নিখুঁত পাঁচ-বাক্য ইমেল - কয়েক ঘন্টা লেখার (এবং মুছে ফেলা এবং পুনরায় লেখার) ব্যয় করার চেয়ে আরও হতাশার কিছু রয়েছে - এবং তারপরে আপনি প্রত্যাশিত সাড়া না পেয়ে। আপনি ভেবেছিলেন আপনার ম্যানেজারটি শিহরিত হবে, তবে পরিবর্তে, সে খুব ভাল, বিরক্ত লাগছে।
কি হলো? আপনি কি ভুল বার্তা পাঠিয়েছেন? আপনি কি আপনার অনুরোধটি যথেষ্ট পরিষ্কার করেননি? আপনার অভিবাদন খুব বন্ধুত্বপূর্ণ ছিল? আপনি কি ভুল ভেবে ছেড়ে দিয়েছেন?
আশ্চর্যজনকভাবে যথেষ্ট, বিষয়টি আরও সহজ কিছুতে নেমে আসতে পারে: দু'বার কথা। আপনি ইতিমধ্যে আজ পাঠিয়েছেন এমন ইমেলটিতে খুব সম্ভবত শব্দগুলি।
সম্প্রতি, আমি শব্দের সম্পর্কে একটি নিবন্ধ লিখেছিলাম যা ইমেলগুলিতে ভুল ধারণাটি দেয়, এবং এই তালিকায় যুক্ত হওয়ার জন্য আরও কতজন পেশাদার (বিশেষত নিয়োগকারী এবং নিয়োগকারী পরিচালক) আমাকে আরও পরামর্শ দিয়ে টুইট করেছিলেন তাতে আমি হতবাক হয়ে গিয়েছিলাম।
তারা উত্থাপিত কিছু সাধারণ শব্দ কোনটি ছিল? তাদের পড়ুন এবং কাঁদুন।
1. এছাড়াও
আমি স্বীকার করি: আমার কাছেও "শব্দটি" শব্দটির প্রতি আসক্তি রয়েছে। এটি এমন একটি বিষয় যেখানে আমার ইমেলগুলিতে একটি বিশেষ প্রুফরিড করতে হবে যাতে আমি নিশ্চিত হয়েছি যে কোনও বার্তায় আমি এটির চেয়ে বেশি একবার অন্তর্ভুক্ত না করেছি। "এছাড়াও" ব্যবহার করা প্রায়শই মনে হতে পারে আপনি অতিরিক্ত অনুরোধ করছেন এবং আপনি যদি এই সমস্ত ক্রিয়া আইটেমের শেষে এসে থাকেন তবে প্রথমে কী সামলানো উচিত তা সিদ্ধান্ত নেওয়া অবাক করে দিতে পারে।
ইমেলগুলির জন্য পরিবর্তনের শব্দগুলি প্রয়োজনীয়, তবে ইমেল প্রেরককে কী করতে হবে? আমার কয়েকটি প্রিয় বিকল্পের মধ্যে রয়েছে "সংযোজন, " "তদ্ব্যতীত, " "তার উপর বিল্ডিং, " এবং "অন্য নোটে।"
2. সম্ভবত
অনেকটা "আশাবাদী" এর মতো (যা আমি অন্যান্য নিবন্ধে বলেছিলাম) এর মতো, এই শব্দটি যখন আপনি যখন বলবেন না তখন কিছুটা অনিশ্চয়তা যুক্ত করে।
উদাহরণস্বরূপ, ইমেল প্রেরণের পরিবর্তে, "আমি সম্ভবত আজ বিকাল ৫ টার মধ্যে এটি সম্পন্ন করতে পারলাম, " আপনার সময়সীমার সাথে আরও কংক্রিট হতে হবে। পুরোপুরি "সম্ভবত" বের করুন। অথবা, আপনি যদি আপনার সময়সীমা দ্বারা সম্পন্ন হন কিনা তা আপনি সত্যিই নিশ্চিত না হন তবে নিজেকে একটি নতুন সময়সীমা দিন বা কমপক্ষে আরও কিছুটা নমনীয়তা দিন। এমনকি "আজকের শেষে" বা "আগামীকাল আপনি অফিসে পৌঁছার পরে" কাজটি সম্পন্ন করার কথাটি একটি "সম্ভবত" এর চেয়ে আরও সোজা সোজা মনে হচ্ছে case সবচেয়ে খারাপ পরিস্থিতি: আপনি প্রয়োজনীয় সময়টিকে অলস বিবেচনা করে এবং তাড়াতাড়ি পণ্য সরবরাহ করতে পারেন। কাজের ইতিহাসে, এ সম্পর্কে কেউ কখনও অভিযোগ করেনি।
3. চেষ্টা বা চেষ্টা করে দেখুন
ইয়োদা একবার বলেছিলেন, "কর বা না কর, কোনও চেষ্টা নেই" এবং তার একটা ভাল বক্তব্য ছিল।
"চেষ্টা করুন" বা "চেষ্টা" একই অঞ্চলে "সম্ভবত" এর অধীনে আসে যাতে এটি কোনও কাজই করছেন যা আপনি যে বিষয়ে আত্মবিশ্বাসী বোধ করেন তা কোনও ইঙ্গিত দেয় না। প্রকৃতপক্ষে, আমার কাছে টুইট করা বেশ কয়েকটি নিয়োগকর্তা নির্দেশ করেছিলেন যে কোনও কর্মচারী যখন উভয় বাক্যাংশ ব্যবহার করেন, তারা কেবল ধরে নেন যে তিনি বা তিনি যা জিজ্ঞাসা করেছিলেন, সময়কাল তা করতে পারে না।
আপনি কি সত্যই চান যে কোনও একক শব্দের কারণে আপনার বস আপনাকে সন্দেহ করছেন? আমাকে তার উত্তর দিন: না। পরের বার আপনি কোনও ইমেলটিতে নিজেকে "চেষ্টা" ব্যবহার করতে দেখতে পান, এটি বের করে নিন। আপনি এটি করতে পারবেন কিনা তা নিয়ে যদি আপনি সত্যিই অনিশ্চিত থাকেন তবে নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন কেন - যদি আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য বা নির্দিষ্ট দক্ষতার অভাব হয় তবে সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলিতে পৌঁছান এবং আপনার কী অর্জন করতে বা কী অর্জন করতে হবে তা নির্ধারণ করুন "চেষ্টা করুন" একটি "করার চেষ্টা করুন।" যদি এটি সম্ভব না হয় তবে আপনার ম্যানেজারটি এখনই জানতে চাইবেন। যতক্ষণ আপনি ব্যাখ্যা করবেন যতক্ষণ না (উদাহরণস্বরূপ: "সেই ভাগ করা ড্রাইভটিতে অ্যাক্সেসের আমার কাছে ছাড়পত্র নেই"), তিনি বা তিনি বুঝতে পারবেন এবং হয় বাধা দূর করতে আপনাকে সহায়তা করবে বা কেবলমাত্র নতুন দায়িত্ব অর্পণ করবে।
4. সত্যই
সর্বাধিক ব্যবহৃত অপব্যবহৃত শব্দটির জন্য যদি কোনও শব্দ "আক্ষরিক" সাথে প্রতিযোগিতা করে থাকে, তবে "সৎভাবে" সেখানে উপস্থিত হত। লোকেরা এটি পুরোপুরি ইমেলগুলিতে ফিলার হিসাবে ছড়িয়ে দেয় এবং কিছুক্ষণ পরে সততা প্রদর্শনের সন্ধান অনাহুত মনে হতে শুরু করে - মনে হয় আপনি কাউকে কোনও বড় গোপন কথাতে দিচ্ছেন, এটি কোনও গোপন বিষয় নয়।
সত্য, এটি কেটে।
5. ভাবেন
লোকেরা সার্বক্ষণিক যোগ্যতার বাক্যাংশ সম্পর্কে কথা বলে ("আমি নিশ্চিত নই যে এটি একটি ভাল ধারণা কিনা, তবে …"), তবে যেটি প্রায়শই পপ আপ হয় মনে হয় তা হ'ল "আমার মনে হয় …" আমি এই সম্পর্কে সত্যই ভাবি নি একজন নিয়োগকারী পরিচালক আমার কাছে এটি টুইট না করে, তাই আমি আমার কর্মীদের ইমেলগুলি দিয়েছিলাম এটি সত্য কিনা তা দেখার জন্য।
নিশ্চিতভাবেই, এটি ছিল। "আমি মনে করি আমাদের এগিয়ে যাওয়া উচিত।" "আমার মনে হয় আমাদের বসে বসে এই বিষয়ে কথা বলা উচিত।" "আমার মনে হয় আমরা খুব কাছে এসেছি।" এমন অনেকগুলি ইমেল ছিল যেখানে লোকেরা এই অনুচ্ছেদে তিনবার উপরে উল্লিখিত ছিল। এবং যখন আমি উভয় লিঙ্গ এটি ব্যবহার করার বিষয়টি লক্ষ্য করেছি, তখন মহিলারা অনেক বেশি ঘন ঘন "আমার মনে হয়" লেখার প্রবণতা পোষণ করে।
পরের বার আপনি কোনও বার্তা প্রেরণ করবেন, কেবল "আমার মনে হয় …" ফেলে দিন এবং আপনার মতামত ভাগ করুন। সর্বোপরি, যদি ইমেলটি আপনার কাছ থেকে আসে, আপনি যার কাছে এটি পাঠাচ্ছেন তা অবিলম্বে এতে কোনও ভাবনা আপনাকে দায়ী করবেন !
তারা বলে যে কম বেশি, এবং আমি সত্যই বলেছি যে সম্ভবত আপনার ইমেলগুলি আরও ছোট করার চেষ্টা করাও সবচেয়ে ভাল উপায়। আমি সেখানে কি করেছি দেখুন?
