যখন একজন সহকর্মী জর্জ কাওর পুরানো ইমেল উত্পাদনশীলতার নিবন্ধটিতে আমার দৃষ্টি আকর্ষণ করেছিল যা আবার চক্রাকারে পরিণত হয়েছিল, তখন তা আমাকে উপলব্ধি করেছিল যে ইনবক্স সংগ্রামটি আসল। আমি জাপানের তিন সপ্তাহের হানিমুন থেকে ফিরে এসেছি, তাই আমি জানি প্রথম হাতটি ঠিক কতটা সত্য। আপনার ইনবক্স পরিচালনা করার জন্য সত্যিকারের নকশার ব্যবস্থা রয়েছে এবং যদি সঠিকভাবে শিল্প না হয় তবে একটি শিক্ষা। আমাদের পুরো ভ্রমণে, আমার স্বামী, যিনি মূলত ইনবক্স শূন্যের জন্য সর্বদা চেষ্টা করেন, তিনি আমার ফোনে এক নজরে তাকান, মেল আইকন এবং নম্বরটি কোথাও ৪০০ এর আশেপাশে ঘোরাফেরা করতেন এবং বিস্মিত হতেন।
তিনি বলেছিলেন, "এটি আমাকে চাপ দেয়, " এবং আমি কার্যত তার ভ্রূতে ঘাম ঝরতে দেখি। কিন্তু, আমি ছুটিতে ছিলাম! এবং আমার কাজের অ্যাকাউন্ট এবং আমার ব্যক্তিগত ঠিকানার জন্য আমার অফ-অফ-অফিস প্রতিক্রিয়াশীল ছিল! আমার কাছ থেকে কেউ কিছু প্রত্যাশা করছিল না, এবং ফিরে আসার পরে আমি ক্রমবর্ধমান সংখ্যার মুখোমুখি হয়ে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করি।
অবশ্যই, ইনবক্সের বিবরণ, যদিও সময়ে সময়ে ক্লান্তিকর হলেও তা শ্রুতিমধুর হয়। আপনি সমস্ত উইকএন্ডে প্লাগ লাগানোর পরে বা এলোমেলো বৃহস্পতিবার মধ্যাহ্নের মাঝামাঝি সময়ে সোমবার সকালে আপনার বার্তাটি পরীক্ষা করছেন কিনা তা বিবেচ্য নয়। যদি আপনি এই সেকেন্ডের মধ্যেই জানেন না যে বার্তাটির জন্য alone একাকী থাকুন, যোগ্যতা requires দরকার আছে কিনা, আপনি সম্ভবত এটি বের করার চেষ্টা করে মূল্যবান কাজের মিনিট নষ্ট করছেন।
কাওর টুকরোটির উপশিরোনাম, "কীভাবে নিয়মিত ইনবক্স জিরো পাবেন" আমাকে কী প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে এবং কখন কী তা জানার গুরুত্ব সম্পর্কে মনে করিয়ে দেয়। এই সচেতনতার অর্থ একটি উপচে পড়া ইনবক্স এবং একটি ঝরঝরে এবং পরিপাটি মধ্যে পার্থক্য বলতে পারে। আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করার জন্য এখানে দ্রুত টিপস রয়েছে।
1. ক্লুসের জন্য দেখুন
কখনও কখনও, তারা সুস্পষ্ট। আমার একজন সহকর্মী ঘটনা, অধ্যয়ন এবং রিপোর্ট সম্পর্কিত বেশ কয়েকটি ইমেল ফরোয়ার্ড করেছেন, কিন্তু তিনি সর্বদা নোট করেন, "সংরক্ষণাগার থেকে নির্দ্বিধায়" জবাবগুলির পারফ্যাক্টরি ("ধন্যবাদ!"), তবে আমি দ্রুত উপলব্ধি করেছিলাম যে সংরক্ষণাগার সম্পর্কে তার অস্পষ্ট নোটটির অর্থ তিনি চান না বা তার কোনও প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন নেই।
আপনার যদি এমন কোনও সরাসরি চিহ্ন না থাকে তবে এটি আবার পড়ুন এবং আপনার উত্তর কীভাবে নোটকে প্রভাব ফেলবে সে সম্পর্কে সত্যিই ভাবুন। যদি এটি না বলে - আপনার বিভাগের কোনও ব্যক্তি কেবলমাত্র এমন একটি প্রকল্প ভাগ করছেন যা তিনি কাজ করছেন এবং বর্তমানে আপনার কাছে যোগ করার মতো কোনও মূল্য নেই, কেবল প্রাপ্তি স্বীকারের জন্য উত্তরটি আঘাত করবেন না।
2. একটি প্রশ্ন স্নিফ আউট
উপরের সাথে যেমন হয়, এটি প্রায়শই সরল হবে। যদি আপনার কাছে উত্তর দেওয়ার ইচ্ছা থাকে এমন একটি স্পষ্ট প্রশ্ন থাকে তবে অবশ্যই একটি প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, এবং 24 ঘন্টার মধ্যে একটি দ্রুত গতিতে one বা একটি হতে পারে। যেহেতু আপনার কাছে পৌঁছানোর প্রত্যেকেই সবচেয়ে সুস্পষ্ট বা টু দ্য পয়েন্ট ইমেলগুলি লেখার গ্যারান্টিযুক্ত নয়, আপনাকে উত্তর দেওয়ার মতো কিছু আছে কিনা তা দেখার জন্য আপনাকে অনুচ্ছেদে পরীক্ষা করতে হতে পারে।
যদি আপনি নির্ধারণ করে থাকেন যে কোনও প্রশ্ন নেই তবে আপনার নিজস্ব প্রশ্ন রয়েছে, তবে, সমস্ত উপায়ে স্পষ্টতার জন্য প্রতিক্রিয়া জানান। কারও কাছে ইনবক্সে ফলোআপ করা এবং ভবিষ্যতের ভুল বোঝাবুঝিগুলি সংরক্ষণ করার সম্ভাবনা থাকলে এটি যুক্তিযুক্ত।
৩. কথা বলুন - আপনি যদি শ্রবণ চান
এটি গুচ্ছের মধ্যে সবচেয়ে কৌশলযুক্ত, তবে একবার আপনি এটি হ্যাং হয়ে গেলে এটি দ্বিতীয় প্রকৃতির মতো হয়ে যাবে। অনেক সময়, আপনি এমন ইমেলগুলি পাবেন যা স্পষ্টভাবে আপনাকে কিছু জিজ্ঞাসা করে না। আপনি যে কোনও কিছু জমা দিয়েছিলেন তার প্রতিক্রিয়া, আপনি সমাপ্ত কোনও প্রকল্পের প্রতিক্রিয়া, পরিস্থিতি পরিচালনার জন্য পরামর্শ, বিভাগ-নির্দিষ্ট লক্ষ্য নিয়ে ইন্টেল পেতে পারেন। আপনার যদি কথোপকথনে যোগ করার জন্য নতুন কিছু না থাকে বা আপনি যদি পরিষ্কারভাবে ভাষ্যটি নিতে পারেন এবং আপনার কাজটি চালিয়ে যেতে পারেন তবে আপনি সাড়া না দেওয়ার বিষয়ে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করতে পারেন।
তবে, অন্যদিকে, যদি আপনি নিজেকে প্রকাশ করতে বাধ্য হন - নিজেকে স্পষ্ট করার জন্য বা নিজের সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য বা নতুনভাবে অন্তর্দৃষ্টি দেওয়ার জন্য - তবে অবশ্যই আপনার জবাব বোতামটি চাপানো উচিত। এটি বিশেষত সত্য হতে পারে যদি আপনার কাজের পরিবেশ এমন এক হয় যা স্বাধীন চিন্তাভাবনা এবং আলোচিত বিষয়গুলিতে অবদান রাখাকে উত্সাহ দেয়।
এটি নিউজলেটার, গণ ইমেইল বা anythingচ্ছিক পড়া মত মনে হয় এমন কিছু প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয় না বলে চলে যাওয়া উচিত। যদি আপনি এটি সহায়ক মনে করেন তবে আপনি কাওয়ের পরামর্শ অনুসারে ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন এবং আপনার ইনবক্সটি সংগঠিত এবং এটি রক্ষণাবেক্ষণ করার ফলে ব্যবহারিকভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুভূত হবে।
আরেকটি বিষয় বিবেচনা করার বিষয় হ'ল: নিজেকে প্রেরকের জায়গায় রাখুন। আপনি যদি সেই বার্তাটি প্রেরণ করেন তবে আপনি কি প্রতিক্রিয়া খুঁজছেন? ধন্যবাদ প্রকাশ করার জন্য অবশ্যই সময় আছে, আপনি যদি কারও সাথে নিয়মিত যোগাযোগ করেন বা অনেক কিছু সামনে-পেছনে থাকে যার মধ্যে কিছুটির জন্য আরও চিন্তা-ভাবনা উত্তর প্রয়োজন - আপনি সম্ভবত ইমেলটি নিরাপদে একা রেখে যেতে পারেন এবং কোনও বার্তা না পাঠানোর বিষয়ে যত্ন নিতে পারেন আপনার মতো, কারও কাছে অপ্রয়োজনীয় দ্বি-শব্দের জবাব সম্ভবত ইনবক্স শূন্য অর্জন করার চেষ্টা করছে।
