মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস ২010 আপনাকে সহজেই ডাটাবেসে সংরক্ষিত তথ্য থেকে পেশাগতভাবে বিন্যস্ত প্রতিবেদন তৈরি করতে দেয়। এই টিউটোরিয়ালে, আমরা Northwind নমুনা ডাটাবেস এবং অ্যাক্সেস 2010 ব্যবহার করে পরিচালনার ব্যবহারের জন্য কর্মচারী হোম টেলিফোন নম্বরগুলির চমত্কারভাবে বিন্যস্ত তালিকা ডিজাইন করতে যাচ্ছি। আপনি যদি অ্যাক্সেসের আগের সংস্করণটি ব্যবহার করেন তবে একটি পুরানো টিউটোরিয়াল পাওয়া যায়।আমরা শুরু করার আগে, মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস খুলুন এবং তারপর উত্তরওয়ালা ডাটাবেস খুলুন।
যদি আপনি এই ধাপে সহায়তার প্রয়োজন বোধ করেন, অনুগ্রহ করে নিবন্ধটি পড়ুন উত্তরমিন্ড নমুনা ডাটাবেস ইনস্টল করা। আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসে নতুন হন, তবে আপনি মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস ২010 মৌলিক বিষয়গুলির সাথে শুরু করতে চাইতে পারেন। একবার আপনি ডাটাবেস খুললে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- প্রতিবেদন মেনু নির্বাচন করুন। একবার আপনি উত্তরওয়ালা খুললে, মাইক্রোসফ্ট অফিস রিবনটিতে তৈরি ট্যাবটি নির্বাচন করুন। "রিপোর্ট" নির্বাচনে, আপনি রিপোর্ট তৈরি করার জন্য অ্যাক্সেস সমর্থন করে এমন অনেকগুলি পদ্ধতি দেখতে পাবেন। আপনি যদি চান তবে এগুলির কয়েকটিতে ক্লিক করুন এবং কোন প্রতিবেদনগুলির মত দেখতে এবং তাদের কাছে থাকা বিভিন্ন ধরণের তথ্যগুলির জন্য একটি অনুভূতি পান।
- একটি নতুন রিপোর্ট তৈরি করুন। আপনি আপনার কৌতূহল সন্তুষ্ট করার পরে, এগিয়ে যান এবং "রিপোর্ট উইজার্ড" ক্লিক করুন এবং আমরা একটি রিপোর্ট তৈরি করার প্রক্রিয়া শুরু করব। উইজার্ড ধাপে ধাপে সৃষ্টি প্রক্রিয়ার মাধ্যমে আমাদের পায়চারি করবে। উইজার্ডটি আয়ত্ত করার পরে, আপনি এই ধাপে ফিরে আসতে এবং অন্যান্য সৃষ্টি পদ্ধতিগুলির দ্বারা সরবরাহিত নমনীয়তার অন্বেষণ করতে পারেন।
- একটি টেবিল বা প্রশ্নের চয়ন করুন। রিপোর্ট উইজার্ডের প্রথম পর্দা আমাদের প্রতিবেদনের জন্য ডেটা উৎস নির্বাচন করার অনুরোধ করে। আপনি যদি একক টেবিল থেকে তথ্য পুনরুদ্ধার করতে চান তবে আপনি নীচের ড্রপ ডাউন বক্স থেকে এটি নির্বাচন করতে পারেন। বিকল্পভাবে, আরো জটিল রিপোর্টের জন্য, আমরা পূর্বে তৈরি করা একটি প্রশ্নের উত্তরটি আমাদের প্রতিবেদনটি বেস করতে পছন্দ করতে পারি। আমাদের উদাহরণের জন্য, আমাদের প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য কর্মচারী টেবিলের মধ্যে রয়েছে, তাই ড্রপ ডাউন মেনু থেকে "টেবিল: কর্মচারী" নির্বাচন করুন।
- অন্তর্ভুক্ত ক্ষেত্র নির্বাচন করুন। লক্ষ্য করুন যে ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে টেবিলটি নির্বাচন করার পরে, স্ক্রীনের নিচের অংশটি সেই টেবিলে উপলব্ধ ক্ষেত্রগুলি দেখানোর জন্য পরিবর্তিত হয়। আপনার নির্বাচিত প্রতিবেদনে "নির্বাচিত ক্ষেত্র" বিভাগে যে ক্ষেত্রগুলি যুক্ত করতে চান তা সরাতে '>' বোতামটি ব্যবহার করুন। মনে রাখবেন যে আপনি সঠিক কলামে ক্ষেত্রগুলি রেখেছেন সেই আদেশটি আপনার প্রতিবেদনে প্রদর্শিত ডিফল্ট ক্রম নির্ধারণ করে। মনে রাখবেন আমরা আমাদের সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের জন্য একজন কর্মচারী টেলিফোন ডিরেক্টরি তৈরি করছি। এর মধ্যে সহজ তথ্য রাখা যাক - প্রতিটি কর্মচারীর প্রথম এবং শেষ নাম, তাদের শিরোনাম এবং তাদের হোম টেলিফোন নম্বর। এগিয়ে যান এবং এই ক্ষেত্র নির্বাচন করুন। আপনি সন্তুষ্ট হলে, পরবর্তী বোতামটি ক্লিক করুন।
- গ্রুপ স্তর নির্বাচন করুন। এই পর্যায়ে, আপনি আমাদের রিপোর্ট ডেটা উপস্থাপন করা হয় যাতে ক্রম সংশোধন করতে এক বা একাধিক গ্রুপ স্তর নির্বাচন করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আমরা বিভাগ দ্বারা আমাদের টেলিফোন ডিরেক্টরিটি ভাঙ্গতে চাই যাতে প্রতিটি বিভাগের সকল সদস্য আলাদাভাবে তালিকাভুক্ত হয়। যাইহোক, আমাদের ডাটাবেসের ছোট সংখ্যক কর্মীদের কারণে, এটি আমাদের প্রতিবেদনের জন্য প্রয়োজনীয় নয়। এগিয়ে যান এবং এই পদক্ষেপটি বাইপাস করতে পরবর্তী বোতামে ক্লিক করুন। আপনি পরে এখানে ফিরে আসতে এবং গ্রুপ স্তর সঙ্গে পরীক্ষা করতে পারেন।
- আপনার বাছাই বিকল্প নির্বাচন করুন। রিপোর্টগুলি কার্যকর করার জন্য, আমরা প্রায়ই আমাদের ফলাফলগুলিকে এক বা একাধিক গুণাবলী দ্বারা সাজানোর চেষ্টা করি। আমাদের টেলিফোন ডিরেক্টরী ক্ষেত্রে, লজিক্যাল পছন্দটি প্রতিটি কর্মচারীর শেষ নামটি ঊর্ধ্বমুখী (A-Z) ক্রম অনুসারে সাজান। প্রথম ড্রপ-ডাউন বক্স থেকে এই বৈশিষ্ট্যটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে চালিয়ে যেতে পরবর্তী বোতামটিতে ক্লিক করুন।
- বিন্যাস অপশন নির্বাচন করুন। পরবর্তী পর্দায়, আমরা কিছু বিন্যাস বিকল্প উপস্থাপন করা হয়। আমরা ডিফল্ট ট্যাবুলার লেআউট গ্রহণ করব কিন্তু পৃষ্ঠায় সঠিকভাবে ফিট করে ডেটা নিশ্চিত করার জন্য পৃষ্ঠার স্থিতিবিন্যাসকে আড়াআড়ি রূপে পরিবর্তন করি। একবার আপনি এটি সম্পন্ন করলে, চালিয়ে যেতে পরবর্তী বোতামে ক্লিক করুন।
- শিরোনাম যোগ করুন। অবশেষে, আমাদের প্রতিবেদনের শিরোনাম দিতে হবে। অ্যাক্সেস স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ববর্তী ধাপে নির্বাচিত প্রতিবেদন শৈলীতে দেখানো চেহারা সহ পর্দার শীর্ষে একটি চমত্কার ফর্ম্যাটযুক্ত শিরোনাম সরবরাহ করবে। চলুন আমাদের রিপোর্ট "কর্মচারী হোম ফোন তালিকা" কল করুন। নিশ্চিত করুন যে "প্রতিবেদনের পূর্বরূপ" বিকল্পটি নির্বাচন করা হয়েছে এবং আমাদের প্রতিবেদন দেখতে শেষ ক্লিক করুন!
অভিনন্দন, আপনি সফলভাবে মাইক্রোসফ্ট এক্সেস একটি রিপোর্ট তৈরি করেছেন! আপনি দেখতে চূড়ান্ত রিপোর্ট উপরের উপস্থাপিত অনুরূপ প্রদর্শিত হওয়া উচিত। এছাড়াও আপনার মনে রাখা উচিত যে কর্মীর হোম ফোন তালিকা প্রতিবেদনটি স্ক্রিনের বাম দিকে Northwind ডাটাবেস মেনুর "অনির্দিষ্ট বস্তু" বিভাগে উপস্থিত হয়। যদি আপনি চান, সহজ রেফারেন্সের জন্য আপনি প্রতিবেদন বিভাগে এটি টেনে আনতে পারেন। ভবিষ্যতে, আপনি এই প্রতিবেদনটির শিরোনামটিতে কেবল দুবার ক্লিক করতে পারেন এবং আপনার ডেটাবেস থেকে আপ-টু-ডেট তথ্য সহ একটি নতুন প্রতিবেদন অবিলম্বে জেনারেট করা হবে।
