আপনার ছুটিতে ইমেলের সাথে কীভাবে ডিল করবেন

আমি গ্রীষ্ম ভালবাসি. অবশ্যই, এটি সময়ে হাস্যকরভাবে গরম হতে পারে এবং কাজের উপযুক্ত পোশাকগুলি খুঁজে পাওয়া মুশকিল, তবে আপনি ভাগ্যবান হলে এটি ছুটির সময়।

যদিও বিগত কয়েক বছর ধরে, আমি লক্ষ্য করেছি যে ছুটি এখন আর উন্মুক্ত করার সুযোগ নয়: তারা স্ট্রেসের সমার্থক হয়ে উঠতেও শুরু করেছে। ইমেল-সম্পর্কিত চাপ, নির্ভুলভাবে: লোকেরা তাদের ইমেলটিতে টিচার হয়ে যাওয়া, এতে যথেষ্ট পরিমাণে অ্যাক্সেস না পাওয়ার, বা সিমগুলিতে ফেটে যাওয়া ইনবক্সে ফিরে আসার ধারণা দেখে অভিভূত বোধ করছে।

ঠিক আছে, আমার কাছ থেকে এটি গ্রহণ করুন: কিছুটা প্রস্তুতি এবং কিছু পরিষ্কার সীমানার সাথে, আপনি কোনওভাবেই নিজের মোজিটো-ল্যাপটপ-মুক্ত with দিয়ে পুলটি লাউংয়ে ফোকাস করতে সক্ষম হবেন।

তুমি যাবার আগে

ঠিক যেমন আপনি নিজের বিছানা তৈরি করেছেন, ফ্রিজটি খালি করুন, এবং ছুটিতে যাবার আগে ট্র্যাশ বের করে, যাওয়ার আগে আপনার ইনবক্সটি সাফ করা পুরোপুরি সহজ করে তোলে। সুতরাং, আপনার ভ্রমণে যাত্রার কয়েক সপ্তাহ আগে, প্রস্তুত হওয়ার জন্য কিছুটা ইনবক্স স্প্রিং-ক্লিনিংয়ের জন্য কয়েক ঘন্টা আলাদা করুন (এটি আপনার পক্ষে ভাল এবং আপনার সোফায় থেকে অসীম সহজতর হওয়া ছাড়া বেস বেসের মতো মনে করুন)।

আপনি চলে যাওয়ার 10-15 দিন আগে আপনি নিজের দল এবং ক্লায়েন্টদের প্রস্তুত করতে চাইবেন। আপনার দায়িত্বে থাকা বিভিন্ন অঞ্চলের যোগাযোগের মাধ্যমিক পয়েন্ট প্রদান করে (যেমন, তাদের আপনাকে আপনাকে ইমেল না জানাতে দিন!) তাদের ইমেল প্রেরণ করুন এবং জরুরী নয় এমন কোনও কিছুকে তারা আটকে রাখছেন বলে জিজ্ঞাসা করুন তুমি দুরে. আপনার ভ্রমণের 4-5 দিন আগে আপনার প্রস্থানের তারিখের আগে আপনাকে কোনও কাজ বা উত্তরগুলি প্রেরণ করার জন্য অনুরোধ করে তা নিশ্চিত করুন যাতে তাদের কাছে ফিরে যাওয়ার সময় পান।

আমি এও বলার পরামর্শ দিচ্ছি যে আপনি প্রায়শই ইমেল চেক করবেন না, তবে সত্যিকার অর্থে যদি আপনার প্রত্যাবর্তনের আগ পর্যন্ত কিছু অপেক্ষা না করতে পারে তবে বিষয় লাইনে "জরুরি" লাগানো উচিত। আপনার দলটি প্রস্থান করার আগে তাদের যা প্রয়োজন তা জিজ্ঞাসা করার জন্য এবং আপনি ফিরে না আসা পর্যন্ত আপনার সাথে যোগাযোগ বন্ধ রাখতে বলার মাধ্যমে, আপনি আপনার সামগ্রিক ইমেল বোঝাটিকে হ্রাস করতে পারবেন।

অবশেষে, যাত্রা শুরুর আগে কোনও ইমেল স্বতঃ-প্রতিক্রিয়াশীল নিশ্চিত করা নিশ্চিত করুন। কিছু লোক চূড়ান্ত দিকে যান এবং তারা দূরে থাকাকালীন তাদের ইমেল পুরোপুরি বন্ধ করে দেন, তবে আপনি এবং আপনার কর্মক্ষেত্র সমর্থন না করে আমি সেই পথে যাওয়ার পরামর্শ দিচ্ছি না। একটি দূরে বার্তা "আমি অফিসের বাইরে আছি এবং 15 ই আগস্ট পর্যন্ত ইমেল চেক করছি না - দয়া করে যদি আপনাকে সাহায্যের প্রয়োজন হয় তবে যোগাযোগ করুন" যথেষ্ট।

প্রো টিপ: লোকেরা আপনাকে আবার ইমেলের সাহায্যে বোমাবর্ষণ শুরু করার আগে ধরার জন্য সময়টি কিনতে অটো-রেসপন্সারে আপনার ফিরতি তারিখে 1-2 দিন যুক্ত করুন।

আপনি যখন দূরে আছেন

এখন, এখানে আপনার ব্যক্তিত্ব একটি বড় ফ্যাক্টর, তাই আমি দুটি চূড়ান্ত জন্য আমার পরামর্শ বিভক্ত:

আপনার স্ক্রীন-থেকে-নেওয়া-এক-মোট-বিরতি For

যদি দুই সপ্তাহ ধরে আপনার ইমেলটি না পরীক্ষা করার চিন্তা ভাবনা উল্লাসের পরিবর্তে আতঙ্কের অনুভূতি জাগায়, আপনি আমার মতো হতে পারেন, তাই পরবর্তী বিভাগে যান। যদি তা মোটেও আপনার মতো না লাগে তবে আমি যা প্রস্তাব করি তা এখানে: ইমেল থেকে সম্পূর্ণ বিরতির জন্য একদিনের কম ছুটিতে বাণিজ্য করুন।

আমি জানি আপনারা অনেকে ধারণাটি ঘৃণা করবেন তবে আমার সাথে সহ্য করুন। হয় আপনার একটি কাজ আছে যেখানে আপনি ফিরে আসার পরে একবার ধরতে পারবেন, বা আপনি পাবেন না। আপনি যদি জানেন যে আপনি পরের গ্রুপে পড়েছেন, শনিবার বাড়ি ফিরছেন এবং কাজে ফিরতে যাওয়ার আগে রবিবার অবসরে জড়িয়ে পড়া আমার নন-ইমেল-আসক্ত বন্ধুদের অনেকের পক্ষে খুব সফল কৌশল ছিল।

সৎ-থেকে-সদল্য-ইমেল-আসক্তিদের জন্য

ইমেল-আসক্তদের জন্য (আমার মতো), আমি আপনাকে স্মার্টফোন থেকে প্রতি 1-2 দিনের মধ্যে আপনার ইনবক্সটি পরীক্ষা করার এবং জিনিসগুলি সাফ করার দিকে মনোনিবেশ করার পরামর্শ দিই। এই দুটি জিনিস মূল:

১. স্মার্টফোন ব্যবহার করুন: কেন? ফোনের মাধ্যমে আপনার ইনবক্সে চুষতে পারা অনেক বেশি শক্ত। আপনি সত্যিই দীর্ঘ ইমেল লিখতে বা জিনিসগুলি সন্ধান করতে পারবেন না। তবে, যদি গুরুত্বপূর্ণ কিছু আসে, আপনি এটি দেখতে পাবেন।

২. বিষয়গুলি সাফ করার দিকে মনোনিবেশ করুন: এটি জরুরি যে আপনি জরুরি ভিত্তিক ইমেলগুলি যত দ্রুত এবং সহজ তা বিবেচনা করার জবাবদিহি করার প্রতিরোধকে প্রতিহত করুন, কারণ এটি প্রাপককে ইঙ্গিত দেবে যে আপনি উপলব্ধ এবং ইমেলের উত্তর দিচ্ছেন। যে মুহুর্তে লোকেরা আপনার কাছ থেকে যে কোনও ধরণের ইমেল পান, তারা ভাবেন যে আপনি উপলব্ধ এবং আপনি টোস্ট।

যাইহোক, আপনার কাছে নিম্নলিখিত কাজ করার অনুমতি রয়েছে: উত্তর ইমেলগুলি "জরুরি" হিসাবে চিহ্নিত (আশা করি আপনার কোনও হবে না), আপনার প্রয়োজন নেই বা পড়তে চান না এমন ইমেলগুলি মুছুন এবং তথ্য ইমেলগুলি সংরক্ষণ এবং সংরক্ষণাগার সংরক্ষণ করুন। (গোষ্ঠীগুলিতে প্রেরিত ইমেলগুলি, যেখানে আপনাকে বিশেষভাবে ডাকা হয় না, সেগুলি পড়ুন এবং সংরক্ষণাগার বালতির মধ্যে পড়ে)) আপনার ফেরার পরে যা অবশিষ্ট থাকবে তা হ'ল এমন ইমেলগুলি যা আপনার মনোযোগ এবং প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, তবে এত জরুরি নয় যে আপনি ফিরে আসার আগে তাদের উত্তর দেওয়া দরকার।

আমার গত সপ্তাহব্যাপী অবকাশে, এই কৌশলটির ফলে আমার ফিরে আসার সাথে মোকাবিলা করার জন্য 90 টি ইমেল ছিল (আমার ভ্রমণের সময়টি পূর্ণ 380 এর পরিবর্তে)। এটি আমার 15-30 মিনিট সময় নেয়। আমার জন্য, এটি সম্পূর্ণরূপে মূল্যবান এবং এটি ছুটির সময় সত্যই শিথিল হওয়া আমার মনের শান্তি পেয়েছিল।

তুমি যখন ফিরবে

আপনি চলে যাওয়ার সময় আপনি যে পদ্ধতিটিই বেছে নিন না কেন, আপনার প্রথম কয়েক দিন আগে সম্ভবত এখনও কিছুটা ধরা দরকার। নিজেকে উঠতে এবং দৌড়াতে দুটি পুরো ব্যবসায়িক দিন দিন এবং সেই সময়ের মধ্যে সময়সীমা বা বড় সভাগুলি এড়ান। আমি আমার ইনবক্স এবং আমার দলের সাথে সাধারণ ক্যাচ আপ উভয়ই সামলাতে প্রথম দুই দিন আগে সাধারণত দিনে ২-৩ ঘন্টা অবরুদ্ধ করে থাকি। অগ্রাধিকারে বা টাইমলাইনে যে কোনও পরিবর্তন হয়েছে বা নতুন প্রকল্প শুরু হয়েছে তা জিজ্ঞাসা করার জন্য আপনার ম্যানেজারের সাথে কফি পান নিশ্চিত করুন। আপনি যদি অন্যদের পরিচালনা করেন তবে বাইরে যাওয়ার সময় কীভাবে জিনিসগুলি চলেছিল তা দেখার জন্য তাদের সাথে সময় নির্ধারণ করুন।

অল্প প্রস্তুতি নিয়ে, কিছুটা স্ব-সচেতনতা এবং আপনি ফিরে আসার কিছু সময় অবরুদ্ধ করে আপনি আপনার পরবর্তী ছুটিতে আপনার প্রয়োজনীয় বিশ্রাম এবং শিথিলতা পেয়েছেন তা নিশ্চিত করতে পারেন।