জেনারেল ওয়াইয়ের সদস্য হিসাবে, আপনি (আশাবাদী) ইমেল শিষ্টাচারের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নিয়মগুলি ইতিমধ্যে জানেন: এটি সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি রাখুন, এবং কোনও ইমেলের এমন কোনও কিছু রাখবেন না যা আপনি আপনার নানী, আপনার বসের কাছে পাঠাতে চান না, বা আপনার উল্লেখযোগ্য অন্য।
তবে কখনও কখনও, ইমেল লেখার সবচেয়ে জটিল অংশটি কোনও বিষয়বস্তু নয় - এটি কীভাবে শুরু এবং শেষ করা যায়। বিশেষত কর্মক্ষেত্রে, "প্রিয় জো" দিয়ে শুরু করা এবং "থ্যাঙ্কস, কেলি" দিয়ে সাইন আপ করার মতো এটি সর্বদা সহজ নয়।
সুতরাং আপনি যখন কোনও ভাড়া নেওয়া পরিচালক, একজন নির্বাহী, এমনকি আপনার বসকেও কোনও বার্তা তৈরি করছেন, তখন আপনি কীভাবে আপনার সেরা সাইবার-পা এগিয়ে রাখছেন তা নিশ্চিত করুন - শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত।
1. কে একটি ইমেল?
প্রথম জিনিসগুলি: আপনার "[email protected]" ইমেল অ্যাকাউন্টটি অবসর নেওয়ার সময়। সত্যিই। এটি সুন্দর বা সৃজনশীল নয়, এটি পেশাদারি নয়। আপনি যদি আপনার কলেজের বন্ধুদের সাথে চ্যাট করার পরিবর্তে অন্য কোনও কারণে ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করছেন, তবে এমন কোনও ঠিকানা ব্যবহার করুন যা আপনার প্রথম এবং শেষ আদ্যক্ষর বা নাম অন্তর্ভুক্ত করে এবং এটিতে রেখে দিন। এছাড়াও, আপনার ইমেল ঠিকানাতে 0 বা 1 নম্বর ব্যবহার করার সময় সতর্কতা অবলম্বন করুন; বড় হাতের অক্ষর O বা লোয়ারকেস এল বাদে এগুলি বলা শক্ত হতে পারে
২. গ্রিটিং গ্যাফগুলি এড়িয়ে চলুন
কোনও ইমেলের প্রথম শব্দ নির্বাচন করা সহজ - "প্রিয়" বা "হ্যালো" উভয়ই প্রায় কোনও পরিস্থিতিতে কাজ করে। তবে এটি পরে জটিল হয়ে উঠতে পারে। নিয়মিত কর্মক্ষেত্রের যোগাযোগের ক্ষেত্রে, ব্যক্তিকে তার প্রথম নাম দিয়ে সম্বোধন করা সাধারণত ভাল হয়, এবং শিরোনাম ব্যবহার করা আপনাকে অত্যধিক আনুষ্ঠানিক, স্টাফ বা কৈশোরবোধী করে তুলতে পারে।
তবে ব্যতিক্রমগুলি রয়েছে: কিছু উচ্চ স্তরের এক্সিকিউটিসরা "মিঃ" বা "মিসেস" পছন্দ করে তাই অন্যান্য লোকেরা কীভাবে তাকে বা তাকে সাধারণত সম্বোধন করে তা শুনতে কান পাতানো ভাল। আপনি যখন প্রথমবারের জন্য কোনও চিকিত্সক ডাক্তার বা অধ্যাপকের সাথে দেখা করছেন তখন এটি নিরাপদ বাজি যখন তারা "ড।" হিসাবে সম্বোধন করতে পছন্দ করবেন
আপনার কাজের সন্ধানের জন্য ইমেল প্রেরণের সময় শিরোনাম ব্যবহার করা ভাল best তবে আপনি যার সাথে যোগাযোগ করছেন তার লিঙ্গ যদি না জানেন তবে অনুমান করবেন না - কেবল প্রথম নামটি দিয়েই যান। হ্যাঁ, ক্রিস্টিনা “ক্রিস” ব্রাউন আপনাকে মিঃ বলে ডাকার জন্য আপনাকে ক্ষমা করতে পারে, তবে আপনি শেষ কাজটি ইমেলের হৃদয়ে intoোকার আগে নিজেকে বিব্রত করতে চান।
সবশেষে, যদি প্রাপকের জন্য আপনার নির্দিষ্ট নাম না থাকে (যেমন, আপনি কোনও কেন্দ্রীয় এইচআর ঠিকানায় একটি কাজের তদন্ত পাঠাচ্ছেন), একটি সাধারণ "হ্যালো" পুরোপুরি যথেষ্ট।
৩. সৌজন্যে বন্ধ করুন
আপনার কাছে আপনার পছন্দসই ইমেল বন্ধ করার লাইন থাকতে পারে তবে আপনি সর্বদা সংবাদদাতার সাথে আপনার সম্পর্ক এবং সাইন অফ করার সময় ইমেলের কারণ বিবেচনা করা উচিত। এখানে কয়েকটি সাধারণভাবে ব্যবহৃত ট্যাগলাইনগুলি এবং তারা যে বার্তাটি দেয় তাড়াতাড়ি উঁকি দেওয়া:
আন্তরিকভাবে: এটি একটি সার্বজনীন সমাপনী অনুভূতি এবং বেশিরভাগ পরিস্থিতিতে 100% উপযুক্ত, তবে এটি আপনি ভাল জানেন এমন কারও সাথে যোগাযোগের জন্য কিছুটা স্টফি বা অফ-পপিং হিসাবে দেখা যেতে পারে।
শুভেচ্ছা: এই বাক্যাংশটি পেশাদার, তবে কিছুটা উষ্ণতার সাথে। এটি এমন ব্যবসায়ের ইমেলের জন্য সাধারণ যেগুলি কম আনুষ্ঠানিক, যেমন সহকর্মীদের মধ্যে যারা কিছুটা ঘন ঘন একসাথে কাজ করে। পরিচিত কাউকে ইমেল করার সময় এটি "শ্রদ্ধা" থেকে আরও ছোট করা যেতে পারে।
সেরা: এই সাইন-অফটি ব্যাপকভাবে বিতর্কিত এবং প্রাপকের ফিল্টারের উপর নির্ভর করে আন্তরিক থেকে ট্রাইট পর্যন্ত সব কিছু হিসাবে দেখা হয়। এটি কেবল "সেরা শুভেচ্ছা" এর একটি সংক্ষিপ্ত সংস্করণ এবং ইতিবাচক অনুভূতি বোঝাতে পারে। তবে, আপনি ইমেল করছেন এমন ব্যক্তির সাথে যদি আপনার পূর্ববর্তী এক-এক সম্পর্ক না থাকে তবে এটি অমানবিক হিসাবেও ভুল ধারণাটি হতে পারে।
সম্মানজনকভাবে: এটি সিইও, বোর্ডের চেয়ারম্যান, বা একটি উচ্চ-স্তরের সংস্থা নির্বাহীকে ইমেল করার সময় এটি একটি আনুষ্ঠানিক প্রেরণযোগ্য।
গৌরবজনকভাবে: এটি অবশ্যই একটি সামাজিক বন্ধ, কোনও পেশাদার নয়। এটি বন্ধুত্ব এবং সত্যিকারের আগ্রহের বার্তা প্রেরণ করে - তবে এমন একটি পরিচিতির স্তরের সাথে যা পেশাদার সাক্ষাত্কারের বাইরে রাখে।
উষ্ণ সম্মান: এটি "স্নেহসুলভ" এর আরও একটি আনুষ্ঠানিক সংস্করণ তবে এটি সামাজিক ইমেলগুলির জন্য এখনও সবচেয়ে উপযুক্ত।
আপনার সত্যিকারের: প্রায়শই ইমেলের জন্য কিছুটা স্টোবি হিসাবে বিবেচিত হয়, এই বন্ধকরণটি কোনও প্রিন্টেড চিঠির মতো আরও আনুষ্ঠানিক চিঠিপত্রের জন্য সবচেয়ে ভাল ব্যবহৃত হতে পারে।
4. আপনার স্বাক্ষর দরকারী করুন
আপনার স্বাক্ষর রেখার মূল বিষয়গুলি তালিকাভুক্ত রয়েছে তা নিশ্চিত করুন: আপনার পুরো নাম, শিরোনাম, কোম্পানির নাম এবং ফোন নম্বর এবং ইমেল সহ যোগাযোগের তথ্য। কোনও সংস্থার লোগো একটি নান্দনিকভাবে-আনন্দদায়ক সংযোজন হতে পারে।
আপনি যখন চাকরীর অনুসন্ধান সম্পর্কিত ইমেলগুলি প্রেরণ করবেন তখন আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য ব্যবহার করুন। আপনি কী যোগাযোগের তথ্য দিবেন তা সম্পর্কে চিন্তাভাবনা করুন, যদিও potential যদি আপনি সংবর্ধনাবাদী লাইনটি কল করে এমন কোনও সম্ভাব্য নিয়োগকারীদের না চান তবে সেই নম্বরটি দিবেন না। এবং যদি আপনি পেশাদারভাবে ফেসবুক, টুইটার এবং লিঙ্কডইন ব্যবহার করেন তবে সেই তথ্যটিও অন্তর্ভুক্ত করা ভাল।
আপনি কখনও কখনও স্বাক্ষরের অংশ হিসাবে উদ্ধৃতি বা মজাদার সহ ইমেলগুলি দেখতে পাবেন - তবে আপনাকে এই ধরণের আপগ্রেডের প্রয়োজন ভেবে ভেবে সাবধানতার সাথে এগিয়ে যান। ব্যবসায়ের ইমেলগুলিতে ঠিক এটি থাকা দরকার: ব্যবসায়। আপনার স্বাক্ষর আপনার ব্যক্তিগত বিশ্বাস বা আগ্রহের প্রতিহত করার জায়গা নয়।
আপনি যখন কোনও ইমেল শৃঙ্গ করতে যান, নিশ্চিত হন যে আপনি আপনার খোলার এবং শেষের লাইনের প্রতি যতটুকু মনোযোগ দিয়েছেন ততটুকু আপনার বাকী বিষয়বস্তু করছেন। কোনও এড়ানো যায় এমন প্যাকেজিং ত্রুটিযুক্ত বা প্রাপককে আপনার ইমেলের সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ অংশটি পাওয়ার আগে তাকে বিভ্রান্ত করতে বা বিরক্ত করতে দেবেন না message বার্তাটি।
