পারফরম্যান্স পর্যালোচনার জন্য প্রথমবারের পরিচালকের গাইড - যাদুঘর

কয়েক বছর আগে, আমি একটি পরিচালনা পজিশনে পা রেখেছিলাম যেখানে প্রথমবারের মতো আমি ছয়জনের একটি দল তদারকি করার জন্য দায়বদ্ধ ছিলাম। আমার এমবিএ হাতে নিয়ে এবং আমার মাইয়ার্স-ব্রিগস ধরণের বিশদ বিশ্লেষণ সহ, আমি ভেবেছিলাম যে আমি যাদের সাথে কাজ করেছি তাদের পরিচালনা এবং অনুপ্রাণিত করা একটি হাওয়া হবে।

তবে, যদিও এই সরঞ্জামগুলি সহায়ক প্রমাণিত হয়েছিল, তারা পরিচালক হিসাবে আমাকে সবচেয়ে শক্ত অংশগুলির জন্য পুরোপুরি প্রস্তুত করেনি: বার্ষিক পারফরম্যান্স পর্যালোচনা দেয়। দেখা যাচ্ছে, ম্যানেজাররা তাদের যতটা ভয় পান কর্মচারীদের মতোই! তবুও, আমাদের প্রাকৃতিক বিদ্বেষ সত্ত্বেও, পর্যালোচনাগুলি কাজের একটি অনিবার্য (এবং গুরুত্বপূর্ণ) অংশ এবং আপনার দলের বিকাশের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। সুতরাং, আপনি যদি সুপারস্টার ম্যানেজার হওয়ার লক্ষ্য রাখেন তবে আপনার পক্ষে যতটা সম্ভব পর্যালোচনাতে তত ভাল হওয়ার সময় এসেছে।

সেই চেতনায়, কীভাবে শুরু করবেন তা এখানে।

অধিকার

আপনি পর্যালোচনা করার এক সপ্তাহ আগে আপনার কর্মীদের জন্য আপনার শীর্ষ-মনের প্রতিক্রিয়া একত্রে প্রলুব্ধ করতে পারেন, তবে আপনি সম্ভবত ইতিমধ্যে জানেন যে আপনার উচিত নয়। আপনার প্রক্রিয়াটিকে এক বছর ব্যাপী ক্রিয়াকলাপ হিসাবে বিবেচনা করা উচিত এবং সময়ের আগে এটিতে চিন্তাভাবনা করা উচিত। পরিকল্পনা আপনাকে আরও বিস্তৃত প্রতিক্রিয়া সরবরাহ করতে সহায়তা করবে এবং পর্যালোচনা মৌসুমটি যখন ঘুরবে তখন আপনার বা আপনার কর্মচারীদের জন্য কোনও আশ্চর্যের কিছু থাকবে না - এবং এটিই আপনার পক্ষে চেষ্টা করা উচিত।

আপনার পর্যালোচনা পরিচালনা করতে বছরের সেরা সময় সনাক্ত করে শুরু করুন। আপনার প্রতিষ্ঠানের পছন্দসই তফসিল বা প্রক্রিয়া রয়েছে কিনা তা সন্ধান করুন (বেশিরভাগ বৃহত সংস্থাগুলি করেন) এবং আপনার বাজেট প্রক্রিয়াটি কখন হয় বা কখন আপনার কাছে বোনাস হস্তান্তর করার বিকল্প রয়েছে তা বিবেচনা করুন। আপনার যদি নমনীয়তা থাকে তবে আপনি উচ্চ-ভলিউম কাজের মরসুমগুলি এড়াতে চান, কারণ প্রস্তুতি এবং প্রতিক্রিয়া প্রক্রিয়াটি চাওয়া এবং তীব্র হতে পারে এবং ব্যস্ত মরসুমে কেউ পর্যালোচনা করতে চায় না।

এরপরে, সেই অনুযায়ী আপনার বার্ষিক সময়রেখা তৈরি করুন এবং সময়টি আপনার কর্মীদের সাথে জানান। বিষয়বস্তু থেকে সময় পর্যন্ত কোনও পর্যালোচনা সম্পর্কে কিছুই কখনও অবাক হওয়ার মতো বিষয় নয়।

এখন, স্বাচ্ছন্দ্যের জন্য, আসুন আমরা বলতে পারি যে আপনার পর্যালোচনা মরসুমটি ডিসেম্বরে বছরের শেষের দিকে হবে। আপনার বার্ষিক সময়সূচী কেমন দেখতে হবে তা এখানে:

জানুয়ারী (বছরের শুরু)

লক্ষ্য এবং প্রত্যাশা সেট করুন

বছরের শুরুতে, আপনার বার্ষিক লক্ষ্য এবং দলের জন্য প্রত্যাশা ভাগ করে নেওয়ার জন্য আপনার কর্মীদের সাথে একটি সভা করুন। তারপরে, তাদের নিজস্ব পারফরম্যান্স লক্ষ্য নির্ধারণ করতে পৃথকভাবে তাদের সাথে দেখা করুন। এটি কেবল এটি নিশ্চিত করে না যে প্রত্যেকে বছরের জন্য তাদের প্রত্যাশাগুলির বিষয়ে পরিষ্কার রয়েছে, এটি আপনাকে উভয়ই আসন্ন মাসগুলিতে পারফরম্যান্স নিয়ে আলোচনা করার সময় অনুসরণ করার জন্য একটি স্পষ্ট রূপরেখা দেয়।

লক্ষ্য নির্ধারণের সর্বোত্তম উপায় হ'ল স্মার্ট ( এস পেকিফিক, এম ইজুয়েবল, একটি আকাঙ্ক্ষিত, আর এসল্টস-ওরিয়েন্টেড, টি আইমে-বাঁধাই) ফ্রেমওয়ার্ক ব্যবহার করা। (একটি প্রাইমারের প্রয়োজন? এখানে বেসিকগুলি সম্পর্কে সংক্ষিপ্ত বিবরণ পান)) এবং মনে রাখবেন যে লক্ষ্যগুলি প্রতিটি ব্যক্তির ভূমিকার সাথে সুনির্দিষ্ট হওয়া উচিত, তবে তাদেরও সাংগঠনিক লক্ষ্যগুলির সাথে সুস্পষ্টভাবে একত্রিত করা উচিত যাতে কর্মীরা দেখতে পারে যে কীভাবে তাদের পারফরম্যান্স পুরো টিমের উপর প্রভাব ফেলে।

সভাগুলির পরে, সংস্থার লক্ষ্য এবং প্রতিটি কর্মচারীর লক্ষ্যগুলি টাইপ করুন এবং সেগুলিকে একটি ইমেল দিন। আপনার কর্মীরা আপনার একই কপি থেকে কাজ করছেন তা জেনে প্রশংসা করবে এবং সারা বছর ধরে তাদের অনুসরণ করার জন্য একটি স্পষ্ট রোডম্যাপ থাকবে।

মার্চ, জুন এবং সেপ্টেম্বর (প্রতি 3 মাস বা মাসিক)

টাচ-বেস সভাগুলি অনুষ্ঠিত করুন

পরিচালকদের প্রায়শই পর্যালোচনা চলাকালীন সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং লোকদের পারফরম্যান্স সম্পর্কে মন্তব্য করা সম্পর্কে আতঙ্কিত হন তবে সত্য সত্য, বার্ষিক বৈঠকে আপনি যা কিছু কভার করেন তা নতুন তথ্য হওয়া উচিত নয়। বরং, আপনি আপনার কর্মচারীদের লক্ষ্যগুলি অনুসরণ এবং সারা বছর তাদের প্রতিক্রিয়া জানান উচিত should আপনি মাসিক বা ত্রৈমাসিক চেক-ইনগুলি পছন্দ করতে চান না কেন, বছরের শুরুতে এই মিটিংগুলির প্রাক-সময়সূচী করুন যাতে তারা ব্যাক বার্নারে না যায়।

প্রতিটি সভার আগে একটি সংক্ষিপ্ত এজেন্ডা প্রস্তুত করুন। আপনার কর্মচারীর বার্ষিক লক্ষ্যগুলি পর্যালোচনা করা উচিত, আপনি বর্ণিত প্রত্যাশাগুলি নিয়ে আলোচনা করা উচিত এবং আপনার যে কোনও প্রশ্ন বা অতিরিক্ত অ্যাসাইনমেন্টের সমাধান করা উচিত। যদি পর্যালোচনার জন্য ত্রৈমাসিক মেট্রিক বা দীর্ঘমেয়াদী প্রকল্প আপডেট থাকে তবে এখনই এটি করার সময়'s

আপনি প্রত্যেক ব্যক্তিকে তার অভিনয় সম্পর্কে অনানুষ্ঠানিক প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য সময় ব্যয় করতে চাইবেন, যেখানে প্রশংসার প্রশংসা দেওয়া এবং যেখানে কোনও চলমান বা সম্ভাব্য সমস্যা সমাধান করা। (হ্যাঁ, এটি শক্ত অংশ)) একটি জিনিস যা আমি সহায়ক পেয়েছি তা হ'ল কারও আচরণ শুরু করা , থামানো বা চালিয়ে যাওয়া উচিত আচরণের ক্ষেত্রে মন্তব্যগুলি ফ্রেম করা: সম্ভবত আপনি কোনও কর্মী ইমেলগুলিতে আপনাকে সিসি করা শুরু করতে চান অন্যান্য পরিচালকগণ, দীর্ঘ মধ্যাহ্নভোজন বিরতি গ্রহণ বন্ধ করুন , বা সময়সীমা আগে প্রকল্পগুলিতে চালু করা চালিয়ে যান। এটিও একটি কথোপকথন করুন এবং প্রতিটি কর্মচারীকে তার নিজস্ব চিন্তাভাবনা এবং প্রশ্নগুলি ভাগ করে নিতে বলুন।

এই প্রতিটি সভার পরে, আপনি কী আলোচনা করেছেন সে সম্পর্কে নিজের জন্য নোট তৈরি করুন। আমার উপর বিশ্বাস রাখুন - যখন বছরের শেষ প্রান্তটি ঘুরে বেড়ায়, আপনি এই নোটগুলি বছরের সংক্ষিপ্ত বিবরণে সহায়তা করার জন্য এবং আপনি প্রথম দু'পক্ষের লোকদের সাথে আপনি কী আলোচনা করেছেন তা মনে রাখার জন্য আনন্দিত হবে।

অক্টোবর / নভেম্বর (পর্যালোচনার দুই মাস আগে)

আপনার কর্মচারীদের প্রস্তুতি নিতে বলুন

প্রকৃত পর্যালোচনাগুলির কয়েক মাস আগে প্রতিটি দলের সদস্যের সাথে অফিসিয়াল মিটিংয়ের তারিখের তারিখ। এই মুহুর্তে, আপনি তাদের বার্ষিক ফলাফলের সংকলন একসাথে টানতেও তাদের জিজ্ঞাসা করা উচিত। যে কোনও অফিসিয়াল ফর্ম দিয়ে শুরু করুন আপনার সংস্থাটি আপনাকে ব্যবহার করতে চায় বা নিজের তৈরি করতে চায়, প্রতিটি কর্মীকে তার মূল কাজের দায়িত্ব, বর্তমান প্রকল্পের কাজ এবং লক্ষ্য এবং সাফল্যের একটি সংক্ষিপ্তসার তৈরি করতে বলে।

প্রতিটি কর্মী একটি লিখিত স্ব-মূল্যায়ন সম্পন্ন করাও সহায়ক হতে পারে। এটি কেবল কর্মীদের প্রক্রিয়াটিতে মতামত অনুভব করতে সহায়তা করে না, বরং তাদের নিজস্ব কাজের আচরণের প্রতি সততার সাথে নজর দেওয়া তাদেরকে চ্যালেঞ্জ জানায়, যা তাদের কর্মক্ষমতা সম্পর্কে কথা বলার ক্ষেত্রে সহায়ক। সেরা স্ব-মূল্যায়ণগুলিতে 6-10 মুক্ত-সমাপ্ত প্রশ্নগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে: আপনি এই বছরটিতে কী অর্জনগুলি সবচেয়ে বেশি গর্বিত? আপনি কোথায় দলের বা নিজের প্রত্যাশা এবং লক্ষ্য থেকে কম পড়েছেন? আপনার বৃদ্ধির ক্ষেত্রগুলি কী কী এবং আপনি কীভাবে তাদের সম্বোধন করছেন? আপনার অগ্রগতি এবং সাফল্যটিকে আরও সমর্থন করার জন্য আপনার ম্যানেজার কিছু করতে পারে?

নভেম্বর (পর্যালোচনার আগে ছয় সপ্তাহ)

নিজেকে একজন পরিচালক হিসাবে প্রস্তুত করুন

ইতিমধ্যে আপনার নিজের নোটগুলি এবং প্রতিটি কর্মীর জন্য ফলাফল সংকলন করার পূর্বে কয়েক মাস ব্যয় করা উচিত। কর্মচারী পারফরম্যান্সের উভয় পরিমাণে পদক্ষেপগুলি সংগ্রহ করা শুরু করুন, যেমন বিক্রয় প্রতিবেদন, কল রেকর্ডস, এবং সময়সীমা রিপোর্ট, পাশাপাশি গুণগত ব্যবস্থা, যার মধ্যে ক্লায়েন্ট এবং গ্রাহকদের প্রতিক্রিয়া বা আপনার ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। আপনার টাচ-বেস মিটিংগুলিতে আপনি বছরের মধ্যে যে নোটগুলি নিয়েছিলেন তা টেনে আনুন।

একটি সাধারণ সরঞ্জাম হ'ল 360-ডিগ্রি পর্যালোচনা, যা কোনও কর্মচারীর স্ব-মূল্যায়ন এবং পিয়ার রিভিউগুলির পাশাপাশি উচ্চতর এবং অধীনস্ত প্রতিক্রিয়ার উপর ভিত্তি করে। আপনি হাওসওয়াইওয়র্ক ডট কম এ খুব সাধারণ সংস্করণ বা ইনকম.কম এ আরও বিস্তৃত সংস্করণ খুঁজে পেতে পারেন। আপনার নিজস্ব চাহিদা মেটাতে এই টেম্পলেটগুলি মানিয়ে নিতে দ্বিধা করবেন না।

আপনি ফলাফলগুলি পর্যালোচনা করার সময় নিজেকে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি জিজ্ঞাসা করুন: এই ব্যক্তি কি তার লক্ষ্যগুলি, আপনার প্রত্যাশা এবং সংস্থার সাফল্যের সূচকগুলি পূরণ করছে? যদি তা না হয় তবে কেন - এবং আপনি এটি পরিবর্তন করতে পারেন? যদি হ্যাঁ - এমন কোনও পুরষ্কার, স্বীকৃতি বা বৃহত্তর প্রকল্প রয়েছে যা আপনি আপনার তারকা অভিনয়শিল্পীদের শক্তিশালী করার জন্য নির্ধারণ করতে পারেন? এখানেই বোনাস আসে!

ডিসেম্বর (পর্যালোচনার 1 মাস আগে)

আপনার ডকুমেন্টেশন প্রস্তুত করুন

একবার আপনি আপনার সমস্ত গবেষণা সম্পন্ন করার পরে, প্রতিটি কর্মচারীর স্ব-মূল্যায়ন, সমস্ত বাহ্যিক প্রতিক্রিয়া এবং যে কোনও প্রাসঙ্গিক ডেটা সংকলনের সময় এসেছে - এই তথ্যটি মূল্যায়নের ফর্মগুলি, আপনার প্রতিক্রিয়া ব্যাখ্যা করার জন্য লিখিত চিঠিগুলি এবং আপনার মুখের জন্য কথা বলার পয়েন্টগুলি প্রস্তুত করতে ব্যবহার করুন- মুখোমুখি আলোচনা।

প্রথমে আপনি যে ফর্ম্যাট বা কাঠামোটি ব্যবহার করতে চান তা বের করুন। আপনার এখানে কিছুটা নমনীয়তা রয়েছে তবে এমন একটি কাঠামো চয়ন করুন যা উভয়কেই বোধ হয় এবং এটি আপনার কর্মচারীকে অনুসরণ করতে সহায়তা করবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যে লক্ষ্যগুলি একসাথে নির্ধারণ করেছেন, তার মধ্যে একবারে একবার কথা বলার মাধ্যমে, বা কর্মচারীর বড় প্রকল্পগুলির আশেপাশে, প্রকল্প-প্রকল্পে যেতে পারেন এবং প্রাসঙ্গিক লক্ষ্যগুলি নিয়ে আপনি যেতে যেতে পর্যালোচনাটি গঠন করতে পারেন।

তারপরে, আপনি যে ফর্ম্যাটটির বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিয়েছেন তা বিবেচনা না করেই আপনি উভয় ক্ষেত্রকে নিশ্চিতকরণ এবং উত্সাহের পাশাপাশি উদ্বেগের যে কোনও ক্ষেত্র (বা, এমন কোনও অঞ্চলে যেখানে কোনও কর্মী বৃদ্ধি পেতে পারে) সনাক্ত করতে চাইবেন। প্রতিটি বিভাগের জন্য, ফোকাস করার জন্য ২-৩টি প্রধান অঞ্চল বেছে নিন, যাতে আপনার কথোপকথনটি দৃ, ়, তবুও মনোনিবেশিত বোধ করে। আপনার সংগ্রহ করা ডেটা দ্বারা সমর্থিত টকিং পয়েন্টগুলি বিকাশ করুন, তারপরে প্রতিটি পয়েন্টের জন্য আপনার ভবিষ্যতের প্রত্যাশার সংক্ষিপ্তসার এবং এই লক্ষ্য সম্পর্কিত ক্রিয়া আইটেম অন্তর্ভুক্ত করুন। (কর্মচারী - বিশেষত ভাল পারফরম্যান্সকারী কর্মচারী - তারা পর্যালোচনা থেকে বেরিয়ে আসেন এমন অনুভূতি যেমন তারা এগুলি থেকে কিছুই পান নি, অথবা তারা কী করবেন তা নিশ্চিত নন। সুতরাং এমনকি যে অঞ্চলে কেউ ভাল করছে সেগুলিও আপনার ভাবা উচিত) পরবর্তী পদক্ষেপ এবং ভবিষ্যত বা "প্রসারিত" লক্ষ্য সম্পর্কে))

এই সমস্ত সম্পদ হাতে রেখে, আপনি আপনার দলের প্রতিটি সদস্যের সাথে অর্থপূর্ণ কথোপকথন করতে প্রস্তুত থাকবেন।

ডিসেম্বর শেষ

ব্যক্তি-পর্যালোচনা সভা অনুষ্ঠিত করুন

এখন, অফিসিয়াল পর্যালোচনার জন্য আপনার কর্মীদের সাথে বসার সময় হয়েছে। এটি প্রক্রিয়াটির সবচেয়ে চ্যালেঞ্জিং অংশ, তবে এটিও সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। সুতরাং, আমাদের সিরিজের পরবর্তী অংশের জন্য আপনি এখানে থাকুন, যেখানে আপনি কীভাবে পর্যালোচনা পরিচালনা করবেন তা শিখবেন - সহ বিভিন্ন ব্যক্তিত্বের ধরণের সাথে আচরণ করার বিষয়ে অন্তর্দৃষ্টি এবং কার্যকরভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে।