কখনও কখনও আপনাকে কঠোর ইমেল লিখতে হবে।
আপনার আলাদা অফিসে কারও সাথে মতামত ভাগ করে নেওয়া বা অংশীদারদের সাথে একমত হতে হবে না, বা কাউকে তারা বিড়বিড় করে বলুন - এবং একটি কল বা ব্যক্তিগতভাবে সাক্ষাত্কার স্থাপন করা একটি অতিমাত্রায় (এবং পরিস্থিতিকে আরও বড় চুক্তি করে তোলা হবে) হতে হবে ।
এটি বলেছিল, যখন সবচেয়ে সৌম্য নোটগুলির ভুল ব্যাখ্যা করা যায়, যখন আপনার কাছে কিছু সমালোচনামূলক বলার দরকার হয় তখন দাগগুলি আরও বেশি হয়।
যে কেউ দূর থেকে কাজ করে As আমি প্রতিনিয়ত লোকজনের সাথে প্রতিক্রিয়া জানাই। যদিও আমি এটি কয়েকশোবার করে ফেলেছি তবুও আমি যখন লিখছি যে কারও কারও কাজের ক্ষেত্রে অনেক পরিবর্তন প্রয়োজন my
তবে লোকেরা প্রায়শই আমার কল্পনার চেয়ে অনেক বেশি ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া জানায়। আমি যে সূত্রটি ব্যবহার করি তা ক্রেডিট করি যা কঠোর ইমেলগুলি যথাসম্ভব করুণাময় এবং সহায়ক হয়ে আসে।
এটি কীভাবে ভেঙে যায় তা এখানে:
লাইন 1: বন্ধুত্বপূর্ণ কিছু বলুন
আপনি যখন প্রারম্ভিক লাইনটি লিখছেন (অভিবাদনের পরে, অর্থাত্), তখন এটি কথোপকথনটি কল্পনা করা সহায়ক হতে পারে। যদি কেউ আপনার কাছে যায় এবং সরাসরি তাদের বিন্দুতে ডুব দেয় তবে আপনাকে বিদায় দেওয়া হবে।
এ কারণেই আপনার সাপ্তাহিক ছুটির দিন কেমন ছিল? বা আমি আশা করি যে এই নোটটি আপনাকে ঠিক মত খুঁজে পাবে, যতটা মনে হয় ততটুকু অনুভূত হয় , জিনিসটি সঠিক নোটের উপর থেকে লাথি মারতে সহায়তা করে।
লাইন 2: তাকে বা তার ধন্যবাদ
যদি প্রযোজ্য হয়, তবে অন্য ব্যক্তির প্রচেষ্টাগুলি লক্ষ্য করে ভালো লাগবে। তারা যা কিছু পাঠিয়েছে তাতে ব্যয় করা সময়কে স্বীকার না করেই তারা কী ভুল করেছে সে সম্পর্কে ডুব দিতে চাই না don't
এটি এতটা সহজ: এটির জন্য আপনাকে অনেক ধন্যবাদ।
লাইন 3: কিছু ইতিবাচক পয়েন্ট আউট
কেউ একজন নির্বোধের মতো বোধ করতে চায় না (বা আপনার মতো তারা বোকা বলে মনে করেন)। সুতরাং, আপনি যখন ঝোপ ঘিরে ধরে ফেলতে চান না, তখন অন্য ব্যক্তির কাজের একটি শক্তি চিহ্নিত করার জন্য সময় নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ take
চেষ্টা করুন, আমি দেখতে পাচ্ছি কোথায় যেতে পারে উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি সরাসরি প্রতিবেদন বলতে পারেন যে তারা কীভাবে কার্যকর করেছে সেই কৌশল কীভাবে দলকে আরও ভাল পরিচালনা করতে সহায়তা করবে তা আপনি দেখতে পারেন। অথবা, আপনি কোনও সহকর্মীকে বলতে পারেন যে তারা ক্লায়েন্টের মূল উদ্বেগের সমাধান করার জন্য দুর্দান্ত কাজ করেছেন did
অবশ্যই, এই মন্তব্য সৎ রাখা গুরুত্বপূর্ণ। আপনার এমন কিছু উল্লেখ করা উচিত যা প্রকৃত পক্ষে উপকারী এবং আপনার প্রশংসার এত ব্যাপক প্রশংসা করা উচিত নয় যে আপনার বাকী বার্তা প্রাপককে পুরোপুরি অন্ধ করে দেয়।
ইমেলের মূল অংশ: পরিবর্তনগুলির মাধ্যমে হাঁটা (এবং ফলাফল)
এটি বিশ্বাস করুন বা না করুন: আপনি কেন অন্যরকম কিছু করতে বেছে নিয়েছেন তা জেনে লোকেরা প্রশংসা করে। এটি পাল্টা-স্বজ্ঞাত (কারণ কে শুনতে চায় যে কীভাবে তারা বিশৃঙ্খলা করল?), কিন্তু বাস্তবে এটি দেখায় যে তাদের সম্পর্কে আপনার উচ্চ মতামত রয়েছে।
এটি প্রমাণ করে যে আপনি কেবল এটির জন্যই তাদের সাথে একমত নন। এর বাইরে, এটি আপনাকে দেখায় যে তারা প্রতিক্রিয়া থেকে শিখতে এবং আপনার প্রত্যাশাকে এগিয়ে যাওয়ার পক্ষে যথেষ্ট স্মার্ট।
কী ভুল হয়েছে তার অতিরিক্ত বিশদ বিবরণ এড়াতে, নিজেকে এমন বাক্যে সীমাবদ্ধ করুন যা … এর ফর্ম্যাট অনুসরণ করে । এবং যদি আপনার একাধিক পরিবর্তন হয় তবে বুলেট ব্যবহার করুন।
দেখে মনে হচ্ছে:
বা:
- আপনি দেখতে পাবেন যে আমরা নেতৃত্বের দলের প্রতিক্রিয়ার ভিত্তিতে পিচ ডেকে কিছু পরিবর্তন করেছি।
- এই লাইনের পাশাপাশি, আমি এই পরিবর্তনগুলি উপস্থাপনার অন্যান্য দিকগুলির মধ্য দিয়ে দেখেছি তা দেখতে পছন্দ করব, কারণ আমরা চাই যে এগুলি ধারাবাহিক হোক।
শেষ লাইন
আপনি কিছু স্পষ্ট করতে বা কোনও প্রশ্নের উত্তর দিতে পারেন কিনা তা জিজ্ঞাসা করে সর্বদা শেষ করুন।
যদিও দয়া করে আমাকে জানান যে আমি কোনও প্রশ্নের উত্তর দিতে পারছি, সম্ভবত মনে হতে পারে, এটি একটি উদ্দেশ্য হিসাবে কাজ করে। এটি আপনার ইমেলের পুরো স্পিরিটকে আরও সহযোগী করে তোলে।
হঠাৎ করে, এটি থেকে চলে গেল, "এখানে পরিবর্তনগুলি রয়েছে - সময়কাল" থেকে "এখানে পরিবর্তনগুলি রয়েছে" - আপনি যদি তাদের কোনওরও বুদ্ধিমান না হন তবে আপনি কি আমাকে জানাতে পারেন? "এটি আপনাকে এখনও অন্য ব্যক্তির মতামতকে মূল্য বলে দেখায়।
তারপরে, আপনি যা রেখে গেছেন তা হ'ল কোনও সাইন-অফ - কোনও মানক সাইন অফ (সেরা, আন্তরিকভাবে, ধন্যবাদ!) করবে।
সবগুলোকে একত্রে রাখ
- পরিবর্তনের উদাহরণ এবং এটি কীভাবে ইতিবাচক ফলাফল অর্জন করবে
- প্রযোজ্য হলে: দুটি পরিবর্তনের উদাহরণ এবং এটি কীভাবে একটি ইতিবাচক ফলাফল আনবে
- যদি প্রযোজ্য হয়: তিনটি পরিবর্তনের উদাহরণ এবং এটি কীভাবে ইতিবাচক ফলাফল অর্জন করবে
এখন আপনি সত্যই গঠনমূলক প্রতিক্রিয়া রচনা করেছেন, আপনার বিষয় লাইন সম্পর্কে চিন্তা করতে এক মিনিট সময় নিন। আপনার যা প্রয়োজন তা হ'ল জবাব হিট করা, তবে এটি এমন হতে পারে যে একটি ছোট পরিবর্তন পুরো টোনকে প্রভাবিত করে। (আপনি কি জানেন যে "আজকে" "জরুরি" এর চেয়ে বেশি পছন্দ? এটি আরও - এবং অন্যান্য শব্দগুলি এড়াতে এখানে।)
আপনার প্রেরিত প্রতিটি বার্তা প্রশংসায় পূর্ণ হবে না - এবং এটি ঠিক। আপনি যদি সময়টি চিন্তাভাবনা করে লেখেন তবে তা অনেক দূর এগিয়ে যাবে।
