একটি ভাগ করা মেলবক্স আপনার গ্রাহকদের, সরবরাহকারী এবং অন্যদেরকে কেন্দ্রীয় ঠিকানায় ইমেল পাঠাতে অনুমতি দেয় যেখানে একটি টিমের প্রত্যেকে সেই বার্তাগুলি দেখতে এবং সাড়া দিতে পারে।
একটি অফিস শেয়ারকৃত মেলবক্স কি?
মানুষের একটি গোষ্ঠীর সাথে ইমেল বার্তাগুলি ভাগ করার সবচেয়ে কার্যকরী উপায় হল একটি অফিস 365 ভাগ করা মেলবক্স সেট আপ করা। একটি ভাগ করা মেলবক্স দিয়ে, মেলবক্সে বরাদ্দ করা প্রত্যেক ব্যক্তির বার্তাগুলিতে সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস থাকে। তারা অন্তর্মুখী ইমেলগুলি পড়তে পারে, বার্তাগুলির জবাব দিতে পারে, বার্তাগুলি অগ্রাহ্য করতে পারে এবং অন্যেরা কীভাবে ইনকামিং মেলে প্রতিক্রিয়া দেখাবে।
যখন একটি দলের সদস্য ভাগ করা মেলবক্স থেকে একটি ইমেল বার্তা সাড়া দেয়, তখন ইমেলটি ভাগ করে নেওয়া মেলবক্স ঠিকানা থেকে পাঠানো হয়, ব্যক্তিগত ব্যক্তির ইমেল ঠিকানা থেকে নয়। ইমেল প্রাপক শুধুমাত্র ভাগ করা মেলবক্স ঠিকানা দেখতে। এটি আপনার কর্মীদের ব্যক্তিগত ইমেল ঠিকানা গোপন রাখে এবং এটি আপনার ব্যবসায়কে পেশাদার উপস্থিতি দেয়।
আপনার সংস্থানটি যতটা আপনার প্রয়োজন হিসাবে ভাগ করা মেলবক্সগুলি তৈরি করতে পারে। ভাগ করা মেলবক্সগুলিতে ব্যবহারকারীর নাম বা পাসওয়ার্ড নেই। ভাগ করা মেলবক্সের জন্য কোনও অফিস 365 লাইসেন্সের প্রয়োজন নেই তবে মেলবক্সে বরাদ্দ করা প্রতিটি ব্যবহারকারীর একটি অফিস 365 সদস্যতা থাকতে হবে।
অফিসের শেয়ারকৃত মেলবক্স কেন ব্যবহার করবেন?
গ্রাহক পরিষেবা, মানব সম্পদ বা বিপণন বিভাগগুলি যেগুলি পরবর্তী ইনকামিং টিম সদস্যের দ্বারা অন্তর্মুখী ইমেল বার্তাগুলির উত্তর দিতে চান সেগুলি একটি ভাগ করা মেলবক্সের কার্যকর ব্যবহারের ভাল উদাহরণ। ভাগ করা মেলবক্সে বরাদ্দ প্রতিটি ব্যক্তি সেই মেলবক্সে প্রতিটি বার্তা দেখতে এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে।
অফিস 365 ভাগ মেলবক্সের সাথে কাজ করা কেবল ইমেলের জন্য নয়। এটি আপনার সংস্থার লোকেদেরকে আরও কার্যকরীভাবে কাজ করতে সহায়তা করার বিষয়ে। ভাগ করা মেলবক্সের পাশাপাশি আপনার টিমের একটি ভাগ করা পরিচিতি তালিকা এবং একটি ভাগ করা ক্যালেন্ডার অ্যাক্সেস থাকবে। একটি ভাগ করা পরিচিতি তালিকা দিয়ে, গোষ্ঠীর প্রত্যেকের কাছে গুরুত্বপূর্ণ ইমেল ঠিকানাগুলিতে অ্যাক্সেস রয়েছে। ভাগ করা ক্যালেন্ডারের সাথে, গোষ্ঠীর সদস্যরা কেন্দ্রীয় অবস্থানগুলিতে তাদের অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলি প্রবেশ করতে পারেন যে গোষ্ঠীর সবাই দেখতে পারে।
একটি শেয়ার্ড মেইলবক্স সেট আপ করুন
অফিস 365 ভাগ মেলবক্সগুলি শুধুমাত্র আপনার অফিস সাবস্ক্রিপশনের প্রশাসক দ্বারা সেট আপ করা যেতে পারে।
একটি ভাগ করা মেলবক্স সেট আপ করার জন্য এই নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন:
- আপনার প্রশাসক অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে অফিস 365 এডমিন সেন্টারে সাইন ইন করুন।
- নির্বাচন করা গ্রুপ> শেয়ারকৃত মেলবক্স.
- নির্বাচন করা একটি মেইলবক্স যোগ করুন.
- একটি মেলবক্স পৃষ্ঠা যুক্ত করুন, নাম ক্ষেত্রের মধ্যে ভাগ করা মেলবক্সের জন্য একটি নাম টাইপ করুন। একটি মেলবক্স উপনাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল ক্ষেত্রে তৈরি করা হয় তবে আপনি এটি অন্য কিছুতে পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি ভাগ করা মেলবক্স নামকরণ করার পরে, নির্বাচন করুন যোগ মেইলবক্স তৈরি করতে
- পরবর্তী পদক্ষেপের অধীনে, নির্বাচন করুন এই মেইলবক্সে সদস্য যোগ করুন.
- শেয়ারকৃত মেলবক্স সদস্যদের পৃষ্ঠায়, নির্বাচন করুন সদস্যদের যোগ করুন.
- শেয়ারকৃত মেলবক্সে অ্যাক্সেস থাকবে এমন ব্যক্তিদের পাশে একটি চেক চিহ্ন রাখুন। যদি আপনি তালিকাতে একজন ব্যক্তির নাম দেখতে না পান তবে অনুসন্ধান বাক্সে তাদের নাম টাইপ করুন। যখন আপনি সম্পন্ন, নির্বাচন করুন সংরক্ষণ করুন.
শেয়ার্ড মেলবক্সে প্রেরিত ইমেল সংরক্ষণ করুন
যখন কেউ ভাগ করা মেলবক্স থেকে একটি ইমেল বার্তা পাঠায়, তখন সেই বার্তাটির একটি অনুলিপি তাদের প্রেরিত আইটেম ফোল্ডারে সংরক্ষিত হয়, ভাগ করা মেলবক্সে নয়। আপনি যদি এই ইমেলগুলি ভাগ করা মেলবক্সে সংরক্ষণ করতে চান তবে ভাগ করা মেলবক্স সেটিংস সম্পাদনা করুন।
ভাগ করা ইমেল বার্তাগুলি ভাগ করা মেলবক্সে কীভাবে সংরক্ষণ করবেন তা এখানে:
- নির্বাচন করা গ্রুপ> শেয়ারকৃত মেলবক্স.
- শেয়ারকৃত মেলবক্স নির্বাচন করুন।
- নির্বাচন করা সম্পাদন করা প্রেরিত আইটেম সেটিং পরবর্তী।
- প্রেরিত আইটেম পৃষ্ঠায়, এই মেইলবক্স হিসাবে প্রেরিত অনুলিপি আইটেমগুলির জন্য স্লাইডারটি সরান এবং এই মেইলবক্সের পক্ষে প্রেরিত আইটেমগুলি অনুলিপি করুন। যখন আপনি সমাপ্ত হন, নির্বাচন করুন সংরক্ষণ করুন.
Outlook 2016, Outlook 2013 এবং Outlook 2010 এ ভাগ করা মেলবক্সটি ব্যবহার করুন
আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রশাসক ভাগ করা মেলবক্সটি সেট আপ করার পরে, আপনার ব্যবহারকারীদের Outlook এর ডেস্কটপ সংস্করণে ভাগ করা মেলবক্স প্রদর্শনের জন্য কিছু করতে হবে না। ভাগ করা মেলবক্স স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফোল্ডার ফলক মধ্যে প্রদর্শিত হবে।
ভাগ করা মেলবক্স থেকে একটি ইমেল পাঠাতে:
- ওপেন আউটলুক।
- নির্বাচন করা নতুন ইমেইল একটি নতুন বার্তা তৈরি করতে।
- নির্বাচন করা থেকে এবং শেয়ার্ড মেইলবক্স নির্বাচন করুন।
- আপনার বার্তা লিখুন এবং নির্বাচন করুন পাঠান.
ওয়েবে Outlook এ ভাগ করা মেলবক্স অ্যাক্সেস করুন
আপনি যদি কোনও ওয়েব ব্রাউজারে ভাগ করা মেলবক্সের সাথে কাজ করতে চান তবে আপনাকে এটি নিজে যুক্ত করতে হবে।
Outlook এর অনলাইন সংস্করণে ভাগ করা মেলবক্স যুক্ত করতে:
- আপনার অফিস 365 অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন এবং নির্বাচন করুন চেহারা অ্যাপ্লিকেশান।
- ন্যাভিগেশন ফলকটিতে, আপনার মেইলবক্সের নামের উপর ডান-ক্লিক করুন এবং নির্বাচন করুন ভাগ ফোল্ডার যোগ করুন.
- মধ্যে ভাগ ফোল্ডার যোগ করুন ডায়ালগ বক্স, শেয়ারকৃত মেলবক্সের ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন এবং তারপরে নির্বাচন করুন যোগ.
শেয়ারকৃত মেলবক্স এবং আউটলুক মোবাইল অ্যাপ
ভাগ করা মেলবক্সগুলি Outlook মোবাইল অ্যাপ্লিকেশানে উপস্থিত হয় না। এর মানে হল যে আপনি যদি আপনার স্মার্টফোন থেকে একটি ভাগ করা মেলবক্স অ্যাক্সেস করতে চান তবে আপনাকে একটি ব্রাউজার খুলতে এবং ওয়েবে Outlook ব্যবহার করতে হবে।
আপনি আউটলুক এবং ভাগ করা মেলবক্সের সাথে আপনার ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্টের সাথে কীভাবে কাজ করেন তাতে সামান্য পার্থক্য লক্ষ্য করবেন। ভাগ করা মেলবক্সের সাহায্যে, আপনি এবং আপনার টিম সদস্যরা আপনার গ্রাহকদের, সরবরাহকারী, বিক্রেতাদের এবং অন্যদের থেকে ইমেলগুলির উত্তর দেওয়ার জন্য একত্রে ভালভাবে কাজ করবে।
