আপনি যদি বেশিরভাগ ব্যবহারকারীদের মতো হন, তবে সম্ভবত আপনি যখন তাদের সংরক্ষণ করবেন তখন আপনার নথিগুলির নাম কী হবে সে সম্পর্কে আপনি অনেক সময় ব্যয় করবেন না। দুর্ভাগ্যবশত, এটি অনুসন্ধানের জন্য আপনি যে ফাইলটি চান তা সন্ধান করা কঠিন হয়ে যেতে পারে - আপনি যেটি চান তা খুঁজে পেতে আপনাকে বিভিন্ন ফাইল খুলতেও হতে পারে।
আপনার নথির জন্য একটি নামকরণ সিস্টেম বিকাশ এবং এটি ব্যবহার করার অভ্যাস পেয়ে আপনি আপনার প্রয়োজন নথি সনাক্ত করার সময় আসে সময় এবং হতাশা সংরক্ষণ করবে। অসম্পূর্ণ ফাইল নামগুলির সাথে অগণিত নথির মাধ্যমে অনুসন্ধান করার পরিবর্তে, একটি নামকরণ সিস্টেম আপনাকে আপনার অনুসন্ধানকে দ্রুততর করতে সহায়তা করবে।
সঠিক নামকরণ সিস্টেম
আপনার ফাইলগুলিকে নাম দেওয়ার কোনও একক সঠিক উপায় নেই এবং নামকরণ সিস্টেম ব্যবহারকারীর থেকে ব্যবহারকারীর মধ্যে আলাদা হবে। গুরুত্বপূর্ণ কি আপনার কাছে জ্ঞান করে এমন পদ্ধতিটি খুঁজে বের করা এবং তারপরে তা ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করা। এখানে আপনি শুরু করার জন্য কিছু টিপস:
- আপনার ফাইলের নামটিতে নথিটি তৈরি করা তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন:এটি সম্ভাব্য একটি ফাইলের নামের মধ্যে সবচেয়ে সহায়ক উপাদানগুলির মধ্যে একটি, বিশেষ করে যখন আপনি চিঠিপত্রের সাথে ডিল করছেন। এমনকি যদি আপনি একটি নথি রচনা করার সময় ঠিক মনে রাখবেন না, এমনকি আপনি সম্ভবত আপনার অনুসন্ধানকে একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার সংকীর্ণ করতে সক্ষম হবেন।
- আপনার ফাইলের নাম প্রাপক এর নাম অন্তর্ভুক্ত করুন:অক্ষরের সাথে কাজ করার সময় এটি একটি বিশেষ মূল্যবান অনুশীলন, তবে এটি চুক্তি, মেমো এবং এমনকি নোটগুলির মতো অন্যান্য ধরণের নথিগুলির জন্য একটি সহজ উপাদান হতে পারে।
- ফাইলটি কি ধরনের নথি নির্দেশ করে তা চিহ্নিত করুন:আবার, এটি কিছু ব্যবহারকারীর জন্য প্রদত্ত মত মনে হবে, এবং যেহেতু এটি একটি ফাইলের নামের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। আপনি যদি লিখেছেন এমন একটি চিঠি খুজছেন, তবে আপনি এমন একটি ফাইলটি মুছে ফেলতে পারেন যার নামের মধ্যে "চুক্তি" বা "নোট" রয়েছে।
- আপনি ফাইলের নামের উপাদানগুলি কীভাবে আদেশ করবেন তার দিকে মনোযোগ দিন:যদিও এটি আপনার ফাইলগুলি আলাদা করতে আপনাকে সহায়তা করতে পারে না তবে এটি অনুসন্ধান করার সময় এটি আপনাকে আদেশ করতে সহায়তা করবে। Word, বা উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে খোলা ডায়ালগ বাক্সে বাছাইয়ের নিয়ন্ত্রণগুলি ব্যবহার করে, আপনি আপনার ফাইলগুলিকে বর্ণানুক্রমে (বা সাংখ্যিকভাবে) সাজান যাতে তারা ফাইলের নামের প্রথম অক্ষর অনুসারে সাজানো হয়।
এটি ফাইলগুলির নামকরণের টিপসগুলির একটি সম্পূর্ণ তালিকা নয়, তবে এটি শুরু করার জন্য একটি ভাল জায়গা। একবার আপনি আপনার ফাইলগুলিকে সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে নামকরণের অভ্যাস শুরু করলে, আপনি এমন একটি সিস্টেম বিকাশ করবেন যা আপনার জন্য সর্বোত্তম কাজ করে - এবং সম্ভবত আপনার নিজস্ব কিছু কৌশল নিয়ে আসে।
