কয়েক সপ্তাহ আগে, আমার বন্ধু এবং আমি মিটিংগুলির জন্য আমাদের ভাগ্যকে ঘৃণা নিয়ে আলোচনা করেছি এবং তিনি বলেছিলেন, "আমি কেবল মনে করি আমরা বার বার একই কথোপকথন করছি। যখন তারা সঠিকভাবে সম্পন্ন করা হয় না, তারা এ জাতীয় সময় বার্নার হতে পারে। "
আমি আর একমত হতে পারি না। আগের কাজগুলিতে, যখন আমার ইনবক্সে কোনও ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ প্রদর্শিত হত, আমি প্রায়শই একটি দীর্ঘশ্বাস ফেলেছিলাম (যা সর্বদা উন্মুক্ত অফিসের পরিবেশে দুর্দান্ত)। তারপরে, আমি কীভাবে এটি গ্রহণ না করে এড়াতে চেষ্টা করার জন্য মূল্যবান সময় ব্যয় করব।
আমি বলছি না যে সমস্ত সভা নিরর্থক। কিছু একেবারে হয়, হাত নিচে প্রয়োজন। এবং কখনও কখনও এগুলি জিনিসগুলি সম্পন্ন করার একমাত্র উপায়। তবে আমি আরও বিশ্বাস করি যে আমাদের প্রত্যেকের আগে এই তিনটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে আমাদের অবিশ্বাস্যরূপে আরও দক্ষ করার সুযোগ রয়েছে।
1. এখানে থাকা কার দরকার?
ইঙ্গিত: সম্ভবত আপনি যতটা মানুষ ভাবেন না not আপনি কে সেখানে থাকতে বলছেন সে সম্পর্কে সচেতন হওয়া কী, যাতে আপনি এটির পক্ষে যতটা উত্পাদনশীল এবং অর্থবান্ধব সমস্ত পক্ষের পক্ষে যথাসম্ভব গ্যারান্টি দিতে পারেন। কারওই এই চিন্তাভাবনা ছেড়ে দেওয়া উচিত নয়, "আচ্ছা, এটা আমার সময়ের অপচয় ছিল” "
কারণ সেই অনুভূতিটি ব্যক্তি, গোষ্ঠী বা সংস্থার পক্ষে ভাল নয়। আপনার কেবলমাত্র দশজনের পরিবর্তে ঘরে চার জন লোক থাকলে সমস্ত কাজ সম্পন্ন হতে পারে তা কল্পনা করুন a 60 মিনিটের সময় স্লটের জন্য, এটি কাজ করতে ব্যয় হতে পারে এমন আরও ছয় ঘন্টা ।
উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক আপনি ফার্মের নতুন লোগো সম্পর্কে মন্ত্রমুগ্ধ করছেন। তিনি দর্শনটি বুঝতে পেরেছেন কিনা তা নিশ্চিত করতে গ্রাফিক ডিজাইনার সেখানে আছেন। ব্র্যান্ডিং ডিরেক্টর অবশ্যই এটির নির্দেশিকাগুলি মেনে চলে। কিন্তু সেখানে কি এইচআর ম্যানেজারের দরকার কারণ তিনি প্রতিটি কাজের পোস্টে লোগো রাখেন? নাঃ। এটি চূড়ান্ত হয়ে গেলে, আপনি তাকে নতুনটির জন্য পুরানো পরিবর্তন করতে বলতে পারেন to আপাতত, তাকে ছেড়ে দিন - সে কাজটি করতে পেয়েছে!
আপনি যদি সংগঠক না হন তবে আপনার উপস্থিতি অপরিহার্য কিনা তা আপনার মূল্যায়ন করা উচিত। কখনও কখনও, সহকর্মীরা কেবল আপনাকে আমন্ত্রণ জানায় কারণ তারা মনে করে আপনি সেখানে থাকতে চান। তবে আপনি যদি এটি যথাযথ বলে মনে করেন তবে আপনি অস্বীকার করতে পারবেন (যেমন, আপনি কী কী অবদান রাখবেন তা যদি আপনার কোনও ধারণা না থাকে বা আপনি কেবল মাত্রাতিরিক্ত ব্যস্ত হয়ে থাকেন)।
এইরকম পরিস্থিতিতে আমি এই জাতীয় কিছু বলি, “হাই! আমি মনে করি এটি নিজে থেকে এটি পরিচালনা করতে সক্ষম হবে। যদি সুনির্দিষ্ট কারণে আপনি উপস্থিত থাকতে চান তবে আমাকে জানান! "
এবং তারপরে সেই ফ্রি ঘন্টাটি নিন এবং গ্রাইন্ডে ফিরে আসুন।
২. লক্ষ্যগুলি কী কী?
ঠিক কি আপনি সাধন করার চেষ্টা করছেন? পূর্ববর্তী উদ্দেশ্যগুলি চিহ্নিত করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এটি আপনাকে কাজে রাখতে পারে এবং পুরো কথোপকথনের আকার দিতে সহায়তা করে। অন্যথায়, লিওনার্ড কীভাবে সর্বদা টাইটানিক থিম সংকে গান করে যাচ্ছেন সে সম্পর্কে আপনি 45 মিনিটের জন্য সেখানে দৌড়ে বেড়াতে পারেন। (আমাকেও প্রতিবারের মতো পেয়ে যায় Never কখনও যাবেন না, জ্যাক!)
স্মার্ট লিডারস, স্মার্টার টিমের লেখক রজার শোয়ার্জ ব্যাখ্যা করেছেন: “একটি কার্যকর এজেন্ডা একটি সভার আগে এবং তার আগে কী ঘটেছিল তার জন্য পরিষ্কার প্রত্যাশা সেট করে : কীভাবে আপনি এবং আপনার দল ফলাফল পেতে আনস্ট্যাক পান Get
“এটি দলের সদস্যদের প্রস্তুতি নিতে, বুদ্ধিমানভাবে সময় বরাদ্দ করতে, দ্রুত একই বিষয়ে সবাইকে পেতে এবং আলোচনার সম্পূর্ণ হওয়ার পরে সনাক্ত করে। যদি সভার সময়ে সমস্যাগুলি এখনও দেখা দেয় তবে একটি সু-নকশাকৃত এজেন্ডা তাদের কার্যকরভাবে এবং দ্রুত সমাধানের জন্য দলের দক্ষতা বাড়ে, "শোয়ার্জ বলেছেন।
সম্ভবত আপনি কেবল চান শীর্ষস্থানীয় প্রকল্পগুলিতে সবাই স্ট্যাটাস আপডেট সরবরাহ করতে পারে। অথবা, আপনাকে কোনও সিদ্ধান্ত নেওয়া দরকার - আজ - কোন অ্যাকাউন্ট ম্যানেজারকে একটি বিশাল, নতুন ক্লায়েন্টকে দেওয়া হবে।
আপনার গন্তব্যটি খুঁজে বের করুন এবং সেখানে যান। (এবং, এছাড়াও, যদি আপনি বাকি অংশগ্রহীদের সাথে আপনার পরিকল্পনাগুলি ভাগ করেন তবে তারা কী আশা করতে পারে এবং তাদের যদি আগে থেকে কিছু করার দরকার হয় তবে তারা জানে helpful
এবং এখানে একটি পরামর্শ: আপনি যদি দেখা করার কোনও কারণটি পয়েন্টপয়েন্টের উত্তর দিতে না পারেন তবে দয়া করে সমস্ত জিনিস চকোলেটটির ভালবাসার জন্য এটি বাতিল করুন ।
৩. আমার কী প্রস্তুত করা দরকার?
আমার এক প্রাক্তন সহকর্মী অন্য লোকের সাথে বৈঠকের জন্য প্রস্তুত থাকার জন্য সময় বন্ধ করে দিতেন এবং আমি কেন সবসময় ভাবতাম। এবং তারপরে, আমি এমন এক গোষ্ঠীতে যোগ দিয়েছি যেখানে আমরা শেষ বার যা আলোচনা করেছি তা পুরোপুরি ভুলে গিয়েছিলাম এবং একটি পুনর্নির্মাণ করতে হয়েছিল, বা আমি (বিব্রতকরভাবে) কোনও ক্রিয়া আইটেমটি সম্পূর্ণ করি নি। এই সমস্ত উদাহরণে, আমরা আমাদের সময়সূচীতে আরও বেশি সময় লাগিয়ে শেষ করেছি।
এটি না ঘটে তা নিশ্চিত করার জন্য, আপনাকে প্রস্তুত দেখানো দরকার। এটি গত সপ্তাহের অধিবেশন থেকে নোটগুলি পর্যালোচনা করছে তাই এটি আপনার মনে তাজা। অথবা, হতে পারে, এটি আপনার প্রয়োজনীয় টকিং পয়েন্ট এবং উত্তরগুলির একটি তালিকা তৈরি করছে। যাই হোক না কেন, এটি করার জন্য সময় তৈরি করুন। এটি বড় সময় দিতে হবে।
উদাহরণ হিসাবে, আমি আমার বিভাগের সমবয়সী শিক্ষা প্রোগ্রামের তদারকি করি এবং আমি এটি পুনর্নির্মাণের জন্য কঠোর পরিশ্রম করছি। দুই সপ্তাহের মধ্যে, আমি আমার প্রস্তাবগুলি নিয়ে আমার সুপারভাইজারের সাথে আমার একসাথে থাকব। আমি শিক্ষার্থীদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করেছি এবং আমার চিন্তাভাবনাগুলি সংকলন করছি, এবং পরবর্তী পদক্ষেপটি কাগজে কাঠামো এবং সময়রেখা আঁকানো।
আমি যদি খালি হাতে তার কাছে যাই, আমরা সম্ভবত একে অপরের কাছ থেকে ধারণাগুলি সরিয়ে সময় ব্যয় করব, যা অপরিহার্যভাবে খারাপ নয়, তবে আমাকে এগিয়ে নিয়ে যেতে সহায়তা করে না।
আমি আপনাকে প্রতিশ্রুতি দিচ্ছি - আমি মানুষের সাথে কাজ করার মতো করি। তবে আমার অন্যতম প্রধান পোষ্যের peeves অদক্ষতা, বিশেষত যখন এটি প্রতিরোধ করা সহজ। যদি আপনার সময়সূচীটি কিছুটা বেশি পূর্ণ দেখায়, বা আপনি যখন প্রতিবারের সাথে দেখা করেন উচ্চ বিদ্যালয়ে ঘণ্টা বাজানোর জন্য অপেক্ষা করার জন্য ফ্ল্যাশব্যাকস থেকে থাকে, তখন সময় নিতে পারে একটি পদক্ষেপ পিছিয়ে নেওয়ার এবং নিজেকে এই প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করা শুরু করে।
আরে - যদি আপনার নিজের মতো করে আরও প্রশ্ন থাকে তবে আপনি টুইটারে কী তা আমাকে জানান!
