সম্প্রতি, আমি আরও বেশি সংখ্যক ব্যবসায়-সম্পর্কিত ফোন কলগুলিতে এসেছি যা স্মার্ট লোকের সাথে থাকা সত্ত্বেও, আমাকে খারাপ ধারণা দেয়। অবশ্যই, কলগুলি বেশ সহজ বলে মনে হচ্ছে, তবে প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলি থেকে দূরে থাকতে পারে যা খারাপ সময় পরিচালনার জন্য এড়ানো যেত আপনার ক্লায়েন্টদের এবং সহকর্মীদের উপর আপনার প্রভাব (আপনার উত্পাদনশীলতার উল্লেখ না করার জন্য) সত্যিই প্রভাব ফেলতে পারে।
সুতরাং, যেমন ইমেল এবং সভাগুলির জন্য অলিখিত নিয়ম রয়েছে, আমি ব্যবসায়ের ফোন কল এবং সম্মেলন কলগুলির জন্য নির্দেশিকাগুলি বানিয়ে দিচ্ছি যা প্রত্যেকের অনুসরণ করা উচিত। এখানে আরও উত্পাদনশীল (এবং কম বিরক্তিকর) এর জন্য কল রয়েছে চিরকাল!
কোন ব্যক্তি কাকে এবং কোন নম্বরে কল করছে তার কল করার আগে সম্মত হন। কল করার তিন মিনিট পরে ইমেল করা শুরু হওয়ার কথা ছিল "" আপনাকে কোথায় ডাকব? " প্রত্যেকের সময় নষ্ট করে
সাধারণত, আপনি যদি অন্য কারও কাছে কিছু জিজ্ঞাসা করে থাকেন তবে আপনার তাকে বা তাকে ফোন করার প্রস্তাব দেওয়া উচিত। যদি আপনি অন্য কাউকে সহায়তা করে থাকেন তবে কাউকে তাড়াতে না পেরে সেই ব্যক্তিকে আপনাকে কল করতে বলুন।
আপনার প্রয়োজনীয় সময়ের জন্য কলটির সময়সূচী করুন এবং মনে রাখবেন যে এটি পাঁচ, 10 বা 20 মিনিট হতে পারে। আপনার নিকটতম 30 মিনিটের ইনক্রিমেন্টে গোল হওয়া উচিত নয়।
যদি আপনি যদি আগেই জানতে পারেন যে আপনি কোনও কল করার জন্য দেরি করতে চলেছেন তবে অন্য ব্যক্তিকে ইমেলের মাধ্যমে জানাতে এবং আপনি প্রস্তুত হওয়ার সময় তাকে বা তার সাথে যোগাযোগ করার প্রস্তাব দিন।
আপনি যার কাছে ফোন করছেন সে যদি না ধরে, তবে প্রথমবার কোনও বার্তা রাখবেন না। 1-2 মিনিট পরে আবার চেষ্টা করুন, এবং যদি সে বাছাই না করে তবে একটি বার্তা রেখে ইমেলও রাখুন এবং তাকে বা আপনাকে জানিয়েছিলেন যে আপনাকে ফোন করেছেন এবং আপনি আরও কত সময় উপলভ্য থাকবেন তা উল্লেখ করে। জরুরি না হলে তার পরে আর কল করবেন না।
যদি দু'জনের বেশি লোক কথা বলে থাকেন তবে সময়ের আগে একটি ডায়াল ইন সেট করুন। উবার কনফারেন্সের মতো প্রচুর বিনামূল্যে পরিষেবা রয়েছে যা এটির সাথে সহায়তা করে।
যতটা সম্ভব লোককে কল করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সেখানে প্রত্যেকেরই সত্যই প্রয়োজনীয়। লাইনে যত বেশি লোক, সবাই তত কম মনোযোগ দেয়।
নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি ভাল অবস্থান থেকে ভাল সংকেত সহ কলটি নিচ্ছেন। যখনই সম্ভব স্থল লাইন ব্যবহার করা সিগন্যাল সমস্যা এড়াতে সহায়তা করে।
আপনি যদি কোলাহলপূর্ণ জায়গায় ধরা পড়েন, লোকজনকে অবিলম্বে জানান যে আপনি কথা না বললে আপনি নিঃশব্দে থাকবেন on এটি করা শ্রদ্ধার বিষয় thing
আপনি যদি নিয়মিত ব্যবহার করেন এমন কোনও ফোন থেকে আপনি কল না দিচ্ছেন তবে কীভাবে এটি পরিচালনা করতে হবে তা নিশ্চিত হন। অজানা অফিস ফোন সিস্টেম ব্যবহার করার সময় এটি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ।
কলটিতে কিছু উপস্থাপনের জন্য আমি স্লাইডগুলি ব্যবহার করার পরামর্শ দিচ্ছি না, যদি না আপনি কোনও ডেমো করছেন, তবে আপনি যদি থাকেন তবে এগুলিকে ইমেলের মাধ্যমে প্রেরণ করবেন না। পরিবর্তে, GoToMeeting বা স্ক্রিনলিপ এর মতো একটি স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়ার পরিষেবা ব্যবহার করুন যাতে লোকেরা উঁকি দেয় না, এগিয়ে যায় এবং তারপরে মনোযোগ দেওয়া বন্ধ করে দেয় ensure
আপনি যদি কোনও স্ক্রিন ভাগ করে নেওয়ার পরিষেবা ব্যবহার করছেন, তা নিশ্চিত করুন যে কলটি শুরুর আগে এটি কাজ করে এবং আপনার প্রতিপক্ষগুলিতে এমন কোনও কিছু ইনস্টল রয়েছে যা কল করার আগে তাদের প্রয়োজন হবে।
আপনি যদি প্রথমবারের মতো মানুষের সাথে সাক্ষাত করছেন বা সত্যই লোকেরা মনোযোগ দিতে চান তবে ভিডিও কনফারেন্সিং বিবেচনা করুন।
ঠিক মত সভাগুলির মতো, সময়মতো শুরু করুন। স্ট্রাগলারের জন্য অপেক্ষা কেবল তাদের উত্সাহ দেয়।
আপনি যদি কোনও কনফারেন্স কলে যোগ দিচ্ছেন, তাত্ক্ষণিকভাবে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন যাতে কেউ আশ্চর্য হয় না যে তারা কী বলেছিল যে তারা এক-এক কথোপকথন বলে তিন মিনিটের জন্য শুনছিল।
কেউ যদি দেরিতে যোগদান করে তবে তাকে বা তাকে ধরবেন না। এটি অন্য সবার সময় নষ্ট করে। এই ব্যক্তিকে উত্সাহিত করুন কলটির শেষে কারও সাথে যোগাযোগ করার জন্য কী কী মিস হয়েছিল তা দেখার জন্য।
আপনি কে এবং কেন আপনি কল করার প্রথম 120 সেকেন্ডের মধ্যে কল করছেন তার ওভারভিউ দিন, তারপরে আপনার এজেন্ডা বা লক্ষ্য নির্ধারণ করুন। কলটিতে থাকা অন্য লোকদের এখনই তাদের জানা উচিত যে আপনি তাদের কাছ থেকে এখনই কী চান।
প্রতিটি কলের প্রথম কয়েক মিনিটের মধ্যে, প্রত্যেকের কতক্ষণ কথা বলতে হবে তা নিশ্চিত করুন, যাতে আপনি সেই অনুযায়ী কথোপকথন পরিচালনা করতে পারেন।
আপনার যদি লাইনে তিনজনের বেশি লোক থাকে তবে প্রত্যেকের উপস্থিতি নিশ্চিত করার জন্য আয়োজকের একটি দ্রুত রোল কল করা উচিত এবং সম্ভব হলে সংক্ষিপ্তভাবে তাদের পরিচয় করিয়ে দিতে হবে।
কেবলমাত্র ব্যক্তিগত পরিচয়গুলি ঘুরে দেখুন যদি এটি ব্যবসায়ের কাজটি করতে সহায়তা করে এবং এটি আপনার এজেন্ডার মধ্যে রয়েছে factor অন্যথায়, আপনি অনেক সময় নষ্ট করবেন।
কলটি যদি আপনার দক্ষতা ভাগ করে নেওয়ার বিষয়ে না আসে, আপনি 70% এর বেশি সময় ধরে কথা বলবেন না। যদি অনেক লোক লাইনে থাকে তবে এই সংখ্যাটি 25% এ নেমে আসে।
আপনার বাক্যগুলি সংক্ষিপ্ত রাখুন এবং ধারণাগুলির মধ্যে নিয়মিত বিরতি দিন। এটি মানুষকে ঝাঁপিয়ে পড়তে বা প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে দেবে।
যদি আপনি কল আয়োজক হন, লোকেরা যদি কথা না বলে এবং অন্য কেউ কথোপকথনকে একচেটিয়াবদ্ধ করে থাকেন তবে অংশ নেওয়ার আহ্বান জানানো আপনার কাজ।
কৌশলগতভাবে নিঃশব্দ বোতামটি ব্যবহার করুন। যদি 90% কলের জন্য আপনি নিঃশব্দ হন তবে আপনি সম্ভবত সম্পূর্ণ মনোযোগ দিচ্ছেন না।
ইমেলটি চেক করছেন এমন ব্যক্তি হবেন না এবং পুনরাবৃত্তি হওয়ার জন্য কোনও প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার প্রয়োজন রয়েছে। আপনি যদি বেশিরভাগ কলের সময় নিজেকে ইমেল পরীক্ষা করে দেখতে পান তবে সেগুলি হয় খুব দীর্ঘ, তারা অনেক বেশি লোক জড়িত, বা আপনার এগুলি চালানোর দরকার নেই।
কলটি শেষ হওয়ার পাঁচ মিনিট আগে, সবাইকে সতর্ক করে দিন যে এটি মোড়ানো হচ্ছে, এবং যদি কোনও প্রশ্ন থাকে তবে জিজ্ঞাসা করুন। যদি সম্ভব হয় তবে এটিকে চালিয়ে যেতে দেবেন না - এটি অন্য মানুষের সময়ের অসম্মানজনক।
কলটি চলার সাথে সাথে পরবর্তী পদক্ষেপগুলির উপর নজর রাখুন এবং এটিকে ইমেলের মাধ্যমে এটিকে পরে স্মরণ অনুসারে প্রেরণ করুন।
আমাদেরকে বল! আপনার প্রিয় ফোন কল নিয়ম কি? কোনটিই আমরা মিস করেছি?
