অডিও কনফারেন্স কলগুলি ব্যবসা ও সামাজিক সভাগুলোর জন্য অনেক সুবিধা বহন করে, তবে তারা তাদের নিজস্ব সমস্যায় পড়ে। তাদের মোকাবেলার ব্যর্থতা একটি পেশাদার, কার্যকরী, কার্যকরী বৈঠক এবং একটি বোঝা গরীব মানুষের কনফারেন্স কলের মধ্যে পার্থক্য হতে পারে যা তার লক্ষ্য অর্জন করে না। এখানে সাতটি সাধারণ সমস্যা এবং কীভাবে তাদের সমাধান করা যায়।
1. ব্যাকগ্রাউন্ড নয়েজ
এটি এমন কোন শব্দ যা কোনও অংশগ্রহণকারীর কাছ থেকে তাদের কণ্ঠস্বরের মত, যেমন চেয়ার, ঝলকানি, পটভূমি, যন্ত্রপাতি শুল্ক, কাগজের ঝুলন্ত ইত্যাদি থেকে আসে। আপনি এই অংশগ্রহণকারীদের বেশিরভাগ অংশগ্রহণকারীদের সাথে ভিওআইপি (ইন্টারনেট প্রোটোকলের উপর ভয়েস) ব্যবহার করেন কারণ প্রচলিত ফোন হ্যান্ডসেটে ডেডিকেটেড এবং স্বল্প-পরিসীমা মাইক্রোফোনের রয়েছে, যেখানে ভিওআইপি ডিভাইসে বহনযোগ্য মাইক্রোফোনের সাথে কাজ করে যা আরও বুদ্ধিমান। একটি উদাহরণ ল্যাপটপ কম্পিউটারে মাইক্রোফোন অ্যারে সিস্টেম। কিছু মানুষ তাদের ডিভাইস হাতিয়ার ব্যবহার করে সম্মেলন অংশগ্রহণ।
এই পরিস্থিতিটি সমাধান করার একমাত্র উপায় হলো অংশগ্রহণকারীরা যেসব ঝামেলা সৃষ্টি করছে সে সম্পর্কে সচেতন হওয়া, যা কনফারেন্সের আগে যোগাযোগের মাধ্যমে সর্বোত্তমভাবে সম্পন্ন করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, সংগঠক হিসাবে, আপনি সেশনের পূর্বে কনফারেন্স কল শিষ্টাচারের উপর একটি ইমেল প্রেরণ করতে চাইতে পারেন।
2. ইকো
ইকো ব্যাকগ্রাউন্ড গোলমালের অংশ হতে পারে, তবে এটি এর চেয়ে বেশি প্রযুক্তিগত। কনফারেন্স কলটিতে অংশগ্রহণকারী কেউ হয়তো তাদের ফোনের সমস্যা হতে পারে-উদাহরণস্বরূপ এটিতে ইকো বাতিলকরণের অভাব রয়েছে। (ইকো উত্পাদন বন্ধ করা সম্পর্কে আরও পড়ুন।)
প্রতিধ্বনি সঙ্গে কেউ সাধারণত ঝুলন্ত জিজ্ঞাসা করা হয়। তাই আবার, কনফারেন্স কলটিতে ব্যবহৃত ফোন এবং অন্যান্য সরঞ্জামগুলির সাথে যেকোনো প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলির সক্রিয় সচেতনতা গুরুত্বপূর্ণ।
3. উপস্থিতি ব্যবস্থাপনা অভাব
একটি অডিও কনফারেন্স কলটিতে, আপনি কেবলমাত্র আপনার ইন্দ্রিয়গুলির একটি ব্যবহার করেন: আপনার শ্রবণ। আপনি যে লোকের সাথে কথা বলছেন বা শুনছেন তা আপনি দেখতে পাবেন না। আপনার কনফারেন্স কলটিতে প্রতিটি এন্ট্রির ট্র্যাক রাখা এবং প্রস্থান না হওয়া পর্যন্ত, কনফারেন্সে একবার একবার আপনার দর্শকদের উপস্থিতি সম্পর্কে অবগত থাকবেন না।
এই সমস্যা পর্যন্ত একটি definitive সমাধান ছাড়া অবশেষ। উপস্থিত সরঞ্জামটি যেকোন ধরনের উপস্থিতি ব্যবস্থাপনাকে উপস্থাপন করে UberConference, যা আপনাকে কারা বলছে তা দেখতে দেয়, কে এখানে, কে নেই, ইত্যাদি। এই ধরনের কয়েকটি সরঞ্জাম সম্প্রতি ক্রপ আপ হয়েছে, কিছু আকর্ষণীয় ভিজ্যুয়াল ইন্টারফেস আইকন সহ অংশগ্রহণকারীদের প্রতিনিধিত্ব করে। অংশগ্রহণকারীদের উপস্থিতিগুলি পরিচালনা করার সেরা উপায়টি এখনও সহজ শিষ্টাচার হতে পারে: প্রত্যেক ব্যক্তিকে সৌজন্যের বিষয় হিসাবে তাদের আগমন এবং পদক্ষেপগুলি ঘোষণা করতে বলুন।
4. হোল্ড উপর সঙ্গীত
মানুষ সাধারণত তাদের ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য তাদের ফোন ইন্টারফেস বরখাস্ত, কিন্তু কনফারেন্স কল জন্য কখনও। এটি সঙ্গীত শুনতে শুনতে রাখা হয়েছে যে কেউ জন্য ভাল হতে পারে, এটি একটি কনফারেন্স কল একটি উপহাস হবে। কিছু অংশগ্রহণকারীরা অন্য কোনও কল বা কার্য উপস্থিত থাকার সময় সম্মেলনটি ধরে রাখতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, আনুষ্ঠানিকভাবে কনফারেন্সে ল্যাটিমিক আবেশন যোগ করে। এখানে আবার, একটি প্রাথমিক কনফারেন্সিং নৈতিকতা সচেতনতা প্রচারণা উপযুক্ত।
5. নেতৃত্বের অভাব
কিছু ক্ষেত্রে, যদি কোন দলের কোন নেতা না থাকে তবে বিশৃঙ্খলার পরিবর্তে নেতৃত্ব দেবে। এই বিশেষ করে একটি সম্মেলন সেটিং সম্ভবত। এক ব্যক্তি আলোচনা পরিচালনা করতে পারে যে প্রত্যেকেরই কথা বলার এবং প্রয়োজনীয় মনোযোগ দেওয়ার জন্য যথেষ্ট সময় দেওয়া হয় এবং ট্র্যাকগুলিতে জিনিসগুলি ফিরে পেতে হলে বিপথগামী বা নিম্নমানের দ্বন্দ্ব হওয়া উচিত।
6. সামগ্রী এবং নথি অপব্যবহার
অনেক সম্মেলন নথি, উপকরণ, এবং সরঞ্জাম পড়ুন। এই ধরনের তথ্য ভুল প্রচার কিছু অংশীদারকে কিছু নির্দিষ্ট স্থানে অন্ধকারে ফেলে দেয়, যার ফলে উদ্বেগ সৃষ্টি হয়। সম্মেলন শুরু হওয়ার আগে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কাছে প্রাসঙ্গিক তথ্য এবং নথি প্রচারের জন্য যত্ন নিন।
আরেকটি, ভাল, উপায় অনলাইন সহযোগিতা সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করা, যা এমন উপকরণগুলির সাথে মিথস্ক্রিয়া করার অনুমতি দেয়।
7. দরিদ্র কল মানের
এটি প্রায়শই ভিওআইপি পরিষেবাদির সাথে ঘটে, যা ব্যান্ডউইথ, কোডেক, ফোন এবং অন্যান্য ডিভাইসগুলির মধ্যে রয়েছে এমন অনেকগুলি কারণের উপর নির্ভর করে। কনফারেন্স নেতা বা সংগঠক হলে আপনি এই সম্পর্কে অনেক কিছু করতে পারবেন না। দরিদ্র ভয়েস মানের ভুক্ত অংশগ্রহণকারী তাদের পাশে প্রযুক্তিগত সমস্যা মোকাবেলা করতে হবে।
