ইমেল, যোগাযোগের যে কোনও রূপের মতো একটি ব্যক্তিগত জিনিস thing ওয়ান-লাইনার থেকে ইলেকট্রনিক মিসিভগুলিতে আপনি কীভাবে চেক, পরিচালনা এবং সবকিছু প্রেরণ করেন তা প্রায়শই পছন্দ এবং অভ্যাসের মিশ্রণ।
বলা হচ্ছে, কয়েকটি কাটা-শুকনো নিয়মাবলী রয়েছে যা আমাদের সকলকে আমাদের ইমেল যোগাযোগ, আমাদের উত্পাদনশীলতা এবং আমাদের সময়কে সর্বাধিক করে তোলার জন্য অনুসরণ করা উচিত। তিনটি সাধারণ ইনবক্স ভুল, কীভাবে তারা আপনাকে কাজের ক্ষেত্রে ক্ষতিগ্রস্থ করছে এবং আরও ভাল ইমেল পরিচালনায় কীভাবে পরিবর্তন আনতে পারে সে সম্পর্কে পড়ুন।
ভুল # 1: আপনার ইনবক্সে ইমেলগুলি ছেড়ে যাওয়া
আমি সবচেয়ে বিতর্কিত একটি দিয়ে শুরু করব: আপনার সমস্ত ইমেল আপনার ইনবক্সে রেখে। আমি জানি যে আপনি নিজের ইনবক্সে ইমেলগুলি রেখেছেন বা না করার পরে আপনি ইমেলগুলি ছেড়ে দিচ্ছেন কিনা তা আপনি মনে করেন তবে আপনার মস্তিষ্কের আলাদা হতে থাকে। প্রিন্সটনের নিউরোসায়েন্স ইনস্টিটিউট থেকে ২০১১ সালের এক সমীক্ষা নির্ধারণ করেছিল যে "যখন আপনার পরিবেশ বিশৃঙ্খলা হয় তখন বিশৃঙ্খলা আপনার দৃষ্টি নিবদ্ধ করার ক্ষমতা সীমাবদ্ধ করে দেয়।" এটি আপনার ভার্চুয়াল পরিবেশের ক্ষেত্রেও সত্য; আপনি যত বেশি ইমেলগুলি দেখতে পাচ্ছেন - এমন কি এমনও যেগুলি গুরুত্বপূর্ণ নয় - আপনার মস্তিষ্ক তত বেশি অবচেতনভাবে সেগুলি নিয়ে চিন্তা করতে ব্যয় করবে।
গবেষণাটি পরামর্শ দেয় যে ইনবক্সের বিশৃঙ্খলা হ্রাস করা আপনাকে কম বিক্ষিপ্ত, আরও উত্পাদনশীল এবং তথ্য প্রক্রিয়া করার জন্য আরও ভাল সক্ষম করে তুলবে। যদি আপনার ইনবক্সে এই 3, 679 পুরানো ইমেলগুলি শেলফ করার কোনও ভাল কারণ না হয় তবে আমি জানি না।
কীভাবে পরিবর্তন করবেন
কেবলমাত্র নতুন মেলের জন্য আপনার ইনবক্স ব্যবহার শুরু করুন। যদি আপনি কোনও ইমেল দিয়ে কাজ করেন তবে এটি সংরক্ষণাগারভুক্ত, ফাইল করা বা মুছে ফেলা উচিত (কখন কখন ব্যবহার করবেন তা নীচে দেখুন)। আপনার পরে যে কোনও ইমেল প্রয়োজন পরে সর্বদা অনুসন্ধান করতে পারেন।
ভুল # 2: আপনার সংরক্ষণাগার বা ফাইল করা উচিত তখন মুছে ফেলা (এবং ভাইস ভার্সা)
সুতরাং এখন আপনি কেবলমাত্র নতুন মেইলের জন্য আপনার ইনবক্সটি ব্যবহার করছেন (হুড়ো!), প্রশ্নটি হল: আপনি যে ইমেলটি সম্পন্ন করেছেন তা দিয়ে কী করা উচিত?
বিকল্পগুলি হ'ল) কমান্ড বা খ) সম্পর্কিত ফোল্ডারে ফাইল (বা সংরক্ষণাগার, জিমেইল ব্যবহারকারীদের জন্য)। অনেক লোক চূড়ান্ত বিষয়গুলি সম্পর্কে খুব দূরে ভ্রান্ত করার ভুল করে: হয় সমস্ত বার্তা মুছে ফেলা বা সেগুলি সব রাখে। সত্য কথা হল, স্বাস্থ্যকর ভারসাম্যই সেরা সমাধান। ইমেলগুলি হোর্ডিংয়ের জন্য আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে স্টোরেজ কোটায় অবদানের দরকার পড়বে না এবং আপনি অনুসন্ধানের সময় আপনি যে ইমেলগুলি রাখতে চান তা সন্ধান করা আরও শক্ত করে তোলে। ওভার ডিলিটিং? আপনি হয়ত আমার বন্ধুর মতো শেষ হয়ে যেতে পারেন যিনি একটি ফ্লাইটের নিশ্চিতকরণ ইমেল মুছে ফেলেছিলেন এবং প্রায় তার ফ্লাইট মিস করেছেন।
কীভাবে পরিবর্তন করবেন
আপনি যখন কোনও ইমেলটি সম্পন্ন করেন, ভবিষ্যতে আপনি যদি আবার এটি অ্যাক্সেস করতে চান তবে ভেবে দু' সেকেন্ড সময় নিন। যদি না: মুছার সময়। যদি হ্যাঁ: সংরক্ষণাগার বা ফাইল দূরে!
ত্রুটি # 3: আপনার ইনবক্সটিকে করণীয় তালিকা হিসাবে ব্যবহার করা
যে কাজগুলি করণীয় তালিকাগুলি পছন্দ করে না তাদের জন্য একটি সহজ সমাধান (বা তারা মনে করে) তাদের ইনবক্সটিকে একটি হিসাবে ব্যবহার করা। এখন, যখন "সাক্ষাতের সময় সম্পর্কে জেরির ইমেলের জবাব দিন" এর মতো স্ট্যান্ডার্ড ইমেল-সম্পর্কিত কাজের কথা আসে তখন আমি মনে করি those লোকেরা মারা গেছে। এই কাজগুলি কোনও করণীয় তালিকায় থাকা উচিত নয়, তাদের ব্যবসায়ের সাধারণ কোর্সের অংশ হিসাবে কেবল উত্তর দেওয়া উচিত।
তবে সত্যিকারের কাজের জন্য, যেমন "নতুন ক্লায়েন্টের জন্য প্রস্তাব তৈরি করুন" বা "পে অফিসের ভাড়া, " আমি দৃ strongly়রূপে একটি করণীয় তালিকার সিস্টেম খুঁজে বের করার পরামর্শ দিচ্ছি যা আপনার পক্ষে কাজ করে এবং এটির সাথে যুক্ত থাকে। কেন? কারণ আপনি যদি প্রতিদিন সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি পেতে চান তবে আপনার করণীয় তালিকাকে অগ্রাধিকার দিতে এবং ফোকাস করতে সক্ষম হতে হবে। করণীয় তালিকা হিসাবে আপনার ইনবক্স ব্যবহার করা আপনার সময়কে অন্য ব্যক্তির হাতে রাখে। প্রতিটি নতুন ইমেলের সাথে একটি নতুন করণীয় আসে, আপনার এটি পছন্দ হোক বা না হোক। তবে আপনার করণীয় তালিকায় সচেতনভাবে কোনও কাজ যুক্ত করা অন্য কাজের পরিবর্তে আপনার এখনই এটি করা উচিত কিনা তা নির্ধারণের সুযোগ।
এখনও বিশ্বাস হচ্ছে না? জিল ডফি, লিও বাবুতা এবং জেসি গার্নার সকলেই এ জন্য দুর্দান্ত মামলা করে।
কীভাবে পরিবর্তন করবেন
আপনার ইনবক্সের মাধ্যমে যান এবং কোনও কার্যক্ষম টু ডস বের করুন। যদি সেই ইমেলটি কেবলমাত্র সেই ইমেলটিকে ইনবক্স-যোগ্য, সংরক্ষণাগার, ফাইল বা ইমেলটি এখন মুছে ফেলতে পারে। এবং ঠিক আছে, আপনি যদি সত্যই আপনার ইনবক্সটিকে করণীয় তালিকা হিসাবে ব্যবহার করার জন্য জোর দিয়ে থাকেন তবে মেলবক্স, এমন একটি অ্যাপ্লিকেশন চেষ্টা করুন যা ইমেলগুলিকে টু ডোসে পরিণত করতে এবং সেগুলি আপনার ইনবক্স থেকে বেরিয়ে আসতে সহায়তা করে।
