মাইক্রোসফ্ট ব্যবহার করেমেইল মার্জ বৈশিষ্ট্য, আপনি একটি বৃহত্তর সংখ্যক প্রাপকদের সামান্য পরিবর্তন সঙ্গে একই নথি পাঠাতে পারেন। একত্রিত শব্দটি এমন একটি তথ্য যা একটি স্প্রেডশীট (যেমন একটি চিঠি) একটি ডাটা উত্স নথির সাথে একত্রিত হয় তা থেকে আসে।
২007, ২010, ২013, 2016 এবং অফিস 365 সহ এই টিউটোরিয়ালের ডেটা মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের বেশিরভাগ সংস্করণের সাথে সংকলিত করা যেতে পারে।
মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড এর মেল মার্জ বৈশিষ্ট্যটি Word 2010, 2013, 2016, এবং Office 365 এর সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।
শব্দ মেইল মার্জ বৈশিষ্ট্য এক্সেল থেকে তথ্য সঙ্গে নির্বাকভাবে কাজ করে। শব্দটি আপনাকে একটি ডেটা উৎস তৈরি করার অনুমতি দেয়, এই ডেটা ব্যবহার করার জন্য বিকল্প সীমিত। যদি আপনার স্প্রেডশীটে ইতিমধ্যেই আপনার ডেটা থাকে, তবে এটি সমস্ত তথ্যকে ওয়ার্ডের ডেটা উত্সতে পুনরায় টাইপ করার অর্থ রাখে না।
মেইল মার্জ জন্য ডেটা প্রস্তুতি
তাত্ত্বিকভাবে, আপনি কোনও বিশেষ প্রস্তুতি ছাড়াই ওয়ার্ড মেইল মার্জ ফাংশনে যেকোন এক্সেল ওয়ার্কশীট ব্যবহার করতে পারেন। তবে, মেল মার্জ প্রক্রিয়াটি অপ্টিমাইজ করার জন্য আপনার কার্যপত্র তৈরি করতে কিছু সময় লাগতে হবে।
স্প্রেডশীট ডেটা সংগঠিত করুন
আপনার এক্সেল তথ্য সুন্দরভাবে সংগঠিত করা উচিত সারি এবং কলাম। প্রতিটি সারির একটি রেকর্ড হিসাবে এবং প্রতিটি কলামকে এমন ক্ষেত্র হিসাবে মনে করুন যা আপনি আপনার নথিতে ঢোকাতে যাচ্ছেন। যদি আপনি একটি রিফ্রেশার প্রয়োজন হয়, একটি এক্সেল তথ্য-এন্ট্রি টিউটোরিয়াল দেখুন।
একটি হেডার সারি তৈরি করুন
মেইল একত্রীকরণের জন্য আপনি যে শীটটি ব্যবহার করতে চান তার জন্য শীর্ষচরণ সারি তৈরি করুন। একজনহেডার সারি একটি সারিতে রয়েছে এমন লেবেল রয়েছে যা তার নীচে কোষগুলির তথ্য সনাক্ত করে। এক্সেলটি কখনও কখনও ডেটা এবং লেবেলের মধ্যে পার্থক্য সম্পর্কে ফিক্সিক হতে পারে, তাই শিরোনাম পাঠ্য, সেল সীমানা এবং সেল ছায়া ব্যবহার করে এই স্পষ্ট করে তুলুন যা শিরোনাম সারির জন্য অনন্য - এটি অ্যাক্সেলটিকে আপনার বাকি ডেটা থেকে আলাদা করে নিশ্চিত করে।
পরবর্তীতে যখন আপনি প্রধান নথির সাথে ডেটা মার্জ করছেন, তখন লেবেলগুলি মার্জ ক্ষেত্রগুলির নাম হিসাবে উপস্থিত হয়, তাই আপনার নথিতে কোন তথ্য ঢোকানো হচ্ছে তা কোন বিভ্রান্তি নেই।
আপনার এক্সেল স্প্রেডশীটে কলামগুলি লেবেল করা একটি ভাল অভ্যাস, কারণ এটি ভবিষ্যতে ব্যবহারকারী ত্রুটির প্রতিরোধ করতে সহায়তা করে।
একক শীট উপর সমস্ত তথ্য রাখুন
মেইল একত্রীকরণের জন্য আপনি যে ডেটা ব্যবহার করতে চান তা অবশ্যই এক শীটে থাকতে হবে; যদি এটি একাধিক শীট জুড়ে ছড়িয়ে পড়ে তবে আপনাকে শীটগুলি একত্রিত করতে বা একাধিক মেল মার্জ করতে হবে। এছাড়াও, শিটগুলি স্পষ্টভাবে নামকরণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করুন, যেহেতু আপনি এটি দেখতে না চাইলে সেটি নির্বাচন করতে চান।
একটি মেল মার্জ একটি তথ্য উত্স সংযুক্ত
আপনার প্রস্তুত নথি দিয়ে আপনার প্রস্তুত হওয়া এক্সেল স্প্রেডশীটটি যুক্ত করতে:
-
ক্লিক করুন মেলগুলির ট্যাব এর ফিতামত.
-
নির্বাচন করুন মেইল মার্জ শুরু করুন অ্যাক্সেস বোতাম ড্রপ-ডাউন.
যেমন আমরা এই উদাহরণের জন্য একটি চিঠিতে আমাদের তথ্য লিখব, আমরা নির্বাচন করব চিঠি বিকল্প থেকে ড্রপ-ডাউন.
-
নির্বাচন করুন প্রাপক নির্বাচন করুন অ্যাক্সেস বোতাম ড্রপ-ডাউন.
আমরা একটি সংরক্ষিত এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে আমাদের ডেটা আমদানি করতে চাই, তাই নির্বাচন করুন একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন … বিকল্প।
-
ডায়লগ বক্স থেকে, খুঁজে এবং আপনার এক্সেল ফাইল নির্বাচন করুন.
ক্লিক ঠিক আছে এগিয়ে যেতে.
-
থেকে টেবিল নির্বাচন করুন সংলাপ বাক্স, শীট নির্বাচন করুন আপনার টেবিল সঙ্গে, এবং ক্লিক করুন ঠিক আছে বোতাম।
আপনার এক্সেল কলাম হেডার আছে, নিশ্চিত করুন তথ্য প্রথম সারির কলাম শিরোনাম রয়েছে অপশন চেক করা হয়।
-
ক্লিকঠিক আছে.
এখন ডেটা উৎসটি প্রধান দস্তাবেজের সাথে যুক্ত করা হয়েছে, আপনি পাঠ্য লিখতে বা আপনার Word নথির সম্পাদনা করতে শুরু করতে পারেন। আপনি Excel এ আপনার ডেটা উত্সতে পরিবর্তনগুলি করতে পারবেন না। যদি আপনি ডেটাতে পরিবর্তনগুলি করতে চান তবে Excel এ ডাটা উত্স খুলতে পারার আগে আপনাকে Word এ ডকুমেন্ট বন্ধ করতে হবে।
আপনার নথিতে মার্জ ক্ষেত্র ঢোকানো
-
ক্লিক করুনমার্জ ক্ষেত্র ঢোকান খুলতে মেইল মার্জ টুলবারের বোতামটি খুলুনমার্জ ক্ষেত্র ঢোকান ড্রপ-ডাউন।
-
আপনি তালিকা থেকে সন্নিবেশ করতে চান এমন ক্ষেত্রটির নামটি হাইলাইট করুন এবং ক্লিক করুনসন্নিবেশ.
মেইল মার্জ ডকুমেন্টস দেখুন
একটি নথিতে মার্জ ক্ষেত্রগুলি সন্নিবেশ করাতে, শব্দটি ডেটা উত্স থেকে শব্দটির ফর্ম্যাটিং বহন করে না। আপনি যদি ইটালিক, গাঢ়, বা নিম্নরেখা হিসাবে ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করতে চান তবে আপনাকে অবশ্যই Word এ এটি করতে হবে।
আপনি ক্ষেত্রের সাথে দস্তাবেজটি দেখছেন, আপনি ক্ষেত্রের উভয় পাশে ডবল তীর নির্বাচন করুন যা আপনি ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করতে চান। যদি আপনি নথিতে মার্জড ডেটা দেখেন তবে আপনি যে পাঠ্যটি পরিবর্তন করতে চান তা হাইলাইট করুন।
কোন ফর্ম্যাটিং পরিবর্তন সমস্ত একত্রিত নথি জুড়ে বহন করা হয়, শুধু পৃথক এক।
মার্জড ডকুমেন্টস প্রাকদর্শন
মার্জড নথি পূর্বরূপ, ক্লিক করুনমার্জড ডেটা দেখুন মেইল মার্জ টুলবারে বোতামটি। এই বোতামটি একটি টগল সুইচের মত কাজ করে, তাই যদি আপনি কেবল ক্ষেত্রগুলি দেখার জন্য ফিরে যেতে চান এবং না থাকা তথ্যটি না করে তবে আবার ক্লিক করুন।
ব্যবহার করে মার্জড নথি মাধ্যমে নেভিগেট ন্যাভিগেশনাল বোতাম উপরে মেইল মার্জ পটি। তারা, বাম থেকে ডানে:প্রথম রেকর্ড, পূর্ববর্তী রেকর্ড, রেকর্ড করতে যান, পরবর্তী রেকর্ড, এবং শেষ রেকর্ড.
ডকুমেন্টগুলি মার্জ করার আগে, তাদের সবাইকে পূর্বরূপ দেখান, অথবা যত তাড়াতাড়ি আপনি সবকিছু যাচাই করতে পারেন যে সবকিছু সঠিকভাবে মার্জ হয়েছে। বিযুক্ত তথ্য প্রায় বিরাম এবং স্থান ফাঁক নির্দিষ্ট মনোযোগ দিতে।
আপনি যখন নথি মার্জ করতে প্রস্তুত হন, তখন আপনার দুটি পছন্দ থাকে। আপনি যে কোনও পদ্ধতি নির্বাচন করেন, আপনি একটি ডায়ালগ বক্সের সাথে উপস্থাপিত হন যেখানে আপনি Word, সমস্ত রেকর্ড, বর্তমান রেকর্ড বা রেকর্ডগুলির একটি পরিসর একত্রিত করতে পারেন। আপনার পছন্দের পাশে বিকল্প বোতামটি ক্লিক করুন এবং তারপরে ক্লিক করুনঠিক আছে. যদি আপনি একটি পরিসর মার্জ করতে চান, তবে আপনি ক্লিক করার আগে আপনি মার্জে অন্তর্ভুক্ত করতে চান এমন রেকর্ডগুলির জন্য প্রথম সংখ্যা এবং চূড়ান্ত সংখ্যা রাখুনঠিক আছে. আপনি যদি ডকুমেন্টগুলি মুদ্রণ করতে চান তবে ডায়লগ বক্সটি আপলোড করার পরে আপনাকে উপস্থাপন করা হবে ছাপা সংলাপ বাক্স. আপনি অন্য কোনও নথির জন্য এটির সাথে একই সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। মেইল মার্জ ডকুমেন্টটি চূড়ান্ত করুন
