স্প্যামের মধ্য দিয়ে যাওয়া, সঠিক প্রতিক্রিয়াগুলি তৈরি করা এবং বার্তাগুলিতে যেগুলি ফলো-আপ প্রয়োজন তা ট্যাব রাখার মধ্যে আপনার ইনবক্সের শীর্ষে থাকা নিজের মধ্যে একটি কাজের মতো বোধ করতে পারে। এই কারণেই আমরা পেশাদারদের মস্তিষ্ককে বাছাই করেছি যারা দক্ষ, সংগঠিত ইনবক্সগুলিতে গোপনীয়তা খুঁজে পেয়েছি a প্রতিদিন শত শত ইমেল পেয়েও। কারণ স্থানে সিস্টেম থাকা আপনাকে এমনকি সবচেয়ে উদাসীন ইনবক্সেও জয় করতে সহায়তা করে।
1. শুধুমাত্র আপনার ইনবক্সে তাত্ক্ষণিক ক্রিয়া প্রয়োজন ইমেলগুলি রাখুন
ইনবক্স শূন্য অনেক উচ্চ লক্ষ্য হতে পারে, তবে কোন বার্তা আপনার ইনবক্সে রিয়েল এস্টেট নিতে পারে সে সম্পর্কে নির্মম হয়ে আপনি খুব সুন্দর রঙিন হয়ে যেতে পারেন।
“বেশিরভাগ দিন, আমার ইমেল ইনবক্সটিতে 25 টিরও কম বার্তা থাকে। এটা ইচ্ছাকৃত। আমি আমার ইনবক্সটি খুলতে এবং তাত্ক্ষণিকভাবে কী জরুরি এবং কোন প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন তা অবিলম্বে দেখতে চাই, "আন্তর্জাতিক সরকারের পরামর্শক সংস্থার সিনিয়র প্রোগ্রাম ম্যানেজার লেই অ্যান নিউম্যান বলেছেন। "এই অভ্যাসটি আমাকে অত্যন্ত সময়োচিত পদ্ধতিতে পদক্ষেপ নিতে ধাক্কা দেয়।"
কয়েক ঘন্টার ব্যবধানে নিউম্যানের পক্ষে এটি 100 টিরও বেশি ইমেল পাওয়া অস্বাভাবিক নয়, যার মধ্যে বেশিরভাগ জরুরি এবং উচ্চ-স্তরের পরিচালকদের জড়িত। ২০০৮ সালে, যখন তার অধিগ্রহণের সময় তার সংস্থাটি একটি নতুন ইমেল সিস্টেমে পরিবর্তিত হয়েছিল তখন তিনি স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করার সুযোগ পেয়েছিলেন। “এটি আমার ইনবক্সের জন্য বসন্ত পরিষ্কারের মতো ছিল। এবং তার পর থেকে, আমি উত্তরহীন ইমেলগুলিতে প্লাবিত এমন ইনবক্সের সাথে কেবল কাজ করতে পারি না, "তিনি বলে।
২. অ্যাকশন-পেন্ডিং ইমেলের জন্য একটি "ওয়েটিং ফোল্ডার" তৈরি করুন
তাহলে আপনার ইনবক্স না থাকলে ইমেলগুলি কোথায় যাবে? ইমেলগুলির জন্য একটি "ওয়েটিং ফোল্ডার" তৈরি করুন যা আপনার প্রতিক্রিয়া জানাতে পারার আগে অন্য কারও কাছ থেকে ব্যবস্থা নেওয়া দরকার। কর্মক্ষেত্র বিশেষজ্ঞ এবং পিন এবং পিভটের প্রতিষ্ঠাতা ডারসি মিলার বলেছেন, "বেশ কয়েক বছর ধরে প্রতিদিন ১৫০ টিরও বেশি ইমেল নিয়ে ব্যারেজ হয়েছিলেন, " এটি একটি বিশাল সময় সাশ্রয়কারী says "এই জাতীয় ইমেলগুলি আপনার ইনবক্সটিকে জাঁক করছে না এবং কোন প্রকল্পগুলি এখনও মুলতুবি রয়েছে তা আপনাকে স্মরণ করিয়ে দেওয়ার জন্য প্রতিটি দিন বা সপ্তাহে দেখার জন্য এটি দুর্দান্ত জায়গা।"
তিনি এই কৌশলটি খুব কঠিনভাবে শিখেছিলেন যখন তার প্রথম কাজের প্রথম বছরের সময় তিনি তার প্রয়োজনীয় ইমেল সংযুক্তি খুঁজে পান না। "আমি আমার ইমেলটি সন্ধান করতে দিনের অর্ধেক সময় কাটিয়েছি, সেই সময়ে আমার ইনবক্সে থাকা হাজার হাজার ইমেলগুলির মধ্যে, " সে বলে। "আমি সেই মুহুর্ত থেকে প্রতিজ্ঞা করেছিলাম, আমি আমার ইনবক্সটি নিয়ন্ত্রণ করব!"
৩. সাবফোল্ডারগুলি বা লেবেলগুলিকে আপনার নতুন BFF করুন
বোর্ড জুড়ে, ইনবক্স mavens একটি সহজে-ডিকোড সাবফোল্ডার বা লেবেল সিস্টেম তৈরি করার পরামর্শ দেয়। ম্যাপল হোলিস্টিক্সের প্রধান নির্বাহী নাট মাস্টারসন অনুমান করেন যে তিনি কিছুদিন 250 ইমেলের উপরে উঠেছেন, সুতরাং সংগঠনটি সর্বজনীন। "ইমেল লেবেলগুলি আপনার বন্ধু, " তিনি পরামর্শ দেন। "এগুলি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল চেইনগুলিকে একসাথে গোষ্ঠী হিসাবে ব্যবহার করুন, সুতরাং আপনার যখন রেফারেন্সের জন্য কোনও কিছু দেখার দরকার হয় তখন আপনি খুব সহজেই তা করতে পারেন।"
নিউম্যান বলেছেন যে তার লেবেলে এমন বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যাগুলির বিষয়ে অন্যদের কাছে প্রশ্ন থাকতে পারে, তিনি যে সিদ্ধান্ত নিয়েছেন সেটির জন্য সমর্থন এবং ভবিষ্যতের ব্যবসায়ের প্রয়োজনীয়তার জন্য রেফারেন্স উপকরণ। "আমি রেফারেন্সের জন্য তাদের মধ্যে কয়েক ডজন সাব-ফোল্ডার এবং শত শত ইমেল সংরক্ষণাগারভুক্ত করেছি, " তিনি বলেছেন। "আমি একটি অনুরোধের কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে আমার যা প্রয়োজন তা আবিষ্কার করতে সক্ষম হলাম কারণ এটি কোথায় সঞ্চিত আছে এবং কীভাবে এটি দ্রুত সনাক্ত করতে হবে তা আমি জানি” "
৪. ইনবক্সের বিধি বা ফিল্টার সেট করুন
অনেক ইমেল সরবরাহকারী আপনাকে ইনবক্সের নিয়ম বা ফিল্টার সেট আপ করার অনুমতি দেয় যা আপনার জন্য পদক্ষেপ নেবে এবং কোনও মস্তিষ্কের শক্তি হ্রাস না করে দ্রুত ইমেলগুলি শ্রেণীবদ্ধ করতে সহায়তা করতে পারে।
প্রতিদিন তার কাছে আসা 150 টি ইমেলের টরেন্টের শীর্ষে থাকতে, কেরেক্স কনসাল্টিং গ্রুপের সিইও, রাচেল নীল আউটলুকের বিধি বিধানগুলির সুবিধা গ্রহণ করে। "আমার বিধিগুলি সেট আপ হয়েছে যা ইমেলগুলিকে বিভিন্ন ফোল্ডার, রঙ কোড এবং প্রেরকের উপর ভিত্তি করে অগ্রাধিকার দেয়।" তারপরে, দিনের শেষে, তিনি যে কোনও মিস করেছেন তার জন্য দ্রুত স্ক্যান করবে scan “নিয়মগুলি আমি ধারাবাহিকভাবে অনুসরণ করছি এবং শব্দকে অবরুদ্ধ করে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে। এটি আমাকে বিশৃঙ্খলা সর্বনিম্ন রাখতে সহায়তা করে।
৫. আপনার ইমেলগুলি অনুসরণ করার জন্য আপনার ক্যালেন্ডারটি ব্যবহার করুন যাতে অনুসরণ করা প্রয়োজন
কিছু ইমেলগুলির জন্য সাধারণ জবাবের চেয়ে বেশি প্রয়োজন হতে পারে, নিউম্যান সেগুলি ক্যালেন্ডারে যুক্ত করার পরামর্শ দেয়। “যদি আমি এমন কোনও ইমেল পাই যা কেবলমাত্র তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া নয় তবে কিছু ধরণের ফলো-আপ ক্রিয়াকলাপের প্রয়োজন হয় তবে আমি ইমেলটিকে একটি মনোনীত সাবফোল্ডারে স্থানান্তরিত করি এবং আমার ক্যালেন্ডারে একটি অনুস্মারক রাখি যাতে ফোল্ডারের অবস্থান এবং ফলোআপের তারিখ অন্তর্ভুক্ত থাকে is "প্রয়োজন, " তিনি বলেন।
তিনি মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ব্যবহার করেন, যা আউটলুকের ক্যালেন্ডারে অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয় তবে আপনি এটি জিমেইলেও করতে পারেন। কেবলমাত্র সরঞ্জামদণ্ডের "আরও" বোতামে ক্লিক করুন এবং "ইভেন্ট তৈরি করুন" নির্বাচন করুন।
Jun. আপনার ইনবক্সে জাঙ্ক মেলটি ঝাপিয়ে পড়তে দেবেন না
মনে হচ্ছে আপনি প্রচারমূলক ইমেলগুলি সহ এক ঝাঁকুনি খেলছেন? সাবস্ক্রাইব বোতামটি দিয়ে দ্রুত যান। প্রিন্টফুলের সিইও এবং প্রতিষ্ঠাতা ডেভিস সিক্সনানস প্রচারমূলক ইমেল এবং নিউজলেটারের জন্য একটি তিন-ধর্মঘট বিধি ব্যবহার করে। তৃতীয় বার কোনও নির্দিষ্ট প্রেরকের কোনও নিউজলেটার বা প্রোমো ইমেল মুছলে তিনি তালিকা থেকে সদস্যতা ছাড়েন uns
7. আপনার যেতে প্রতিক্রিয়াগুলির জন্য টেমপ্লেট তৈরি করুন
প্রতিটি ইমেলের জন্য আলাদা জবাব টাইলিং করা একটি বিশাল সময়-স্তন্যপান হতে পারে। যদি আপনি বারবার একই ধরণের ইমেল প্রেরণ করতে দেখেন তবে আপনি সহজেই পুনরায় ব্যবহার করতে পারবেন এমন আপনার স্টাফগুলিতে কিছু স্টক প্রতিক্রিয়া রেখে আপনি উপকৃত হতে পারেন।
পেশাদার আয়োজক সংস্থা ক্লাটারবাস্টার্সের সভাপতি বেটসী ফেইন প্রায়শই এমন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেছেন যা লক-লোড-প্রতিক্রিয়া সহ সমাধান করা যেতে পারে। "আমার প্রাক-লিখিত ইমেল রয়েছে যেগুলি আমি টুইট করতে পারি যে ইমেলগুলিতে একই জিনিস জিজ্ঞাসা করি যেগুলি 'আপনার পরিষেবাদি সম্পর্কে আমাকে বলুন, ' বা 'আমি কীভাবে অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেট আপ করব?'
আপনি যদি হাত দিয়ে এটি না করতে চান তবে মিক্সম্যাক্স জিমেইল প্লাগইনটি ব্যবহার করে দেখুন বা আপনার সেটিংসে যান এবং ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি সক্ষম করুন। (আপনার ইনবক্সের উপরের ডানদিকে গিয়ারটি ক্লিক করুন, ড্রপডাউন থেকে "সেটিংস" চয়ন করুন, "উন্নত" ট্যাবটি চয়ন করুন এবং "ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি" এর পাশের "সক্ষম" টিপুন) এটি আপনাকে সংরক্ষণের অনুমতি দেবে টেম্পলেটড জবাব।
৮. ইমেল চেক করার জন্য আলাদা টাইম ব্লক সেট করুন The এবং তাদের সাথে লেগে থাকুন
আপনি সম্ভবত নির্ধারিত সময় এবং দৈর্ঘ্যের সভার জন্য আপনার সময়সূচীটি খোলা ছাড়বেন না, তবে কেন আপনার দিনে ইমেলকে অবিচ্ছিন্নভাবে চাপ দেবে?
“আমি সারা দিন আমার ইমেলটি খোলা রাখি না; আমি প্রতিটি ইমেলের মধ্য দিয়ে যাওয়ার জন্য নির্দিষ্ট সময় নির্দিষ্ট করেছিলাম এবং চিন্তা করে সাড়া দিতে, সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে বা পরে সংরক্ষণ করতে পারি। এইভাবে আমি মাল্টিটাস্ক করি না এবং আমি আমার সমস্ত ইমেলগুলি আরও দ্রুত পেতে পারি কারণ আমি আসলে হাতের কাজটির দিকেই মনোনিবেশ করেছি, "একজন ব্যবসায়ী পরামর্শদাতা ডেভিড মিত্রফ বলেছেন। "আমি প্রস্তাব দিচ্ছি যে লোকেরা তাদের ইমেলগুলি পড়তে এবং তাদের প্রতিক্রিয়া জানাতে এবং দিনের বাকী দিনটি তাদের ইনবক্সটি বন্ধ রাখতে এবং সেখান থেকে প্রয়োজনীয় হিসাবে সামঞ্জস্য রাখতে দিনে তিনটি অর্ধ ঘন্টা ব্লক শুরু করে with"
প্রতিদিনের ইমেলের শীর্ষে থাকতে সময়-ব্লক করা ছাড়াও, বিইনভেরিফাইডের প্রধান যোগাযোগ কর্মকর্তা জাস্টিন লাভেলেল ইনবক্স রক্ষণাবেক্ষণের জন্য সপ্তাহে একবার সময় নির্ধারণ করার পরামর্শ দেন। “আপনার ইনবক্সটি বজায় রাখতে প্রতি সপ্তাহে একটি সময় চয়ন করুন। আপনি অন্য যে কোনও গুরুত্বপূর্ণ সভা এবং সংগঠিত হওয়ার মতো সময়টি রক্ষা করুন, "তিনি পরামর্শ দেন। "অপ্রাসঙ্গিক সরিয়ে ফেলুন, সম্পূর্ণ সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন এবং করণীয় তালিকাকে অগ্রাধিকার দিন” "
9. ইমেল বিজ্ঞপ্তি বন্ধ করুন
এমনকি আপনি যদি পূর্বনির্ধারিত ব্লকগুলিতে কেবল ইমেলগুলি পরীক্ষা করতে নিজেকে পদত্যাগ করেন তবে আপনার ইনবক্স বিজ্ঞপ্তির সাইরেন গানের বিরুদ্ধে প্রতিরোধ করার প্রবণতা খুব দুর্দান্ত হতে পারে। যদি এটি হয় তবে সমাধানটি সহজ: আপনার বিজ্ঞপ্তিগুলি বন্ধ করুন। মিলার বলেছেন, "আপনি যদি টাইম ব্লকে কাজ করেন, আপনি নিজের ইমেলগুলি না দেখে কখনও কখনও কয়েক ঘণ্টার বেশি যেতে পারবেন না।" "বিজ্ঞপ্তিগুলি বন্ধ করুন, কারণ আপনি বর্তমানে আপনার ডেস্কে যা কাজ করছেন তা করতে তারা আপনাকে বিভ্রান্ত করবে” "
বুমেরাংয়ের ইনবক্স বিরতি ফাংশনটি ব্যবহার করে আপনি নিজেকে জবাবদিহি করতে পারেন। সিক্সনানস কেবলমাত্র নির্দিষ্ট সময়ে দিনে দুবার ইমেল আসতে অনুমতি দেয় যখন সে তাদের প্রতি মনোনিবেশ করতে সক্ষম হয়।
10. ডাউনটাইম চলাকালীন মাইন্ডলেস ইমেল টাস্কগুলিতে নিন
ইমেল অ্যাকাউন্টগুলি কার্যকরভাবে আপনার ফোনে সিঙ্ক হয়েছে তা নিশ্চিত করুন এবং দ্রুত ইনবক্স ক্লিন-আপ করতে অলস মুহুর্তগুলি ব্যবহার করুন। "আমি গৃহীত অনেক বার্তা সরাসরি পদক্ষেপের প্রয়োজন হয় না, " হোমকর্মিংক্লাব.কমের প্রতিষ্ঠাতা বেন টেইলর বলেছেন। "স্প্যাম মুছতে পারে, অন্যান্য জিনিস ফাইল করা যেতে পারে এবং আপনি দু'মিনিটের সুপার মার্কেটের সারিতে থাকাকালীন এগুলি প্রচুর পরিমাণে মোকাবেলা করতে পারেন।"
