ইমেল: আমরা এটি ভালবাসি, আমরা এটি ঘৃণা করি, আমরা এটি ঘৃণা করতে পছন্দ করি। তবে যেহেতু এটি শীঘ্রই যে কোনও জায়গায় যেতে পারে না, তাই আপনাকে এর সেরাটি তৈরিতে সহায়তা করার জন্য আমরা এখানে আছি।
আপনার প্রবহমান ইনবক্সের মাধ্যমে শক্তি প্রয়োগের কৌশলগুলি থেকে শুরু করে আপনি যে ইমেলগুলি প্রেরণ করেছেন সেগুলি বড় প্রভাব ফেলবে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে প্রথমে স্মার্ট উপায়ে এটির কম জায়গা পেতে সহায়তা করার জন্য কৌশলগুলি, আপনার ইনবক্সকে আপনার ইনবক্সে পরিণত করার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত কিছুই আমরা পেয়েছি've যোগাযোগ পাওয়ার হাউস
আপনি যদি চান: আপনার ইনবক্সটি পরিষ্কার রাখুন
-
প্রথম জায়গায় এত বেশি ইমেল পাওয়া বন্ধ করার সবচেয়ে সহজ উপায় হ'ল যে কয়েক ডজন নিউজলেটারগুলি আপনি পড়ার ইচ্ছাকৃত ধরণের নিউজলেটারগুলিতে সাবস্ক্রাইব করেছেন - তবে সত্যি কখনও তা করেন না। আপনার ইনবক্স those এবং ভর আনসাবস্ক্রাইবগুলিতে সেই সফলদের সনাক্ত করার জন্য অননোল.মি হ'ল পরম সহজ উপায়।
-
যদি আপনি ব্যক্তিদের কাছ থেকে প্রচুর অযাচিত মেল পান তবে আপনি বক্সবিও চেষ্টা করে দেখতে পারেন। বক্সবি একে ব্যক্তিগতকৃত "অতিথি তালিকার" বলে যা ব্যবহার করে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি যে কোনও ব্যক্তির কাছ থেকে পৃথক "ওয়েটিং লিস্টে" বার্তা পাঠানোর সময় আপনার ইমেল পেয়েছেন তা নিশ্চিত করার জন্য ব্যবহার করে List আপনার বার্তাটি আপনার ইনবক্সে পৌঁছে দেওয়ার আগে যাচাই করার জন্য অনুরোধ করুন।
-
কোনও ইমেল স্বতঃ-প্রতিক্রিয়াকারী ব্যবহার করার চেষ্টা করুন - এবং কেবলমাত্র আপনি অফিস থেকে বাইরে থাকাকালীনই নয়। আপনার অটো-প্রতিক্রিয়া দীর্ঘ বা বিস্তারিত হতে হবে না, তবে দ্রুত "হাই, আমি আপনার ইমেল পেয়েছি এবং যখন পারব তখন আপনার কাছে ফিরে আসব!" বার্তাটি আগ্রহী বিভারদের ফলো-আপ ইমেলগুলি প্রেরণ করা থেকে বিরত রাখতে পারে আপনি প্রতিক্রিয়া করার সুযোগ ছিল। এটি কীভাবে সেট আপ করবেন তা এখানে।
-
প্রতিটি ইমেলকে সঠিকভাবে প্রতিক্রিয়া জানানোর তাড়না প্রতিরোধ করুন। আলেকজান্দ্রা ফ্রানজেন যেমন ব্যাখ্যা করেছেন, "প্রচুর 'জরুরি' ইমেলগুলি আপনার সহায়তা ছাড়াই তাদের সমাধান করে। তাত্ক্ষণিকভাবে সাড়া না দেওয়ার বাছাই করে, আপনি লোকদের আরও স্বাবলম্বী হওয়ার প্রশিক্ষণ দিচ্ছেন - আপনি কীভাবে দ্রুত উত্তর দিতে পারবেন সে সম্পর্কে বুদ্ধিমান, বাস্তব প্রত্যাশা তৈরি করার সময়। "
-
প্রশ্নের পরিবর্তে স্পষ্ট নির্দেশাবলী দিয়ে আপনার বার্তাগুলি শেষ করে ফলোআপ ইমেলগুলি প্রতিরোধ করুন। "পরের সপ্তাহে আমাদের আবার সংযোগ স্থাপন করা উচিত?" বলার পরিবর্তে, চেষ্টা করুন, "আমি আপনাকে মঙ্গলবার সকালে পুনরায় সংযোগ করার জন্য একটি কল দেব that" যদি এটি কাজ না করে, তবে আপনার প্রাপক আপনাকে জানাতে দেবেন - তবে অন্যথায়, আপনি একটি প্রতিরোধ করেছেন অপ্রয়োজনীয় পিছনে এবং সামনের
আপনি যদি চান: ইমেলিং ব্যয় করার সময়টি হ্রাস করুন
-
আপনার ইমেলগুলি সংক্ষিপ্ত এবং উত্পাদনশীল উভয় রাখতে চান? প্রতিটি বার্তা দীর্ঘ বা তার চেয়ে কম পাঁচটি বাক্য তৈরি করতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ। এমনকি এমন একটি সাইট রয়েছে যা সহায়তার জন্য নির্মিত হয়েছে: পাঁচ.সেনটেক.এস! যেমন এটি ব্যাখ্যা করেছে, "প্রতিক্রিয়া অনুসারে চিঠিগুলির একটি নির্দিষ্ট সংখ্যার ব্যবহার করে সমস্ত ইমেল প্রতিক্রিয়া যেমন এসএমএস পাঠ্য বার্তাগুলির সাথে ব্যবহার করুন। যেহেতু চিঠিগুলি গণনা করা খুব কঠিন, আমরা পরিবর্তে বাক্যগুলি গণনা করি ”" বিষয়গুলিকে সংক্ষিপ্ত রাখার জন্য কিছু পরামর্শের দরকার, তবে এখনও নম্র? এলিয়ট বেলের কিছু দুর্দান্ত পরামর্শ রয়েছে।
-
আপনি যদি বার বার একই বার্তাগুলি ইমেল করে দেখতে পান তবে আপনার খসড়া ফোল্ডারে টেমপ্লেটগুলি সংরক্ষণ করুন (শুরু করার জন্য এখানে ২ are টি রয়েছে) বা Gmail এর "ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি" ল্যাবটির সুবিধা নিতে পারেন, যা আপনাকে যে কোনও প্রতিক্রিয়া বাঁচাতে এবং সেগুলি সহজে inোকাতে দেয় আপনার ইমেল মধ্যে। (দেখুন কীভাবে এটি সেট আপ করবেন, সৌজন্যে গ্যাজেটওয়াইজ।)
-
আপনার ফোন থেকে প্রচুর ইমেল প্রেরণ করবেন? অটো টেক্সট চেষ্টা করুন, এমন একটি সরঞ্জাম যা আপনাকে একটি কাস্টমাইজড সংক্ষিপ্তসার টাইপ করতে দেয় যা তারপরে একটি সম্পূর্ণ পাঠ্য ব্লাবারে প্রসারিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, "rl8" টাইপিংটি "আমি দেরী করে চলেছি", এ প্রসারিত হতে পারে যা আপনি যখন কোনও মিটিংয়ে যাচ্ছেন তখন সুবিধাজনক। (এটি কীভাবে সেট আপ করবেন তা এখানে)
-
যদি না আপনার কাজের প্রয়োজন হয় আপনি ইমেলগুলির সাথে তাত্ক্ষণিকভাবে প্রতিক্রিয়াশীল হন, প্রতিদিন কয়েকবার সেট করুন যে আপনি নিজের ইনবক্সটি পরীক্ষা করে দেখুন। এই সময়টি প্রতিদিন আলাদা হতে পারে, এটি কেবল ইচ্ছাকৃত হতে হবে (উদাহরণস্বরূপ, আজ আমি আমার ইনবক্সটি দেখতে সকাল 9-10 টা থেকে আলাদা করব, তারপরে আমি 4-5 থেকে আবার এটিকে দেখব)।
-
আপনার ইনবক্সে দুটি ট্যাগ (বা Gmail এ ফিল্টারগুলি) যুক্ত করুন: "তাত্ক্ষণিক উত্তর" এবং "ফোকাসড সময় প্রয়োজন requires" আপনি যখন জানেন যে আপনার নিরবচ্ছিন্ন সময়ের একটি শক্ত ব্লক রয়েছে, আপনার ফোকাসড টাইম ফোল্ডারটি খোলার মাধ্যমে শুরু করুন এবং কোনটি আপনি সবচেয়ে বেশি তা স্থির করুন মোকাবেলা করা প্রয়োজন। এবং পরের বারে আপনি বাসের জন্য অপেক্ষা করতে বা কফির জন্য লাইনে অপেক্ষা করার জন্য কয়েক মিনিট সময় রাখুন, ইনস্টাগ্রামটি পরীক্ষা না করে আপনার "দ্রুত উত্তর" ফোল্ডারটি খুলুন।
-
আপনার ইমেলটি সেট আপ করুন যাতে একবার আপনি কোনও ইমেলের সাথে ডিল করেন এবং তা ফাইল করে ফেলেন বা মুছে ফেললে, আপনাকে সরাসরি ইমেলগুলির তালিকায় ফিরে আসার পরিবর্তে আপনার ইনবক্সের পরবর্তী একটিতে নেওয়া হবে। (জিমেইলের জন্য, আপনি জিমেইল ল্যাবগুলিতে অটো-অ্যাডভান্স বিকল্পের মাধ্যমে এটি করতে পারেন)) কোন বার্তাটি পরবর্তী দিকে মনোযোগ দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে আপনি যে কোনও সময় ব্যয় করতে পারবেন তা হ্রাস করে!
-
অল্প সময়ের মধ্যে একগুচ্ছ ইমেইলটি পাওয়া দরকার? ইমেল গেমটি চেষ্টা করুন, যা আপনাকে যতটা সম্ভব ইমেল পেতে পাঁচ মিনিট সময় দেয় এবং আপনাকে পয়েন্ট সহ পুরষ্কার দেয়। এটি আপনার ইনবক্স যুদ্ধকে আরও বেশি কামড়ের আকার অনুভব করে, একই সাথে 10-20 ইমেলগুলি সামলানোতেও মনোনিবেশ করে।
আপনি যদি চান: আপনার ইনবক্সটি সংগঠিত করুন
-
আপনার সমস্ত ইমেল আপনার ইনবক্সে রাখবেন না - হয় সেগুলি মুছে ফেলা, ফাইল করা বা সংরক্ষণ করুন they প্রিন্সটনের নিউরোসায়েন্স ইনস্টিটিউট থেকে ২০১১ সালের এক সমীক্ষা নির্ধারণ করেছিল যে "যখন আপনার পরিবেশ বিশৃঙ্খলা হয় তখন বিশৃঙ্খলা আপনার মনোনিবেশ করার ক্ষমতা সীমিত করে দেয়।" এটি আপনার ভার্চুয়াল পরিবেশের ক্ষেত্রেও সত্য; আপনি যত বেশি ইমেলগুলি দেখতে পাচ্ছেন - এমন কি এমনও যেগুলি গুরুত্বপূর্ণ নয় - আপনার মস্তিষ্ক তত বেশি অবচেতনভাবে সেগুলি নিয়ে চিন্তা করতে ব্যয় করবে।
-
যে কাজগুলি করণীয় তালিকাগুলি পছন্দ করে না তাদের জন্য একটি সহজ সমাধান (বা তারা মনে করে) তাদের ইনবক্সটিকে একটি হিসাবে ব্যবহার করা। তবে সত্যিকারের কাজের জন্য, যেমন "নতুন ক্লায়েন্টের জন্য প্রস্তাব তৈরি করুন" বা "পে অফিসের ভাড়া, " আপনার পক্ষে কাজ করে এমন একটি করণীয় তালিকার সিস্টেম খুঁজে পাওয়ার সময় এসেছে। করণীয় তালিকা হিসাবে আপনার ইনবক্সটি ব্যবহার করা আপনার সময়কে অন্য লোকের হাতে রাখে each প্রতিটি নতুন ইমেলের সাথে নতুন পছন্দ আসে যা আপনি পছন্দ করেন বা না করেন। তবে আপনার করণীয় তালিকায় সচেতনভাবে কোনও কাজ যুক্ত করা অন্য কাজের পরিবর্তে আপনার এখনই এটি করা উচিত কিনা তা নির্ধারণের সুযোগ।
-
কিছু ইমেল আপনার ইনবক্সটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এড়িয়ে যেতে আপনি Gmail ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি নিজের কেবল বিলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদান করেন তবে আপনি এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে পারেন এবং "ফিনান্সিয়াল" লেবেলটি যুক্ত করতে পারেন You আপনাকে কখনও এটি দেখতে হবে না, তবে আপনার যদি এটি প্রয়োজন হয় তবে আপনি এটি কোথায় পাবেন তা জানেন। জিনিসগুলি সন্ধানের কথা বলছি …
-
আপনি কোনও ইমেল প্রেরণের আগে অনুসন্ধানের জন্য এটি পড়ুন। এই ইমেলটি পরে খুঁজে পেতে আপনি কী অনুসন্ধান করবেন? এই শব্দগুলি কি ইমেইলে আছে? আপনি "জ্যাকের সাথে দেখা থেকে নোটস" পরিবর্তন করতে পারেন "অ্যামাজন থেকে জ্যাক স্মিথের সাথে আগস্টের বৈঠক থেকে নোটস" to
-
আসলে অনেকগুলি অনুসন্ধান কমান্ড রয়েছে যা একটি পুরানো ইমেল খুঁজে পাওয়া অনেক বেশি সহজ করে দেয়। বিষয়, বিষয়, প্রেরক এবং আরও অনেক কিছুর মাধ্যমে কোনও ইমেল কীভাবে সন্ধান করতে হয় সে সম্পর্কে এখানে একটি প্রাইম রয়েছে।
আপনি যদি চান: আপনার ইনবক্সকে কুলার করুন
-
আপনি কি সবসময় আপনার ইনবক্সে স্টিকি নোট রাখতে পারবেন তা কি ইচ্ছা করে? Gmail এর জন্য উপযুক্তভাবে নামকরণ করা নোটগুলি আপনাকে যে কোনও ইমেল বার্তায় নোটগুলি এবং ট্যাগগুলি সংযুক্ত করতে দেয় your আপনার প্রেরিত-ইমেল ভিউয়ের শীর্ষে বা আপনার ইনবক্সে অন্য যে কোনও জায়গায় notes
-
জিমেইল অ্যাড-অন র্যাপারটিভ একটি নেটওয়ার্কারের স্বপ্ন: প্লাগইনটি আপনার যোগাযোগগুলির সোশ্যাল নেটওয়ার্কিংয়ের তথ্যটি আপনার ইনবক্সের ঠিক মধ্যে প্রদর্শন করে, তাই আপনি Gmail ছাড়াই লিংকডইন, ফেসবুক এবং টুইটারে তাদের সাথে সংযোগ করতে পারেন। আপনি তাদের কাছ থেকে সাম্প্রতিক ইমেলের একটি পাঞ্চ তালিকাও দেখতে পারেন এবং আপনার অ্যাকাউন্টে তাদের ঠিকানাগুলিতে সংযুক্ত করার জন্য ব্যক্তিগত নোটগুলি রেকর্ড করতে পারেন।
-
স্টেরয়েডগুলিতে জিমেইলের মতো জিমেলিয়াস হ'ল ক্রোম, ফায়ারফক্স এবং অপেরার জন্য একটি ব্রাউজার এক্সটেনশন যা আপনার গোপনীয়তা রক্ষা করতে ইমেল ট্র্যাকারদের ব্লক করার ক্ষমতাকে ক্লিন-আপ ইন্টারফেস (কোনও বিজ্ঞাপন নয়!) থেকে সমস্ত কিছু দিয়ে আপনার জিমেইলের অভিজ্ঞতাকে প্রধানত বাড়িয়ে তোলে। আর একটি প্রিয় বৈশিষ্ট্য হ'ল স্বয়ংক্রিয় "সাবস্ক্রাইব করুন" বোতাম যা জিমেইলের "স্প্যাম" বোতামটি প্রতিস্থাপন করে যখনই জিমেলিয়াস একটি মেইলিং তালিকা সনাক্ত করে।
-
আপনি জানেন যে সেই ইমেলগুলি আপনি জানেন যে আপনি পরবর্তীকালে পাবেন না তবে আপনি ভীত হন যে আপনি ভুলে যাবেন? বর্তমানে জিমেইল এবং আউটলুকের জন্য উপলভ্য প্লাগইন বুমেরাং তাদের সাথে ডিল করার জন্য উপযুক্ত। অদৃশ্য হয়ে যাওয়ার জন্য আপনি কোনও ইমেল নির্ধারণ করতে পারেন এবং পরে ফিরে আসতে পারেন - যখন আপনি এটি মোকাবেলা করতে প্রস্তুত হন - তখন পর্যন্ত আপনার ইনবক্সটি পরিষ্কার হয়ে যায় - বুমেরাং আপনাকে পরবর্তী সময়ে প্রেরণের জন্য একটি ইমেল নির্ধারণ এবং পুনরাবৃত্ত ইমেলগুলি সেট আপ করার অনুমতি দেয়।
-
Gmail ল্যাবগুলি দেখুন - যা আপনাকে "পূর্বাবস্থায় পাঠান" এর মতো জিমেইল বৈশিষ্ট্যগুলি দেখতে এবং ঠিক আপনার ইনবক্সে আপনার ক্যালেন্ডারটি দেখার চেষ্টা করে। আপনার জিমেইল সেটিংসে যান, তারপরে শুরু করতে "ল্যাবস" এ ক্লিক করুন।
-
নিজেকে স্বাক্ষর করুন বা প্রচুর নথি এবং চুক্তি প্রেরণ করুন? জিমেইলের জন্য হেলোসাইন আপনাকে নথিগুলিতে স্বাক্ষর করতে এবং আপনার ইনবক্সটি না রেখে ফর্মগুলি পূরণ করতে দেয় scan আমাদের মধ্যে যারা স্ক্যানার, প্রিন্টার এবং ফ্যাক্স মেশিনকে ঘৃণা করে তাদের জন্য একটি সত্য জীবনকাল if
আপনি যদি চান: আপনার ইমেলগুলি পড়ুন
-
প্রতিটি বার্তার প্রথম 50 টি অক্ষর যথাসম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং কার্যক্ষম হিসাবে তৈরি করুন, ফাস্ট কোম্পানি বলে। প্রলোভনজনক ওপেনার এটি আরও বেশি সম্ভাবনা তৈরি করে যে আপনার প্রাপকরা পড়া চালিয়ে যাবেন।
-
পাঠ্যের দীর্ঘ ব্লকগুলি পড়তে অসুবিধাগ্রস্থ দেখাচ্ছে, সুতরাং কীভাবে আপনার পাঠ্যকে আরও পঠনযোগ্য করে তুলবেন সে সম্পর্কে চিন্তাভাবনা করুন। বুলেট, তালিকাগুলি, বোল্ডিং এবং সংক্ষিপ্ত, সহজে স্কিমযোগ্য প্যারাগুলি ব্যবহার করুন। এটি কেটে ফেলতে সমস্যা হচ্ছে? এটি একটি চিহ্ন হতে পারে যে আপনি খুব বেশি কভার করার চেষ্টা করছেন।
-
যদি আপনি একাধিক পয়েন্ট পেয়ে থাকেন বা আপনার ইমেলটিতে একাধিক প্রশ্ন উত্থাপন করেন তবে নিশ্চিত করুন যে those আইটেমগুলি বাকী বিবরণ থেকে সাহসীভাবে রেখে, সেগুলি হাইলাইট করে, বা বুলেটযুক্ত তালিকায় সাজিয়ে রেখে বাকী বিবরণী থেকে বেরিয়ে এসেছে। বৈসাদৃশ্যটি স্বাভাবিকভাবেই প্রাপকের চোখের বার্তার মাংসের দিকে আকর্ষণ করে (যে অংশটি আপনি তাদের মিস করতে পারবেন না!)।
-
আপনার যেকোন প্রশ্ন যথাসম্ভব সুনির্দিষ্ট করুন। "আপনি এই প্রস্তাবটি সম্পর্কে কী ভাবেন?" একটি ভাল প্রশ্ন নয়। "আমরা কি শুক্রবারের মধ্যে 20, 000 ডলারের বিক্রেতার প্রস্তাব নিয়ে এগিয়ে যেতে পারি?" আরও ভাল।
-
কম ব্যস্ত দিনে আপনার বসকে বা গুরুত্বপূর্ণ কাউকে ধরার আশা করছেন তবে তার বা তার শিডিউলটি জানেন না? মঙ্গলবার এবং বৃহস্পতিবার ইমেল করা এড়িয়ে চলুন। এগুলি মানুষের ইনবক্সগুলির জন্য সর্বোচ্চ আয়তন দিন এবং আপনি চান না যে আপনার গুরুত্বপূর্ণ বার্তাটি নিউজলেটার, অফার এবং অন্যান্য চিঠিপত্রের সমুদ্রে হারিয়ে যেতে পারে।
-
আপনার সাবজেক্ট লাইন গণনা করুন - এটি এমন কিছু যা প্রাপককে ইমেলের অভ্যন্তরে কী থাকবে সে সম্পর্কে একটি পরিষ্কার ধারণা দেয়। (বোনাস: এটি আপনার প্রাপককে ইমেলের মাধ্যমে ফিরে লেখার চেয়ে আলোচনার জন্য আপনার ইনবক্সে বার্তাটি সহজেই অনুসন্ধান করতে সহায়তা করবে))
-
কার্নেগি মেলনের গবেষকরা দেখতে পেয়েছেন যে সর্বাধিক কার্যকর ইমেলের সাবজেক্ট লাইন রয়েছে যা দুটি জিনিসের মধ্যে একটির কাছে আবেদন করে: কৌতূহল (আপনি যদি বিপণনে থাকেন তবে দুর্দান্ত) বা ইউটিলিটি (সম্ভবত আমাদের বাকিদের জন্য সেরা)। আরও জানার জন্য এক মিনিটের ভিডিও।
-
আপনার বার্তাগুলি পঠিত হয়েছে তা নিশ্চিত করতে চান? ক্রোম এক্সটেনশন মেলট্র্যাক আপনাকে এবং কখন লোকেরা আপনার ইমেলগুলি পড়ে তা দেখতে দেয়। এবং যদি আপনি লক্ষ্য করেন যে এটি অপঠিত বসে আছে? সঠিক উপায়ে অনুসরণ করার জন্য এই টিপসটি দেখুন।
