কে কম সময়ের মধ্যে আরো কাজ করার প্রয়োজন মনে হয় না? আপনি যদি আপনার দিন পরিচালনা ইমেলটি বেশিরভাগ সময় ব্যয় করেন তবে আপনি শুনতে পাবেন যে Outlook আরও দক্ষতার সাথে ব্যবহার করার প্রচুর উপায় রয়েছে।
সাধারণত আপনি পছন্দ এবং ব্যবহার ডিফল্ট পরিবর্তন; একটি কীবোর্ড শর্টকাট বা দুটি ব্যবহার করা; অটোমেশন জন্য ফিল্টার সেট আপ; আউটলুক নিজেই সর্বাধিক গতিতে রান করে নিশ্চিত করুন, এবং আউটলুক আপনার সময় ভাল ব্যয় করা হবে।
নিম্নলিখিত টিপস এবং গোপনগুলি দেখুন, এবং আপনি আপনার সামান্য সময় পুনরুদ্ধার করার পথে আপনার পথে ভাল হবেন।
23 এর 01এক ক্লিক সঙ্গে ফাইল বার্তা
আপনি প্রায়ই তাই করবেন কি দ্রুত। আউটলুক সেটআপ করার পদ্ধতিটি খুঁজে বের করুন যাতে আপনি এক-ক্লিকের সাথে ব্যবহারযোগ্য ফোল্ডারগুলিতে ইমেলগুলি ফাইল করতে পারেন।
নিচে পড়া চালিয়ে যান
23 এর 02কথোপকথন স্ট্রিমলাইন
কেন ইমেল ফোল্ডারগুলি এবং আপনার মনকে অন্য কোথাও উদ্ধৃত করা হয় এমন বার্তাগুলির উত্তোলনগুলি সহকারে বিরক্ত থাকা কেন? স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপ পরিষ্কার করার জন্য আউটলুক ব্যবহার কিভাবে খুঁজে বের করুন। এটি নিজের নিজস্ব সমস্ত অকার্যকর ইমেল সরাতে বা মুছে ফেলতে পারে।
নিচে পড়া চালিয়ে যান
23 এর 03ইমেল পুনরায় পাঠান
একটি ফাঁকা পর্দা দিয়ে শুরু করার পরিবর্তে তার সামগ্রী, বিষয় বা প্রাপকদের পুনঃব্যবহার করতে Outlook এ একটি ইমেল পুনরায় প্রেরণ করুন।
23 এর 04আউটলুক ফাইল ছোট এবং Snappy রাখুন
আপনি যদি আপনার আউটলুক দ্রুত এবং snappy হতে চান, আপনার প্রধান পিএসটি ফাইল আকার ছোট রাখা। পিএসটি ফাইল যেখানে আউটলুক ইমেল, পরিচিতি, ক্যালেন্ডার, এবং আরো সঞ্চয় করে। আপনি পুরানো মেইল একটি আলাদা সংরক্ষণাগার ফাইলে স্থানান্তর করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ।
নিচে পড়া চালিয়ে যান
২3 এর 05আউট অফ অফিস বা অবকাশ স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করুন
প্রত্যাশা সেট করার জন্য আপনার পক্ষে আউটলুক উত্তর আছে। এটি আপনার সময়কে কেবল ছুটি কাটানোর পরেই নয় তবে প্রতিটি একক কর্মদিবসেও সংরক্ষণ করে।
23 এর 06কোন ফোল্ডারে দ্রুত ইমেল সরান
এমনকি যদি আপনি একটি ফোল্ডারের জন্য এক-ক্লিকের ফাইলিং সেট আপ না করে থাকেন তবেও আউটলুক আপনাকে দ্রুত ফোল্ডারে ইমেল সরানোর সুযোগ দেয়। আপনি কীবোর্ড ছাড়া আর কিছু ব্যবহার করে বার্তা হস্তান্তর করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, অথবা রিবনের একটি সহজ বোতাম।
নিচে পড়া চালিয়ে যান
23 এর 07তৈরি করুন এবং ইমেল টেমপ্লেট ব্যবহার করুন
যখন আপনি বুঝতে পারেন যে আপনি বার বার একই বার্তাগুলি রচনা করছেন, তখন ভবিষ্যতে ব্যবহারের জন্য Outlook এ একটি এমন টেমপ্লেট হিসাবে এই ধরনের ইমেলটি কীভাবে সংরক্ষণ করবেন তা জানতে সময় হয়েছে। আপনি একই ইমেল-বা অনুরূপ এক-বারবার ইচ্ছেমতো গতি পাঠাতে সক্ষম হবেন।
23 এর 08ডিফল্ট আউটলুক ফন্ট মুখ এবং আকার পরিবর্তন করুন
আপনি যদি মনে করেন যে কোনও ফন্ট তৈরির সময় অথবা কোনও ইমেল পড়ার সময় Outlook যে ফন্টটি ব্যবহার করে, তা লম্বা, লম্বা, ছোট, ছোট, বড়, বা নীল, এটি পরিবর্তন করুন। আউটলুকের ইমেলগুলির জন্য ডিফল্টভাবে ব্যবহারযোগ্য সুনির্দিষ্ট ফন্ট, ফন্ট শৈলী এবং রঙ সেট করতে কীভাবে তা জানুন।
নিচে পড়া চালিয়ে যান
23 এর 09মুছে ফেলুন এবং একটি কথোপকথন নিঃশব্দ করুন
যখন আপনি নিজেকে সম্পূর্ণ অপ্রাসঙ্গিক ইমেল এবং কথোপকথনগুলির মাধ্যমে wading খুঁজে পেতে, Outlook সাহায্য করতে পারেন। একটি সম্পূর্ণ কথোপকথন মুছে ফেলতে আউটলুকটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা জানুন এবং Outlook স্বয়ংক্রিয়ভাবে একই থ্রেডে ভবিষ্যতে ইমেলগুলি সরিয়ে ফেলুন।
23 এর 10স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে এক প্রেরকের মেল ফিল্টার করুন
কোনও ইমেল দিয়ে শুরু করা, একটি আউটলুক ফিল্টার সেট আপ করুন যা একই প্রেরকের সকল ভবিষ্যত বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরাতে পারে।
নিচে পড়া চালিয়ে যান
23 এর 11সম্পর্কিত বার্তা খুঁজুন
কেন আমরা এই মুহূর্তে কথা বলছি? আলোচনা কিভাবে শুরু হলো? আমি কি বললাম এটা কি? আউটলুক ইন, সব সম্পর্কিত বার্তা খুঁজে বের করা সহজ। আপনি আপনার মেমরি উপর নির্ভর করতে হবে না।
23 এর 12নতুন ইমেইল জন্য ডিফল্ট অ্যাকাউন্ট সেট করুন
আপনি সংজ্ঞায়িত নতুন বার্তা সম্ভবত সঙ্গে শুরু নিশ্চিত করুন থেকে ইমেইল ঠিকানা ইতিমধ্যে আউটলুক নির্বাচিত।
23 এর 13একটি বার্তা ভিতরে অনুসন্ধান করুন
একটি দীর্ঘ, অপ্রয়োজনীয় ইমেইল কিছু খুঁজে পেতে চান? একটি ইমেল বার্তা ভিতরে টেক্সট অনুসন্ধান করতে আউটলুক ব্যবহার কিভাবে খুঁজে বের করুন।
23 এর 14পরবর্তী সময়ে বিতরণ করা নির্ধারিত ইমেল
আপনি Outlook কে একটি নির্দিষ্ট তারিখে বা পরে একটি বার্তা পাঠাতে নির্দেশ দিতে পারেন। এটি একটি সাপ্তাহিক মিটিং ঘোষণা হিসাবে নিয়মিত ঘটনা ঘটানোর জন্য বিশেষত সহজ।
23 এর 15দ্রুত একটি বার্তা মুছে ফেলুন
ওহো! আপনি কি কেবল আউটলুকের একটি ইমেল মুছলেন যা "মুছে ফেলা আইটেম" ফোল্ডারে যাওয়ার জন্য প্রস্তুত ছিল না? কোন চিন্তা করো না. এখানে একটি তাত্ক্ষণিক ইমেইল ফিরে পেতে একটি সহজ উপায়।
23 এর 16সেট আপ তালিকা তালিকা
Outlook এ আপনার নিজস্ব মেইলিং তালিকা তৈরি করুন এবং সকল ইমেল ঠিকানা টাইপ না করে সহজেই লোকেদের গোষ্ঠীতে বার্তা পাঠান।
২3 এর 17বার্তা থেকে সংযুক্তি মুছুন
বার্তা রাখুন; তার বড় আকার হারাতে। সংযুক্ত ফাইলগুলি সরানোর জন্য আউটলুক কীভাবে ব্যবহার করবেন তা খুঁজে বের করুন - ইমেল বার্তাগুলি থেকে আপনি অন্যত্র সেগুলি সংরক্ষণ করার পরে। আপনি আপনার মেইলবক্স আকার উল্লেখযোগ্যভাবে ট্রিম করতে পারেন।
23 এর 18দ্রুত একটি প্রেরক থেকে সব মেইল খুঁজুন
আউটলুক একটি বিশেষ প্রেরক থেকে সব বার্তা সন্ধান করে এবং এই টিপ দিয়ে দ্রুত আপনার কাছে দেখায়।
23 এর 19একটি "সব মেইল" ফোল্ডার সেট আপ করুন
সমস্ত ইমেল দেখুন-পাঠানো, প্রাপ্ত, সংরক্ষণাগারভুক্ত এবং দায়ের করা - একাউন্টে আউটলুকের এক জায়গায়।
23 এর 20আউটলুক হাইলাইট মেইল শুধুমাত্র আপনাকে পাঠানো আছে
আপনি যখন একমাত্র ইমেল প্রাপক হন, তখন বার্তাটি সাধারণত একটি ডজন ব্যক্তির মধ্যে একজনের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। আউটলুক কীভাবে হাইলাইট করতে পারে তা জানুন: লাইনটিতে শুধুমাত্র আপনি আছেন।
23 এর 21প্রাপ্ত ইমেইল বার্তা সম্পাদনা করুন
নিজের কাছে ইমেইল ফরোয়ার্ড করা বা Outlook এর বাইরে অন্যত্র কোনও নোট তৈরি করার পরিবর্তে, আপনি যে কোনও প্রাপ্ত ইমেল ঠিক জায়গায় সম্পাদনা করতে পারেন।
23 এর 22স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিসি: আপনি পাঠান সমস্ত মেইল
আউটলুক আপনি অন্য ইমেল ঠিকানায় কম্পোজ করা প্রতিটি বার্তা একটি কপি পাঠাতে পারেন।
23 এর 23সময়-সঞ্চয় অ্যাড-অন সহ আউটলুক প্রসারিত করুন
ক্লিয়ারকন্টেস্ট, নেলসন ইমেল সংগঠক, এক্সবনি, লুকিন এবং অটো-ম্যাট এড-অনগুলি আপনার আঙ্গুলের ডানপাশে সঠিক তথ্য, বুদ্ধিমান ফিল্টার করা এবং পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করে আপনার Outlook কার্যপ্রবাহটিকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে পারে।
