যখন আমি প্রথম অন্যকে পরিচালনা করছিলাম, তখন আমার দলের একজন বিশ্লেষক তার কম্পিউটারে আমার প্রয়োজনীয় একটি নথি সন্ধান করার চেষ্টা করার সময় ধৈর্য সহকারে দাঁড়িয়ে মনে পড়ে। যখন - পাঁচ মিনিট পরে - সে বলল যে সে এটি খুঁজে পাচ্ছে না এবং ফাইলটি সন্ধানের সাথে সাথেই এটি আমাকে ইমেল করবে, এটি আমার উপর সত্যই খারাপ প্রভাব ফেলেছে (এবং আমাকে অবাক করে দিয়েছিল যে সে কী বলগুলি ফেলেছে! )।
সুতরাং, এটি আমার কাছ থেকে নিন: আপনার ফাইল এবং ফোল্ডারগুলির নামকরণ এবং সংগঠিত করার সময় আমি যে যৌনতম বিষয়টি আবৃত করেছি তা হতে পারে না (যে মহিলা আপনাকে বাজেট এবং এক্সেল টিপস নিয়ে এসেছিল), আমি আপনাকে প্রতিশ্রুতি দিচ্ছি, এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। একটি স্রোতযুক্ত অনলাইন স্টোরেজ সিস্টেমই আপনার জীবনকে সহজ করে তুলবে এবং আপনার প্রচুর সময় সাশ্রয় করবে তা নয়, এটি আপনাকে আরও সুসংহত এবং আপনার জিনিসগুলির শীর্ষে আপনার বস এবং সহকর্মীদের কাছে হাজির করে তুলবে। এখানে থাকার জন্য আপনার গাইডলাইন রয়েছে।
1. আপনার ডেস্কটপটি আপনার ভার্চুয়াল ডেস্ক
আপনি জানেন যে লোকেরা কীভাবে আপনাকে আপনার ডেস্ককে যথেষ্ট পরিস্কার রাখতে বলে যে আপনার বসকে আপনি কোনও স্লাব মনে করেন না? এটি আপনার কম্পিউটারের ডেস্কটপেও প্রযোজ্য। আপনি এই সপ্তাহে যে ফাইলগুলিতে কাজ করছেন সেগুলি রাখার জায়গা এটি নয়, আপনি প্রাপ্ত প্রতিটি সংযুক্তিটি আপনার টেনে আনার জায়গা নয়।
আমি আপনার ডেস্কটপটিকে যতটা সম্ভব কম ফোল্ডারে রেখে দেওয়ার পরামর্শ দিচ্ছি। আপনি বর্তমানে যে বড় প্রকল্পে কাজ করছেন তার জন্য একটি করে রাখুন পাশাপাশি আপনার মাস্টার ওয়ার্ক ফোল্ডার যেখানে আপনি সহজেই সমস্ত কিছু অ্যাক্সেস করতে পারবেন। যদি আপনি এখনও না করেন, আপনার ডেস্কটপটিকে গ্রিডে সেট করুন (যাতে আপনার আইকনগুলি কখনই ওভারল্যাপ হয় না) এবং শর্টকাটের দুর্দান্ত আনন্দ আবিষ্কার করুন।
আপনার যদি আপনার বাড়ির স্ক্রিনে কাঠামো আনতে কিছু অতিরিক্ত সহায়তার প্রয়োজন হয় তবে ডেস্কটপ সংগঠিত অ্যাপ্লিকেশনগুলির চেষ্টা করুন, যেমন পিসিগুলিতে ম্যাকস বা বেড়াতে ক্লিন বা ড্র্যাগথিং।
২. ফোল্ডারগুলির একটি কৌশল থাকা উচিত
আমি লক্ষ্য করেছি যে বেশিরভাগ লোকেরা হয় ওভার-ফোল্ডার বা আন্ডার-ফোল্ডার, তবে খুব কম লোকই এটি সঠিকভাবে পায়। কোথায় পড়বেন জানবেন কোথায়? আপনার বেশিরভাগ সাধারণ বা সম্প্রতি ব্যবহৃত ফোল্ডারগুলি দেখুন এবং সেগুলিতে দস্তাবেজগুলি গণনা করুন। যদি কয়েক ডজন এবং কয়েক ডজন ফাইল থাকে তবে আপনি সম্ভবত আরও কিছুটা কাঠামো ব্যবহার করতে পারেন; যদিও ওয়ার্ক ফাইলস> ক্লায়েন্ট এ> 2012> নভেম্বর> বিক্রয় প্রতিবেদনের অধীনে যদি কেবলমাত্র একটি ডকুমেন্ট থাকে তবে আপনি অবশ্যই একটি দীর্ঘস্থায়ী ওভার-ফোল্ডার।
এখানে আমি কয়েকটি বিধি বদ্ধ থাকার চেষ্টা করি:
৩. ফাইলের নামগুলির একটি উদ্দেশ্য রয়েছে
আপনি যখন কোনও ফাইলের নাম দিচ্ছেন, এমন একটি বাক্যাংশ চয়ন করুন যার অর্থ কিছু means যদি আমি DSC1045.jpg বা খসড়া আইডিয়া.ডোক নামে একটি সংযুক্তি পাই , তবে এটি কী - বা আরও গুরুত্বপূর্ণভাবে, পরে এটি অনুসন্ধান করার জন্য আমার কোনও সহজ উপায় নেই। একটি ভাল পরীক্ষা: কয়েক মাস পরে আপনার ডেস্কটপে ফাইলটি সন্ধানের কল্পনা করুন। আপনি কি সহজেই তা বলতে পারবেন? যদি না হয় তবে নাম পরিবর্তন করুন।
আপনি নিয়মিত তৈরি করেন এমন নথির জন্য, যেমন মাসিক বোর্ড সভার জন্য নোটগুলি, বিষয়টির পরিবর্তে ডকুমেন্টগুলি বৈঠক করে আলাদা করা সহজ। কখনই মাস-দিন-বছর ব্যবহার করবেন না, যেহেতু এটি প্রথমে মাসে, তার পরে দিন এবং পরে বছর অনুসারে সাজবে। পরিবর্তে, বছর-মাস-তারিখ (সংখ্যায় মাস সহ) ব্যবহার করুন যাতে আপনি সহজে কালানুক্রমিকভাবে বাছাই করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ: অক্টোবর 27-12 বোর্ড উপস্থাপনা.পিডিএফ বা 10-27-2012 বোর্ডের উপস্থাপনা.pdf এর পরিবর্তে 2012-10-27 বোর্ড উপস্থাপনা.পিডিএফ ব্যবহার করুন। এটি ব্রাউজ করার সময় এবং পরে অনুসন্ধান করার সময় আপনার প্রচুর সময় সাশ্রয় করবে।
৪. সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ
আপনি যদি ফাইল নামকরণ সম্পর্কে কিছু মনে রাখেন তবে এটি সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ হতে দিন। এই এক সহজ। আপনি যখন প্রথম কোনও নথি তৈরি করবেন তখন এটি v1 দিয়ে শেষ হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আমি একটি প্রস্তাবের নাম দেব: ক্লায়েন্টএ প্রস্তাব_ভি 1. পিপিটি । প্রতিবার আপনি পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন এবং ক্লায়েন্ট বা সহকর্মীদের কাছে প্রেরণ করুন, এটি সংস্করণ 2, 3, 4 এবং আরও আপডেট করুন। দস্তাবেজটি শেষ হয়ে গেলে, পরে সহজে অ্যাক্সেসের জন্য আপনি ক্লায়েন্টএ প্রস্তাব_ভিএফপিপিটি বা ক্লায়েন্টএ প্রপোজাল_ফাইনাল.পিটি সঞ্চয় করতে চান। কারণ 14 টি সংস্করণ থাকলে বা 13 সংস্করণটি যদি চূড়ান্ত হয় তবে অবাক হওয়ার চেয়ে খারাপ আর কিছু নেই।
