হাস্যকরভাবে ভাল ইমেল লেখার জন্য সম্পাদকের গাইড

একটি মহামারী আছে bad খারাপ ইমেলগুলির একটি মহামারী।

আমি পঞ্চমবারের পরে আমার বস তার ইমেলটির উপরে মন্তব্য করার জন্য আমি তাকে দেখার জন্য পাঠিয়েছিলাম: "এটি সত্যিই খুব ভাল ইমেল!" আমি ইমেলগুলিতে ঘনিষ্ঠ মনোযোগ দেওয়া শুরু না করা পর্যন্ত আমি এটিকে বিশেষ কিছু মনে করিনি। আমি গ্রহণ করছিলাম। ভয়াবহ ব্যাকরণের ত্রুটি ছিল, বিব্রতকর বানান ভুল, ভুল নাম, ইমোটিকনস, সঠিক অভিবাদন বা সুখের অভাব এবং সাধারণ পুরানো খারাপ লেখা were আমি এবং যেতে পারে।

মানুষ এমন না যে আমরা অক্ষম। আমরা কেবল আমাদের ইমেলগুলিতে যত্ন নিচ্ছি না যে তাদের অনেকেরই প্রাপ্য। যত্ন, বলুন, একটি সম্পাদক একটি নিবন্ধ দিতে পারে।

সুতরাং, আমাদের সকলকে আমাদের কর্মক্ষেত্রের যোগাযোগের উন্নতিতে সহায়তা করার জন্য, ইমেলগুলি লেখার জন্য সম্পাদকের গাইড এখানে আপনার সম্মান অর্জন করবে (এবং প্রতিক্রিয়াগুলি)। পরের বার আপনি আপনার ইনবক্সের মধ্য দিয়ে যাচ্ছেন ideas এবং কয়েকটি ছোট পরিবর্তনগুলির কী কী প্রভাব ফেলবে তা দেখুন ideas

আস্তে আস্তে

আমি জানি আমরা সকলেই ইনবক্স শূন্যে নামার লড়াইয়ে আছি। এবং নিশ্চিতভাবেই, কিছু ক্ষেত্রে দ্রুত ইমেল ছোটাছুটি করা অর্থপূর্ণ হয়: যখন আপনি কোনও ঘনিষ্ঠ সহকর্মীর সাথে যোগাযোগের দীর্ঘ সূত্রের মাঝামাঝি হন, যখন আপনি কেবল আপনার বসকে কোনও ডকুমেন্ট সরিয়ে ফেলেন, এবং এই জাতীয় জিনিস।

তবে, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে কার্যকর যোগাযোগ (এবং ভাল লেখার) জন্য সময় লাগে। আপনার চিন্তাভাবনাগুলি তৈরি করতে, আপনি আসলে কী বলতে চাইছেন তা নির্ধারণ করতে এবং আপনার বার্তাটি একটি সুস্পষ্ট উপায়ে লিখতে সময় লাগবে। এবং শেষ পর্যন্ত, এটি ইমেল - যোগাযোগের একটি ফর্ম। কোনও কাজ নয়।

সুতরাং, পরের বার আপনাকে কারও কাছে আরও গভীরতর ইমেল লিখতে হবে, সময় দেওয়ার উপযুক্ত সময় দিন। আপনার যদি করতে হয় তবে এটি আপনার ক্যালেন্ডারে আটকান। এবং আমি ইমেল প্রতি পাঁচ মিনিট কথা বলছি না - একটি ভাল ইমেলের উপর 15 মিনিটের বেশি সময় ব্যয় করা আমার পক্ষে অস্বাভাবিক কিছু নয়, বিশেষত যদি এটি আমার প্রভাবিত করতে চান এমন কারও সাথে আমার প্রথম যোগাযোগ। নিজেকে সেই সময় দিন, এবং আপনি ধীর বা অনুপ্রজনশীল হয়ে উঠছেন এমন মনে করবেন না। মনে হচ্ছে আপনি ঠিকঠাক করছেন।

নিশ্চিত করুন যে এটির একটি সূচনা, মধ্য এবং শেষ রয়েছে

কেবলমাত্র আমরা ১৪০-চরিত্রের বিশ্বে বাস করি, এর অর্থ এই নয় যে আপনার ইমেলগুলি সেভাবে হওয়া উচিত। প্রকৃতপক্ষে, আমরা এখানে হাই স্কুল ইংলিশ এবং ক্লাসিক হ্যামবার্গার-স্টাইলের রচনাটিতে কিছুটা ফেলে দিতে যাচ্ছি; এটি হ'ল প্রতিটি প্রবন্ধের জন্য একটি ভূমিকা, একটি শরীর এবং একটি উপসংহার দরকার।

আপনার ইমেলগুলি একই কাঠামোযুক্ত সম্পর্কে আপনার চিন্তা করা উচিত। প্রতিটি বিভাগ দীর্ঘ হতে হবে না, তবে বিশেষত প্রাথমিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে এটি থাকা উচিত। সুতরাং, প্রতিটি বিভাগে কি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?

ইন্ট্রো

সর্বদা একটি সম্ভাষণের সাথে শুরু করুন - এটি প্রত্নতাত্ত্বিক বোধ হতে পারে, তবে এটি সত্যিই একটি পার্থক্য করে। তারপরে, আপনার সম্পর্কের প্রকৃতির উপর নির্ভর করে উদ্বোধনী অনুচ্ছেদটি বন্ধুত্বপূর্ণ অভিবাদনের জন্য দুর্দান্ত জায়গা ( "আমি আশা করি আপনার কাজের সন্ধানটি ভাল চলছে!" ), আপনার কথোপকথনের প্রসঙ্গে একটি স্মরণিকা ( "এটি পেয়ে খুব ভাল লাগছিল) গত সপ্তাহে আপনার সাথে চ্যাট করতে ”" ) বা আপনি কেন পৌঁছে যাচ্ছেন সে সম্পর্কে একটি প্রবন্ধ ( "আমি … সম্পর্কে বেসটি স্পর্শ করতে চেয়েছিলাম ) " )

শরীর

আপনি এখানে আপনার ইমেলের ক্রুসে পৌঁছে যান। এখানে মনে রাখা সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হ'ল আপনার প্রাপকদের যে সমস্ত পদক্ষেপ আপনি জিজ্ঞাসা করছেন সে বিষয়ে তাদের প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য প্রদান। এর মধ্যে প্রাসঙ্গিক তথ্য, বিশদ, বা প্রয়োজনীয় যে ডেটা দেওয়া এবং এটি যৌক্তিক, সম্মিলিত উপায়ে উপস্থাপন করা অন্তর্ভুক্ত। যদি ইমেলটি কোনও তথ্য বা সিদ্ধান্ত জানাতে প্রেরণ করা হয় (কোনও পক্ষপাত জিজ্ঞাসা না করে), যুক্তি বা ব্যাখ্যা অন্তর্ভুক্ত করার বিষয়ে নিশ্চিত হন।

উপসংহার

ইমেলগুলির উপসংহার প্রবন্ধের উপসংহারের চেয়ে কিছুটা আলাদা। আপনি ইতিমধ্যে যা সম্পর্কে বলেছিলেন তা সংক্ষিপ্ত করার পরিবর্তে, আপনাকে এ্যাকশন পদক্ষেপের সাহায্যে এটি মোড়ানো উচিত। যদি আপনি কফির জন্য দেখা করতে বলছেন, একটি তারিখ এবং সময় প্রস্তাব করুন। যদি আপনি কোনও প্রকল্পের জন্য ইনপুট পেয়ে থাকেন তবে আপনার সহকর্মীকে আপনার ঠিক কী এবং কখন প্রয়োজন তা মনে করিয়ে দিন। এবং, যদি আপনি কেবল তথ্য দিচ্ছেন, আপনার পরিচিতিকে মনে করিয়ে দিন যে তিনি যে কোনও প্রশ্ন নিয়ে আপনার কাছে স্বাগত। অবশেষে, আপনার প্রাথমিক ইমেলটিতে কমপক্ষে একটি সম্ভাষণ এবং সম্পূর্ণ স্বাক্ষর সহ বন্ধ করুন।

এটি অনেকটা মনে হতে পারে তবে আমি যেমন বলেছি এটি দীর্ঘ হতে হবে না। উদাহরণস্বরূপ, এটি এমন ইমেল যা আমি কফির সাথে গ্রহন করতে চাইলে তাকে পাঠাতে পারি:

আরে ডেভ!

আপনার সাথে দেখা করে খুব ভাল লাগল! অ্যালেক্সের সাথে চ্যাট করতে পেরে খুব দুর্দান্ত লাগল, এবং যখন তিনি উল্লেখ করেছেন তিনি আপনাকে জানতেন আমি এতে ঝাঁপিয়ে পড়েছিলাম।

আপনার ছেলেরা আপনার সংস্থায় যা করছেন তা আমি পছন্দ করি এবং অনলাইনে প্রকাশনা, আপনার সাম্প্রতিক পুনরায় নকশা এবং আমরা যে কাজ করে আমাদের জীবন কাটাচ্ছি সে সম্পর্কে অন্যান্য বিষয়গুলি সম্পর্কে আপনি কী ভাবেন সে সম্পর্কে আপনার সাথে আড্ডা দেওয়া দুর্দান্ত aw

আপনি কি মনে করেন যে সামনের সপ্তাহগুলিতে আপনি কিছুটা সময় পেয়ে যাবেন? আমি আপনার অফিসগুলিতে দুলতে বা কফি দখল করতে পেরে খুশি হব - যা আপনার পক্ষে সবচেয়ে সুবিধাজনক!

সেরা, এবং শুভ সোমবার।

এরিন

"আরে ডেভ এর চেয়ে অনেক বেশি ভাল, কিছু সময় কফি নিতে চাই?" ঠিক আছে?

প্রুফ্রেড এবং ফ্যাক্ট চেক

আপনার ইমেলটি টাইপ করার পরে আপনার এটি কেবল বিশ্বে প্রেরণ করা উচিত নয়। সর্বদা আপনার ইমেলগুলি কমপক্ষে একবারে পুনরায় পড়ুন। কেবলমাত্র মৌলিক বানান এবং ব্যাকরণের ভুলগুলি পরীক্ষা করার পাশাপাশি আপনি নামের বানান, আপনি উল্লেখ করেছেন ইভেন্টগুলি বা আপনার উল্লেখ করা তারিখের মতো বিষয়গুলিও পরীক্ষা করে দেখছেন। "আরে জন, " যখন একটি ইমেলটি সম্বোধন করা উচিত যখন "হেই জন" হওয়া উচিত তখন এটি একটি ছোট্ট জিনিস মনে হতে পারে তবে আপনার যোগাযোগটি লক্ষ্য করা যাবে - এবং প্রথম প্রভাবগুলি একটি বিশাল তাত্পর্য তৈরি করে।

এটি আপনার ইমেলের স্বর সম্পর্কে ভাবতে ভাল পয়েন্ট। আপনি যখন বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়ার চেষ্টা করছেন তখন কি এটি খুব ব্যবসায়ের মতো শোনাচ্ছে? আপনি পেশাদারিত্বের ব্যয়ে উদ্দীপনা পয়েন্ট এবং ইমোটিকন দিয়ে খুব উত্সাহী? পিছনে ফিরে যাওয়ার চেষ্টা করুন এবং বিবেচনা করুন যে প্রথমবারের মতো ইমেলটি পড়া কেউ কীভাবে এটির প্রতিক্রিয়া জানাবে - এবং সেই অনুযায়ী সামঞ্জস্য করুন। বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ ইমেলের জন্য, আমি অন্য কাউকেও এটি সন্ধান করতে বলি। সম্পাদকীয় চোখের একটি অতিরিক্ত সেট কখনও কাউকে আঘাত করেনি।

জনসাধারণ হয়ে গেলে আপনার কেমন লাগবে তা ভাবুন

অবশেষে, প্রেরণকে আঘাত করার আগে, এই ইমেলটি আপনি যে ব্যক্তিকে পাঠিয়েছেন তার বাইরে যদি কেউ ইমেল পড়ে থাকে তবে আপনার কেমন লাগবে তা ভেবে দেখুন। কীভাবে যদি কোনওভাবে এটি আপনার বসের ইনবক্সে চলে আসে? এটি ওয়েবে প্রকাশিত হলে কী হবে? (আরে, এটি হয়।) আপনার ইমেলগুলি শ্রদ্ধাশীল এবং পেশাদার বলে মনে করে এবং আপনি কীভাবে নিজেকে বিশ্বের কাছে চিত্রিত করতে চান তা শেষ পর্যন্ত উপস্থাপন করার জন্য এটি একটি দুর্দান্ত চূড়ান্ত অন্ত্র-চেক।

আমি জানি, এটি একটি ইমেলের মধ্যে রাখা অনেক কাজ বলে মনে হচ্ছে। তবে আমরা সকলেই প্রতিদিন যে পরিমাণে খারাপ ইমেল পাই তার সাথে লোকেরা সত্যই পার্থক্যটি লক্ষ্য করতে পারে যখন কোনও ভাল তাদের ইনবক্সে প্রবেশ করবে। এবং এটি উপেক্ষা করা এবং আপনি যা চান তা পাওয়ার মধ্যে পার্থক্য হতে পারে।