ইমেল। এটি উভয়ই একটি প্রধান সুবিধা এবং একটি স্থির বিরাম। তবে বর্তমান মুহুর্তে আপনি এটি সম্পর্কে কেমন অনুভূত হোন না কেন, একটি বিষয় অবশ্যই নিশ্চিত - এটি একটি অনিবার্য প্রয়োজনীয়তা। সম্ভাবনা হ'ল আপনি কোনও ইমেল তৈরি না করে কোনও ওয়ার্ক ডেয়ের মাধ্যমে এটি তৈরি করতে পারবেন না (ঠিক আছে, সম্ভবত একের চেয়ে অনেক বেশি) ইমেল।
এবং, যদি আপনি পেশাদার হতে চান এবং এমনভাবে আপনার বক্তব্যটি পরিষ্কার করে দেখুন যে এটি দক্ষ, এবং এটি আপনার সহকর্মীদের বিশুদ্ধ হতাশার কারণে তাদের ডেস্কে মাথা নীচু করতে চায় না? ঠিক আছে, কয়েকটি আলাদা শিষ্টাচারের নিয়ম রয়েছে যা আপনি মনের শীর্ষে রাখার বিষয়টি নিশ্চিত করতে চাইবেন।
"হাঁ হাঁ হাঁ. আমি এর আগে মিলিয়ন বার শুনেছি, "আপনি সম্ভবত ভাবছেন। তবে, এই পয়েন্টগুলি বাড়িতে কতবার হামলা করা হয়েছে তা সত্ত্বেও, আমি বাজি রাখতে রাজি আছি আপনি গত সপ্তাহে কমপক্ষে একবারে একটি সাধারণ ইমেল ফক্স পাস করেছেন committed এমনকি এমনকি দিনও।
বলা বাহুল্য, আমি মনে করি আমরা সবাই এখন এবং পরে রিফ্রেশার ব্যবহার করতে পারি। সুতরাং, সেই সমস্ত ইমেল শিষ্টাচারের নিয়মাবলীগুলি ব্রাশ করার জন্য আপনাকে সাহায্য করার জন্য এখানে একটি কার্যকর তালিকা রয়েছে যা আপনি জানেন - তবুও বাস্তবে প্রয়োগ করতে ব্যর্থ।
অধিকার
আপনি যখন একটি বাড়ি তৈরি করেন, আপনি বেসমেন্ট দিয়ে শুরু করেন। সুতরাং, আমরা আপনার ইমেলের নির্দিষ্ট বিভাগগুলিতে ডুব দেওয়ার আগে আসুন মূলসূত্রগুলি একবার দেখে নেওয়া যাক।
এমনকি আপনি এই নিবন্ধটির প্রতিটি অন্য অংশ উপেক্ষা বা ভুলে গেলেও, খুব কমপক্ষে নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি এই বাক্সগুলি পরীক্ষা করেছেন।
- আপনি যদি কোনও ব্যক্তিগত ঠিকানা থেকে পাঠাচ্ছেন - কোনও কাজের আবেদন বা তথ্যমূলক সাক্ষাত্কারের জন্য, - নিশ্চিত করুন যে আপনার ঠিকানাটি এখনও পেশাদার শোনাচ্ছে sound আপনি সঠিক ধারণা তৈরি করতে চান, এবং "পার্টিগুড়ল [email protected]" এটি কাটছে না।
-
আপনি যদি কোনও রাগান্বিত বার্তা পেয়ে থাকেন বা নিজেকে ক্ষুব্ধ বোধ করছেন, কয়েক মিনিটের জন্য কম্পিউটার থেকে দূরে সরে যান। মুহুর্তের উত্তাপে কোনও কিছুর বাইরে ফায়ারিংয়ের ফলে কেবল সমস্যার সৃষ্টি হবে।
-
একটি বন্ধুত্বপূর্ণ শুভেচ্ছা এবং সমাপ্ত অন্তর্ভুক্ত। এটি আপনার সম্পূর্ণ বার্তাটিকে আরও সম্পূর্ণ, পালিশ এবং পেশাদার মনে করে।
-
প্রুফরিড। যথেষ্ট বলেছ.
টাইমিং
আপনি যখন ইনবক্সের মাধ্যমে নিজের পথে পাওয়ার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করছেন তখন সেই বিষয়গুলির মধ্যে কার্যকর কার্যকর সময় হ'ল ভুলে যাওয়া খুব সহজ।
তবে, যদি আপনি কখনও চিন্তাশীল, দীর্ঘ মেসেজের জন্য তাত্ক্ষণিক এক-কথার প্রতিক্রিয়া পেয়েছেন বা আপনি যে উদ্বেগের সাথে অপেক্ষা করেছিলেন তার উত্তর পাওয়ার জন্য আপনি কয়েক সপ্তাহ অপেক্ষা করেছিলেন, আমি মনে করি আপনি একমত হবেন যে সময়টি অল্পের জন্য উপযুক্ত আরও বিবেচনা।
- একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, আপনি বাস্তবসম্মতভাবে সক্ষম হয়ে উঠার সাথে সাথে ইমেলগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানান। আপনি লোকদের ফাঁসি ছেড়ে যেতে চান না।
-
যদি বার্তাটি আরও কিছুটা সময়ের দাবি করে এবং চিন্তা করে, কেবল আপনার প্লেট থেকে নামার জন্য, অর্ধ-অ্যাসেসড, তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া বন্ধ করবেন না। পরিবর্তে, উত্তর দিন এবং নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি এটি পেয়েছেন - এবং প্রেরককে অবহিত করুন যে আপনি কিছু মনে করার জন্য কিছুটা সময় নিচ্ছেন।
-
আপনার প্রতিক্রিয়াগুলি পরীক্ষা করে রাখতে সহায়তা করার একটি দুর্দান্ত পরামর্শ? মিউজিক সহ-প্রতিষ্ঠাতা অ্যালেক্স ক্যাভালাকোস সুপারিশ করেন যে আপনি যত দ্রুত সাড়া দেবেন ততই আপনার উত্তর কম হওয়া উচিত।
প্রাপক
আপাতদৃষ্টিতে অন্তহীন ইমেল চেইন। সহকর্মীরা যারা বার্তাগুলিতে আপনাকে সিসি অব্যাহত রাখেন যা আপনার সাথে একেবারে কিছুই করার নেই। যে সতীর্থরা মনে করছেন যে সেই দুর্দান্ত বিসিসি মাঠটি কী, তার কোনও ধারণা নেই।
তারা সম্ভবত এমন সমস্ত জিনিস যা আপনি সম্ভবত গ্রিপ করেন least কমপক্ষে অন্য লোকেরা যখন তাদের প্রতিশ্রুতি দেয়। তবে, চলুন এক মিনিটের জন্য আপনার দিকে স্পটলাইটটি ঘুরিয়ে দেওয়া যাক। আপনি কি আপনার প্রাপক তালিকার ক্ষেত্রে এই শিষ্টাচারের কোনও নিয়মের বিরুদ্ধে গিয়েছেন?
- "সকলকে উত্তর দিন" ব্যবহার করার সময় সতর্কতার সাথে এগিয়ে যান এবং কেবল তখনই এটি ব্যবহার করুন যখন সেই থ্রেডের প্রত্যেককে আপডেট করার প্রয়োজন হয়। আপনাকে সতর্ক করা হয়েছে।
-
বিসিসি ব্যবহার করতে ভয় পাবেন না, বিশেষত সেই সব ক্ষেত্রে যখন আপনি চান না যে সমস্ত ঠিকানা বা প্রাপক সকলের কাছে দৃশ্যমান হয়।
-
মনে রাখার জন্য এখানে একটি সহজ নিয়ম: "টু" ক্ষেত্রে কাউকে তালিকাবদ্ধ করার অর্থ আপনি প্রতিক্রিয়া আশা করছেন। বিপরীতে, আপনি যদি সেই ব্যক্তিকে সিসি করেন তবে আপনি অন্যকে আপনার বার্তার লুপে রেখে চলেছেন।
-
এই সমস্ত বলেছে, আপনি কোনও ইমেলটিতে যত কম লোক অন্তর্ভুক্ত করতে পারবেন তত ভাল। রান্নাঘরের অনেকগুলি রান্না সম্ভবত বিভ্রান্তি এবং তারের অতিক্রম করতে পারে।
বিষয় লাইন
আপনার বার্তার প্রথম অংশটি কী যে লোকেরা নজর রাখবে? এটি সহজ: আপনার বিষয়।
আপনি ইতিমধ্যে জানেন যে একটি দুর্দান্ত সাবজেক্ট লাইন পুরো আপনার ইমেলের জন্য আশ্চর্য কাজ করতে পারে। খারাপ বিষয়? ঠিক আছে, আমরা কেবল এটি বলি এটি আপনার প্রাপকদের মধ্যে প্রচুর উত্তেজনা অনুপ্রাণিত করতে পারে।
- "চেক ইন ইন।" এর মতো অস্পষ্ট বাক্যাংশের উপর নির্ভর না করে আপনার বিষয়টিকে নির্দিষ্ট করে দিন This এটি আপনার প্রাপককে অবিলম্বে আপনার বার্তাটি কী তা সংগ্রহ করতে দেয়। এছাড়াও, পরে যখন আপনার এটি প্রয়োজন তখন এটি এটি খুঁজে পাওয়া এত সহজ করে তুলবে।
-
এটি ছোট রাখুন। আপনি এটি সুনির্দিষ্ট করতে চান, এর অর্থ এই নয় যে এটির নিজস্ব স্ট্যান্ডলোন অনুচ্ছেদ হওয়া দরকার। 10 টিরও কম শব্দের সাথে আটকে থাকার চেষ্টা করুন - এর চেয়ে দীর্ঘতর যে কোনও কিছুই সম্ভবত এটি নিজস্ব বাক্য হতে পারে।
-
আপনি যত তাড়াতাড়ি হোন না কেন, বিষয় ক্ষেত্রটিকে পুরোপুরি এড়িয়ে যাবেন না। কেউ তার ইনবক্সে সেই অশুভ "কোন বিষয়" দেখতে পছন্দ করে না।
ইমেল বডি
এটি আপনার বার্তার মাংস এবং আলু। অন্যান্য ক্ষেত্রগুলি গুরুত্বপূর্ণ, তবে আপনি যেখানে প্রথমে সেই ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করছেন সে কারণেই এটি সত্যই স্পষ্ট হয়ে যাবে।
হ্যাঁ, কর্মক্ষেত্রের যোগাযোগগুলি ক্রমশ নৈমিত্তিক হয়ে উঠছে। তবে, এর অর্থ এই নয় যে আপনি নিজের ইমেলগুলি মোট অসংগঠিত মেসে রূপান্তর করতে চান। আপনি এই শিষ্টাচারের নিয়মগুলি বজায় রেখেছেন তা নিশ্চিত করুন এবং আপনার বার্তাগুলি পালিশ এবং পেশাদার হওয়া নিশ্চিত।
- এটি অন্য একটি জায়গা যেখানে আপনি যতটা সম্ভব পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত হতে চান - আপনি সম্ভবত ইমেল করার সুবর্ণ নিয়মটি বিবেচনা করতে পারেন। সর্বোপরি, যদি কোনও বিষয় পাঠ্যের পৃষ্ঠাগুলি ব্যাখ্যা করে নেয় তবে আপনি ব্যক্তিগতভাবে বা ফোনে এটি করা ভাল।
-
স্কুলে আপনি যে theতিহ্যগত লেখার নিয়ম শিখেছেন সেগুলি সবই ধরে রাখুন। এর অর্থ সঠিক বাক্য কাঠামো, মূলধন, বিরামচিহ্ন এবং ইমোজি দিয়ে আপনার বার্তা ছড়িয়ে দেওয়ার লোভকে প্রতিহত করা।
-
আপনার বার্তায় একটি পরিষ্কার জিজ্ঞাসা বা ক্রিয়া আইটেম রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। আপনি কোনও বিষয়ে সহকর্মীর মতামতের জন্য অনুরোধ করছেন বা কোনও প্রকল্পের অংশের বিশদ খোঁজেন না কেন আপনার ইমেল করার জন্য দৃ reason় কারণ থাকতে হবে - এবং আপনারও সেই কারণটি স্পষ্ট করে তুলতে হবে।
-
যদি প্রাপকের জন্য কোনও পদক্ষেপের প্রয়োজন নেই এবং আপনি কেবল আপডেট সরবরাহ করতে ইমেল করছেন তবে সেটিও পরিষ্কার করুন। লোকেরা কী আশা করে তা আপনার নোট থেকে দূরে চলে যেতে হবে।
-
বুলেট পয়েন্ট বা সংখ্যাযুক্ত তালিকা ব্যবহার করুন যেখানে উপযুক্ত। আমরা সবাই ব্যস্ত রয়েছি এবং কিছু ফর্ম্যাট করা আপনার বার্তার মাধ্যমে স্কিম করা এবং হাইলাইটগুলি পেতে এটিকে আরও সহজ করে তোলে।
-
গুরুত্বপূর্ণ তথ্যটি বোল্ড করুন যাতে এটি সরে যায় তবে সমস্ত ক্যাপ ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন, যা দেখে মনে হচ্ছে আপনি চিৎকার করছেন।
-
একটি সুস্পষ্ট ফন্ট ব্যবহার করুন এবং বিভিন্ন ফন্টের বিভিন্ন রঙ এড়ান। আপনার বার্তাটি যতটা সম্ভব পড়ার জন্য সহজ হতে চান।
সংযুক্তিসমূহ
আপনার ইমেল কিছু সংযুক্ত করা প্রয়োজন? এটি প্রায়শই একটি চিন্তাভাবনা, এবং আপনি "প্রেরণ" চাপার আগে ঠিক কী প্রয়োজন তা পরীক্ষা করে দেখান।
তবে, সংযুক্তিগুলি ইমেল বিশ্বের ওয়াইল্ড ওয়েস্ট নয়। না, এখনও কয়েকটি শিষ্টাচারের নিয়ম রয়েছে যা আপনি অনুসরণ করছেন তা নিশ্চিত করতে চাইবেন।
- কিছু সংযুক্ত করার আগে নিশ্চিত হয়ে নিন যে এটি আসলে প্রয়োজন actually দুটি বাক্যযুক্ত এক পৃষ্ঠার ওয়ার্ড ডকুমেন্ট সংযুক্ত করার কোনও অর্থ নেই point
-
সন্দেহ হলে, আপনার ফাইলটিকে পিডিএফ হিসাবে সংযুক্ত করুন যাতে আপনি কোনও সামঞ্জস্যের সমস্যা না নিয়ে যান।
-
যদি আপনাকে একটি বড় সংযুক্তি প্রেরণের দরকার হয় তবে নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি প্রথমে এটি "জিপ" করেছেন বা সংকোচন করুন।
-
আপনার ইমেলের মূল অংশ খসড়া করার আগে আপনার ফাইল সংযুক্ত করার অভ্যাসে পান। এইভাবে, আপনি আতঙ্কিত এড়াতে পারবেন, "দুঃখিত, আমি সংযুক্তিটি ভুলে গেছি!" ফলো-আপ বার্তা।
যদি আপনি আপনার চোখ ঘুরিয়ে নিয়ে থাকেন এবং দাবি করেছেন যে আপনি এর আগে এই সমস্ত শুনেছেন তবে আমি আপনাকে দোষ দিচ্ছি না। তবে, সম্ভাবনাগুলি হ'ল, আপনি এখনও একবারে একবারে এই পুনরাবৃত্তি শিষ্টাচার নিয়মগুলি মেনে চলতে ব্যর্থ হন।
সুতরাং, স্ব-পাইলটটি সরিয়ে দেওয়ার জন্য এবং আপনার বার্তাগুলিতে আরও মনোযোগ দেওয়ার জন্য এটি আপনার বন্ধুত্বপূর্ণ অনুস্মারকটি বিবেচনা করুন। আপনার সহকর্মীরা আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে।
তালিকায় যুক্ত করার জন্য আপনার কাছে কি অন্য কোনও নিয়ম বা পোষা প্রাণী রয়েছে? আমাকে টুইটারে জানাবেন!
