সম্ভাবনা হ'ল আপনার ইনবক্সটি অনেকটা আপনার পায়খানাটির পিছনে বসে থাকা ঝুড়ির ঝুড়ির মতো basket আপনি জানেন যে এটি পরিষ্কার হয়ে যাওয়ার জন্য মরে যাচ্ছে (এবং এটি অনেক গোপন আশ্চর্যরূপে বাস করছে) তবে এই জাতীয় কাজটি মোকাবেলার চিন্তাভাবনা অপ্রতিরোধ্য। আর এমন কিছুর জন্য ছয় ঘন্টার অবসর সময় কে আছে?
তবে আপনার ইমেলগুলি সংগঠিত করতে পুরো দিন লাগবে না - আসলে, আপনি যদি সময়টির জন্য সময় আলাদা করেন তবে আপনি কেবল এক ঘন্টার মধ্যে এটি করতে পারেন।
মিনিট 1 থেকে 10: জাঙ্ক সাফ করুন
10 মিনিটের জন্য একটি সময় নির্ধারণ করুন এবং আপনার প্রয়োজন নেই এমন কোনও বার্তা গণ মুছে ফেলার (বা সংরক্ষণাগার) শুরু করুন, যেমন সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্টগুলি থেকে বিজ্ঞপ্তিগুলি, অতীতের ঘটনার জন্য অনুস্মারক, আপনি ইতিমধ্যে প্রাপ্ত ডেলিভারির নিশ্চয়তা, ইতিমধ্যে আপনি যে নিউজলেটারগুলি পড়েছেন (বা কখনই পড়বে না), এবং ইমেলগুলি যে আর প্রাসঙ্গিক নয়।
আপনি সাধারণ প্রেরক বা বিষয় লাইনগুলির জন্য আপনার ইনবক্স অনুসন্ধান করে (উদাহরণস্বরূপ: লিংকডইন বিজ্ঞপ্তিগুলি) এবং একবারে একগুচ্ছ জিনিসগুলি মুছে ফেলে এটি সহজ করতে পারেন।
মিনিট 10 থেকে 30: ফোল্ডার এবং লেবেল তৈরি করুন
এখন সময় এসেছে এমন বার্তাগুলি সংগঠিত করার জন্য যা কোনও পদক্ষেপের দরকার নেই তবে আপনার প্রয়োজন বা রাখতে চান।
ইমেল ব্যবহারকারীরা যতগুলি ফোল্ডার সিস্টেম রয়েছে ততই চেষ্টা করার সহজ একটি হ'ল কোনও বিষয় বা ইমেলের প্রকারের জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করা যা এর সাথে সম্পর্কিত বেশ কয়েকটি বার্তা রয়েছে। সুতরাং, এর অর্থ ফোল্ডারগুলির মতো হতে পারে: প্রাপ্তি, প্রকল্পগুলি, ট্রিপস ইত্যাদি। আপনার পক্ষে কোনটি সর্বাধিক কার্যকর তা শিখতে আপনি সর্বদা ফোল্ডারগুলি যুক্ত এবং মানিয়ে নিতে পারেন।
এই প্রক্রিয়াটি ত্বরান্বিত করার জন্য, আপনি যে কোনও বিষয়েই অনিশ্চিত থাকবেন এমন কোনও কিছুর জন্য এমনকি "পরে ফাইল করতে" ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন এবং আপনি আর চান না এমন কোনও কিছুর জন্য একটি "সদস্যতা বাতিল করুন" ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন। টিপ: আপনি যখন মিটিংয়ের মধ্যে পাঁচ মিনিট সময় নেন তখন সেগুলি বাছাই করার জন্য দুর্দান্ত ফোল্ডার।
উহু! এবং যদি আপনি আরও সুসংহত হতে চান তবে আপনার বার্তাগুলিতে আরও তথ্য যুক্ত করতে কিছু লেবেল (আউটলুক দ্বারা "বিভাগগুলি" বলা) চেষ্টা করুন। আপনার একটি ইমেলের একাধিক লেবেল এমনকি একাধিক স্তর লেবেল থাকতে পারে। সুতরাং, আপনার "ট্রিপ" ফোল্ডারে থাকা ইমেলটিতে "নিউ ইয়র্ক 2018" এর একটি প্রধান লেবেল এবং "ফ্লাইট" এবং "সোমবার" এর উপ-লেবেল থাকতে পারে।
মিনিট 30 থেকে 50: দ্বি-মিনিটের নিয়মটি ব্যবহার করুন বা ইমেলগুলির যে ক্রিয়া দরকার সেগুলির জন্য একটি করণীয় তালিকা তৈরি করুন
আপনি এখন যে ইমেলগুলি রেখে গেছেন সেগুলি কেবলমাত্র সেইগুলির জন্য পদক্ষেপের দরকার। যদি অ্যাকশনটি দুই মিনিটেরও কম সময়ে সম্পন্ন করা যায় তবে এখনই এটি করুন। বার্তাটি যত্ন নেওয়ার জন্য যদি আপনার আরও সময় প্রয়োজন হয় তবে আপনাকে এটি করার জন্য আপনাকে স্মরণ করিয়ে দেওয়ার জন্য একটি বিজ্ঞপ্তি সহ এটি আপনার করণীয় তালিকায় যুক্ত করুন। তারপরে, আপনার ইনবক্সটি পরিষ্কার রাখতে ইমেল সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন (আপনি এখনও এটির জন্য অনুসন্ধান করতে সক্ষম হবেন)।
আপনি যদি কেবল কোনও তালিকা প্রস্তুতকারক নন, আপনি ইমেলটি হ্যান্ডেল করার জন্য প্রস্তুত হয়ে গেলে তার পরিবর্তে আপনি জিমেইলের নতুন স্নুজ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন। অথবা, আপনি যদি কোনও আউটলুক ব্যবহারকারী হন তবে অনুসরণ করা বৈশিষ্ট্য আপনাকে একই কাজ করতে দেয়।
50 থেকে 60 মিনিট: সহজ রক্ষণাবেক্ষণের জন্য আপনার সেটিংস আপডেট করুন
বিশ্বের সর্বাধিক সংগঠিত ইনবক্সে অভিনন্দন! ঠিক আছে, বিশ্বের সর্বাধিক সংগঠিত ইনবক্স নয় your তবে এখনও আপনার সেরা ইনবক্স।
তবে পার্টিকে বেশি দিন চলতে দেবেন না বা আপনি এটি আবার পূরণ করতে দেখবেন। আপনি এগুলি ফিল্টার স্থাপন করে এড়াতে পারবেন যা আপনার আগত বার্তাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাছাই করবে যাতে আপনার প্রয়োজন হয় না।
আমার প্রিয় ফিল্টারটি নিউজলেটারগুলির জন্য এবং ইমেলগুলির জন্য যা আমি আসলে পড়তে চাই তা কিন্তু সঠিক সময়ে আসার সময় সময় পাই না Instead পরিবর্তে, আমি জিমেইলে একটি ফিল্টার সেট আপ করি যা তাদের সমস্ত "পরে পড়ুন" ফোল্ডারে প্রেরণ করে। (আউটলুকের নিজস্ব "বিধি" নামক ফিল্টারগুলির নিজস্ব সংস্করণ রয়েছে যা আপনার জন্য কিছু ভারী উত্তোলন করতে পারে))
আপনি নিজের Gmail বা আউটলুকের জন্য অটো-জবাব সেট আপ করার বিষয়টিও বিবেচনা করতে পারেন যখন আপনি ইমেলগুলিকে আপনি যতটা তাড়াতাড়ি উত্তর দিতে পারবেন না (যেমন আপনি কোনও সম্মেলনে রয়েছেন, অস্বাভাবিক সময় কাজ করছেন বা ছুটিতে আছেন) ।
এবং, আপনার বার্তাগুলির মাধ্যমে সত্যই উড়তে, আপনি Gmail বা আউটলুকের জন্য কিছু কীবোর্ড শর্টকাট সক্ষম করতে এবং শিখতে পারেন।
এই পরিষ্কার করার পরে, আপনি এই উত্তেজনাপূর্ণ অনুভূতি থেকে মুক্তি পাবেন যে আপনি কোনও বার্তা মিস করেছেন বা এই ডুবন্ত অনুভূতিটি যে আপনাকে প্রতি সকালে একটি পূর্ণ ইনবক্সের মুখোমুখি হতে হবে। প্রকৃতপক্ষে, আপনি এমনকি আরও অগ্রগামী ইমেল সংস্থা যেমন নতুন Gmail এর সুবিধা গ্রহণ, ক্রোম এক্সটেনশনগুলি ব্যবহার করে বা এই ইনবক্স এআই সরঞ্জামটি ব্যবহার করে দেখতে যেতে প্রস্তুত হতে পারেন।
অথবা, ফ্লিপসাইডে, যদি আপনি দেখতে পান যে আপনার এখনও অনেক কাজ করতে হবে - একবারে একবারে এই পদক্ষেপগুলি মোকাবেলা করার জন্য প্রতি সপ্তাহে 20 মিনিট আলাদা করে রাখা শুরু করুন। কয়েক সপ্তাহ এটি করুন এবং আপনি এমন একটি ইনবক্সের সাহায্যে নিজেকে খুঁজে পাবেন যা আপনার জীবনকে আরও সহজ করে তোলে।
