আপনি জানেন যে যখনই তিনি "জরুরী" নামক একটি ইমেল প্রেরণ করবেন তখনই আপনার কাছে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ফিরে আসতে হবে need আপনি অন্য ব্যক্তির পর্দায় ঝাঁকুনি দেওয়া, আনব্লিংকিং বা অবস্হায় তার ইনবক্সকে রিফ্রেশ করতে ভাবতে পারেন, কারণ তিনি আপনার জন্য অপেক্ষা করছেন চূড়ান্ত সংখ্যা, অনুমোদন, অগ্রসর, উত্তর, বা পরবর্তী পদক্ষেপ।
তবে আপনি কি জানতেন যে কেবল লেখার পিছনে লেখার অগ্রাধিকার দেওয়ার প্রয়োজন নেই? এটি সত্য: আপনি যদি কোনও বার্তা নীচের যে কোনও পরিস্থিতিতে কিছু দিন বসতে দেন তবে আপনি বেশ সংবেদনশীল বা অব্যর্থহীন বলে ঝুঁকি নিয়েছেন।
এটি নিশ্চিতরূপে একটি শক্ত ভারসাম্য, কারণ প্রতিটি উদাহরণে আপনি সঠিক জিনিসটি বলতে চান। তবে উত্তর দেওয়ার জন্য সময় নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ।
1. যখন আপনি আগে শাস্তি পেয়েছেন
আপনি কি আপনার ইনবক্সটি পরিচালনা করতে কোনও ইমেল পন্ট করার সাথে পরিচিত? যেমন যাদুঘরের সহ-প্রতিষ্ঠাতা এবং সিওও অ্যালেক্স কাভোলাকোস ব্যাখ্যা করেছেন:
একটি সংক্ষিপ্ত প্রেরণ করুন 'আমাকে ভাবার জন্য ধন্যবাদ - আমি এই মাসে বুকিং করেছি তবে আপনি যদি বাইরে পৌঁছে যান তবে আমি সাহায্য করতে চাই তবে আমি চাই' ' অনেক লোক কখনই মোটেও অনুসরণ করবে না - হয় তারা ভুলে গেছে বা কারণ তাদের আর আপনার সময় এবং পরামর্শের প্রয়োজন নেই - তাই আপনি নিশ্চিত হয়ে বলতে পারেন যে অনুসরণকারীরা হচ্ছেন তাদেরই আপনার সর্বাধিক সাহায্যের প্রয়োজন।
যদিও এই কৌশলটি আপনাকে সেই সমস্ত লোকের উত্তর থেকে বাঁচিয়ে দেবে যারা কখনও ফিরে আসে না, বাণিজ্যটি হ'ল যদি কেউ আপনার জিজ্ঞাসা মতো করে long তবে দীর্ঘ অপেক্ষা করে এবং অনুসরণ করে really আপনি সত্যিই তার প্রতিক্রিয়া প্রেরণের জন্য herণী। পরবর্তী সময়ে আপনার সাথে যোগাযোগ করে তিনি শ্রদ্ধাশীল হচ্ছেন এবং তাই আপনি তাকে একই সৌজন্যতা দেখাতে চান।
অবশ্যই আপনি সাহায্য করতে খুব ব্যস্ত থাকতে পারেন (এবং এটি ঠিক আছে)। তবে আপনাকে সহায়ক প্রতিক্রিয়া প্রেরণে খুব বেশি ব্যস্ত হওয়া উচিত নয় - এমনকি যদি এটি একটি সংক্ষিপ্ত উত্তর দেয়, তাকে অন্য কারও দিকে ইশারা করে, বা কোনও সংস্থার লিঙ্ক সরবরাহ করে - এবং যদি সম্ভব হয় তবে 24 ঘন্টার মধ্যে। অতিরিক্তভাবে, একটি সত্যিকারের জবাব রচনা আপনাকে কখনও শেষ না হওয়া "আমি পরে আপনার কাছে ফিরে আসব" ইমেল চেইন শুরু করা থেকে বাঁচায়, যা অন্য ব্যক্তির নেতৃত্ব হিসাবে দেখা যাবে।
2. যখন আপনি ব্যক্তিগত কিছু বলা হয়
অনেক লোককে তাদের সহকর্মীদের সাথে ব্যক্তিগত তথ্য ভাগ করে নেওয়া কঠিন মনে হয়। সুতরাং, কেউ যদি ইমেলের মাধ্যমে আপনার সাথে বিরক্তিকর সংবাদ ভাগ করে নেওয়ার জন্য সময় নেয় তবে দ্রুত ফিরে লেখার জন্য সর্বদা আহ্বান জানানো হয়।
এটি একটি দীর্ঘ উত্তর হতে হবে না, এবং আপনি যদি সঠিক কথা বলতে 100% নিশ্চিত না হন তবে তা ঠিক আছে। আপনি প্রায় সর্বদা নেতৃত্ব দিতে পারেন "শুনে আমি খুব দুঃখিত …" তারপরে, ইমেলটিতে যা কিছু অ্যাকশন আইটেম ছিল তা বিবেচনার সাথে সম্বোধন করুন (ধরে নিলেন যে সেখানে একটি রয়েছে যা সাধারণত সেখানে থাকে) যেমন "দয়া করে আপনার সময় নিন …" বা "ফিরে এসে নির্দ্বিধায় ফিরে আসুন” "
এবং যদি এমন কোনও সময়-সংবেদনশীল সমস্যা থাকে যার জন্য আপনার কাছে স্পর্শযোগ্য কিছু চাওয়া প্রয়োজন, প্রতিক্রিয়া দেওয়ার আগে সবচেয়ে ন্যূনতম জিজ্ঞাসা করার জন্য কয়েক মিনিট সময় নিন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি এমন কোনও সহকর্মীকে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন যিনি আপনাকে বলেছিলেন যে এই পরিবারে কোনও মৃত্যুর কারণে তিনি এই সপ্তাহে বোর্ড উপস্থাপনা শেষ করতে পারবেন না:
এমনকি যখন আপনার কাছে সঠিক সঠিক শব্দ নেই - এবং কেউই করেন না quickly দ্রুত উত্তর দেওয়া আপনার দেখানো দেখায়। এটি আপনার উদ্বেগকে আরও প্রকৃত মনে করে এবং এটি স্পষ্ট করে তোলে যে আপনি এই সংবাদটির অতীতে বাতাস বইেননি বা অন্য কোনও বার্তার সাথে আপনি এটি তালিকায় যুক্ত করেননি।
হ্যাঁ, আমরা সকলেই ইনবক্স শূন্যে পৌঁছানোর জন্য ভাল লড়াই করছি; এবং সেই এক হার্ড ইমেলের উত্তর দেওয়া বন্ধ করার তাগিদটি আমি পুরোপুরি বুঝতে পেরেছি কারণ আপনি একই পরিমাণে 10 টি বেসিককে উত্তর দিতে পারেন। তবে অন্য কাউকে গুরুত্বহীন মনে করা বা বিবেচ্য ব্যক্তি হিসাবে আপনার খ্যাতি ঝুঁকির মধ্যে রাখার মতো নয়। সুতরাং, এই বিভাগগুলির মধ্যে যে কোনও একটিতে কোনও বার্তার জবাব দেওয়ার জন্য সময় নিন: আপনি কেবলমাত্র তিনিই নন যিনি খুশি হবেন।
