একটি বিশেষ প্রকারের হতাশার উপস্থিতি রয়েছে যা আপনি যখন হাঁটছিলেন তার চেয়ে কী কম ছিল তা অনুভব করে খুব কম অনুভূতি বজায় রেখে আসে (যে ক্ষেত্রে কার্যকর সভাগুলি পরিচালনা করার জন্য কারও এই গাইডের প্রয়োজন হয়, এই সভার এজেন্ডা টেম্পলেট বা এই নিবন্ধটি যখন আপনার সত্যিকারের সেই সভাটি পুনরায় নির্ধারণ করা উচিত তখন আউটলাইনিং)।
বিষয়গুলি এতটা চরম না হলেও - সম্ভবত আপনার একটি উত্তেজক এবং আকর্ষক কথোপকথন ছিল - এটি এখনও হতাশার মতো যদি কিছু মনে না হয়। তবে একটি সহজ সমাধান রয়েছে: সভা-পরবর্তী ইমেল।
“সার্থক উদ্দেশ্য হ'ল এটি সকলকে একই প্রত্যাশার কাছে দায়বদ্ধ করে তোলে। সুতরাং আপনার একই পৃষ্ঠায় একই লক্ষ্যে কাজ করার একটি দল রয়েছে যা জিনিসগুলিকে দক্ষ ও উত্পাদনশীল রাখে এবং হতাশাগুলিও কমিয়ে দেয়, "মিউজিক কেরিয়ারের কোচ এবং শেটার অ্যান্ড শাইন এর প্রতিষ্ঠাতা হিদার ইউরোভস্কি বলেছেন। "কারওর মতো অনুভূতি পছন্দ হয় না যে তারা এমন একটি সভায় বসেছে যার ভাল গতিবেগ হয়েছিল এবং তারপরে আর কিছুই ঘটে না।"
নিখুঁত-পরবর্তী ইমেল প্রেরণ সম্পর্কে আপনার যা জানা দরকার তা পড়ুন - যাতে আপনি যে বিষয়েই সাক্ষাত করছেন তার অগ্রগতি ব্যর্থ করার জন্য আপনি কখনই দায়বদ্ধ নন।
পোস্ট-মিটিং ইমেলটি কার পাঠানো উচিত?
ঠিক আছে, সম্ভবত আপনি সমস্ত ফলো-আপ ইমেলের ধারণাটিতে রয়েছেন। তবে আপনি কীভাবে জানবেন যে আপনিই এটি প্রেরণ করা উচিত?
প্রায়শই এটি সুস্পষ্ট। আপনি যদি সভার আয়োজন করে থাকেন, এজেন্ডা তৈরি করেন এবং জিনিসটি চালিয়ে যান, তবে সম্ভাবনা হ'ল আপনি যে কোনও একজন পোস্ট-মিটিং মিসাইভ দিয়ে লুপটি বন্ধ করবেন।
ইউরোভস্কি বলেছেন, "সাধারণত কে এই দায়িত্বে বৈঠকের শেষে পরিষ্কার হয়ে যায় তবে কখনও কখনও তা হয় না, বিশেষত এটি যদি এমন একটি নতুন প্রকল্প হয় যার কোনও বিভাগই এখনও প্রযুক্তিগতভাবে মালিক না, " ইউরোভস্কি বলেছেন। "আপনি কেবল নিশ্চিত করতে চান যে আপনি অন্য লোকের কাছে আদেশের ঝাঁকুনির মতো চলে আসছেন না এবং এটি সত্যই সঠিক ব্যক্তির কাছ থেকে এসেছে যা লোকেরা শুনতে এবং মালিকানা এবং সময়সীমাকে সম্মান করতে চলেছে।"
যদি এটি আরও দ্ব্যর্থহীন পরিস্থিতি হয় তবে চিন্তা করুন যে আপনি এই কাজের জন্য পদক্ষেপ নেওয়ার পক্ষে অর্থবোধ করে কিনা। “বৈঠকের শেষে, যদি এটির জন্য দায়িত্বে রয়েছে তা যদি পুরোপুরি পরিষ্কার না হয় এবং আপনি সেই ইমেলটি পরে পাঠাতে সজ্জিত বোধ করেন, তবে আপনার হাত তুলে বলুন, আরে, সভা-পরবর্তী ইমেলটি প্রেরণে খুশি, যদি না কেউ থাকে অন্যথায় যে তাদের থেকে আসা আরও উপযুক্ত বলে মনে হয়, '' ইউরোভস্কি বলেছেন। “সুতরাং আপনি স্বেচ্ছাসেবক। আপনি কাউকে এটিকে রাখার জন্য ডেকে নিচ্ছেন না, আপনি অন্য লোককেও বলার সুযোগ দিচ্ছেন, 'ওহ না, আমি মনে করি এটি অবশ্যই জো থেকে আসা উচিত।' "
কারা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?
একবার "থেকে" ক্ষেত্রটি নিষ্পত্তি হয়ে গেলে, "থেকে" এবং "সিসি" ক্ষেত্রগুলি সম্পর্কে চিন্তা করার সময় এসেছে। নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি আমন্ত্রণ তালিকায় ছিলেন তবে সম্ভবত উপস্থিত থাকতে পারেননি এমন ব্যক্তি সহ সকল মিটিং অংশগ্রহণকারীদের কাছে আপনার নোট পাঠাচ্ছেন। তারপরে ভাবেন যে আপনি যে কেউ বুঝতে পেরেছিলেন সে সভায় উপস্থিত হওয়া উচিত ছিল এবং সেইসাথে অন্য কোনও স্টেকহোল্ডারদেরও উচিত ছিল যাঁকে পদক্ষেপ নেওয়ার দরকার ছিল বা বিষয়টিতে দৃশ্যমানতা থাকতে হবে। অবশেষে, আপনি আরও সিনিয়র সহকর্মীদের সাথে যদি আচরণ করে থাকেন তবে তাদের সহায়তাকারীদের অনুলিপি করার বিষয়টি বিবেচনা করুন।
কখন এটি বের করা উচিত?
ইউরোভস্কি বলেছেন, "যতটা সম্ভব সভা থেকে বেরিয়ে আসার কাছাকাছি সময়ে পুনর্নির্দেশ পাঠানো ভাল।" “যদি সভাটি শেষ হয় এবং আপনি পরের দিন সকালে প্রথম জিনিস পর্যন্ত অপেক্ষা করতে চান, এটি ভাল, তবে আপনি সভার নিকটবর্তী হন, আরও গতি তৈরি হয় এবং এটি নীচে পড়তে শুরু করে না doesn't মানুষের গাদা। "
অন্য কথায়, সভার একটি পুনর্বিবেচনা বিবেচনা করুন এবং আলোচনাটি আপনার মনে এবং অন্য সবার মধ্যে তাজা থাকাকালীন তা প্রেরণ করুন। আপনি যদি আগে থেকেই জানেন যে আপনিই এই আইটেমটি মোকাবেলা করছেন তবে আপনি বৈঠকের ঠিক পরে আপনার ক্যালেন্ডারে সময় বন্ধ করে সামনের পরিকল্পনা করতে পারেন।
এটি কি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?
"ইমেলের উদ্দেশ্য সবাইকে একই পৃষ্ঠায় পেয়েছে, " মিউজিক ক্যারিয়ারের কোচ ক্রিস্টিনা লিওনার্দি বলেছেন। লিওনার্দি বলেছেন, "এটি কী হতে পারে তা ঠিক বৈঠকের প্রকৃতির উপর নির্ভর করে এবং উদ্দেশ্য কী, লক্ষ্য কী?"
"যদি কোনও সমস্যা বা কোন চ্যালেঞ্জ মোকাবেলা করা হয় এবং সভাটি সেই সমস্যা বা চ্যালেঞ্জ সমাধান করে, তবে এটি আপনাকে ধন্যবাদ এবং আত্ম অভিনন্দন জানানোর মতো হতে পারে, " তিনি ব্যাখ্যা করেন। অথবা "এটি কোনও নির্দিষ্ট প্রকল্পের ভূমিকা বা দিকনির্দেশনা বা পরবর্তী পদক্ষেপগুলি গ্রহণ করা দরকার এবং কে সেগুলি গ্রহণ করার কথা তা স্পষ্ট করে বলা যেতে পারে” "
সাধারণ নির্দেশিকা হিসাবে, নিম্নলিখিত বা সমস্ত কিছু করার বিষয়ে ভাবুন:
- লোকদের তাদের সময় এবং প্রচেষ্টার জন্য ধন্যবাদ
- সভার সময় আচ্ছাদিত বা আলোচিত মূল বিষয়গুলির সংক্ষিপ্তসার
- এই পরবর্তী পদক্ষেপগুলির জন্য রূপরেখা কর্মের আইটেম এবং মালিকদের পাশাপাশি সময়সীমা
- কোনও প্রাসঙ্গিক সংস্থান এবং নথি সংযুক্ত করা বা লিঙ্ক করা
- মানুষকে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে বা পুনরায় পুনর্বিবেচনার আমন্ত্রণ জানাচ্ছে
লিওনার্দী আপনাকে এটি সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি রাখতে অনুরোধ করছে। এমনকি ইমেলের সুযোগও সভার উপর নির্ভর করে। যদি আপনি একটি মানিক মাসিক দলের সভা বা অপেক্ষাকৃত দ্রুত এবং রুটিন প্রকল্প আপডেট সভা থেকে বেরিয়ে আসেন তবে আপনার ইমেলটি তার দৈর্ঘ্যে প্রতিফলিত করতে পারে। আপনি যদি দু-ঘন্টা বোর্ডের মিটিং বা গভীর ডুব কৌশল কৌশল অধিবেশনের পরে ফলো-আপ নোটটি প্রেরণ করেন তবে এটি কিছুটা আলাদা দেখবে। আপনার সুরের জন্য একই।
ইউরোভস্কি বলেছেন, "আপনি সর্বদা বিনয়ী হতে চান, এটি যদি দ্রুত ইমেল হয়ে থাকে যা আপনি প্রেরণ করছেন, " ইউরোভস্কি বলেছেন। "আপনি কেবল সংস্থার স্বরেই নয়, বৈঠকে নিজেই লিখতে চান।" সংক্ষেপে, আপনার সতীর্থদের সাথে অতিরিক্ত আনুষ্ঠানিক সুরে কোনও নৈমিত্তিক সাক্ষাত্কার যোগাড় করবেন না এবং এটিকে একটি পুনরুদ্ধার প্রেরণ করবেন না এক্সিকিউটিভরা মনে হচ্ছে যে আপনি আপনার বন্ধুদের সাথে সুখের সময় কথা বলছেন।
ইউরোভস্কি যেমন বলেছিলেন, "আপনার শ্রোতাগুলি জানার ফলে সেখানে একটি বড় পার্থক্য রয়েছে।
আমি ব্যবহার করতে পারি একটি টেম্পলেট আছে?
এতক্ষণ কি সব ভাল লাগছে? দুর্দান্ত, এখন আপনি সম্ভবত এটিতে নামতে প্রস্তুত। নির্দিষ্ট পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে আপনি অংশ বা সম্পূর্ণ ব্যবহার করতে পারেন এমন একটি টেম্পলেট এখানে।
- - দ্বারা সম্পন্ন হবে
- - দ্বারা সম্পন্ন হবে
- - দ্বারা সম্পন্ন হবে
- - দ্বারা সম্পন্ন হবে
একটি উদাহরণ সম্পর্কে কি?
বাস্তবে যা দেখতে দেখতে দেখতে এটি এখানে:
- অভ্যন্তরীণ এবং বহিরাগত ব্যবহারের জন্য নতুন নতুন পণ্য সমান্তরাল উপকরণের পাশাপাশি Q3 তে সাফল্য অর্জন করতে আমাদের নতুন পণ্য বিক্রয় সম্পর্কে আরও স্পষ্টতা এবং অতিরিক্ত প্রশিক্ষণ প্রয়োজন need
- যেহেতু এই সভায় কৌশলগুলি ভাগ করে নেওয়া এত সহায়ক বলে মনে হয়েছে, তাই আমরা আরও ঘন ঘন কৌশল এবং টিপসগুলিতে পাস করার জন্য দ্বিপাক্ষিকভাবে হডলগুলি পরীক্ষা করব will
- প্রশিক্ষণ সেশন সেট আপ করুন এবং চালান - জ্যাকি 20 জুনের মধ্যে শেষ করবে
- অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য একটি শীট তৈরি করুন - রব 25 জুনের মধ্যে শেষ হবে
- বাহ্যিক ব্যবহারের জন্য উপস্থাপনা উপকরণ আপডেট করুন - জোর্জ 30 জুনের মধ্যে শেষ হবে
- পুনরাবৃত্ত হডলগুলি সেট আপ করুন - কুইন জুলাইয়ের মধ্যে শেষ হবে
