মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস ব্যবহার করতে দ্বিধাগ্রস্ত কোম্পানিগুলির একটি কারণ হল স্প্রেডশীট এবং ডাটাবেসের মধ্যে পার্থক্য বোঝার অভাব। এটি অনেক লোককে বিশ্বাস করে যে ক্লায়েন্টের তথ্য, ক্রয় আদেশ এবং স্প্রেডশীটের প্রকল্প বিবরণগুলি তাদের চাহিদাগুলির জন্য পর্যাপ্ত। শেষ ফলাফল হল কনফিগারেশন নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখা, ফাইল দুর্নীতির হারানো, এবং কর্মচারীরা ঘটনাক্রমে প্রাসঙ্গিক তথ্যটি মুছে ফেলে। ক্ষমতা এবং ডেটাবেসের অনেকগুলি ব্যবহার সম্পর্কে একটু জ্ঞান থাকা সত্ত্বেও ছোট ব্যবসার জন্য যখন কোনও স্প্রেডশীট একটি কাজের জন্য যথেষ্ট এবং কোন ডেটাবেস তৈরি করার প্রয়োজন হয় তখন এটি দেখতে পাওয়া যায়।
একটি ডাটাবেস কি একটি মৌলিক বোঝার আছে গুরুত্বপূর্ণ। পাবলিক লাইব্রেরির মতো অনেকগুলি আগে ডেটাবেসগুলি অ্যাক্সেস করেছেন, কিন্তু কেবলমাত্র তাদের ব্যবহার করে স্প্রেডশীট এবং ডেটাবেসগুলি কীভাবে আলাদা তা স্পষ্ট করে না। ডাটাবেস সম্পর্কে শেখার কয়েক মিনিট ব্যয় তুলনামূলক তুলনা করতে সাহায্য করবে।
তথ্য সংস্থা
স্প্রেডশীট এবং ডাটাবেসের মধ্যে সম্ভবত সর্বাধিক সুস্পষ্ট পার্থক্য ডেটা সংগঠিত হওয়ার উপায়। তথ্য তুলনামূলকভাবে সমতল হলে, একটি স্প্রেডশীট নিখুঁত। একটি ফ্ল্যাট টেবিল সেরা কিনা তা নির্ধারণ করার উপায়, একটি চার্ট বা টেবিলে সমস্ত ডেটা পয়েন্ট সহজেই প্লট করা হবে কিনা তা জিজ্ঞেস করুন? উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও সংস্থান বছরে অবশ্যই মাসিক উপার্জন ট্র্যাক করতে চায় তবে একটি স্প্রেডশীট নিখুঁত। স্প্রেডশীটগুলির কয়েকটি মূল পয়েন্টের অগ্রগতি ম্যাপিংয়ের একই ধরণের তথ্য হ্যান্ডেল করা হয়।
তুলনামূলকভাবে, ডাটাবেস একটি সম্পর্কীয় তথ্য গঠন আছে। একটি ব্যবহারকারী তথ্য টান ছিল সেখানে বিবেচনা করার জন্য অনেক পয়েন্ট আছে। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি কোম্পানী তার মাসিক উপার্জনগুলি ট্র্যাক করতে এবং গত পাঁচ বছরে প্রতিযোগীদের সাথে তুলনা করতে চায় তবে এই তথ্য পয়েন্টগুলির মধ্যে একটি সম্পর্ক রয়েছে, তবে একটিও ফোকাস নয়। ফলাফল রিপোর্ট করতে একটি একক টেবিল তৈরীর কঠিন হবে, যদি অসম্ভব না। ডেটাবেস ব্যবহারকারীদের প্রতিবেদনগুলি তৈরি করতে এবং ক্যোয়ারী চালানোর জন্য এটি সহজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।
তথ্য জটিলতা
কোনও স্প্রেডশীট বা ডেটাবেসে ডেটা বজায় রাখা উচিত কিনা তা তুলনা করার সবচেয়ে সহজ উপায়টি হল তথ্যটি কতটা জটিল। এটি এখনও কোনও ব্যবহারকারী নির্দিষ্ট না থাকলে ডেটা কীভাবে সংগঠিত হওয়া উচিত তা স্পষ্ট করে তোলে।
স্প্রেডশীট তথ্য সহজ। এটি সহজেই একটি একক টেবিল বা চার্টে যোগ করা যেতে পারে এবং তথ্য বাদ ছাড়াই উপস্থাপনে যোগ করা যেতে পারে। এটি কেবলমাত্র কয়েকটি সংখ্যাসূচক মান অনুসরণ করে বজায় রাখা সহজ। যদি শুধুমাত্র কয়েকটি সারি এবং কলাম দরকার হয় তবে ডেটা স্প্রেডশিটে ভালভাবে সংরক্ষণ করা হয়।
ডেটাবেসগুলি বিভিন্ন ধরণের ডেটা থাকে যা সমস্ত ডেটাবেসে অন্যান্য ডেটাতে কিছু সম্পর্ক থাকে। উদাহরণস্বরূপ, কোম্পানিগুলি তাদের ক্লায়েন্টদের নাম এবং ঠিকানাগুলি থেকে অর্ডার এবং বিক্রয়তে একটি উল্লেখযোগ্য পরিমাণ তথ্য রাখে। একটি ব্যবহারকারী স্প্রেডশীটে হাজার হাজার সারি ক্রোম করার চেষ্টা করলে, এটি ভাল যে এটি একটি ডাটাবেসের মধ্যে সরানো উচিত।
তথ্য পুনরাবৃত্তি
তথ্য আপডেট করার প্রয়োজন হবে শুধু কারণ একটি ডাটাবেস প্রয়োজন অপরিহার্য নয়। একই তথ্য ক্রমাগত পুনরাবৃত্তি হবে? এবং ঘটনা বা কর্ম অনুসরণ আগ্রহী ব্যবসা?
তথ্য বিন্দু পরিবর্তিত হলেও ডাটা টাইপ একই এবং ট্র্যাক একক ইভেন্ট, তথ্যটি সম্ভবত সমতল। একটি উদাহরণ একটি বছরের কোর্সের উপর বিক্রয় সংখ্যা। সময়কাল পরিবর্তন হবে এবং সংখ্যাগুলি হ্রাস পাবে, এবং তথ্য পুনরাবৃত্তি হবে না।
তথ্যগুলির কিছু অংশ একই রকম থাকবে, যেমন গ্রাহক তথ্য, অন্যগুলি যেমন, আদেশের সংখ্যা এবং অর্থ প্রদানের সময়সীমা, পরিবর্তনের সময়গুলি অনুসরণ করা হচ্ছে। এটি একটি ডাটাবেস ব্যবহার করা উচিত যখন। অ্যাকশনগুলিতে তাদের বিভিন্ন উপাদান রয়েছে, এবং তাদের ট্র্যাক করার জন্য সমস্ত একটি ডাটাবেস প্রয়োজন।
তথ্য এর প্রাথমিক উদ্দেশ্য
স্প্রেডশিটগুলি এক-বারের ইভেন্টগুলির জন্য দুর্দান্ত, যা বিভিন্ন দিকগুলির ট্র্যাকিংয়ের প্রয়োজন হয় না। সংরক্ষণাগারভুক্ত হওয়ার আগে উপস্থাপনার জন্য এক বা দুটি চার্ট বা সারণির প্রয়োজন এমন প্রকল্পগুলির জন্য, একটি স্প্রেডশীট যেতে সর্বোত্তম উপায়। যদি দল বা সংস্থাকে ফলাফলগুলি গণনা করতে এবং শতাংশ নির্ধারণ করতে সক্ষম হয় তবে স্প্রেডশিটগুলি সবচেয়ে বেশি কার্যকর।
ডেটাবেসগুলি দীর্ঘতর প্রকল্পগুলির জন্য থাকে যেখানে ডেটা বারবার ব্যবহৃত হতে পারে। নোট এবং মন্তব্য প্রয়োজন হলে, তথ্য একটি ডাটাবেস মধ্যে সরানো উচিত। স্প্রেডশিটগুলি বিস্তারিত ট্র্যাক করতে ডিজাইন করা হয়নি, মাত্র কয়েকটি সংখ্যাসূচক পয়েন্ট।
ব্যবহারকারীর সংখ্যা
ব্যবহারকারীদের সংখ্যা স্প্রেডশীট বা ডাটাবেস ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সিদ্ধান্তটি শেষ হতে পারে। যদি কোনও প্রকল্পের প্রয়োজন হয় যে বিপুল সংখ্যক ব্যবহারকারী ডেটা আপডেট করতে এবং পরিবর্তন করতে সক্ষম হবেন তবে এটি স্প্রেডশীটে করা উচিত নয়। স্প্রেডশীটের সাথে সঠিক কনফিগারেশন নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখা আরও কঠিন। তথ্যটি আপডেট করার জন্য কয়েকটি ব্যবহারকারী থাকলে সাধারণত তিন থেকে ছয়টি পর্যন্ত একটি স্প্রেডশীট যথেষ্ট হওয়া উচিত (যদিও এটির সাথে এগিয়ে যাওয়ার আগে নিয়মগুলি স্থাপন করা নিশ্চিত করুন)।
যদি কোন প্রকল্পে বা সমগ্র বিভাগে অংশগ্রহনকারীরা পরিবর্তন করতে হয় তবে একটি ডাটাবেস ভাল পছন্দ। এমনকি যদি একটি সংস্থা ছোট এবং শুধুমাত্র বিভাগে এক বা দুই জন লোক থাকে, তবে বিবেচনা করুন যে এই বিভাগে কতজন লোক পাঁচ বছরে শেষ হতে পারে এবং জিজ্ঞাসা করতে হবে যে তাদের কী পরিবর্তন করতে হবে। অ্যাক্সেস প্রয়োজন যারা আরো ব্যবহারকারীদের, একটি ডাটাবেস সম্ভবত আরো ভাল বিকল্প।
আপনি অ্যাকাউন্টে তথ্য নিরাপত্তা নিতে হবে। যদি অনেক সংবেদনশীল তথ্য থাকে যা সুরক্ষিত করা প্রয়োজন তবে ডেটাবেসগুলি আরও ভালো সুরক্ষা দেয়। পদক্ষেপ নেওয়ার আগে, ডাটাবেস তৈরি করার আগে বিবেচনা করা উচিত এমন নিরাপত্তা সমস্যাগুলি সম্পর্কে পড়তে ভুলবেন না।
আপনি যদি মুঠোফোন তৈরি করতে প্রস্তুত হন তবে আপনার যাত্রা শুরু করতে স্প্রেডশীটগুলি কীভাবে ডেটাবেসে রূপান্তর করবেন তা পড়ুন।
