আপনি আপনার এক্সেল স্প্রেডশীটে অনেকগুলি কাজ করেছেন, আপনি এটি সংরক্ষণ বোতামে আঘাত করতে ভুলে যান না কেন এটি স্লিপে ছেড়ে দেবেন না। আপনার কাজের নিরাপদ রাখতে এবং পরবর্তী গুরুত্বপূর্ণ সময়ের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় গুরুত্বপূর্ণ ফাইলটি সংরক্ষণ করার জন্য এই টিপসটি ব্যবহার করুন। অথবা, যদি আপনি আপনার কাজ ভাগ করতে চান, তবে PDF সংরক্ষণ ফাংশনটি কীভাবে সহজে করতে হবে তা শিখুন।
এক্সেল সংরক্ষণ শর্টকাট কী ব্যবহার করুন
অধীনে সংরক্ষণ বিকল্প ব্যবহার করে কাজ বই ফাইল সংরক্ষণ ছাড়াও ফাইল মেনু অথবা আইকন সংরক্ষণ করুন দ্রুত এক্সেস টুলবার, এক্সেল কীবোর্ডে শর্টকাট কী ব্যবহার করে সংরক্ষণ করার বিকল্প আছে। এই শর্টকাটের জন্য কী সমন্বয় হল:
জন্য ctrl + এস
ফাইলটি আগে সংরক্ষণ করা হলে, সংরক্ষণের সময় মাউস পয়েন্টার একটি ঘন্টা গ্লাস আইকনে পরিবর্তিত হবে। অন্যথায়, যদি প্রথমবারের জন্য কাজ পুস্তক সংরক্ষণ করা হচ্ছে, সংরক্ষণ করুন ডায়লগ বক্স খোলা হবে।
প্রথম সময় সংরক্ষণ করুন
যখন কোনও ফাইলটি প্রথমবারের জন্য সংরক্ষিত হয়, তখন তথ্যটির দুটি অংশ অবশ্যই নির্দিষ্ট করতে হবে সংরক্ষণ করুন ডায়ালগ বাক্স, ফাইলের নাম সহ এবং যেখানে এটি সংরক্ষিত হবে অবস্থান সহ।
ফাইলের নাম স্পেস সহ 255 টি অক্ষর ধারণ করতে পারে।
বারবার সংরক্ষণ করুন
যেহেতু ব্যবহার করে জন্য ctrl + এস শর্টকাটটি ডেটা সংরক্ষণের মতো একটি সহজ উপায়, ঘন ঘন সংরক্ষণের জন্য একটি ভাল ধারণা - কমপক্ষে প্রতি পাঁচ মিনিট - কম্পিউটার ক্র্যাশের ক্ষেত্রে ডেটা হ্রাস এড়ানোর জন্য।
সংরক্ষণ অবস্থান পিনিং
এক্সেল ২013 সাল থেকে এটি প্রায়শই ব্যবহৃত সংরক্ষিত অবস্থানগুলি পিন করা সম্ভব হয়েছেসংরক্ষণ করুন . এই কাজটি সাম্প্রতিক ফোল্ডার তালিকার শীর্ষে অবস্থানটি সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য রাখে। পিন করা যাবে এমন অবস্থানের সংখ্যা কোন সীমা নেই। একটি সংরক্ষণ অবস্থান পিন করতে:
- ক্লিক করুনফাইল> সংরক্ষণ করুন.
- মধ্যেসংরক্ষণ করুন উইন্ডো, মাউস পয়েন্টার অধীনে পছন্দসই অবস্থানে রাখুনসাম্প্রতিক ফোল্ডার পর্দার ডান দিকের দিকে, একটি অবস্থানের জন্য একটি ধাক্কা পিনের একটি ছোট অনুভূমিক চিত্র উপস্থিত হয়।
- ক্লিক করুনপিনযে অবস্থান জন্য। একটি ধাক্কা পিন-ড্রপ-ডাউনের উলম্ব চিত্রের ছবিতে ছবিটি পরিবর্তন করা হয়েছে যা নির্দেশ করে যে অবস্থানটি এখন শীর্ষে পিন করা হয়েছে সাম্প্রতিক ফোল্ডার তালিকা।
- একটি অবস্থান আনপিন করতে, ক্লিক করুনউল্লম্ব ধাক্কা পিন ইমেজআবার একটি অনুভূমিক পিন ফিরে এটি পরিবর্তন।
পিডিএফ ফাইল হিসাবে এক্সেল ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করুন
এক্সেল ২010-তে প্রথম উপস্থাপিত বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল এক্সেল স্প্রেডশীট ফাইলগুলিকে রূপান্তর বা সংরক্ষণ করার ক্ষমতা পিডিএফ ফরম্যাট। একটি পিডিএফ ফাইল (পোর্টেবল ডকুমেন্ট ফরম্যাট) অন্যদের তাদের কম্পিউটারে ইনস্টল করা এক্সেল, যেমন আসল প্রোগ্রাম প্রয়োজন ছাড়া নথি দেখতে পারবেন।
পরিবর্তে, ব্যবহারকারীরা বিনামূল্যে পডকাস্ট রিডার প্রোগ্রামের মতো ফাইলটি খুলতে পারে যেমন অ্যাডোব অ্যাক্রোব্যাট রিডার। একটি পিডিএফ ফাইল আপনাকে স্প্রেডশিট ডেটা অন্যদের পরিবর্তন করার ক্ষমতা প্রদান না করার অনুমতি দেয়।
পিডিএফ ফরম্যাটে সক্রিয় ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করা হচ্ছে
পিডিএফ ফরম্যাটে একটি ফাইল সংরক্ষণ করার সময় ডিফল্টরূপে কেবল বর্তমান বা সক্রিয় ওয়ার্কশীট - যে স্ক্রিনে ওয়ার্কশীট - সংরক্ষিত হয়। এক্সেল ব্যবহার করে পিডিএফ ফরম্যাটে একটি এক্সেল ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করার পদক্ষেপসংরক্ষণ করুন ফাইল টাইপ বিকল্প হয়:
- ক্লিক করুনফাইলট্যাবফিতামত উপলব্ধ মেনু অপশন দেখতে।
- ক্লিক করুন সংরক্ষণ করুন বিকল্প হিসাবে সংরক্ষণ খুলুন বিকল্প।
- একটি অবস্থান চয়ন করুন ফাইল সংরক্ষণ করার জন্যসংরক্ষণ করুন লাইন।
- ফাইলের জন্য একটি নাম টাইপ করুনফাইল নামনীচে লাইন।
- শেষে শেষে তীর উপর ক্লিক করুনটাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন লাইন।
- তালিকার মাধ্যমে স্ক্রোল করুন এবং ক্লিক করুন পিডিএফ (* .পিডিএফ)এটি প্রদর্শিত করতে বিকল্পটাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন ডায়ালগ বক্স লাইন।
- ক্লিকসংরক্ষণ করুনপিডিএফ ফরম্যাটে ফাইল সংরক্ষণ করতে এবং ডায়লগ বক্সটি বন্ধ করতে।
পিডিএফ ফরম্যাটে একটি সম্পূর্ণ ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করুন
উল্লেখ হিসাবে, ডিফল্টসংরক্ষণ করুন বিকল্পটি শুধুমাত্র বর্তমান ফর্মশিটটি PDF ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করে। পিডিএফ ফাইল হিসাবে আপনার পুরো কাজকর্ম সংরক্ষণ করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- খোলা সংরক্ষণ করুন সংলাপ বাক্স.
- খোলা আরও বিকল্প.
- ক্লিক করুনপিডিএফ (* .পিডিএফ) বিকল্প বোতামটি নির্বাচন করার জন্য ডায়ালগ বক্সের টাইপ লাইন হিসাবে সংরক্ষণ করুন।
- খুলতে বাটনে ক্লিক করুনবিকল্পসংলাপ বাক্স.
- নির্বাচন করা সমগ্র ওয়ার্কবুকপ্রকাশ কি বিভাগে।
- ক্লিকঠিক আছেফিরে যাওসংরক্ষণ করুন সংলাপ বাক্স.
- ক্লিকসংরক্ষণ করুনপিডিএফ ফরম্যাটে আপনার ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করুন এবং ডায়লগ বাক্সটি বন্ধ করুন।
ফাইলের ধরনটি PDF এ সংরক্ষণ করুন (* .pdf) হিসাবে সংরক্ষণ করুন ডায়ালগ বক্সে বিকল্প বোতামটি শুধুমাত্র দৃশ্যমান হয়ে যায়। এটি PDF এবং বিন্যাসে কোন তথ্য এবং তথ্য সংরক্ষিত হয় সে সম্পর্কে আপনাকে অনেকগুলি পছন্দ দেয়।
OneDrive স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করুন
আপনি ব্যবহার করছেন মাইক্রোসফ্ট অফিস 365যখনই আপনি আপনার সঞ্চয় অবস্থান হিসাবে কোম্পানির OneDrive ক্লাউড স্টোরেজটি নির্বাচন করবেন তখন এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার কাজটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করবে। নতুন বৈশিষ্ট্য আপনার কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে আপনার নথিকে সংরক্ষণ করে, আপনি সংরক্ষণ বোতামটি বা কোনও সম্পর্কিত শর্টকাট কীগুলিকে ক্রমাগত আঘাত করার প্রয়োজনীয়তাটি সরিয়ে ফেলেন - এটি যখন আপনার কাজ করার সময় চিন্তা করার জন্য একটি কম দিক।
অটোস্যাভ ফাংশনটি কাজ করার জন্য, আপনার আপনার ডকুমেন্টগুলি আপনার OneDrive ফোল্ডারের একটি অবস্থানে সংরক্ষণ করা আবশ্যক। অটোস্যাভ ফাংশনটি আপনার পিসি বা ম্যাকের অন্য কোনও অবস্থানের সাথে কাজ করে না।
আপনার যদি অফিস 365 থাকে এবং আপনার ফাইলগুলি OneDrive এ সংরক্ষণ করছে, তবে নিশ্চিত হন যে স্বয়ংক্রিয়-সংরক্ষণ এক্সেল স্ক্রিনের উপরের বাম দিকের কোণে টগল সুইচটি চেক করে ফাংশন সক্ষম করা হয়। যখন সক্রিয়, সুইচ বলতে হবে উপর। বৈশিষ্ট্যটি বন্ধ করে এবং নিজের কাজটি নিজে সংরক্ষণ করতে, কেবলমাত্র এটি পরিবর্তন করতে স্যুইচটিতে ক্লিক করুন বন্ধ.
