গত কয়েক মাস ধরে, আমি আমার সংস্থার তফসিল ২০১৫-এর জন্য একত্রে রাখার চেষ্টা করছি I আমার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজটি করতে হয়েছিল তা নিশ্চিত করা ছিল আমাদের সমস্ত ঘটনা কখন ঘটছে। তবে আমি আমার ক্যালেন্ডারে তাদের পেন্সিল করার আগে, আমার প্রথমে আমার কী ঘটনাগুলির পরিকল্পনা করতে হবে তা অনুধাবন করতে হয়েছিল।
অলাভজনকদের জন্য, আপনার হোস্ট করা ইভেন্টগুলি হ'ল প্রাথমিক উপায় যা আপনার সম্প্রদায়টি আপনার সংস্থার সাথে ইন্টারেক্ট করবে। এবং সুতরাং, তারা আপনার পক্ষে ভালভাবে উপস্থাপন করা অত্যাবশ্যক। তাড়াহুড়ো করে একসাথে ছুঁড়ে দেওয়া ইভেন্টটি এটি দেখতে পাবেন - এবং আপনার সংস্থাটি অক্ষম বলে মনে হচ্ছে। আপনি সর্বোত্তম ইভেন্টগুলি সম্ভাব্য হোস্ট করার বিষয়টি নিশ্চিত করার জন্য, আপনি আপনার ইভেন্টগুলিকে অগ্রাধিকার দিন এবং যথাসম্ভব কার্যকর হওয়ার পরিকল্পনা করছেন এটি গুরুত্বপূর্ণ।
বিগত ১০ টি প্লাস বছর ধরে আমি অলাভজনকদের জন্য কাজ করেছি, কোনও ইভেন্টের পরিকল্পনা করার আগে আমি নিজেকে জিজ্ঞাসা করার জন্য চারটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন তৈরি করেছি।
1. এই ইভেন্টটি থেকে আমাদের সংস্থার কী দরকার?
মূলত, আপনি কেন এই ইভেন্টটি প্রথম স্থানে হোস্টিংয়ের বিষয়ে বিবেচনা করছেন? আপনি কি টাকা জোগাড় করার চেষ্টা করছেন? অনেক, কিভাবে যদি তাই হয়? আপনি কি নতুন সমর্থকদের সাথে দেখা করার বা নতুন সংযোগ স্থাপনের চেষ্টা করছেন? যদি এটি কোনও তহবিলাকার না হয়, তবে আপনি নতুন ক্লায়েন্টকে আকর্ষণ করার চেষ্টা করছেন বা ইতিমধ্যে আপনার উদ্যোগের একটি নতুন উদ্যোগ সম্পর্কে অংশ নেওয়া লোকদের শিক্ষিত করার চেষ্টা করছেন।
যদি এই ইভেন্টটি আপনার জন্য কিছু না করে তবে আপনি এটি করছেন কেন? আপনার প্রতিষ্ঠানের এটিতে সময় এবং সংস্থান দেওয়ার আগে আপনার ফলাফলের কী ঝুঁকি রয়েছে তা আপনাকে প্রতিষ্ঠিত করতে হবে। এটি আপনাকে অন্যান্য সমস্ত ক্রিয়াকলাপের প্রসঙ্গে ইভেন্টটিকে অগ্রাধিকার দিতে সহায়তা করবে।
২. আপনার ইভেন্টটি থেকে অতিথিদের কী দরকার?
যদিও আপনার প্রথমে আপনার প্রয়োজন বিবেচনা করা উচিত, ঘটনাটি আসলে আপনার অতিথিদের নিয়ে। আপনার লক্ষ্যে পৌঁছানোর জন্য (যা আপনি উপরের প্রশ্নটি ব্যবহার করে উল্লিখিত করেছেন), আপনাকে সঠিক উপায়ে আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য উপস্থিতদেরকে প্ররোচিত করতে হবে।
অতীত এবং সম্ভাব্য অতিথির সাথে আপনার ইভেন্টগুলি এবং ভবিষ্যতে তারা কী পছন্দ করবে সে সম্পর্কে তাদের কী পছন্দ হয় সে সম্পর্কে কথা বলুন। তারা কি একজন "অন্তর্নিহিত" বোধ করছে বা তাদের উদারতার জন্য প্রকাশ্যে স্বীকৃতি পাচ্ছে? কেউ কেউ বলতে পারে যে তারা উচ্চস্বরে, প্রাণবন্ত ঘটনাগুলি পছন্দ করে; অন্যরা আরও বেশি শান্ত রাত পছন্দ করতে পারে। এই কৌশলটির একটি বোনাস সুবিধা হ'ল আপনার সাক্ষাত্কারের লোকেরা অবশ্যই আপনার পরবর্তী ইভেন্টে কীভাবে তাদের পরামর্শ নিয়েছিলেন তা দেখতে চাইবে।
৩. আমরা কীভাবে এটি করতে যাচ্ছি?
আপনার অতিথিদের কী প্রয়োজন তা আপনি এখন বুঝতে পেরেছেন, কীভাবে তাদের কী চান তা কীভাবে দেওয়া যায় সে সম্পর্কে আপনাকে ভাবতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার অতিথিদের আপনার প্রোগ্রামটি সম্পর্কে আরও ভাল বোঝার প্রয়োজন হয় তবে সম্ভবত আপনি কোনও ক্লায়েন্টকে সেই নির্দিষ্ট প্রোগ্রামের সাথে তার অভিজ্ঞতা সম্পর্কে ইভেন্টে কথা বলার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন, বা আপনি একটি ভিডিও দেখান এবং আপনার মডেল সম্পর্কে পড়ার উপকরণ বিতরণ করেন। অথবা, যদি আপনার কাছে একটি বড় তহবিল সংগ্রহ এবং মজাদার-প্রেমী শ্রোতা থাকে তবে সম্ভবত একটি সরাসরি নিলামে যাওয়ার উপায়।
যেহেতু এটি কেবল একটি রূপরেখা, আপনার বিশদটি খুব গভীরভাবে ডুবতে হবে না বা এখনও কোনও কিছুতে সম্পূর্ণ প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হবে না। যাইহোক, আপনি যদি বুঝতে পারেন যে আপনার সংগঠন এবং অতিথিদের প্রয়োজন মেটাতে পারে এমন কোনও অনুষ্ঠান করার ক্ষমতা আপনার নেই, তবে এখন সময়টি বের করার সময় is অগত্যা আপনাকে ধারণাটি স্ক্র্যাপ করতে হবে না, তবে এই প্রশ্নটি আপনাকে নীচের আকারে বা অতিরিক্ত সাহায্যে নিয়োগের প্রয়োজন কিনা তা খুঁজে বের করতে সহায়তা করবে।
৪. এই ইভেন্টটি অন্যান্য ইভেন্ট থেকে কীভাবে আলাদা?
এক বছরে দু'বার একই ইভেন্টে যাওয়ার চেয়ে খারাপ আর কিছু নেই nothing হোস্টের পক্ষে এর চেয়ে বেশি ব্যয়বহুল কিছুই হতে পারে না। যদি আপনি একই বছরে একই গ্রুপের দাতাদের জন্য মধ্যাহ্নভোজ, ডিনার এবং গল্ফ আউট করার পরিকল্পনা করে নিজেকে খুঁজে পান, তবে আপনি বিনিয়োগকারীদের দাতাদের ক্লান্তি এবং হ্রাসকর প্রত্যাশা আশা করতে পারেন। পরিবর্তে, এই দাতাদের জন্য একটি বড় ব্লাউট ইভেন্টের পরিকল্পনা এবং তারপরে আপনার সম্ভাব্য বা সেরা স্বেচ্ছাসেবীদের জন্য একটি ছোট ইভেন্টের কথা বিবেচনা করুন।
অ্যাকশন
আপনাকে শুরু করতে সহায়তার জন্য, এই চারটি প্রশ্ন ব্যবহার করে আমি সম্প্রতি একটি ইভেন্টের জন্য এক ইভেন্টের জন্য একটি নমুনা কৌশল এখানে রেখেছি:
আমরা কি প্রয়োজন?
- , 000 50, 000 বাড়ান
- পাঁচ জন দাতাকে আপগ্রেড করুন
- 10 টি নতুন দাতাকে আকর্ষণ করুন, তিনটি 5 ডলার বা তার থেকেও বেশি
- নতুন মূলধন প্রচার চালু করুন
অতিথিদের কী দরকার?
- আত্মবিশ্বাস বোধ করা যে তাদের অর্থ বুদ্ধিমানভাবে বিনিয়োগ করা হচ্ছে
- প্রোগ্রামটি প্রথম হাতে দেখার সুযোগ
- টিকিটের দামের বাইরে আরও বেশি দেওয়ার ন্যায়সঙ্গততা
আমরা কীভাবে এটি করতে যাচ্ছি?
- নতুন দাতাদের আমন্ত্রণ জানানোর জন্য পরিচালনা পর্ষদ নিযুক্ত করুন
- আপগ্রেড করতে বর্তমান দাতাদের সাথে প্রাক-ইভেন্ট মধ্যাহ্নভোজন সেট আপ করুন
- কোনও প্রোগ্রামের অংশগ্রহণকারীকে কথা বলতে আমন্ত্রণ জানান
- আমন্ত্রণ এবং প্রোগ্রামের জন্য নতুন ডিজাইনার নিয়োগ করুন
- তাদের ভাল খাওয়ান local স্থানীয় শেফদের জিজ্ঞাসা করার বিষয়ে বিবেচনা করুন
- পাঠ্য-থেকে-দেওয়ার ক্ষমতা সেট আপ করুন
- একটি ব্যান্ড ভাড়া
- প্রেসের কভারেজ বাড়ান
এই ইভেন্টটি কীভাবে আলাদা?
- আমাদের একমাত্র বসে ডিনার
- কেবলমাত্র আমাদের প্রধান দাতাদের লক্ষ্যমাত্র ইভেন্ট (60s-70s, বেশিরভাগ অবসরপ্রাপ্ত, বেশিরভাগ অতীত বা বর্তমান স্বেচ্ছাসেবক)
- কেবলমাত্র এমন ইভেন্টে যা সমস্ত বোর্ড সদস্যরা সাধারণত উপস্থিত থাকে
- সাধারণত ক্লায়েন্ট স্নাতক হিসাবে একই সময়ে বসন্তের জন্য নির্ধারিত
ইভেন্টের পরিকল্পনা একটি ক্লান্তিকর, সময়সাপেক্ষী কাজ হতে পারে - আরও বেশি কিছু যদি আপনার ইভেন্টগুলি আসলে আপনার লক্ষ্যগুলি পূরণ করে। তবে এই চারটি প্রশ্ন নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন এবং আপনি আপনার ইভেন্টগুলির জন্য আরও কৌশলগতভাবে সক্ষম হতে পারবেন এবং আপনার সংস্থার জন্য কোনটি সত্যই প্রয়োজনীয় এবং সার্থক তা নির্ধারণ করতে সক্ষম হবেন।
