একটি ইমেল প্রেরণ দলের মধ্যে অনুরোধ করার জন্য সবচেয়ে সহজ এবং অন্তত অন্তর্নিহিত পদ্ধতি। তবে এটি স্পষ্টভাবে কারণ ইমেইলটি এতটাই অনায়াস যে এটি সম্পূর্ণরূপে সময় নষ্ট হতে পারে। অস্পষ্ট ইমেল ছুঁড়ে ফেলা যা প্রাপকদের তাদের কী করা উচিত বা আপনার জিজ্ঞাসা কেন গুরুত্বপূর্ণ তা স্পষ্টভাবে জানায় না যে প্রত্যেকের জন্য আরও কাজ তৈরি করবে।
সর্বাধিক কার্যকর ইমেলগুলি সাবজেক্ট লাইনের সাথে কলার আইডির মতো আচরণ করে এবং এমন শব্দ ব্যবহার করে যা অবিলম্বে বিন্দুতে আসে।
শব্দের নির্বাচনের জন্য এখানে কিছু করণীয় এবং করণীয় নয় যা আপনার বার্তাটি পরিষ্কারভাবে পেয়ে যাবে এবং আপনাকে আপনার সহকর্মীদের বিরক্তিকর (বা বিভ্রান্ত করার) থেকে বিরত রাখবে:
1. যখন কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে হবে
লিখবেন না: ইত্যাদি
লিখুন: এই, এই বা এই
ব্যাকরণ স্কুলে আপনার শিক্ষকরা সঠিক ছিলেন - নির্দিষ্ট থাকুন! এমনকি যদি আপনার ইমেলটি সাম্প্রতিক কথোপকথন বা মিটিং অনুসরণ করে তবে এটি সম্ভবত কিছু করার পরে দায়ের করতে চলেছে। যখন আপনার প্রাপক এটি পড়তে প্রস্তুত হবে, তখন "স্টাফের সাথে ফলোআপ দেখা ইত্যাদি" দেখে সহায়ক হবে না। পরিবর্তে, আপনার কী প্রয়োজন তা পরিষ্কার করে লিখুন এবং লিখুন: "দয়া করে স্টাফ মিটিং থেকে এই প্রশ্নগুলি সমাধান করুন" বা "স্টাফ মিটিংয়ে আলোচিত প্রতিবেদন।" আপনার বিষয়টি একটি করণীয় তালিকার প্রাক-লিখনের মতো চিন্তা করুন যাতে সেই বাক্সটির পক্ষে এটি সহজ easy চেক করা।
২. আপনি যখন অন্য ইমেলটি ভাগ করছেন
লিখবেন না: "FWD:"
লিখুন: সহায়তা
এটি সর্বদা আমাকে 90 এর দশকের কথা ভাবতে বাধ্য করে, যখন ইমেলগুলি এইরকম কিছু ঘটেছিল তা দেখতে দেখা যায়: "Fwd: fwd: fwd: fw: 10 জনকে এটি প্রেরণ করুন এবং এটি আপনার ভাগ্যবান দিন!" আপনি যদি সত্যিই না হন তবে কর্মক্ষেত্রে চেইন লেটারগুলি প্রেরণ করছেন (গুরুত্ব সহকারে, করবেন না), আপনি সম্ভবত এমন কিছু ভাগ করছেন যা অন্য কেউ লিখেছেন যে আপনি চান আপনার সহকর্মী সম্পর্কে পড়া বা কিছু করা। সেক্ষেত্রে, তার পক্ষে একটি অনুগ্রহ করুন এবং লিখুন "আপনি কি আমাকে এই বোঝাতে সাহায্য করতে পারেন?" বা "ক্লায়েন্টের কাছে মনে হচ্ছে সহায়তার দরকার আছে।" অবশ্যই, আপনি ইমেলটির মূল অংশে এই বার্তাটি লেখার পরিকল্পনা করেছেন, তবে বিষয়টি হ'ল আপনি যদি এটি দ্রষ্টব্য পেতে চান তবে আরও ভাল জায়গা
৩. যখন আপনি ব্যক্তিগত হওয়ার চেষ্টা করছেন
লিখবেন না: আরে
লিখুন: আপনি
কোনও ইমেল সাবজেক্ট লাইনে একটি "আরে" প্রেরণ করা আপনার বন্ধু বা আপনার ডেটিংয়ের সাথে "আমাদের কথা বলা দরকার" পাঠানো একই জিনিস। এটা করবেন না! আপনি প্রাপককে যা কিছু আসবে তা সন্দেহজনক করে তুলবেন এবং প্রতিক্রিয়ার জন্য আপনি কিছুক্ষণ অপেক্ষা করতে পারেন কারণ এটি কখনও না খোলার। যেহেতু আপনাকে ব্যক্তিগত বা ব্যক্তিগত কিছু সম্পর্কে আড্ডার প্রয়োজন হতে পারে, তাই চেষ্টা করুন "আপনার 15 মিনিটের আড্ডার জন্য কখন সময় হবে?" এই পদ্ধতির প্রান্তটি বন্ধ হয়ে যায় এবং প্রাপকের হাতে এমন সময় বেছে নেওয়ার জন্য শক্তি রাখে যা তার পক্ষে কাজ করে ।
৪. যখন আপনার এখন এটির প্রয়োজন হবে
লিখবেন না: জরুরি
কি লিখুন: আজ
যখন সময় অল্প হয় এবং চাপ বেশি থাকে, তখন "জরুরি" একটি শব্দ যা কেবল আতঙ্ক সৃষ্টি করতে পারে। এবং আতঙ্কিত হওয়া কোনও কাজের জন্য একজন ব্যক্তির করা শেষ কাজ। আপনার যদি প্রয়োজনটি সনাক্ত করতে এবং ইমেল প্রেরণের জন্য পর্যাপ্ত সময় থাকে তবে আপনার আগাম বিজ্ঞপ্তি দেওয়ার সময়ও হবে যে "এটি আজ আপনার প্রথম অগ্রাধিকার হওয়া দরকার” "যদি এটি সত্যই জরুরি হয়, একটি ফোন কল করুন বা ব্যক্তিগতভাবে যান পরিবর্তে.
5. এবং আরও একটি বোনাস বাক্যাংশ
সর্বশেষে তবে একটি বাক্যটি নয় যা আমরা সকলেই আমাদের ইমেলগুলি শেষ করতে বলেছি কিন্তু আমাদের সহকর্মীদের সরাসরি সম্বোধনের জন্য খুব কমই এটি ব্যবহার করতে পারে: "আপনাকে ধন্যবাদ।" প্রশংসা একটি সংক্ষিপ্ত, সহজ বার্তা আপনার মধ্যে বন্ধন জোরদার করতে দীর্ঘ পথ যেতে পারে এবং আপনার দলের সদস্যরা। এটি বলে যে আপনি তাদের প্রচেষ্টাকে স্বীকৃতি দিন এবং তাদের ভূমিকার মূল্য দিন। এবং এটি নিশ্চিতভাবে একটি বিশ্বাসের পতন বজায় রাখে।
