কীভাবে প্রতিটি কাজের ইমেলের দ্রুত উত্তর দিতে হয় - যাদুঘর

আপনার চারপাশের প্রত্যেকে যখন কীভাবে ইনবক্স শূন্য অর্জন করবে সে সম্পর্কে কথা বলার সাথে সাথে আপনি এড়াতে চাইবেন। তবে সত্য কথা, আপনি কখনই সেখানে পৌঁছে যাবেন বলে মনে করেন না।

এবং আপনার প্রতিরক্ষার ক্ষেত্রে, কারণ আপনি এমন বার্তাগুলি গ্রহণ করেন যার জন্য দীর্ঘ বা চিন্তাশীল প্রতিক্রিয়া দরকার। কেউ আপনার মতামত চেয়েছিল, এবং আপনি এটি তৈরি করতে সময় নিতে চান। অথবা আপনার পর্যালোচনার জন্য একটি পাঁচ পৃষ্ঠার সংযুক্তি রয়েছে - এবং তাই আপনাকে এটি পর্যালোচনা করতে হবে। অথবা আপনি আপনার প্রতিক্রিয়াটি নির্দিষ্ট উপায়ে বলতে চান এবং আপনি সতেজ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করতে চান।

এই পরিস্থিতিতে স্ট্যান্ডার্ড সমাধান সব ধরণের স্তন্যপান। আপনি "রসিদ নিশ্চিত করতে পারেন", তবে এটি দুর্দান্ত আনুষ্ঠানিক শোনায়, এবং অন্য ব্যক্তি যখন কোনও নোটের সাথে মোটামুটি অনুবাদ করেন তখন কোনও কথা বলার অপেক্ষা রাখে না, "এবং …?" আপনি 24-7-এ একটি অটো-প্রতিক্রিয়াকারী রেখে যেতে পারেন তবে এটি আপনার স্টাইল নাও হতে পারে - এবং আপনি এখনও একটি নির্দিষ্ট উত্তর সরবরাহ করছেন না। অথবা, আপনি কেবল নিজের সময় নিতে পারেন তবে আপনি অন্য ব্যক্তিকে ভাবছেন এবং অপেক্ষা করতে রেখেছেন।

আমি সম্প্রতি একটি কৌশল পেয়েছি যা আমার জন্য এই সমস্যার সমাধান করেছে। আমি 24 ঘন্টা (খুব তাড়াতাড়ি না হলে) এর মধ্যে উত্তর দেওয়ার লক্ষ্য রেখেছি, এমন একটি লাইন যা আমাকে কিছু সময় কেনে। এটি অন্য ব্যক্তিকে সন্তুষ্ট করে যে আমি এতে আছি, আমার সময়সূচী অনুসারে কাজ করার সময় আমাকে অনুসরণ করার সময় দেয় এবং আমাকে ইনবক্স শূন্যের কাছাকাছি পৌঁছে দেয়। আমার প্রিয় তিনটি এখানে।

1. "আমি প্রায় যোগাযোগ করব"

আমার একজন প্রাক্তন বস ছিলেন যিনি সর্বদা প্রত্যাশাগুলি পরিচালনা করার উপর জোর দিয়েছিলেন। সামনের প্রান্তে লোককে অবহিত করা আপনাকে বিভ্রান্তি ও হতাশাকে বাইপাস করতে দেয়। এবং এটি করার সর্বোত্তম উপায় হ'ল ad জনপ্রিয় প্রবাদটির কথায় - আওতাভুক্ত, অতিরিক্ত বিতরণ।

কারও কাছে ফিরে পেতে যদি আপনি কেবল এক সপ্তাহ অপেক্ষা করেন তবে তিনি ধরে নেবেন যে আপনি এটিকে একটি নিম্ন অগ্রাধিকার হিসাবে বিবেচনা করেছেন - এবং এটি কাউকে ভাল বোধ করে না। তবে, আপনি যখন তাঁর সাথে যোগাযোগ করবেন কখন তা স্পষ্ট করেই তাকে আবার লিখে ফেলেন, মনে হচ্ছে মানবিকভাবে সম্ভব সময়সীমা সরবরাহ করা আপনার পক্ষে সত্যই গুরুত্বপূর্ণ ছিল really

যখন তিনি একটি পূর্ণ প্রতিক্রিয়া আশা করতে পারেন তার জন্য একটি প্রত্যাশা সেট করে, আপনি চিন্তাশীল হচ্ছেন। এবং যদি আপনি এই তারিখটি পরাজিত করেন তবে আপনি সেই ব্যক্তিটির পক্ষে আর সাড়া দিতে পাঁচ দিন সময় নিতেন: আপনি সেই ব্যক্তি যিনি বলেছিলেন যে তাকে এক সপ্তাহের দরকার আছে তবে দু'দিন আগে জবাব দিয়েছেন।

২ "আমি একটি সময়সীমার বিরুদ্ধে এগিয়ে চলেছি"

আপনি যখন কোনও অনুরোধ বন্ধ করেন, লোকেরা প্রায়শই কেন তা জানতে পছন্দ করে। এটি সম্পর্কে চিন্তা করুন: কেউ যদি আপনার ডেস্কের কাছে মস্তিষ্কের ঝড় থামিয়ে দেয় তবে আপনি সম্ভবত "না" বললে এবং আপনার কীবোর্ডে ফিরে ফিরে আসলে তাকে ফেলে দেওয়া হবে। তবে আপনি যদি তাকে বলেন যে আপনি এটি করতে পারবেন না তবে তাকে বিরক্ত করার সম্ভাবনা কম রয়েছে কারণ আপনি একটি সভার প্রস্তুতিতে ব্যস্ত রয়েছেন (বা আপনার অবকাশের আগে প্রকল্পগুলি মোড়ানোর মতো অন্য কোনও সম্পূর্ণ বৈধ অজুহাত)।

এই উত্তরটি অনুরূপ যুক্তি অনুসরণ করে। আপনার প্লেটে যা রয়েছে তা ভাগ করে, আপনি নিজের কাজের চাপের সাথে আপনার সংযোগটি সহানুভূতির পক্ষে সম্ভব করেছেন। তিনি জানতে পারবেন যে আপনি তাকে উপেক্ষা করছেন না; বরং আপনি ব্যস্ত হয়ে পড়েছেন এবং তার ইমেলকে আপনার পুরো মনোযোগ দেওয়ার আগে কয়েক দিন প্রয়োজন need

আমি এই পদ্ধতির চেষ্টা করে দেখেছি এবং লোকেরা প্রশংসা পেয়েছে যে আমি এমন সময়-সঙ্কীর্ণ অবস্থায় ফিরে যেতে সময়ও দিয়েছি। দু'দিন পরে হতাশ হওয়া বা আমাকে আবার ইমেল করার পরিবর্তে কোনও প্রতিক্রিয়া সন্ধান করার পরিবর্তে তারা আমাকে শুভকামনা জানিয়েছিল এবং যখন আমাকে এটি কাজ করেছিল তখন আমাকে আবার পরীক্ষা করতে বলে।

৩. "আমি অফিসের বাইরে থাকা একটি কলেজের মাধ্যমে এটি চালাতে চাই"

এটি কেবলমাত্র সত্য কথা বলে আমি হোঁচট খেয়েছি line আমার দলটির বেশিরভাগই কয়েক সপ্তাহ আগে অফিসের বাইরে ছিলেন এবং তাই অভ্যন্তরীণ প্রতিক্রিয়া বা অনুমোদনের জন্য যে কোনও প্রতিক্রিয়া আমাকে স্থগিত করতে হয়েছিল।

আমি তাদের চারদিকে রান দেওয়ার মতো প্রতিক্রিয়া না দিয়ে লোকেরা - আবার - খুব বোঝাপড়া করে। যখন আমাদের হাত বেঁধে দেওয়া হয়েছিল তখন আমাদের সকলের সেই দিনগুলি ছিল, এবং যেহেতু আপনি ভাগ করে নিয়েছেন যে আপনি নিজের উত্তরটি ত্বরান্বিত করতে পারবেন না, তাই অন্য ব্যক্তি আপনাকে পিছনে লেখার জন্য চাপ দেওয়ার কোনও কারণ নেই।

সময় মতো ফ্যাশনে ইমেলের জবাব দেওয়া জড়িত প্রত্যেকের পক্ষে সার্থক। এটি আপনাকে আপনার ইনবক্সটি পরিষ্কার করতে সহায়তা করে এবং এটি অন্য ব্যক্তিকে তার প্রয়োজন মতো তথ্য পেতে সহায়তা করে। এবং যদিও সর্বদা পূর্ণ প্রতিক্রিয়া জানানো সম্ভব না হয় তবে প্রায় সবসময়ই কিছু বলা সম্ভব। সুতরাং, একটি অর্ধ চিন্তিত বা তাড়াতাড়ি উত্তর এড়িয়ে যান এবং একটি লাইন চয়ন করুন যা আপনাকে কিছুটা সময় কিনে দেবে। এটি আপনার পরিচিতিটিকে সত্যই যত্নবান বলে মনে করবে এবং এটি আপনাকে ভাল কাজ করার জন্য সময় দেওয়ার অনুমতি দেবে।