আপনি যদি কর্মস্থলে নিম্নলিখিত পরিস্থিতিগুলির মধ্যে নিজেকে খুঁজে পান তবে আপনার হাত বাড়ান:
- একটি সভা শেষ হয়ে যায় এবং আপনাকে আপনার পরবর্তী সভায় দেরি করে দেখাতে বাধ্য করে, সময় মতো কোনও প্রকল্প শেষ করতে অক্ষম হতে পারে, বা কোনও কাজের পরে ইভেন্ট মিস করে না।
- এমন একটি বৈঠক যা আপনি এতটাই বিশৃঙ্খলাযুক্ত হয়ে ভাবছেন যে আপনি এটি থেকে বেরিয়ে এসেছেন, সবে কী ঘটেছিল?
- একটি মিটিং যা সম্পূর্ণ সময়ের অপচয় হিসাবে শেষ হয়।
আমি কি বাতাসে সবার হাত দেখতে পাচ্ছি? সেটাই ভাবছি. এই সমস্যাগুলির প্রতিটি এক একটি সাধারণ জিনিস দিয়ে সমাধান করা যেতে পারে: একটি সভা এজেন্ডা ।
আপনি জিজ্ঞাসা এই যাদু ধারণা কি? একটি নথি যা নিম্নলিখিত আইটেমগুলি কভার করে:
- আপনার আগে যা প্রস্তুত করতে হবে বা মিটিংয়ে আনতে হবে
- কে অংশ নিচ্ছে
- আপনি কেন সভা করছেন এবং যে কোনও লক্ষ্য আপনি অর্জন করতে চান
- আপনি কী সম্পর্কে কথা বলবেন, কে কী সম্পর্কে কথা বলবেন এবং প্রতিটি বিষয় আলোচনার জন্য কত সময় লাগবে
- সাক্ষাতের পরে আপনি পরবর্তী কোনও পদক্ষেপ নিতে চান
আপনি সম্ভবত এর আগে কিছু ব্যবহার করেছেন, তবে কিছুটা কম আনুষ্ঠানিক উপায়ে। উদাহরণস্বরূপ, হতে পারে আপনি আপনার ক্যালেন্ডারের নোট বিভাগটি পূরণ করেছেন যাতে লোকেরা তাদের কী নথির উল্লেখ করা উচিত তা জানানোর জন্য আমন্ত্রণ জানায়। অথবা, আপনি এই ইমেলটি সংক্ষেপে l মঙ্গলবারের বৈঠকের মূল বিন্যাসের সাথে সংক্ষিপ্ত করে প্রেরণ করেছিলেন যা আপনি পুরো সংস্থাটিকে আমন্ত্রণ জানিয়েছেন।
আপনার বৈঠকটি কীভাবে করা উচিত এবং কীভাবে হবে সে সম্পর্কে আরও গভীরতর, কংক্রিট বিন্যাস থাকা এত অবিশ্বাস্যরকম কার্যকর হতে পারে। একটি বিষয় হিসাবে, এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্টেশন you আপনি যে বিষয়ে কথা বলেছিলেন এবং আপনার যে সিদ্ধান্ত নিয়েছেন তা লিখে রাখার মাধ্যমে আপনার কাছে এমন কিছু আছে যা আপনার উল্লেখ করা যেতে পারে (আপনার বস সহ) আপনার ভবিষ্যতের সিদ্ধান্তগুলি প্রশ্ন করা উচিত।
এবং অন্য কিছুর জন্য, এটি এমনকি বেশিরভাগ র্যাগট্যাগ গ্রুপকে সংগঠিত এবং মনোনিবেশ করতে সহায়তা করে এবং তাদের জবাবদিহি করে helps লোকেরা প্রস্তুত কথোপকথনে আসতে পারে, এর অর্থ আপনি নিজের সীমিত সময় একসাথে দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে পারবেন, আপনি আত্মবিশ্বাস অনুভব করতে পারেন যে সভাটি ফলপ্রসূ হয়েছিল এবং আপনি পরবর্তী পদক্ষেপগুলি আরও সহজেই স্বীকৃতি দিতে পারবেন।
এবং আপনার জন্য ভাগ্যবান, আমরা এখনই পূরণ করতে পারে এমন একটি এজেন্ডা টেম্পলেট তৈরি করেছি এবং এটি আপনার নিজের লেখার সময় সাশ্রয় করবে। কেবলমাত্র ডকটি খুলুন, একটি অনুলিপি করুন এবং আপনার টিম লিডারকে এটি পূরণ করতে দিন।
আপনি এটি পূরণ করার পরে, আপনার সভার সময় নির্ধারণের সময় জড়িত প্রত্যেককে এটি প্রেরণ করুন। (এমন কোনও নোট অন্তর্ভুক্ত করা বুদ্ধিমানের কাজ যা বলা হয়েছে যে দয়া করে আমাদের সাথে সাক্ষাতের আগে সভার এজেন্ডাটি পর্যালোচনা করুন ))
কোনও এজেন্ডা প্রায় কোনও ধরণের বৈঠকের জন্য সহায়ক। চেক-ইনগুলির জন্য এটি কোনও ফলো-আপ প্রশ্ন প্রস্তুত করার জন্য স্বচ্ছতা এবং সময় সরবরাহ করে, ক্লায়েন্টের বৈঠকের জন্য এটি নেতৃত্ব দেখায়, গোষ্ঠীগুলির মস্তিষ্কে এটি নিশ্চিত করে যে আপনি বিভ্রান্ত না হন এবং প্রত্যেকের জন্য এটি দেখায় যে আপনি তাদের সময়কে মূল্যবান বলে বিবেচনা করছেন।
সবাই জিতে!
