আপনার বাড়ির অফিস (বা, যে ক্ষেত্রে, আপনার বাড়ির জন্য) সংগঠিত করার সময় কাগজপত্রগুলি ডিজিটাইজ করা একটি বিশাল সহায়তা হতে পারে তার অনেক ভাল কারণ রয়েছে। সর্বোপরি, আপনি ড্রপার এবং ফাইলগুলির মধ্যে ক্রমযুক্ত অতিরিক্ত কাগজপত্র বা মূল্যবান ডেস্ক স্থান গ্রহণ করতে পারেন।
ডিজিটাল ফাইলগুলি (এমনকি পিডিএফ) অপটিক্যাল ক্যারেক্টার স্বীকৃতি (ওসিআর) সফটওয়্যার ব্যবহার করে অনুসন্ধানযোগ্য ফাইলগুলিতে রূপান্তর করা যেতে পারে যা সাধারণত প্রিন্টারের সাথে আসে (এইচপি একটি দুর্দান্ত ভিডিও যা ব্যাখ্যা করে যে ওসিআর কীভাবে কাজ করে এবং এটি কীভাবে কাজটি সহজ করে তুলতে পারে আপনার জীবন সহজ করা)।
এর মানে হল যে কেবলমাত্র আপনার তথ্য কোনও রুম গ্রহণ করে না, এটি কাগজে থাকা তুলনায় এটি আরও সহজ। এবং আপনি আপনার ডিজিটাল ফাইলগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন তবে আপনি - সিডি বা ডিভিডি, ফ্ল্যাশ ড্রাইভে, অনলাইন স্টোরেজ সুবিধাতে, অথবা উপরের সমস্তগুলিতে সংরক্ষণ করতে পারেন। সুতরাং আপনি নিশ্চিত হতে পারেন যে যখন আপনার কিছু প্রয়োজন হয়, তখন আপনি এটিতে আপনার হাত পেতে পারেন।
যখন আপনি আপনার হোম ফাইলগুলিকে ডিজিটাইজ করা শুরু করেন, তখন এটি একটি সংগঠিত সেট ফাইল তৈরি করার নিখুঁত সময় যা আপনার জীবনকে আরও সহজ করে তুলবে। আপনি প্রয়োজন কাগজপত্র বিভাগের সম্পর্কে চিন্তা করুন, এবং প্রতিটি জন্য একটি ফোল্ডার সেট আপ। এক ফোল্ডারে ক্রেডিট কার্ড রসিদ; অন্য গাড়ী গাড়ী কাগজপত্র; ফোন বিল, মুদি রসিদ, বাড়ির মেরামতের বিল, ইত্যাদি, সমস্ত আলাদা ফোল্ডার দেওয়া যেতে পারে। এবং প্রতিটি ফোল্ডারের মধ্যে, প্রতি বছর (বা মাস) জন্য সাবফোল্ডার তৈরি করুন। এটি একটি সংগঠিত সিস্টেমের সাথে শুরু করা অনেক সহজ এবং তারপরে কেবল নতুন ফাইলটি নতুন ফাইসেটি স্ক্যান করার সময় সিস্টেমটিকে পুনর্বিন্যাস করার চেষ্টা চালিয়ে যাওয়ার সাথে সাথে সঠিক ফাইলটিতে নতুন কাগজ যুক্ত করুন।
আপনার স্ক্যানার বা প্রিন্টার ওসিআর সফ্টওয়্যারের সাথে এসেছিল তা নিশ্চিত করুন (ABBYY FineReader সফ্টওয়্যার প্যাকেজগুলিতে আসছে অনেকগুলি মুদ্রক এবং স্ক্যানার যা আমি পরীক্ষা করে দেখি)। যদি আপনি কোন না খুঁজে পান, প্যানিক না। যতক্ষণ আপনি উইন্ডোজ ব্যবহার করছেন, ততক্ষণ আপনার কম্পিউটারে ইতোমধ্যে ইনস্টল করা কিছু উপযুক্ত ওসিআর সফ্টওয়্যার রয়েছে এমন একটি ভাল সুযোগ রয়েছে। কুল ওসিআর সফ্টওয়্যার আপনি ইতিমধ্যে সম্পাদনাযোগ্য নথি তৈরি করার জন্য আপনার স্ক্যানার সহ সেই সফ্টওয়্যার সনাক্তকরণ এবং ব্যবহার করার পদ্ধতির মাধ্যমে আপনাকে গাইড করবেন।
অবশ্যই, এটি আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আসে: আপনি যদি এই কাজটি করতে যাচ্ছেন তবে অন্তত একটি দস্তাবেজ স্ক্যানার থাকা দরকার। এটা ব্যয়বহুল, বা অভিনব না প্রয়োজন। আপনি যদি এক না, এখন একটি জন্য সন্ধান করার জন্য একটি ভাল সময়; কিছু সেরা ক্রয়ের জন্য ফটো স্ক্যানার এবং ডকুমেন্ট স্ক্যানারগুলির এই পর্যালোচনাগুলির সাথে শুরু করুন। যদি আপনি একটি পৃথক স্ক্যানার চান না, একটি সস্তা সমস্ত-মধ্যে-এক প্রিন্টার পুরোপুরি ভাল কাজ করবে।
সুতরাং এখানে হার্ড অংশ। সিস্টেম সেট আপ করা খুব চতুর নয়; এমনকি আপনার কাগজপত্র স্ক্যানিং খুব কঠিন হবে না। কী কঠিন তা নিশ্চিত করা হচ্ছে যে আপনি যখন নতুন রসিদ বা কাগজের কাজ পাবেন তখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে করবেন। অন্যথায়, কাগজপত্র আবার দখল করা শুরু হবে, এবং আপনি আপনার সময় নষ্ট করা হয়েছে মনে হবে। তাই এটা দিয়ে লাঠি!
