সকলেই সেখানে ছিলেন: আপনি একটি ইমেল পাবেন যা আপনাকে দ্বিগুণ গ্রহণ করতে বাধ্য করে। অবশ্যই, অন্য ব্যক্তিটি স্পষ্টভাবে হতাশ বা রাগান্বিত, তবে আপনি এখনও উত্তর দেবেন বলে আশা করা হচ্ছে। তোমার কি করা উচিত? আপনি কিভাবে প্রতিক্রিয়া করবেন?
অভ্যন্তরীণ অফিস মেসেজিং পরিষেবাদি এবং পাঠ্যকরণ অবশ্যই জনপ্রিয়তার সাথে বাড়ছে, ইমেল এখনও কাজের মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং বহুল ব্যবহৃত যোগাযোগ সরঞ্জাম - সুতরাং এটি সবচেয়ে বেশি পেশাদার উপায়ে ব্যবহার করার আপনার ক্ষমতা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। তার মানে হল যে উপরে বর্ণিত পরিস্থিতিতে আপনি কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানান তা আপনার ক্যারিয়ারকে ইতিবাচক। বা নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করার সম্ভাবনা রাখে। এমনকি যদি আপনি মনে করেন আপনি কেবল একই ধরণের সাড়া দিচ্ছেন।
হ্যাঁ, আমি জানি যে পেশাগত থাকা সবসময়েই করা বেশি সহজ বলা। কর্মক্ষেত্রে ইমেলের উত্তর দেওয়া নিজের মধ্যে একটি শিল্প এবং সংবেদনশীল বার্তাগুলির প্রতিক্রিয়া এটিকে অন্য স্তরে নিয়ে যায়।
এই গাইড আপনাকে আপনার প্রতিক্রিয়ার মধ্য দিয়ে চলবে যাতে আপনি দ্বন্দ্ব এড়াতে পারেন এবং আপনার কাজ শেষ করতে পারেন।
পদক্ষেপ 1: একটি বিরতি নিন
আপনি যে ইমেলটি পেয়েছেন তা সঠিকভাবে পেয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি may আপনি এটি করতে পারেন wish তবে এখনই উত্তরটি টাইপ করা শুরু করবেন না wish আপনার সহকর্মী, বস, বা ক্লায়েন্ট তার বা তার আবেগকে সে লিখতে লিখতে দেয়। এই ভুল পুনরাবৃত্তি করবেন না। একটু বিরতি নিন এবং আপনার মেজাজ শীতল হতে দিন।
ইমেল করার একটি সুবিধা হ'ল আপনাকে অবিলম্বে উত্তর দিতে হবে না। কখনও কখনও প্রতিক্রিয়া রচনা করতে ঘন্টা সময় নেওয়া উপযুক্ত! এটি উত্তোলন। এমনকি যদি আপনি টান অনুভব করেন এবং অন্য দিকটি আপনার উত্তরের জন্য অপেক্ষা করছে - আপনার অবশ্যই কমপক্ষে কয়েক মিনিট সময় রয়েছে। আপনার ডেস্ক থেকে উঠে নিজের মনকে শীতল করুন এবং জলখাবার বা এক গ্লাস জল পান করুন have এটি আপনাকে হাঁটু-ঝাঁকুনির প্রতিক্রিয়া এড়াতে সহায়তা করবে।
পদক্ষেপ 2: উপসংহারে ঝাঁপ দাও না
সত্যি কথা বলুন: আপনি লাইনের মধ্যে পড়ার কারণে আপনি যেভাবে আছেন সেভাবে প্রতিক্রিয়া করছেন? আপনি যখন অত্যধিক সংবেদনশীল ইমেলগুলি নিয়ে কাজ করছেন, তখন আপনি মনে করতে পারেন যে আপনি পর্দার মধ্য দিয়ে ছড়িয়ে পড়া কোনও ব্যক্তির ক্রোধ বা হতাশা অনুভব করছেন। এবং আপনি ধরে নিতে বাধ্য হবেন যে এর মধ্যে আরও কিছু রয়েছে যা ঠিক আছে।
তবে, আপনার পক্ষ থেকে অনুমান করা উচিত নয় যে অন্য পক্ষটি আসলে কী বোঝায়। কয়েকটি বাক্য (এবং আপনার নিজের মস্তিষ্কের ফিল্টার এবং আপনি যেভাবে যোগাযোগ করেছেন) এর ভিত্তিতে অন্যের উদ্দেশ্যকে বিচার করা একটি খারাপ ধারণা।
যে কোনও সিদ্ধান্তে ঝাঁপিয়ে পড়ার লোভকে প্রতিহত করুন। কেবল শব্দগুলি পড়ুন, তথ্য গ্রহণ করুন এবং পেশাদার প্রতিক্রিয়া সরবরাহের জন্য প্রস্তুত।
পদক্ষেপ 3: এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন
ভুল ব্যাখ্যা দেওয়ার সম্ভাব্যতার কথা মাথায় রেখে মনে রাখবেন যে আপনার কাজটি যথাসম্ভব যথাযথ উত্তর সরবরাহ করা - আরও কিছু নয়। অন্য ব্যক্তিটির অর্থ কী হতে পারে তার প্রতিক্রিয়াগুলি বর্জন করুন।
শুধুমাত্র একটি প্রধান বার্তা বহন করতে আপনার ইমেলটি গঠন করুন। এর অর্থ এই নয় যে এটি কেবল একটি বাক্য সমন্বিত হওয়া উচিত, তবে এর অর্থ এই যে কেউ যদি আপনার উপস্থাপনার সমালোচনা করে এবং আপনি যে পরিসংখ্যান উদ্ধৃত করছেন তার একটি অনুলিপি জিজ্ঞাসা করেন, তবে আপনি আপনার প্রতিক্রিয়াটিকে পরিসংখ্যান সরবরাহ করার আশেপাশে ভিত্তিক করেছেন (এবং আপনার শংসাপত্রগুলি রক্ষা না করে) )।
এইভাবে, আপনি নিশ্চিত হতে পারেন যে অন্য দিকটি আপনার প্রতিক্রিয়াটি পড়বে এবং এটি আপনি যেভাবে বোঝাতে চেয়েছেন ঠিক তা বুঝতে পারবে। আপনি যে সর্বশেষ জিনিসটি চান তা হ'ল নিজেকে রক্ষা করা কেবল এটি জানার জন্য যে আপনার সহকর্মী আসলে আপনাকে তীব্র সমালোচনা করে না; তবে তিনি কেবল তার প্রতিক্রিয়াটিকে বিশ্রীভাবে বলেছিলেন sed
পদক্ষেপ 4: সোজা হয়ে উঠুন
আপনার কাজের ইমেলগুলিতে কটূক্তি এবং বিদ্রূপ এড়ানো সাধারণত একটি ভাল ধারণা the বিশেষত যদি পরিস্থিতিটি ইতিমধ্যে উত্তপ্ত মনে হয়। কখনও কখনও আপনি উত্তেজনা উপশম করার জন্য কৌতুকের বিষয়টি বিবেচনা করতে পারেন তবে এই পরিকল্পনাটি সহজেই পিছিয়ে যেতে পারে।
মনে রাখবেন যে পাঠক আপনার মুখের ভাবগুলি বা ইঙ্গিতগুলি দেখতে পাবে না এবং খুব ভালভাবে আপনাকে ভুল ব্যাখ্যা করতে পারে। সুতরাং, মুখোমুখি কথোপকথনের জন্য এবং আপনার কম ট্রেডমার্কের বিনিময়ের জন্য আপনার ট্রেডমার্ক বুদ্ধি সংরক্ষণ করুন।
পদক্ষেপ 5: সাহায্যের জন্য জিজ্ঞাসা করুন
যদি আপনার ইমেলটি গোপনীয় না হয় তবে সাহায্যের জন্য জিজ্ঞাসা করা উপযুক্ত। সম্ভবত আপনার সহকর্মী আপনার উত্তেজিত বসকে কীভাবে মোকাবেলা করতে পারেন তা আরও ভাল জানেন বা আপনার পরিচালক আপনার বিভ্রান্ত ক্লায়েন্টের সঠিক পন্থা খুঁজে পেতে সহায়তা করতে পারেন।
একবার, আমার বস আমাদের এক ক্লায়েন্টের কাছ থেকে পেয়েছি এমন ইমেলের ব্যাখ্যা করতে সক্ষম হয়েছিল কারণ তিনি তাকে খুব ভাল জানেন knew তিনি আমাকে আশ্বস্ত করেছিলেন যে আমার ব্যক্তিগতভাবে তার প্রতিক্রিয়া নেওয়া উচিত নয়, কারণ এতে আরও কিছু কারণ জড়িত ছিল। এর পরে, আমি শান্ত হয়ে পুরোপুরি উপযুক্ত প্রতিক্রিয়া লিখতে সক্ষম হয়েছি।
আপনি যখন রাগান্বিত ইমেল পান, তখন বিরক্ত হবেন না। লোকেরা যখন কোনও কিছুতে সন্তুষ্ট না হয় বা হতাশ বোধ করে বা বিভ্রান্ত হয় তখন তারা সংবেদনশীল বার্তাগুলি প্রেরণ করে। আপনার এই ধারণার অধীনে কাজ করা উচিত যে এটির ব্যক্তিগতভাবে আপনার সাথে কোনও সম্পর্ক নেই - এর অর্থ এই যে আপনাকে সুরটি আপনার কাজটি করতে এবং পেশাদারভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে বাধা দেওয়া উচিত নয়।
