প্রত্যেকে প্রতি মাসে কমপক্ষে কিছু ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য ইমেল ব্যবহার করে, আমাদের অনেকেই আমাদের পেশাদার কাজ করার জন্য প্রতিদিনের সরঞ্জাম হিসাবে ইমেল ব্যবহার করবেন। আমরা গ্রাহক, সহকর্মী, উচ্চপদস্থ, এবং সম্ভাব্য নতুন ভাড়া বা সম্ভাব্য নতুন নিয়োগকর্তাদের সাথে যোগাযোগ করতে ইমেল ব্যবহার করব। এবং হ্যাঁ, এই ব্যক্তিরা আমাদের একটি পরিষ্কার এবং পেশাদার লিখিত বার্তা খোলার জন্য আমাদের ক্ষমতা দ্বারা বিচার করবে।
ইমেল শিষ্টাচার, বা 'নেটিকেকেট', ওয়ার্ল্ড ওয়াইড ওয়েবের 27 বছরের জন্য প্রায়শই হয়েছে। Netiquette আপনার ইমেইল সম্মান এবং দক্ষতা প্রদর্শন কিভাবে জন্য ব্যাপকভাবে গৃহীত নির্দেশিকা একটি সেট। দুঃখের বিষয় হল, এমন কিছু লোক আছে যারা ব্যবসায়িক সেটিংসের জন্য ইমেল নেট শিখতে সময় নেন নি। আরও খারাপ: পাঠ্য বার্তাগুলির আলগা এবং অনানুষ্ঠানিক শৈলী নিয়ে ইমেল নেটওয়াক্ট বিভ্রান্তকারী এমন কিছু লোক রয়েছে।
একটি খারাপভাবে তৈরি করা ইমেলটি গ্রাহক বা উচ্চতর বা কোনও সম্ভাব্য নিয়োগকর্তার সাথে আপনার বিশ্বাসযোগ্যতাকে মারতে দেবেন না। এখানে ইমেল নেটওয়ার্টের নিয়মগুলি আপনাকে ভালভাবে পরিবেশন করবে এবং কর্মক্ষেত্রে আপনাকে বিব্রতকর সংরক্ষণ করবে।
10 এর 01প্রেরণ করার আগে আপনি যে শেষ জিনিসটি করেন তা ইমেল ঠিকানাটি সন্নিবেশ করান।
এই পাল্টা-স্বজ্ঞাত মনে হয়, কিন্তু এই চমৎকার ফর্ম। আপনি ইমেল শিরোনামে ইমেল ঠিকানা (es) যুক্ত করার আগে আপনার লেখা এবং প্রুফreadিংয়ের শেষ পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। এই কৌশলটি আপনাকে আপনার সামগ্রী এবং প্রুফreadিং শেষ করার আগে খুব তাড়াতাড়ি বার্তা পাঠানোর বিব্রত বোধ করবে।
এটি একটি দীর্ঘ ইমেলের জন্য বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ, যার মধ্যে সংবেদনশীল সামগ্রী রয়েছে, যেমন একটি চাকরির আবেদন জমা দেওয়ার, গ্রাহকের প্রশ্নের জবাব দেওয়ার জন্য, বা আপনার টিমকে খারাপ খবর যোগাযোগ করা। এই ক্ষেত্রে, ইমেল ঠিকানাটি সংশোধন করার সময় আপনার চিন্তাগুলি সংগ্রহ করার জন্য এবং আপনার মনের মধ্যে আপনার শব্দগুলিকে পুনঃসংশোধনের জন্য আপনার ইমেল থেকে দূরে সরে যাওয়ার দরকার হয়।
আপনি যদি কোনও ইমেলের উত্তর দিচ্ছেন এবং আপনি সামগ্রীটিকে সংবেদনশীলতা বিবেচনা করেন তবে কেবলমাত্র প্রাপকের ইমেল ঠিকানাটি অস্থায়ীভাবে মুছে ফেলুন যতক্ষণ না আপনি পাঠানোর জন্য প্রস্তুত হন এবং তারপর ঠিকানাটি আবার জুড়ুন। আপনি প্রাপক এর ইমেল ঠিকানাটি নোটপ্যাড ফাইল বা OneNote পৃষ্ঠায় বিকল্পভাবে কাটা এবং পেস্ট করতে পারেন, ইমেল লিখুন এবং তারপরে ইমেল ঠিকানাটি কাট এবং পেস্ট করুন।
এই বিষয়ে আমাদের বিশ্বাস করুন: লেখার সময় একটি ফাঁকা ইমেল ঠিকানা লাইন আপনাকে একদিন সার্থক দুঃখ সংরক্ষণ করবে!
10 এর 02আপনি সঠিক ব্যক্তি ইমেল করছেন যে ট্রিপল চেক।
আপনি যদি একটি বড় কোম্পানি বা সরকারী বিভাগে কাজ করেন তবে এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। যখন আপনি 'মাইক' বা 'হিদার' বা 'মোহাম্মদ' তে সংবেদনশীল ইমেল পাঠাচ্ছেন, তখন আপনার ইমেল সফ্টওয়্যার ভবিষ্যতে আপনার জন্য সম্পূর্ণ ঠিকানা টাইপ করতে চায়। এর মতো জনপ্রিয় নামগুলিতে আপনার কোম্পানির ঠিকানা বইয়ের অনেকগুলি ফলাফল থাকবে এবং আপনি আপনার ভাইস প্রেসিডেন্টের কাছে বাজেয়াপ্তভাবে অ্যাকাউন্টিংয়ের নিচে গোপন উত্তর পাঠাতে পারেন।
উপরে # 1 নেটওয়াল্টের নিয়মকে ধন্যবাদ, আপনি শেষ পর্যন্ত ঠিকানাটি ছেড়ে চলে গেছেন, তাই প্রেরকের ইমেল ঠিকানাটি তিনবার যাচাই করার আগে আপনার শেষ পদক্ষেপ হিসাবে মসৃণভাবে যেতে হবে!
10 এর 03'সকলকে উত্তর দিন', বিশেষত একটি বড় কোম্পানিতে এড়িয়ে চলুন।
আপনি যখন কয়েক ডজন মানুষের কাছে প্রেরিত সম্প্রচারটি পান, তখন বিজ্ঞাপনের কেবলমাত্র উত্তর দেওয়ার বিজ্ঞতার প্রয়োজন হয়। এটি বিশেষভাবে সত্য যদি এটি একটি বৃহৎ বিতরণ তালিকা সহ সম্প্রচারিত সংস্থা।
উদাহরণ স্বরূপ: জেনারেল ম্যানেজার সমগ্র কোম্পানির দক্ষিণের পার্কিংয়ের বিষয়ে ইমেল করে এবং সে লোকেদের অনুরোধ করে যে কর্মচারীরা বেতন দেওয়া এবং নির্ধারিত স্টলগুলি সম্মান করে। আপনি যদি 'সকলকে উত্তর দেন' এ ক্লিক করেন এবং অন্য কর্মচারী আপনার ব্যক্তিগত গাড়িতে অনাকাঙ্ক্ষিত অভিযোগ এবং আপনার পেইন্ট খোলার অভিযোগ করেন তবে আপনি কোম্পানির shmuck হয়ে আপনার ক্যারিয়ার অগ্রগতিতে আঘাত করতে পারেন।
কেউ তাদের কাছে প্রযোজ্য এমন বার্তা গ্রহণ করতে চায় না। এমনকী আরও বেশি, কেউ অভিযোগ করে না যে এই গোষ্ঠীর কাছে অভিযোগ করছে বা সম্প্রচার বিন্যাসে আপনার ব্যক্তিগত অভিযোগগুলির বিষয়ে শোনাচ্ছে।
এই ভুল প্যাসগুলি এড়িয়ে যান এবং প্রেরককে আপনার ডিফল্ট অ্যাকশন হিসাবে পৃথক উত্তরটি ব্যবহার করুন। নিশ্চিতভাবে নীচের # 9 নিয়মও দেখুন।
10 এর 04কথোপকথন এক্সপ্রেশন পরিবর্তে পেশাদারী শুভেচ্ছা ব্যবহার করুন।
পেশাদার ইমেল শুরু করার সেরা উপায়টি হল নিম্নলিখিত কিছু সংস্করণ:
1. শুভ বিকাল, শ্রীচন্দ্র চন্দ্র।2. হ্যালো, প্রকল্প দল এবং স্বেচ্ছাসেবক।3. হাই, জেনিফার।4. শুভ সকাল, প্যাট্রিক।কোনও পরিস্থিতিতে, পেশাদার ইমেল শুরু করার জন্য নিম্নলিখিতগুলি ব্যবহার করুন না:
1. আরে,2. সুপার, দল!3. হাই, জেন।4. মরিন, প্যাট। 'হেই', 'ইয়ো', 'সাপ' মত কথ্য অভিব্যক্তিগুলি আপনার কাছে বন্ধুত্বপূর্ণ এবং উষ্ণ মনে হতে পারে তবে তারা আসলে ব্যবসার সেটিংসে আপনার বিশ্বাসযোগ্যতাকে নষ্ট করে। যখন আপনি অন্য ব্যক্তির সাথে বিশ্বস্ত সম্পর্ক রাখতে পারেন তখন কথোপকথনে আপনি অবশ্যই এই কথোপকথনগুলি ব্যবহার করতে পারেন, তবে এটি একটি বানিজ্যিক ইমেলের মধ্যে এই শব্দগুলি ব্যবহার করা একটি খারাপ ধারণা। উপরন্তু, 'mornin' মত বানান শর্টকাটগুলি গ্রহণের জন্য এটি একটি খারাপ ফর্ম। কারও নামটি ছোট করা (জেনিফার -> জেন) এটি খুব খারাপ ফর্ম না হওয়া পর্যন্ত সেই ব্যক্তিটি আপনাকে তা করার জন্য স্পষ্টভাবে জিজ্ঞাসা করেছেন। যেকোন বুদ্ধিমান ব্যবসায়িক যোগাযোগের মতো, এটি অত্যন্ত আনুষ্ঠানিক হওয়ার পাশাপাশি ত্রুটিপূর্ণ এবং সম্মানের প্রতি বিশ্বাসের পক্ষে ভুল করে তোলে। এবং প্রকৃতপক্ষে, আপনার খ্যাতি সহজেই দরিদ্র ব্যাকরণ, খারাপ বানান, এবং অনির্বাচিত শব্দগুলি দ্বারা বিচ্ছিন্ন করা হয়। আপনি যদি দুর্ঘটনাক্রমে পাঠান তবে আপনার পেশাগততা কীভাবে আঘাত করবে তা কল্পনা করুন। আপনি আপনার চেক করতে হবে মেথ , আলা যখন আপনি সত্যিই বলতে চেয়েছিলেন ' আপনি আপনার গণিত চেক করতে হবে, আলমা ' । অথবা যদি আপনি বলে থাকেন ' আমি একটি করতে পারেন intervue আগামিকাল 'যখন আপনি বোঝানো' আমি আগামীকাল একটি সাক্ষাত্কার করতে পারেন '. আপনি প্রেরণ প্রতি ইমেল প্রুফড্রয়েড; আপনার পেশাদারী খ্যাতি এটি উপর নির্ভর করে যেমন এটি করুন। বিষয় লাইন উভয় যোগাযোগের জন্য একটি শিরোনাম এবং আপনার ইমেল সংক্ষিপ্ত করে এবং ট্যাগ করার একটি উপায় যাতে এটি সহজেই পরে পাওয়া যায়। এটা পরিষ্কারভাবে বিষয়বস্তু এবং কোনো পছন্দসই কর্ম সংক্ষিপ্তসার করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিষয় লাইন: 'কফি' খুব স্পষ্ট নয়। পরিবর্তে, 'স্টাফ কফি পছন্দগুলি চেষ্টা করুন: আপনার প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন' দ্বিতীয় উদাহরণ হিসাবে, বিষয় লাইন 'তোমার অনুরোধ'খুব অস্পষ্ট। পরিবর্তে, একটি পরিষ্কার বিষয় লাইনে চেষ্টা করুন: 'পার্কিংয়ের জন্য আপনার অনুরোধ: আরো বিশদ প্রয়োজন '. এটি আপনার ফ্ল্যাশযুক্ত করার জন্য আপনার ইমেলের স্টাইলিশ ফন্ট মুখ এবং রঙ যুক্ত করার প্রলুব্ধকর হতে পারে, তবে আপনি কালো 12-pt বা 10-pt Arial বা Times New Roman ব্যবহার করে আরও ভাল হয়ে যান। তাহোমা বা ক্যালিব্রি মত একই রূপ খুব সূক্ষ্ম। এবং যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট ফ্রেজ বা বুলেটের দিকে মনোযোগ আকর্ষণ করেন তবে লাল কালি বা গাঢ় ফন্টটি সংযমের ক্ষেত্রে খুব সহায়ক হতে পারে। সমস্যাটি যখন আপনার ইমেলগুলি অসঙ্গত হতে শুরু করে এবং তখন হয় unfocused অথবা আপনার অংশ maverick বা বিঘ্নিত মনোভাব প্রকাশ করা শুরু। ব্যবসার জগতে, মানুষ বিশ্বাসযোগ্য এবং স্পষ্ট এবং সংক্ষেপে যোগাযোগ করতে চায়, সজ্জিত এবং বিভ্রান্তিকর নয়। ইমেল সর্বদা কণ্ঠ্য প্রতিবিম্ব এবং শরীরের ভাষা প্রকাশ করতে ব্যর্থ হয়। আপনি যা মনে করেন সরাসরি এবং সহজবোধ্য আসলে এটি আপনার ইমেলের মধ্যে রাখা হয় একবার কঠোর এবং অর্থ হিসাবে জুড়ে আসতে পারে। 'দয়া করে' এবং 'ধন্যবাদ' শব্দগুলি ব্যবহার না করে নেতিবাচক আন্ডারগ্র্যান্টগুলি ঘটবে। এবং আপনি হাস্যকর এবং হালকা বিবেচনা কি আসলে condescending এবং অভদ্র হিসাবে প্রেরণ হতে পারে। ইমেলে একটি শ্রদ্ধেয় স্বর এবং ব্যক্তিত্ত্বের অভাব প্রদান করা অনুশীলন এবং অনেক অভিজ্ঞতা নেয়। এটি যখন আপনি নিজের কাছে জোরে জোরে ইমেইল পাঠান বা এটি পাঠানোর আগে অন্য কেউ পড়তে সহায়তা করে। ইমেল সম্পর্কে কিছু যদি অর্থহীন বা কঠোর মনে হয় তবে এটি পুনঃলিখন করুন। যদি আপনি এখনও কোনও ইমেলের কিছু স্বর প্রকাশ করার সাথে আটকে থাকেন তবে গুরুতরভাবে ফোনটি বাছাই এবং কথোপকথন হিসাবে বার্তা প্রদানের বিষয়ে বিবেচনা করুন। মনে রাখবেন: ইমেল চিরতরে, এবং একবার আপনি যে বার্তা পাঠাতে, আপনি এটি ফিরে টানতে পারবেন না। সত্য, ইমেল চিরতরে হয়। এটি কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে শত শত মানুষের কাছে পাঠানো যেতে পারে। এটি আইন প্রয়োগকারী এবং ট্যাক্স অডিটর দ্বারা বলা যেতে পারে কখনও একটি তদন্ত করা উচিত। এটি এমনকি সংবাদ বা সামাজিক মিডিয়াতে এটি তৈরি করতে পারে। এটি একটি বিস্তৃত এবং ভয়ঙ্কর দায়িত্ব, কিন্তু এটিই আমরা সবাই কাঁধে তুলে ধরছি: আপনি যে ইমেলটি লিখেছেন তা সহজেই জনসাধারণের জ্ঞান হতে পারে। আপনার শব্দগুলি সাবধানে চয়ন করুন, এবং যদি আপনি মনে করেন যে এটি কোনও সুযোগের কারণে আপনাকে পেছনে ফেলে দিতে পারে তবে গুরুতরভাবে বার্তাটি পাঠানোর বিষয়ে গুরুত্ব সহকারে বিবেচনা করুন। 'ধন্যবাদ আপনাকে' এবং 'অনুগ্রহ' মত niceties শক্তি অসম্মানযোগ্য। এছাড়াও, আপনার পেশাদার স্বাক্ষর ব্লকটি যুক্ত করার জন্য অতিরিক্ত কয়েক সেকেন্ডের বিস্তারিতভাবে আপনার মনোযোগের বিষয়ে ভলিউম কথা বলে এবং আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য মুদ্রণ করে আপনি আপনার যোগাযোগের মালিকানা গ্রহণ করেন। প্রতিটি পেশাদার প্রমাণিত, যেমন আপনার পেশাদারী খ্যাতি উপর নির্ভর করে।
একটি সংক্ষিপ্ত এবং পরিষ্কার বিষয় লাইন বিস্ময় অর্জন করবে (এবং আপনি পড়তে সাহায্য)।
কালো কালি সঙ্গে আড়াল এবং টাইমস রোমান রূপ, শুধুমাত্র দুটি ক্লাসিক ফন্ট ব্যবহার করুন।
সীমাবদ্ধতা এবং নেতিবাচক / snooty টোন, সব খরচ এড়ানোর।
বিশ্বের আপনার ইমেল পড়তে হবে অনুমান, তাই অনুযায়ী পরিকল্পনা।
সর্বদা একটি স্বর্গীয় 'ধন্যবাদ আপনাকে' এবং একটি স্বাক্ষর ব্লক সঙ্গে শেষ।
