আপনি যদি অনেক 9-থেকে-5 জনের মতো হন তবে আপনি সম্ভবত আপনার দিনের বেশিরভাগ সময় ইমেল প্রেরণে ব্যয় করেন it এবং এর বাকি অংশগুলি তাদের অনুসরণ করে।
আপনি যদি কেবল নিজের প্রশ্নের উত্তর পেতে পারেন বা কোনও সময়মত কোনওভাবে আপনার প্রতিবেদনে সেই প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন, আপনি নিজের করণীয় তালিকার মাধ্যমে বুলডোজ করতে পারেন এবং রাত্রে যাওয়ার আগের একদিন আগে কল করতে পারেন। তবে পরিবর্তে, আপনার উত্তরহীন ইমেলটি আপনার ম্যানেজারের ভিড়যুক্ত ইনবক্সে কবর দেওয়া হবে এবং কোনও এসওএস সংকেত গুরুত্বের সাথে বিবেচনা করে আপনি আপনার ঘনক্ষেত্রে মরিয়া হয়ে গেছেন। আপনি কি করেন?
আপনি অন্য চেক-ইন ইমেলটিতে "প্রেরণ" চাপার আগে, বিষয়বস্তুটি সমস্ত ক্যাপগুলিতে পরিবর্তন করুন এবং সেই প্রিয় লাল বিস্ময়কর বিন্দুটি সন্ধান করুন, প্রথমবার সঠিকভাবে পেতে এই টিপসটি ব্যবহার করুন।
1. এটি Snappy করুন
সব ধরণের যোগাযোগের ক্ষেত্রে আপনি এই পরামর্শটি শুনেন তবে ইমেলটির জন্য আপনার বার্তাটি দ্রুত পাওয়া বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ। পাঠ্যের দীর্ঘ ব্লকগুলি পড়তে অসুবিধাজনক দেখাচ্ছে, বিশেষত এমন ম্যানেজারদের জন্য যারা নিয়মিত বার্তাগুলির সাথে ডুবে থাকে। যদি কোনও বার্তা খুব দীর্ঘ হয় তবে এটি আরও বেশি সময় (যখন অনেক ক্ষেত্রেই কখনও হয় না) হয়ে গেলে একদিকে ধাক্কা মেরে ঝুঁকিপূর্ণ হয়ে যায়।
সংক্ষিপ্ত, মুষ্ট্যাঘাত এবং পয়েন্টে চিন্তা করুন। আপনি যেখানে পারেন বুলেট বা তালিকা ব্যবহার করুন। আপনার অনুচ্ছেদগুলিকে প্রতিটি চার থেকে পাঁচটি লাইনে রাখুন, যাতে এগুলি স্কিম করা সহজ - বার্তার ক্ষেত্রে আপনার প্রচুর সাদা জায়গা দেখা উচিত। এবং যদি এটি খুব শক্ত হয় তবে এটি এমন একটি চিহ্ন হতে পারে যে আপনি একটি ইমেলটিতে অনেক বেশি বিষয় coverাকানোর চেষ্টা করছেন। ইমেল প্রতি একটি বিষয় অবলম্বন, এবং অন্য পৃথক কভার অধীনে প্রেরণ।
২. সমস্ত সম্ভাব্য প্রশ্ন এবং অনুরোধের ঠিকানা দিন
একই সাথে, আপনি আপনার ইমেলটিতে যথেষ্ট পরিমাণে জানতে চান যে ভুল ব্যাখ্যা করার কোনও জায়গা নেই বা আপনার প্রাপকের আরও তথ্যের জন্য অনুরোধ করার প্রয়োজন নেই। (আপনি চান সর্বশেষ জিনিসটি শেষ পর্যন্ত সেই প্রতিক্রিয়াটি পাওয়া - এবং কোনও সিদ্ধান্ত পাওয়ার পরিবর্তে আপনি একটি প্রশ্ন পান!)
সুতরাং, আপনি আগে যে প্রশ্নগুলি পেতে পারেন তা প্রাক্কলিত করুন এবং তাদের উত্তর দিন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার আসরের ইভেন্টের জন্য জায়গাটি বেছে নেওয়ার জন্য আপনার বসের প্রয়োজন হয়, রেস্তোঁরাগুলিতে বা হোটেলগুলির ওয়েবসাইটগুলিতে লিঙ্ক সরবরাহ করুন, আপনি যে জায়গাগুলি দেখতে চান তার ফটো সংযুক্ত করুন এবং বিকল্পগুলির জন্য ব্যয়ের তুলনা অন্তর্ভুক্ত করুন ।
মনে রাখবেন: আসল ইমেলের জন্য আপনি যত বেশি কাজ করবেন, তার অনুসরণ করতে আপনাকে কম কাজ করতে হবে।
৩. সাবজেক্ট লাইনে নির্দিষ্ট করুন
বিশদ বিষয় লাইন লিখুন যাতে প্রাপকের ইমেইলের মূল অংশে ইস্যুটি সম্পর্কে কল্পনা এবং কল-টু-অ্যাকশন থাকে। "আপনার জন্য প্রশ্ন" এবং "সভার জন্য দুর্দান্ত ধারণা" এর মতো অস্পষ্ট বাক্যাংশগুলি এড়িয়ে যান এবং এর পরিবর্তে এমন কিছু ব্যবহার করুন: "প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন: কিউ 1 বাজেটের সভার জন্য এজেন্ডা আইটেমগুলি।"
এই কৌশলটি আপনাকে আপনার ইনবক্সে বার্তাটি সহজেই অনুসন্ধান করতে সহায়তা করবে যাতে আপনার প্রাপককে ইমেলের মাধ্যমে ফিরে লেখার চেয়ে আলোচনার জন্য বলা উচিত।
4. অ্যাকশন আইটেম হাইলাইট করুন
যদি আপনি একাধিক পয়েন্ট পেয়ে থাকেন বা আপনার ইমেলটিতে একাধিক প্রশ্ন উত্থাপন করেন তবে নিশ্চিত করুন যে those আইটেমগুলি বাকী বিবরণ থেকে সাহসীভাবে রেখে, সেগুলি হাইলাইট করে, বা বুলেটযুক্ত তালিকায় সাজিয়ে রেখে বাকী বিবরণী থেকে বেরিয়ে এসেছে। বিপরীতে স্বাভাবিকভাবে বার্তাটির মাংসের প্রাপকের দৃষ্টি আকর্ষণ করে (যে অংশটি আপনি তাদের মিস করতে পারবেন না!) এবং ইমেলগুলির মাধ্যমে গতিযুক্ত স্কিমারদের জন্য এটি সঠিক গাইড।
৫. প্রয়োজনীয় সংখ্যার সাথে নেতৃত্ব দিন
আপনি হ'ল হতাশার কারণ যখন আপনি প্রাপকের কাছ থেকে চয়ন করার জন্য ইমেলটিতে বেশ কয়েকটি বিকল্প উপস্থাপন করেছেন, কেবলমাত্র একটি প্রতিক্রিয়া পেতে যা বলে, "ভাল লাগছে!"? এটি এড়াতে, নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনার উদ্দেশ্যগুলি গেট-গো থেকে পরিষ্কার clear একাধিক প্রশ্নের অন্তর্ভুক্ত ইমেলগুলির জন্য, বার্তার প্রথম লাইনে অনুসন্ধানের সংখ্যাটি নোট করুন যাতে প্রাপক ঠিক কতজন অনুসন্ধান করতে এবং ঠিকানাটি জানতে পারে। আপনি যদি বার্তা জুড়ে প্রশ্ন ছিটান তবে আপনি প্রাপককে উপেক্ষা করার মতো প্রাসঙ্গিক তথ্য ঝুঁকিপূর্ণ করেন।
When. ফোন কখন তুলবেন তা জানুন
আপনি যদি মনে করেন যে বিষয়টির জন্য একাধিক ইমেল প্রয়োজন হবে (বা প্রয়োজন হয়) চোখের শেষ হবে না, ইমেল আলোচনা পুরোপুরি এড়িয়ে যান বা থামান। কিছু ব্যবসা ফোনে বা ব্যক্তিগতভাবে হ্যান্ডেল করা হয়, বিশেষত যখন রসদ বা সম্পর্ক জটিল হয় are প্রকৃতপক্ষে, ইমেল ওড়নার পিছনে থেকে আসতে আপনার ইচ্ছুকতা এই ক্ষেত্রেগুলিতে কেবল কার্যকর নয়, তবে দৃser়তা এবং উদ্যোগও দেখায়।
আশাবাদী এবং আশা করা আপনার বার্তাগুলি খোলা হবে না, তবে এই টিপস প্রয়োগ করা হবে। এবং যদি আপনি নিজের ইমেলগুলি আলাদা করে রাখতে পারেন এবং ফলোআপগুলিতে আপনার চাকাগুলি স্পিনিং করা বন্ধ করতে পারেন তবে একটু ভাবুন - আপনার হাতে সম্ভবত আরও কিছুটা সময় থাকতে পারে।
