কীভাবে একটি উদ্বেগজনক প্রকল্পে শুরু করবেন - যাদুঘর

"সমস্ত কাগজ মুছে ফেলুন।"

আমি নিউইয়র্ক সিটির মেয়রের কার্যালয়ে কর্মরত একটি প্রকল্প পরিচালক এবং আমার এই কাজটি সম্পাদন করার দায়িত্ব অর্পণ করা হয়েছিল। কয়েক হাজার কর্মচারী, হাজার হাজার কাগজ-ভিত্তিক প্রক্রিয়া এবং নতুন প্রযুক্তির সীমাবদ্ধ বাজেটের আমলাতীতে আমাকে প্রায় সমস্ত কিছু ডিজিটাইজ করার পরিকল্পনা তৈরি করতে বলা হয়েছিল।

এটি যদি আমি কখনও দেখতাম তবে এটি একটি উদ্বেগজনক প্রকল্প ছিল। এটি আসলে আমি যে সীমাবদ্ধতার মধ্যে কাজ করছিলাম তা দেওয়া অসম্ভবের পাশে ছিল। কিন্তু আমি হাত উপরে নিক্ষেপ করতে পারলাম না, না। আমার কাজ করার ছিল এবং আমাকে কোথাও থেকে শুরু করতে হবে begin

প্রকল্পের কাগজ অপসারণ একটি অযোগ্য সাফল্য ছিল না। আসলে এটি একটি অযোগ্য ব্যর্থতার কাছাকাছি ছিল। আপনি যদি আজ নিউইয়র্ক সিটির অফিসে যান তবে আপনি অবশ্যই ডেস্কে ইনবক্স এবং আউটবক্সে এবং পুনর্ব্যবহারযোগ্য বিনগুলিতে কাগজপত্র পাইলড খুঁজে পাবেন।

তবুও, প্রকল্পটি আমাকে যে কোনও সফলতার চেয়ে অপ্রতিরোধ্য কাজটি কীভাবে শুরু করতে হবে সে সম্পর্কে আমাকে আরও শিখিয়েছে। এখানে আমি আপাতদৃষ্টিতে দুর্দশাগ্রস্ত কিছু নিতে এবং এটি কামড়ের আকারের টুকরোয় মোকাবেলা করতে শিখেছি।

1. বড় ছবি স্টক নিন

নিউ ইয়র্ক সিটিতে কয়েক ডজন বিভাগ রয়েছে, যার প্রত্যেকেরই কয়েক ডজন বিভাগ রয়েছে, যার প্রত্যেকটির নিজস্ব অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়া রয়েছে। ফাইল ক্যাবিনেট এবং বাক্সগুলিতে ইতিমধ্যে বিদ্যমান কাগজ রয়েছে এবং গ্রাহক ও কর্মচারীরা ফর্ম এবং অ্যাপ্লিকেশনগুলি পূরণ করার সময় কাগজ তৈরি করতে হবে। আমি সেখানে কাগজ তৈরির সমস্ত প্রক্রিয়াটি স্টক করার আগে কোথায় শুরু করব তা আমার পক্ষে জানা অসম্ভব ছিল। কোনটি সবচেয়ে বেশি কাগজ তৈরি করেছিল? কোনটি ডিজিটালাইজেশনে নিজেকে ntণ দিয়েছে এবং কোনটি অর্থ গ্রহণের প্রয়োজনীয়তার মতো জটিল বিষয়গুলি করেছিল? কোনটি সর্বনিম্ন বাকের জন্য সবচেয়ে বড় ব্যাং উত্পাদন করবে?

প্রচেষ্টার সুযোগের জন্য অনুভূতি পেতে প্রতিটি বিভাগকে প্রচলিত করতে আমি কয়েক সপ্তাহ কাটিয়েছি। এই প্রাথমিক মূল্যায়ন করা আপনার ক্ষেত্রের পাশাপাশি এর ভিতরে এবং এর বাইরে যা আছে তা সংজ্ঞায়িত করতে সহায়তা করতে পারে। এটি আপনাকে কাজের উচ্চতা সম্পর্কে যোগাযোগ করতে এবং তারা সবচেয়ে বেশি যত্ন করে সে সম্পর্কে তাদের প্রতিক্রিয়া জানাতে সহায়তা করতে পারে। এবং এটি আপনাকে লজিকাল শুরুর দিকে আপনার পথে নেভিগেট করতে সহায়তা করে।

২. ছোট আকারের সাফল্যের উদাহরণ খুঁজুন Find

প্রকল্পের কাগজ নির্মূলের ক্ষেত্রে, স্বাস্থ্য দফতর সম্প্রতি একটি অফিস পদক্ষেপের অনুরোধে একটি কাগজ হ্রাস প্রকল্প হাতে নিয়েছিল। তারা তাদের কাগজপত্রের সমস্ত রেকর্ড তাদের সাথে না নিতে চাইত না তবে তাদের কোনটি নেওয়া উচিত এবং কোনটি পেছনে রেখে যায় তা তারা জানত না। সুতরাং তারা একটি বহু-পর্যায়ের প্রকল্প কার্যকর করেছে: আইনত কী ধরে রাখা দরকার, সংজ্ঞা দিন, যা হয়নি তা নষ্ট করুন এবং এমন কোনও স্ক্যান করুন যার জন্য হার্ড কপির প্রয়োজন হয় নি। তারা প্রযুক্তি এবং কর্মীদের এটি বাস্তবায়নের জন্য প্রয়োগ করেছিল এবং এটির ফলাফল দেখানোর জন্য তাদের কাছে ফলাফল ছিল।

একটি আকার সর্বদা সব মাপসই হয় না এবং আপনি যখন কোনও নির্দিষ্ট প্রকল্পের স্কেল বৃদ্ধি করেন তখন নতুন বিবেচনা আসে। তবে সাফল্যের উদাহরণ কেবল একই লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রমাণিত পদ্ধতিগুলি সরবরাহ করে না, এটি আপনাকে অন্যের ব্যর্থতা থেকেও শিখতে দেয়। এটি এমন একটি মডেল সরবরাহ করে যা আপনি শুরুর পয়েন্ট হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন। আপনার নিজের উদ্দেশ্য অনুসারে আপনার সংশোধন, প্রসারণ বা অভিযোজন করা দরকার হতে পারে তবে সম্পূর্ণ ফাঁকা ক্যানভাস থেকে শুরু করার চেয়ে কোনও কিছুর প্রতি প্রতিক্রিয়া জানানো আরও সহজ।

3. নিম্ন-ঝুলন্ত ফল সনাক্ত করুন

হ্যাঁ, "কম-ঝুলন্ত ফল" অবশ্যই কোথাও অত্যধিক ব্যবহৃত অফিস জারগনের তালিকায় রয়েছে, সুতরাং আসুন এটি কী তা বলা যায়: সহজ স্টাফ। যে স্টাফটি সর্বনিম্ন ব্যয় হয় এবং এটি করতে সর্বনিম্ন সময় নেয়। প্রকল্পের কাগজ নির্মূলের ক্ষেত্রে, এর অর্থ অচল কাগজপত্র থেকে মুক্তি পাওয়া, সহজ অনলাইন ফর্মগুলি তৈরি করা এবং তাদের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখের অনেক আগে রেকর্ডগুলি নিষ্পত্তি করা like

সহজ স্টাফ দিয়ে শুরু করার কয়েকটি কারণ রয়েছে। প্রথমে, এটি আপনাকে আপনার বেল্টে কিছু খাঁজ দেয়। সামনের দিকের চলাফেরার এই অনুভূতি, এটি যেমন ন্যূনতম হলেও এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ মনস্তাত্ত্বিক জয়। এটি আপনাকে আরও চ্যালেঞ্জিং কাজের জন্য গতি এবং জ্বালানী দেয়। এবং দ্বিতীয়ত, এটি আপনাকে প্রকল্পের অংশীদারদের অগ্রগতি প্রদর্শনের অনুমতি দেয় এবং ভবিষ্যতের কাজের পর্যায়গুলি সরবরাহ করার আপনার দক্ষতার প্রতি বিশ্বাস তৈরি করে।

৪. আপনার সবচেয়ে বড় বাধা রক্ষা করুন

এমনকি আপনি সামান্য সাফল্যগুলি টিকিয়ে রাখার পরেও, অসম্ভব শক্তিশালী চ্যালেঞ্জের অনুভূতিটি গ্রহণ করা এবং এটিকে কংক্রিট বাধাগুলিতে ভাঙা গুরুত্বপূর্ণ। তাদের নাম না দিয়ে এগুলি কাটিয়ে ওঠার কৌশলগুলি বিকাশ করা এত বেশি কঠিন। কাগজ অপসারণের বিশ্বে, একটি প্রতিবন্ধকতা ছিল একটি অনলাইন ফর্মের মধ্যে প্রবেশ করা ডেটা ক্যাপচারের জটিলতা এবং অন্যটি ছিল বৈদ্যুতিন স্বাক্ষরগুলির জন্য আইনি প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করা।

এই প্রতিবন্ধকতাগুলি ফেলে রাখা আবিষ্কারের দিকে পরিচালিত করতে পারে যে অনুধাবন বাধা এতটা বড় চ্যালেঞ্জ নয় যতটা আপনি প্রাথমিকভাবে অনুমান করেছিলেন। এটি, বিকল্পভাবে, এমন একটি বড় সড়ক প্রতিরোধকে সামনে আনতে পারে যা আপনি পূর্বে অপ্রাপ্তবয়স্ক বলে মনে করেছিলেন। বাধা কী কী তাড়াতাড়ি শুরু হচ্ছে তা জেনে রাখলে আপনি ইতিমধ্যে হাঁটুর-গভীর হয়ে গেলে আপনাকে অন্ধত্ব বর্ষণ থেকে বিরত রাখবে। এটি রাজনৈতিক সহায়তা, তহবিল বা বিশেষজ্ঞের দিকনির্দেশনা কিনা সেগুলি মোকাবেলা করার জন্য আপনার যে সংস্থানগুলি প্রয়োজন হবে সেগুলি সীমাবদ্ধ করতেও আপনাকে সহায়তা করতে পারে।

5. কাজ শেষ

চীনা দার্শনিক লাও তজু বিখ্যাতভাবে বলেছিলেন, “হাজার মাইলের যাত্রা একক পদক্ষেপের সাথেই শুরু হয়।” এটিও সত্য যে হাজার মাইলের যাত্রায় 250 মাইলের চারটি ছোট ভ্রমণ বা 100 মাইলের দশটি যাত্রা হয়। আপনার সাহসী প্রকল্পটি পরিচালনাযোগ্য পর্যায়ে ভাঙার ফলে এটি এতটা কম দুঃসাহসিক হয়ে পড়ে। এবং এটি আপনাকে ধাপ এক এবং ধাপে কাজ করার মধ্যবর্তী লক্ষ্য অর্জনের জন্য বাস্তবসম্মত অন্তর্বর্তী মাইলফলক সরবরাহ করে।

নিউইয়র্ক সিটি সরকারে কাগজ-ভিত্তিক প্রক্রিয়াগুলি ডিজিটালাইজ করার চেষ্টা করে কাজটি স্থগিত করার জন্য বেশ কয়েকটি বিকল্প ছিল। একটি পদ্ধতির ছিল একবারে নির্দিষ্ট সংখ্যক বিভাগকে মোকাবেলা করা। আরেকটি হ'ল কোন কাগজটি মুছে ফেলা যায় তা নির্ধারণ করে, এটি ডিজিটাইজড করার প্রযুক্তি প্রয়োগ করে চালিয়ে যাওয়া, এবং কর্মীদের প্রশিক্ষণ দিয়ে এবং গ্রাহকদের কাছে নতুন প্রযুক্তির বিজ্ঞাপন দিয়ে শেষ করা হয়েছিল। কাজের মাত্রাতিরিক্ত পরিমাণ নির্ধারণের সবচেয়ে যৌক্তিক উপায় কাজের প্রকৃতির উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে তবে আপনি খুব গভীরতার আগে ack

6. প্রত্যাশা সেট করুন

আপনি যা-ই করুন না কেন, আপনি যে বিতরণ করতে পারবেন না সে বিষয়ে অতিরিক্ত প্রতিশ্রুতি দেবেন না। এটি ঘটানোর জন্য আপনার যা প্রয়োজন তা জিজ্ঞাসা করুন। এবং যদি আপনি এটি না পান - এটি লোকেরা, অর্থ, বা প্রযুক্তি কিনা - তবে আপনার সময়রেখাকে কীভাবে প্রভাবিত করতে পারে সেগুলি ব্যাখ্যা করুন। কখনও কখনও একজন নির্বাহী এটি অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় কাজের সংজ্ঞা না দিয়ে কিছু চাইবে, তবে একবার আপনি যদি নিজের মূল্যায়ন একত্রিত করে বাধাগুলি সনাক্ত করেন, আপনি এই উপদ্রবটি যোগাযোগ করার মতো অবস্থানে আছেন।

আপনার মাথা ঝাঁকুনি এবং অন্য দিকে দৌড়ানো একটি সাধারণ, এবং কখনও কখনও ন্যায়সঙ্গত, সবচেয়ে অপ্রতিরোধ্য প্রকল্পগুলির প্রতিক্রিয়া। তবে আপনাকে কোথাও পাওয়ার নিশ্চয়তা নেই। এমনকি সবচেয়ে ভয়ঙ্কর কাজটি সঠিক দৃষ্টিভঙ্গি, সামনের কাজটির একটি দৃ understanding় বোধ এবং আপনার পথে চেক করার জন্য বাস্তববাদী এবং অর্জনযোগ্য মাইলফলকগুলির একটি সেট দিয়ে বিচলিত হতে পারে।