কীভাবে কোনও ক্লায়েন্টের কাছে ক্ষমা চাইতে (ইমেল টেম্পলেট সহ) - যাদুঘর

এর আশেপাশে কোনও লাভ নেই: আপনার দলের কেউ আপত্তি জানাল। হয়তো নিকোল সময় মতো বক্তৃতা জমা পায় নি, বা রব ডাবল বুক করা সাক্ষাত্কার (ক্লায়েন্টকে খারাপ দেখায়), বা জেসি কোনও প্রকল্পকে এগিয়ে নিয়ে যাওয়ার জন্য সাইন-অফ পায়নি।

যা ঘটেছে, এবং যার দোষ ছিল, আপনি দেরী করে কোনও প্রকল্প সরবরাহ করছেন বা এটি প্রত্যাশার মতো পরিণত হবে না। এখন আপনি এটি আপনার ক্লায়েন্টকে ভঙ্গ করতে পারেন - এবং তাদের (সম্পূর্ণরূপে ন্যায়সঙ্গত!) হতাশা মোকাবেলা করতে হবে।

কীভাবে আপনি জিনিসগুলি সঠিকভাবে তৈরি করতে পারেন এবং এখনও আপনার ক্লায়েন্টের সাথে একটি ভাল সম্পর্ক বজায় রাখতে পারেন? আপনার যা জানা দরকার তা এখানে।

আপনার দলের সদস্যদের বাসের নীচে ফেলে দেবেন না

এই মুহুর্তে এটি সহজভাবে বলতে লোভনীয়, "তবে এটি আমার দোষ ছিল না! জেরেডই ছিলেন যে রিপোর্টটি পাঠাতে ভুলে গিয়েছিলেন! "

তবে গণ্ডগোলের জন্য আঙ্গুলগুলি দেখানো বা অন্য সহকর্মীকে দোষ দেওয়া আপনার ক্লায়েন্টের সম্পর্ককে রক্ষা করবে না। আসলে, এটির বিপরীত প্রভাব থাকতে পারে। ক্লায়েন্ট ধরে নিতে চলেছে আপনার দলে কিছু ভেঙে গেছে এবং আস্থা হারাবে। যদি আপনি অভ্যন্তরীণ সম্পর্ক পরিচালনা করতে না পারেন তবে তাদের সাথে আপনার সম্পর্কের জন্য এটি কোনও ভাল কাজ করে না। আপনি কি কখনও কোনও বন্ধুর বাড়িতে গিয়েছেন এবং দম্পতি পুরো সময় ধরে ঝগড়া করছেন? এটি কোনও আরামদায়ক পরিস্থিতি নয় এবং সম্ভবত আপনি পরবর্তী রাতের খাবারের আমন্ত্রণটি গ্রহণ করবেন না।

পরিবর্তে, প্রতিকূলতার পরেও আপনি এবং আপনার দল কীভাবে সফল হওয়ার জন্য একসাথে কাজ করেন তা দেখিয়ে আপনার প্রতি আপনার ক্লায়েন্টের বিশ্বাসকে আরও গভীর করার সুযোগ হিসাবে এটি দেখুন।

এছাড়াও, আপনার দলটি কীভাবে আপনি এটি পরিচালনা করছেন তা ভুলে যাবেন না don't একটি frontক্যফ্রন্ট উপস্থাপন করে আপনার সতীর্থদের জানাতে দিন যে আপনি তাদের পিছনে পিছনে পিছনে যাই থাকুন না কেন এবং তার বিনিময়ে তারা আপনার পাবে।

সরাসরি সমস্যা বা ত্রুটি স্বীকার করুন

দিন শেষে ক্লায়েন্টটি শুনতে এবং বুঝতে অনুভব করতে চায়। সুতরাং তাদের এবং তাদের হতাশাগুলির কথা শুনুন এবং তারা যা অনুভব করছেন তা স্বীকৃতি দিন এবং সহানুভূতি পান। যা ঘটেছিল তা যোগাযোগ করুন - আপনার সাথে তাদের স্বচ্ছ হওয়া উচিত - তবে এটি অস্পষ্ট রাখুন। তাদের কেবলমাত্র কীভাবে প্রভাবিত হবে তা জানতে হবে, অভ্যন্তরীণভাবে কী ভুল হয়েছে তার সমস্ত বিবরণ নয়। এটি আপনার কৌশল বা দলকে আরও আরও প্রশ্নবিদ্ধ করার দ্বার উন্মুক্ত করে।

এবং, প্রকৃতপক্ষে সঠিক উপায়ে ক্ষমা চাওয়া - যার অর্থ আপনার উচিত "আমি দুঃখিত" শব্দটি বলা উচিত এবং এগুলি সত্যই বোঝানো উচিত।

তারপরে, তারা কীভাবে সমস্যাটি স্থির হতে চলেছে তা জানতে চাইবে, সুতরাং তাদের সমাধান করার আগে আপনার নিজের পরিকল্পনা রয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করুন (নীচের দিকে আরও)। সরাসরি যোগাযোগের লক্ষ্য হ'ল দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে আপনি যে অংশটি ব্যাখ্যা করছেন আপনি কীভাবে আরও ভাল করতে যাচ্ছেন এবং পুনরায় আত্মবিশ্বাস জাগিয়ে তুলছেন explain

একটি সমাধান সঙ্গে আসা

তাত্ক্ষণিকভাবে কোন ভুলটি আরও ভাল করে তোলে জানেন? একটি সমাধান.

সময়টি গ্রহণ করুন - ক্লায়েন্টের সাথে লাইনে যাওয়ার আগে actually আসলে বাস্তবায়িত হতে পারে এমন একটি চিন্তাশীল সমাধান নিয়ে আসুন। দেয়ালে স্প্যাগেটি ফেলে দেওয়ার প্রতিশ্রুতি বা প্রতিজ্ঞা করুন যে আপনি প্রতিশ্রুতি রাখতে পারবেন না।

হাতে থাকা নির্দিষ্ট প্রকল্পটি ঠিক করা ছাড়াও, আপনি ক্লায়েন্টকে ছাড় দিতে পারেন বা কিছু প্রকল্পের সময় কম্প করতে পারেন। অথবা, আপনি এই কৌশলটি পুনরায় কৌশল করতে বা প্রকল্পটিকে আরও উন্নততর দিকে পরিচালিত করতে রাস্তায় ব্যবহার করতে পারেন। ক্লায়েন্টের সাথে কথা বলার সময় আপনার টুকরো টানা একটানা থাকে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার দল, ম্যানেজার বা যে কেউ সমাধান সমাধানে সহায়তা করতে পারে এমন তালিকাভুক্ত করুন।

কোনও ক্লায়েন্ট যদি ভুলের কারণে তাদের হতাশায় ফিরে আসতে থাকে, তবে আরও বেশি উত্পাদনশীল আলোচনায় ফিরে যাওয়ার উপায় হিসাবে এই সমাধানটি ব্যবহার করুন। উদাহরণ স্বরূপ:

হতাশ ক্লায়েন্ট: "তবে, আমি ঠিক বিশ্বাস করতে পারি না যে এটি ঘটেছে, এটি অগ্রহণযোগ্য!"
আপনি: "আমি আপনার হতাশাকে পুরোপুরি বুঝতে পেরেছি কারণ এটি আমার কখনও পছন্দ হয়নি। এ কারণেই আমি এমন একটি সমাধান নিয়ে আসতে চাই যা আপনাকে খুশি করে এবং আমি সত্যই বিশ্বাস করি যে এটি করা আপনার প্রয়োজনীয় সমাপ্ত পণ্যটিতে পৌঁছে দেবে ”"

ব্যক্তিতে কথা বলুন (বা ফোনে)

যদিও কেবল কোনও ইমেল তৈরি করা এবং রাগান্বিত ক্লায়েন্টকে তাদের মুখোমুখি না করে প্রেরণ করা সহজতর কাজ, এটি সত্যিই আপনার ফোনে বা কারও অফিসে করা উচিত। স্বন এবং সহানুভূতি ইমেলটিতে হারিয়ে যেতে বা স্কিম করতে পারে। মৌখিকভাবে এটি করা রিয়েল টাইমে যে কোনও প্রকার উদ্বেগের জবাব দেওয়ার একটি ভাল উপায়। না, এটি একটি সহজ আলোচনা হবে না তবে আপনি খুশি হবেন যে আপনি কোনও কম্পিউটারের পর্দার আড়ালে লুকিয়ে রাখেননি এবং প্রকৃতপক্ষে আপনার ক্লায়েন্টকে তাদের প্রাপ্য সম্মান প্রদর্শন করেছেন।

যদি তারা তাত্ক্ষণিকভাবে উপলব্ধ না হয় তবে তাদের কথোপকথনটি আগে থেকে ভয়েসমেইল রেখে দেওয়া ঠিক। এর মতো কিছু চেষ্টা করুন:

চ্যাট করতে পারবেন না? একটি চিন্তাশীল ইমেল প্রেরণ করুন

যদি আপনার ক্লায়েন্টের সাথে সরাসরি কথা বলা এই মুহুর্তে সম্ভব না হয় বা আপনি সময়সীমার স্বল্পতার মধ্যে কাজ করছেন তবে কী ঘটছে তা জানতে তাদের একটি নিখুঁত এবং সৎ ইমেল পাঠানো ভাল। এটি নিম্নলিখিত মত কিছু দেখতে পারে:

হাই,

আবার, এর অর্থ এই নয় যে আপনি ব্যক্তিগতভাবে বা ফোনে কথা বলবেন না that এমন প্রত্যাশা করুন যে আপনাকে তাদের প্রতিক্রিয়াটি মৌখিকভাবে অনুসরণ করতে হবে এবং পরিচালনা করতে হবে। যার কথা…

অনুসরণ করুন

এখন আপনি যে প্রতিশ্রুতি দিয়েছিলেন তা আপনাকে সরবরাহ করতে হবে এবং ভাল ক্লাসিক যোগাযোগের সাথে আপনার ক্লায়েন্টকে কিছুটা বাড়তি মনোযোগ দেবে।

নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি ক্লায়েন্টের সাথে ফোনে বা ইমেলের মাধ্যমে সংক্রমণের সময় অনুসরণ করছেন যাতে তাদের আপনি কোথায় আছেন তা জানাতে এবং তারা নিশ্চিত যে তারা একটি অগ্রাধিকার। তাদের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার বা ইনপুট দেওয়ার সুযোগ দিন এবং তাদের ধৈর্যের জন্য ধন্যবাদ thank

আপনিও আপনার দলের সাথে ফলোআপ করতে চাইবেন। একটি বাদ পড়া বল একটি শেখার সুযোগ। আপনি কীভাবে আপনার দলের সদস্যদের সমর্থন করবেন যাতে এটি আবার না ঘটে? আপনার দল কীভাবে আরও একত্রে কাজ করতে পারে? আপনার দল কীভাবে এই পরিস্থিতিগুলি নিয়ে কাজ করে বা ডিল করে তা কীভাবে উন্নত করা যায় তার চারদিকে একটি কথোপকথন তৈরি করার সুযোগ নিন।

শেষ পর্যন্ত ভুল হয়। যদিও তারা মোকাবেলা করতে মজা নাও করতে পারে, সরাসরি যোগাযোগ করা, দায়িত্ব গ্রহণ করা এবং সমাধানের কৌশলগুলি আপনাকে কাউকে বাসের নীচে ফেলে দেওয়া বা কোনও গুরুত্বপূর্ণ ক্লায়েন্টকে না হারিয়ে সংশোধন করতে সহায়তা করতে পারে।