সবাই কি এই সভায় অন্য সবাইকে চেনে? যদি তা না হয় তবে তাদের কী জানা দরকার?
• মানুষের মধ্যে এমন কোনও উত্তেজনা রয়েছে যা এই সভার অগ্রগতিতে বাধা সৃষ্টি করতে পারে?

উত্তরটি যদি না হয় তবে আপনি হয় সেই ব্যক্তিকে (বা লোক) একপাশে টেনে আনতে পারেন বা তাদের কিছু পটভূমি দেওয়ার জন্য একটি দ্রুত ইমেল অঙ্কুর করতে পারেন।

৩. মানুষ কি উত্তেজিত?

স্পষ্টতই, কেউ আপনার পোষ্যের কুকুরছানা ধরে না রেখে আপনার সভাটির কথা ভেবে ঝাঁপিয়ে পড়ছে না (যদি আমার আমন্ত্রণটি কোথায় হারিয়ে গেছে তবে আমাকে জিজ্ঞাসা করতে হবে)।

তবে আপনার দলের এটি সম্পর্কে একরকম অনুভব করা উচিত এবং আশাবাদীদের ইতিবাচক পরিণতির দিকে আরও আশা করা উচিত। তারা ত্রৈমাসিক উপার্জনে চ্যাট করতে পারদর্শী নাও হতে পারে তবে অবশেষে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের কিছুটা এক্সপোজার পেতে বা তাদের জ্বলন্ত প্রশ্ন জিজ্ঞাসার জন্য জায়গা পেয়ে স্বস্তি পেতে পারে।

যদি তারা হাহাকার করে চলেছে - এবং তাদের গ্রান্সের ঘৃণা সভাগুলি এবং এই নির্দিষ্ট ধরণের বৈঠকের সাথে করার কিছু নেই - কিছুটা গভীরভাবে খুঁড়ুন। এটি পূর্বের কথোপকথনের পুনরাবৃত্তি এবং এইভাবে সময় অপচয় করা বা নির্দিষ্ট সদস্যদের অপ্রস্তুত বোধ করা, বা কেউ বাদ পড়েছে এবং এ সম্পর্কে সকলেই বিরক্ত হতে পারে এটি সম্ভব। এটি এমনকি আপনার দলের জলাবদ্ধ হওয়াও সম্ভব এবং এতে ব্যান্ডউইথ এবং এক ঘন্টা ব্যাপী উপস্থাপনা করার জন্য শক্তি নেই। নেতিবাচক শক্তি কোথা থেকে এসেছে তা নির্বিশেষে ঘরে প্রবেশের আগে আপনাকে এটিকে সম্বোধন করতে হবে।

সভার সময় 4-7 প্রশ্ন

আপনি ঠিকমতো প্রস্তুত করার অর্থ এই নয় যে আপনি পরিষ্কার in সবকিছু সুষ্ঠুভাবে চলেছে তা নিশ্চিত করার জন্য মুহূর্তে আপনার বেশ কয়েকটি বিষয় সম্পর্কে সচেতন হওয়া দরকার।

৪. আপনি কি সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলিতে আঘাত করছেন?

আপনি একটি কাজের সাথে এসেছিলেন - একটি প্রশ্নের উত্তর দিন, একটি ধারণা বুদ্ধিমান, একটি নতুন প্রক্রিয়াটির রূপরেখা, যাই হোক না কেন। একটি ভাল সভার লক্ষণ এটি হ'ল এটি আপনার সময়সীমা সীমার মধ্যে এটি অর্জন করে।

এটি করা বেশ সহজবোধ্য। একটি টি তে আপনার এজেন্ডা অনুসরণ করুন (বা কমপক্ষে যতটা সম্ভব নিবিড়ভাবে)। প্রতি 10-15 মিনিটে, আপনি এখনও বিষয়ে রয়েছেন কিনা তা দেখতে নিজের সাথে একটি পরীক্ষা করে দেখুন। যদি তা না হয় তবে কথোপকথনটি আবার চালিয়ে নিন এবং আপনি পরবর্তী সময়ে যে স্পর্শকাতর হয়েছিলেন তাতে একটি পিন রাখতে সম্মত হন। আপনি অফলাইনে বা অন্য কোনও মিটিংয়ে যা মিস করেছেন তা পুনরায় দেখাতে সম্মত হন (এবং সেই কাজটি রুমের কাউকে অর্পণ করুন)। প্রত্যেকে আর বেশিদিনের সাথে দেখা করতে রাজি না হলে দৌড়ে যাবেন না । মানুষের বেশি সময় নিয়ে আপনি তাদের জন্য নির্ধারিত অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ সময়সীমাগুলি পূরণ করা তাদের পক্ষে আরও কঠিন করে তোলেন।

দ্য মিউজিতে অফিস অপারেশনস ম্যানেজার হিথরলিন নেলসন বলেছেন, "সভার পুরো বিষয়টি হ'ল কোনও বিষয় সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেওয়া এবং কী / কে / কীভাবে এই কার্য সম্পাদন করা হয়" says "সোজা কথায়, যদি আপনি কার্যক্ষম আইটেমগুলি নিয়ে বা সিদ্ধান্ত নিতে না পারেন তবে সভা করবেন না।"

৫. প্রত্যেকেরাই (বা সবচেয়ে কম সবার মধ্যে) মনোযোগ দিচ্ছেন?

আপনার আসনের প্রান্তে আপনার নজর, ফোন নিচে 100% শ্রোতাদের নজর পাওয়া সম্ভবত একটি প্রসারিত (আমরা খুব সহজেই মানুষকে বিভ্রান্ত করতে পারি) সর্বোপরি প্রত্যেকেরই আপনার শোনা উচিত সময়।

লোকদের শুনতে আপনার পক্ষে কিছুটা প্রচেষ্টা দরকার। জিনিসগুলি ছোট এবং মিষ্টি রাখুন। পরের ধাপগুলি পরিষ্কার করে নিন। সহজেই পঠনযোগ্য এবং বোঝার জন্য ভিজ্যুয়াল ব্যবহার করুন। ল্যাপটপ নিষিদ্ধ (যদি আপনি পারেন)।

আপনার সভাগুলিতে কেন কেউ শুনছে না - এবং কীভাবে এটি ঠিক করা যায় তা এটি একটি দুর্দান্ত পঠিত।

People. লোকেরা কি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করছে এবং তারা কি উত্তর পাচ্ছে?

আমি বলব যে এমন সভা করা বিরল যেখানে কোনও প্রশ্নই কেউ রাখে না। যদি এটি হয় তবে লোকেরা সম্ভবত মনোযোগ দিচ্ছে না এবং তারা মিটিংটি গুছিয়ে নেওয়ার পরে সম্ভবত আপনাকে প্রচুর প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবে (এবং আপনার # 5 পড়তে হবে)।

তবে নিবিড় শ্রোতা থাকা যতটা গুরুত্বপূর্ণ তা আসলে তাদের উদ্বেগের সমাধান করাও গুরুত্বপূর্ণ। সবসময় আমরা প্রায়ই বলি যে "পরে আমি সেই মুহুর্তে পৌঁছে যাচ্ছি" বা "আমি প্রতিশ্রুতি দিয়েছি আমি এর শেষে উত্তর দেব" এবং কখনই এটিতে ফিরে আসবে না। সুতরাং নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি আপনার সমস্ত ঘাঁটিটি coveringেকে রেখেছেন, যদিও এর অর্থ তাদের প্রশ্নটি লিখে দেওয়া বা উপস্থাপনার শেষে এটি পুনরাবৃত্তি করতে বলছে।

মনে রাখবেন যে লোকেরা প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করছেন না এর অন্যান্য কারণও থাকতে পারে। হতে পারে আপনি একটি পরিবেশ তৈরি করেছেন, সম্ভবত অজান্তেই, যেখানে তারা এটি করতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করে না। অথবা, লোকেরা আলোচনার দ্বারা এতটাই ছুঁড়ে ফেলেছে যে তারা জিজ্ঞাসাও করতে শুরু করে যে কোথা থেকে শুরু করা যায় তা নিশ্চিত নয়, এক্ষেত্রে আপনি সম্ভবত তাদের প্রসঙ্গটি দেওয়ার ক্ষেত্রে পিছিয়ে রয়েছেন (পরামর্শের জন্য # 2 দেখুন)।

Cer. কিছু কথা বলার লোকদের (বা কথা বলার অপেক্ষা রাখে না) একটি উল্লেখযোগ্য প্যাটার্ন রয়েছে কি?

আপনি সম্ভবত সবার ঘরে আসার জন্য আমন্ত্রিত করেছেন কারণ আপনি কোনও প্রকল্পে তাদের মতামত বা ইনপুট চেয়েছিলেন - এবং শেষ পর্যন্ত আপনার সভা থেকে বেরিয়ে আসা ধারণা এবং ক্রিয়াকলাপ আরও দৃ be়তর হবে এবং প্রত্যেকে চিপ করে নিলে আপনি আরও নিশ্চিত হন যে আপনি অবশ্যই অবদান রাখতে চান অন্তত একবার আপনার সময় অবশ্যই একসাথে।

এটি তাত্ত্বিকভাবে দুর্দান্ত মনে হয়, তবে সবসময় বাস্তবতা নয়। কিছু লোক অন্যের চেয়ে জোরে এবং বেশি আত্মবিশ্বাসী, কিছু লোক অন্যের তুলনায় ক্ষমতার উচ্চ পদে থাকে এবং কিছু লোক কক্ষে অন্যদের মতো অন্তর্ভুক্ত বা সম্মানিত বোধ করে না। কেস ইন পয়েন্ট: গবেষণায় দেখা গেছে যে পুরুষদের তুলনায় নারীদের কথোপকথনে বাধা হওয়ার সম্ভাবনা বেশি।

সঠিক ধরণের আলোচনার নেতা হওয়ার চেষ্টা করুন। অসহায় সহকর্মীদের বন্ধ করুন down বাধা দেবেন না। বাধাপ্রাপ্ত লোকদের জন্য থাকুন। যারা বেশি কিছু বলেননি বা যারা আরও কমতর হতে পারেন তাদের কল করুন। এটি বিশেষত এমন প্রত্যন্ত লোকদের জন্য যায় যারা শারীরিকভাবে ঘরে নেই n't

এছাড়াও, মনে রাখবেন আপনিও এই বিভাগে এসেছেন, এমনকি মিটিং আয়োজক হিসাবেও! কিছু ক্ষেত্রে এটি সবচেয়ে বেশি কথা বলছেন এমন ব্যক্তি হওয়াই বোধগম্য হয় তবে তারপরেও আপনার অবশ্যই নিশ্চিত হওয়া উচিত যে ঘরের সমস্ত ভয়েস শোনা যাচ্ছে এবং প্রশস্ত করা হয়েছে। (নিজেকে চলাফেরা করা থেকে বিরত রাখতে এবং আপনি যখন খুব বেশি কথা বলছেন তখন চিনতে এখানে কিছু পরামর্শ))

সভার পরে 8-10 প্রশ্ন

প্রায় সেখানে! আপনি যদি চান যে আপনার সভাগুলি প্রতিবার হোমরন হয়ে উঠুক তবে নীচে বিবেচনা করুন।

৮. প্রত্যেকে কি সঠিক পরবর্তী পদক্ষেপ নিচ্ছেন?

আপনি যখন বলতে পারেন যে মিটিংটি যখন দুর্বল হয়ে যায় তখন যখন সবাই ঘর থেকে বেরিয়ে যায় এবং ঠিক কীভাবে আপনি এটি না চান তা করতে কাজ করতে যান।

পরবর্তী পদক্ষেপগুলি সম্পর্কে প্রত্যক্ষ এবং পরিষ্কার হয়ে এড়িয়ে চলুন। বিরতি দেওয়ার আগে, নিম্নলিখিত ঠিকানাগুলি ঠিকানা:

• কী করা দরকার?
• কীভাবে এটি করা দরকার?
• কখন এটি করা দরকার?
• কে এটির জন্য দায়বদ্ধ হবে?
• কে এর তদারকি / নজরদারি করতে যাচ্ছে?

৯. সভার বৃহত্তর উদ্দেশ্য কি অর্জন করা হয়েছিল?

লোকেরা কি পরে জিনিসগুলি সম্পন্ন করতে আরও উত্সাহিত বলে মনে হয়? তারা কি আরও কার্যকরভাবে কাজ করছে বলে মনে হচ্ছে? কম বিভ্রান্তি বা কম প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হচ্ছে? আপনি কি আপনার মূল লক্ষ্য অর্জন করেছেন? সম্ভাবনাগুলি হ'ল যদি উত্তর হ্যাঁ আপনি ঠিকঠাক করেছেন (এবং উত্তরটি যদি না হয় তবে আপনি কোথায় ভুল করেছেন তা নির্ধারণের জন্য উপরের বিভাগগুলি পড়ুন)।

১০. অন্যান্য ব্যক্তিরাও কি সভাটি ফলদায়ক বলে মনে করেছিলেন?

আমি এই প্রশ্নটি উপরের থেকে পৃথক করি কারণ এটি অনুমান করার পরিবর্তে লোকেরা মিটিং সম্পর্কে তাদের কেমন অনুভূত হয়েছিল তা প্রকৃতপক্ষে আপনাকে জিজ্ঞাসা করা দরকার।

সরাসরি প্রতিক্রিয়া পাওয়া (বিশেষত পরিচালক হিসাবে) গুরুত্বপূর্ণ is এটি সম্ভবত আপনি অনুভব করেছিলেন যে সভাটি কোনও দ্বিধা ছাড়াই চলে গেছে তবে অন্য সকলেই একমত নন - এমন শুনানি আপনাকে কেন এটি সফল হয়নি এবং আপনি পরবর্তী সময় কীভাবে আরও ভাল করতে পারবেন তা মোকাবেলায় সহায়তা করবে। অবশ্যই, আপনি প্রতিবারের সাথে দেখা হওয়ার সময় প্রত্যেককে এটি জিজ্ঞাসা করতে পারবেন না, তবে একবারে একবার করে তা নিশ্চিত করা হবে যে আপনি সঠিক পথে আছেন।

কেউ সভা পছন্দ করেন না, তাহলে কেন তাদের দুর্গন্ধ দিন? এই প্রশ্নগুলিকে শিরোনামে সম্বোধন করুন, এবং আপনার সভাগুলি ব্যর্থ হওয়ার সম্ভাবনা আপনার খুব কম।