যদি আপনি ক্যারিয়ারবিদদের তাদের ইনবক্স সম্পর্কে কী ভাবছেন তা জিজ্ঞাসা করেন, তবে বেশিরভাগই বলবেন যে এটি ফলোআপ বার্তাগুলি, বিরক্তিকর কর্মীদের চিঠিপত্রগুলি এবং নিউজলেটারগুলি বা ওয়াজুর সংবাদ বিজ্ঞপ্তিগুলির ব্ল্যাকহোল soul এবং যদি আপনি এই লোকগুলিকেও জিজ্ঞাসা করতে পারেন যে তারা যদি কখনও তাদের পুরো ইনবক্সের মাধ্যমে প্রতি দিনই নিজেকে দেখতে পান তবে বেশিরভাগই এমন একটি অসম্ভব কীর্তির ধারণাটি নিয়ে উপহাস করবেন।
যদিও এই গত সপ্তাহে, আমি এমন একটি চ্যালেঞ্জ গ্রহণ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি যা বেশিরভাগ পেশাদারদের ক্রাইঞ্জ করবে: আমি বিছানায় যাওয়ার আগে প্রতি এক রাতে রাতে ইনবক্স শূন্যে পৌঁছানোর জন্য একটি চুক্তি করেছি made
তো, আমি কি এটা করেছি? উত্তরটি হল হ্যাঁ. এটা কি সহজ ছিল? হেক নং
যদিও আমি মনে করি না যে আমি কখনই আমার জীবনের প্রতিটি দিন ইনবক্স শূন্যে নামতে সক্ষম হব, আমি সেই পথে কিছু গুরুত্বপূর্ণ পাঠ শিখলাম যা আমার ইনবক্সকে আরও এগিয়ে পরিচালিত করতে সহায়তা করবে।
সবচেয়ে বড়টি? আমাকে যে জিনিসগুলিকে সবচেয়ে বেশি সহায়তা করেছিল তার কোনওটিই যুগোপযোগী ছিল না। তারা সেই কৌশলগুলি ছিল যা আমি উত্পাদনশীলতা বিশেষজ্ঞরা এবং ইমেল মোগুলদের কাছ থেকে সময় এবং সময় আবার শুনি actually এটি আসলে তাদের বাস্তবায়ন এবং এর মাধ্যমে অনুসরণ করার বিষয় ছিল।
এই নোটটিতে, আপনার ইনবক্সটি কম ভয়ঙ্কর করে তুলতে আপনাকে আসলে কয়েকটি জিনিস ভাগ করতে দিন।
1. আপনার শিডিয়ুল এ "উত্তর ইমেল" রাখুন
আমি এই সম্পর্কে আগে লিখেছি, কিন্তু প্রতি রাতে ইনবক্স শূন্যে যাওয়ার চেষ্টা করার সময় আমি যে জিনিসগুলির মধ্যে সবচেয়ে কার্যকর পেয়েছি তার মধ্যে একটি আমার ক্রমাগত ইনবক্সটি পরীক্ষা করে নি। পরিবর্তে, আমি প্রতিদিন ইমেলের জন্য উত্সর্গ করার জন্য কিছু সময় অবরুদ্ধ করে দেব: আমার জন্য, সকাল 30-60 মিনিট, মধ্যাহ্নভোজে এবং শেষ বিকেলে জিনিসগুলি দূরে সরিয়ে নেওয়ার জন্য যথেষ্ট সময় ছিল।
এটিকে বিপরীতমুখী বলে মনে হচ্ছে (আমি নিশ্চিত হয়েই সংশয়ী ছিলাম), তবে সেই একটি কাজ এবং অন্য কিছুতে মনোযোগ দিয়ে আমি আমার ইনবক্সের মাধ্যমে স্বাভাবিকের চেয়ে অনেক দ্রুত quickly টাইমলাইনটি আমাকে ইমেলগুলির মাধ্যমে দ্রুত গতিতে শক্তি প্রয়োগে উত্সাহিত করেছিল, কেবল তার চেয়ে কম সময়েই আমি উত্তর দেওয়ার মতো মনে করি না বা কেবল মুছে ফেলার পরিবর্তে কোনও গুরুত্বহীন বার্তায় বিভ্রান্ত হতে পারি না।
অধিকন্তু, নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে আমার ইমেলগুলির জবাব দেওয়া এটি কখনও কখনও শেষ না হওয়া কাজগুলির মতো মনে হয় এবং আমার করণীয় তালিকার মধ্যে অন্য কোনও জিনিসটির মতো বলে মনে হয় যা খুব সহজেই পাওয়া সহজ হয়েছিল। এই সপ্তাহের আগে, আমি বুঝতে পারি না যে আমার ইনবক্সটি সর্বদা আমার মনের পিছনে থাকে এবং আমি সারা দিন আমার ইমেল অ্যাকাউন্টটি চেক করার ক্ষেত্রে চিরদিনের ভয়ে থাকি। কারণ এটি আমার তফসিলের অংশের মতো হয়ে গেছে, আমার পরবর্তী ইমেলটি কখন পাঠাতে হবে তা নিয়ে আমি প্রশ্ন করছিলাম না; আমি স্রেফ এর জন্য সময় দিয়েছি
একটি সেশন শেষে "সাইন অফ" করা এবং সাইবারস্পেসের জগতে কী চলছে তা নিয়ে চিন্তাভাবনা না করে খুব ভাল লাগছিল।
২. এখনই সর্বাধিক ইমেলের উত্তর দিন
ব্যক্তিগতভাবে, আমার ইনবক্সে প্রায় 65-70% ইমেলের দ্রুত প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন যা আমাকে লিখতে এক বা দুই মিনিটেরও কম সময় নেয়। খুব প্রায়ই, আমি তাদের কেবল আমার ইনবক্সে রেখে বলি, "এহ, এগুলি সহজ। আমি পরে তাদের কাছে পৌঁছে যাব। "তবে, আমি যেমন বুঝতে পেরেছিলাম যে এগুলি পড়তে আসলে আমার আরও বেশি সময় এবং শক্তি লাগছিল, তাদের সিদ্ধান্ত নিতে যথেষ্ট প্রক্রিয়া করা হয়েছিল যে তারা পরবর্তীকালে ছাড়তে যথেষ্ট সহজ ছিল, এবং পরে ফিরে এসে প্রক্রিয়া করবে তাদের আবার প্রতিক্রিয়া জানাতে।
আমার সেই মূল্যবান "ইমেল উত্তর" সময়কালে এবং তখনই সেই চিঠিগুলি উত্তর দেওয়ার জন্য নিজেকে জোর করে বলার পরে আমি আরও কিছু জিনিস আমার ইনবক্স থেকে বের করে নিতে সক্ষম হয়েছি - এবং সেই অধরা ইনবক্স শূন্যের কাছাকাছি চলে যেতে পেরেছি।
৩. স্ট্র্যাটেজিক টাইমসে অন্য ইমেলগুলি পুট করুন
শেষ অবধি আমি আমার এক ব্যস্ত বন্ধু জেদ ধরে রাখার পরে জিমেলে বুমেরাং অ্যাপটি ইনস্টল করেছিলাম ("এটি একটি লাইফসেভার!" তিনি বলতে থাকলেন)। এবং আমাকে স্বীকার করতে হবে: তিনি ঠিক ছিলেন।
খুব সহজভাবে, আপনার ইনবক্সে ইমেলগুলি উপস্থিত হওয়ার সময় বুমেরাং আপনাকে পুনঃসূচী করার অনুমতি দেয়। যদিও এটি কেবলমাত্র পরে সমস্ত কিছু নির্ধারণ করার জন্য প্রতারণার মতো শোনাচ্ছে ("আগামীকাল সকালে আমার ইনবক্সে দেখানোর জন্য ৪৫ টি ইমেল নির্ধারণ করে আমি আজ রাতে ইনবক্সে পেলাম!"), আপনি কীভাবে এটি ব্যবহার করবেন তা কৌশলগত হতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, একটি জনপ্রিয় কলেজ ভর্তি ওয়েবসাইটের সহ-প্রতিষ্ঠাতা হিসাবে, উচ্চ বিদ্যালয়ের কর্মীরা ক্রমাগত আমাকে কলেজের প্রবন্ধের খসড়াগুলি সম্পাদনা করার জন্য পাঠান, এমন কিছু যা আমি আনন্দ করি। যাইহোক, এই খসড়াগুলি আমার ইনবক্সে একসাথে কয়েকদিন বসে থাকা মজাদার নয় এবং আমার উপস্থিতি দ্বিতীয়বার তাদের সম্পাদনা করার সময় নেই। পরিবর্তে, আমি এগুলি সম্পাদনা করার জন্য আমার আরও বেশি সময় পেলে আমি ফিরে আসার সময়সূচী করতে বুমেরাং ব্যবহার করেছি (আমার ক্ষেত্রে এটি শুক্রবার দুপুরে)।
আমার ইনডবক্সে কী এসেছিল তা নির্ধারণ করতে সক্ষম হয়ে যখন আমার উত্পাদনশীলতায় এবং আমি কতটা করতে পেরেছি in
এটি করার অন্য উপায়ের জন্য, ইনবক্স প্রতিভাবান অ্যালেক্স ক্যাভুলাকোস লেবেল এবং ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করে বিভিন্ন স্তরের প্রচেষ্টার প্রয়োজন কৌশলগতভাবে ইমেলগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি সিস্টেম সম্পর্কে এখানে লিখেছিলেন। যার কথা:
৪. লেবেল বা ফোল্ডার ব্যবহার করুন
আমার শব্দগুলি চিহ্নিত করুন: আপনার সমস্ত ইমেল ডাম্প করার জন্য আপনার ইনবক্সটি কোনও ধরণের ল্যান্ডফিল হিসাবে ব্যবহার করবেন না; আপনার প্রাপ্ত সমস্ত কিছুই সঠিকভাবে সংগঠিত করতে এবং ফাইল করার জন্য লেবেল, ট্যাবগুলি বা ফোল্ডারগুলি (আপনার ইমেল সরবরাহকারী তাদের যাই বলুন) ব্যবহার করুন use
আমার ইমেল অ্যাকাউন্টে আমার কাছে ৩০ টিরও বেশি আলাদা লেবেল রয়েছে এবং এটি যদি আবেগপ্রবণ বা নির্দিষ্ট মনে হতে পারে তবে এটির সাহায্যে আমার প্রয়োজনীয় বার্তাগুলি পুনরুদ্ধার করতে এবং আমার সাথে করা শেষ হয়ে গেলে জিনিসগুলি ফাইল করার জন্য আমার ইনবক্সকে পুরোপুরি কম ভীতিকর বলে মনে হচ্ছে।
উদাহরণস্বরূপ, এই মুহূর্তে দ্য প্রসপেক্ট থেকে আমার কয়েকজন কর্মচারীর সাথে আমার বেশ কয়েকবার পিছনে চিঠিপত্র চলছে। কেবলমাত্র চলমান ইমেলগুলি সর্বদা আমার ইনবক্সে রেখে দেওয়ার পরিবর্তে, আমি এগুলি তাদের নিজ নিজ প্রসপেক্ট-সম্পর্কিত ফোল্ডারগুলির অধীনে দায়ের করেছি যাতে কোনও নতুন বার্তা থাকলে তারা কেবল পপ আপ করে। এটি শারীরিকভাবে আমার ইতিমধ্যে মোকাবেলা করা জিনিসগুলির ইনবক্সটি পরিষ্কার করে দেয়, যার ফলে অন্যান্য স্টাফগুলি পুরোপুরি আরও বেশি পরিচালিত বোধ করে।
5. ইমেল তালিকা থেকে সাবস্ক্রাইব করুন
এই টিপটি বেশ স্ব-বর্ণনামূলক: সমস্ত উল্লাস থেকে মুক্তি পান। নির্দিষ্ট নিউজলেটারগুলি পৌঁছানোর পরে আপনি কি সরাসরি আপনার ট্র্যাকের আইটেডটি ইনবক্সে আইকন করতে পারবেন? শুধু সাবস্ক্রাইব করুন। এবং এমনকি "তবে আমি এটি পরে পড়তে পারি!" টানও না। আমার থাম্বের নিয়মটি হ'ল আমি যদি কোনও নিউজলেটারকে টানা তিনবার মুছে ফেলি তবে আমি ঘটনাস্থলে সাবস্ক্রাইব করি।
আমি ব্যক্তিগতভাবে বিভিন্ন জিগের জন্য প্রচুর নিউজলেটার পড়েছি, তাই স্লোগানটি জানতে, আমি আমার ইনবক্সে উপস্থিত হওয়া পছন্দ করতে নিউজলেটারগুলির জন্য আরও সুবিধাজনক সময়গুলি খুঁজে পেতে বুমেরাং ব্যবহার করেছি এবং আমি অন্য সমস্ত কিছু থেকে সাবস্ক্রাইব করেছি।
নিজেকে এই ইমেল তালিকাগুলি থেকে সরিয়ে নিয়ে, আমি প্রতিদিন নিজেকে আরও কয়েক ডজন ইমেল গ্রহণ করা থেকে বিরত রাখছিলাম। এর আগে, আমি অনুভব করেছি যে আমি আমার ইনবক্সের অর্ধেক সময় কেবল নিউজলেটার এবং অন্যান্য গণ ইমেল তালিকাগুলি মুছে ফেলেছি, যার জন্য আমাকে আর চিন্তার দরকার নেই। মনে হচ্ছে আমার ইনবক্সটি ব্যক্তিগত ইমেল সম্পর্কে যা আমার কাছে বিশেষভাবে নির্দেশিত হয় এবং আমি যে নিউজলেটারগুলি রেখেছি তা হ'ল আমি আসলে পড়ার প্রত্যাশায়।
আমার পরীক্ষার দিকে ফিরে তাকানো, প্রতিদিন ইনবক্স শূন্যে চেষ্টা করা কি উপযুক্ত ছিল?
আমি মনে করি সংক্ষিপ্ত উত্তরটি হ'ল না, আপনার বেহেশত এবং পৃথিবীটি সন্ধান করা উচিত নয় যে ওহ-অতি-সুন্দর “" নতুন কোনও মেল নেই! "বিছানার আগের প্রতিটি রাতে জিমেইলে ব্যানার। যাইহোক, এই পরীক্ষাটি আমার কাছে প্রমাণ করেছিল যে আমার ইনবক্সে সর্বদা আমার কয়েক ডজন ইমেল থাকার দরকার নেই; বার্তাগুলি কেটে ফেলার উপায় আছে এবং তাই আমার ইমেল-প্ররোচিত চাপ স্তরের স্ল্যাশ। আমি এখন আরও সচেতন যে ইমেলের উত্তর দেওয়া চিরস্থায়ী কাজ হবে না - এটি আমার প্রতিদিনের করণীয় তালিকার আরও একটি খাঁজ, যার ফলে এটি সম্পর্কে আমি কম উদ্বেগ বোধ করি।
আমার ইমেল অভ্যাসটি পরিবর্তন করে আমি ইমেলগুলি গ্রহণ এবং প্রেরণের পুরো প্রক্রিয়াটি নিজের উপর অনেক সহজ করে দিয়েছি - এবং এটি করার সময় আমি অনেকগুলি সঞ্চয় করেছিলাম। এখন কে ভালোবাসে না?
