নথি তৈরির জন্য মেল মার্জ ব্যবহার করার ক্ষেত্রে একটি ত্রুটি হল যে আপনি নিজের প্রতিটি দস্তাবেজ পৃথকভাবে তৈরি করার চেয়ে আরও বেশি ভুল করার ঝুঁকি চালান। আপনি যদি মেল একত্রীকরণের সাথে খুব পরিচিত না হন তবে আপনার সমস্ত মুদ্রিত নথিগুলি স্ক্র্যাপ করতে পারে এমন বিপর্যয়মূলক ভুলগুলি করার ঝুঁকি অনেক বেশি।
এর মানে হল না যে মেল মেলের সাথে তাদের দস্তাবেজগুলিও প্রমাণ করতে হবে না। নিচের আইটেমগুলি হল 5 টি মেইল মার্জ ভুল যা আপনাকে তাদের ডকুমেন্টগুলি আগে চূড়ান্ত করার জন্য এবং মুদ্রণ করতে তাদের পাঠানোর জন্য পরীক্ষা করা উচিত।
1. সমষ্টি
সফল মেল মার্জের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য সন্নিবেশ করা হয়েছে কি না তা যাচাই করতে আপনার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ। যখন আপনি আপনার নথি তৈরি করছেন তখন একটি ক্ষেত্রকে উপেক্ষা করা খুব সহজ। ঠিকানা এবং আরো গুরুত্বপূর্ণভাবে, জিপ কোড নির্দিষ্ট মনোযোগ দিতে। আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত করা উচিত যে আপনি অভিবাদন লাইন বা উত্তরাধিকারসূত্রে বিভিন্ন ক্ষেত্র সন্নিবেশ করেছেন এমন অন্যান্য ক্ষেত্রগুলি সমস্ত সঠিকভাবে পূরণ হয়ে গেছে।
2. সঠিকতা
যদিও এটি সাধারণ অর্থে মনে হতে পারে তবে আপনি কতটা অবাক হয়েছেন যে কতজন লোক তাদের মেইলকে বিযুক্ত করে কারণ তারা সঠিকতা যাচাই করে নি। আপনার মেল একত্রীকরণের সঠিকতা নিশ্চিত করতে আপনাকে সঠিক অবস্থানগুলিতে সঠিক ক্ষেত্রগুলি সন্নিবেশ করাতে হবে তা নিশ্চিত করতে হবে। যদি আপনার কাছে একই নামের ক্ষেত্র থাকে তবে ভুলটি সন্নিবেশ করা খুব সহজ। আপনি যদি এই ত্রুটিটি ঘন ঘন করে দেখেন তবে ভবিষ্যতে বিভ্রান্তি এড়ানোর জন্য আপনি আপনার ক্ষেত্রগুলি যে নামগুলি দিচ্ছেন তা পুনরায় মূল্যায়ন করা একটি ভাল ধারণা।
3. দূরত্ব
মেল মেলের সাথে কাজ করার সময় স্পেসিং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিস বলে মনে হচ্ছে না, তবে দূরত্বগুলি একটি উল্লেখযোগ্য ফ্যাক্টরটি খেলতে পারে। কখনও কখনও আপনি একটি নথিতে কতগুলি স্পেস লিখেছেন তা জানা কঠিন। মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলি ব্যবহার করা আরও বেশি কঠিন করে তোলে, বিশেষত যখন তারা একসঙ্গে ঘনিষ্ঠ হয়। আপনি এমনকি আপনি বাদ দেওয়া স্পেস সম্পূর্ণরূপে খুঁজে পেতে পারে। আপনার দস্তাবেজটি চেক করা গুরুত্বপূর্ণ, অন্যথায় সমস্ত ক্ষেত্রের মধ্যে আপনার স্পেস আছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য, চূড়ান্ত পণ্যটি কেবলমাত্র বেশ কয়েকটি অবৈধ অযৌক্তিক শব্দ হবে।
4. বিরামচিহ্ন
একইভাবে স্থানান্তরের জন্য, মেইল মার্জেসের সাথে কাজ করার সময় অনেক মানুষ বিরামচিহ্নের মান এবং গুরুত্ব উপেক্ষা করে। স্পেসিংয়ের কারণে মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলিতে কাজ করার সময় আপনার বিরামচিহ্নটি উপেক্ষা করা সহজ। আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনি প্রায়শই বিরামচিহ্নটি ভুল করে ফেলেছেন, এটি পুরোপুরি বর্জন করেছেন, অথবা যখন আপনার একাধিক মেল একত্রিত ক্ষেত্রগুলি এক সারিতে থাকে তখন ডাবল বিরামচিহ্ন যুক্ত করুন।
5. বিন্যাস
আপনার পাঠ্যের বিন্যাসটি এমন একটি ভুল ত্রুটি যা একটি "মেল মার্জ কাজ করে না" Google অনুসন্ধানের দিকে পরিচালিত করে। আপনার মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলিতে ফর্ম্যাট করা প্রয়োগটি সঠিক কিনা তা পরীক্ষা করা আপনার পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি একটি নবীন মেল মেলার বা আপনি শত শত মেল মার্জ সম্পূর্ণ করেছেন তবে আপনার মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলি ইটালিকাইজেশন, আন্ডারলাইনিং এবং বোল্ড ফর্ম্যাটিংয়ের জন্য এটি পরীক্ষা করা এবং মেল মার্জটি চূড়ান্ত করার আগে তাদের সংশোধন করা গুরুত্বপূর্ণ।
মোড়ক উম্মচন
এটি কোনও মেলের একত্রীকরণ প্রক্রিয়ার মধ্যে পরিপূর্ণ ত্রুটিগুলির সম্পূর্ণ তালিকা নয় তবে এটি শুরু করার জন্য একটি ভাল জায়গা। এবং এটি কোনও দস্তাবেজে ঘটতে পারে এমন টাইপস এবং ভুল বানানগুলির মতো অন্যান্য ত্রুটির জন্য আপনাকে প্রমাণ করা উচিত নয়। কেউ নিখুঁত নয়; কিছু মানুষ শুধু তারা জাহির করা হয় ভাল!
