কীভাবে লোকেরা আপনাকে কম প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে ট্রেনিং করবেন (এবং তাদের নিজেরাই জিনিসগুলি বের করুন)

আমার যোগ্যতা প্রমাণ করতে আগ্রহী প্রথমবারের পরিচালক হিসাবে, কর্মচারীরা যখন আমার কাছে সহায়তার জন্য এসেছিলেন তখন আমি পছন্দ করি। "আমি আপনাকে এটি করতে সাহায্য করব, " "আপনার কী করা উচিত তা এখানেই", এবং "আমাকে আপনাকে দেখাতে দিন, " সবসময় আমার জিহ্বার ডগায় থাকত। আমি প্রতিটি প্রশ্নের উত্তর দিতে এবং প্রতিটি সমস্যা সমাধান করতে প্রস্তুত ছিলাম, কারণ মনে মনে, একজন পরিচালক এটি করেছিলেন।

যাইহোক, আমি দ্রুত শিখেছি যে সাহায্যের জন্য একটু বেশি আগ্রহী হওয়া আপনাকে ভাল, অসহায় কর্মচারীদের সাথে ছেড়ে দিতে পারে। একবার তারা পরামর্শের জন্য আপনার উপর ঝুঁকির অভ্যাস তৈরি করার পরে, কোনও প্রকল্পের জন্য বুদ্ধিমান ধারণা থেকে শুরু করে তাদের টাইমকার্ডগুলিতে সময় ইনপুট করা পর্যন্ত তারা আপনার সাথে পরামর্শ করতে শুরু করে - যে বিষয়গুলিতে, তাত্ত্বিকভাবে, তারা তাদের উপর পরিচালনা করতে আত্মবিশ্বাসী হওয়া উচিত নিজের।

আমাকে ভুল করবেন না - আমি জানি যে পরিচালনার একটি বড় অংশ আপনার কর্মীদের গাইড এবং পরামর্শ দিচ্ছে। তবে তত্ত্বাবধায়ক হওয়ার আরেকটি অংশ আপনার কর্মীদের নিজস্ব চিন্তাভাবনা শিখতে, কঠিন পরিস্থিতিগুলির সমস্যা সমাধানের জন্য এবং স্বাবলম্বী নেতাদের বিকাশে সহায়তা করে।

সুতরাং, আপনি যদি লক্ষ্য করেছেন যে আপনার দলটি একচেটিয়াভাবে আপনার উপর ঝুঁকছে (যে বিষয়গুলির জন্য আপনার দক্ষতার প্রয়োজন হয় না), এখানে কয়েকটি কৌশল রয়েছে যা আমার দলকে আরও কিছুটা স্বাবলম্বী হতে উত্সাহিত করেছিল।

বিরতি

প্রথমবার যখনই আমাকে কোনও নতুন কর্মী নিয়োগ করতে হয়েছিল, আমি একটি দুর্দান্ত সাক্ষাত্কারের পরামর্শ পেয়েছিলাম: কোনও প্রার্থী কোনও প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার পরে, বিরতি দিন। প্রার্থী সম্ভবত নীরবতা পূরণ করার জন্য চাপ অনুভব করবেন এবং অবশেষে আরও আরও বিস্তৃত হবে, যা আপনাকে তার চরিত্র এবং ব্যক্তিত্ব সম্পর্কে আরও ভাল অন্তর্দৃষ্টি দেয়।

আমি বুঝতে পেরেছিলাম যে প্রতিদিনের ব্যবস্থাপনায় আমি এই টিপটিও একদিন ব্যবহার করতে পারি, যখন আমার এক কর্মচারী দীর্ঘশ্বাস ফেলে সাহায্যের জন্য মরিয়া হয়ে আমার ডেস্কের সামনে চেয়ারে বসে পড়েন। তিনি যখন আমাকে সমস্যাটি সম্পর্কে বলতে শেষ করলেন, তখন আমার তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া ছিল না, তাই আমি কীভাবে তাকে এটিকে সমাধান করার পরামর্শ দিচ্ছি তা ভেবে এক মিনিট চুপ করে রইলাম।

তবে আমি কোনও রেজুলেশন প্রণয়ন করার আগে তিনি নিজেই সম্ভাব্য সমাধানগুলির প্রতিফলন শুরু করেছিলেন। তিনি ভাবছিলেন, "আমি ভাবছিলাম ঠিক কী বিক্রি হয়েছিল তা যাচাই করার জন্য আমার সম্ভবত বিক্রয় প্রতিনিধিটি ইমেল করা উচিত, এবং তার ক্লায়েন্টের সাথে তার সিস্টেমের প্রয়োগের বিষয়ে কথা বলার আগে আমি আরও ভালভাবে প্রস্তুত হব।"

আমি নিশ্চিত করেছিলাম যে এটি একটি দুর্দান্ত শুরু হবে। তিনি যখন আমার ডেস্ক থেকে দূরে চলে যাচ্ছিলেন, তখন তিনি যোগ করেছেন, "আমার ধারণা আমি এটির কথা বলার দরকার ছিল!"

আপনার দলকে আরও হ্যান্ডস অফ পদ্ধতির সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার এটি একটি ভাল উপায় হতে পারে। তারা আপনার দিকনির্দেশের জন্য অপেক্ষা করতে থাকায় কেবল বিরতি দিন এবং দেখুন যে তারা নিজেরাই উত্তর নিয়ে আসে। এবং যদি তারা তা করে, তবে আপনার কর্মীদের তাদের সিদ্ধান্তের প্রতি আরও আত্মবিশ্বাস দেওয়ার এটি একটি নিশ্চিত উপায়।

"আপনি কি মনে করেন?" জিজ্ঞাসা করুন

যদি বিরতি কাজ না করে - অথবা আপনি কেবল পরিবর্তে একটি ফাঁকা দেখার সাথে মিলিত হন this এটি চেষ্টা করে দেখুন। কোনও কর্মচারী তাত্ক্ষণিকভাবে তার ডেস্কে এসে তার কী করা উচিত তা জিজ্ঞাসা করার জন্য কোনও সমাধান করার পরিবর্তে চেষ্টা করুন, "আপনি কী ভাবেন?"

কর্মচারীর যদি যুক্তিসঙ্গত সমাধান হয়, দুর্দান্ত! তাকে বা তার সাথে এগিয়ে যেতে উত্সাহিত করুন।

তবে তার বা তার মনে কিছু না থাকলেও তা অন্তত কথোপকথনটি সরিয়ে আনবে। হতে পারে আপনার কর্মচারীরা শুরু করে, "আচ্ছা, আমি সরাসরি ক্লায়েন্টের সাথে যোগাযোগ করার কথা ভেবেছিলাম, তবে আমি নিশ্চিত নই যে সে চুক্তি সম্পর্কে আরও প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করলে আমার প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য আমার কাছে আছে।" আপনি যদি এই মুহুর্তে লাফালাফি করেন তবে আপনার কর্মচারীরা তাদের নিজস্ব ক্রিয়া দ্বারা চিন্তাভাবনা করতে শুরু করবে।

আপনার বিশ্বাসকে জোর দিন

আমার পরিচালনার অভিজ্ঞতায়, সিদ্ধান্তহীনতা বা অসহায়ত্ব প্রায়শই নিরাপত্তাহীনতা এবং উদ্বেগ থেকে উদ্ভূত হয়। আপনার কর্মীরা চিন্তিত যে তারা যদি ভুল কাজ করে তবে তারা সমস্যায় পড়বে। এবং তাই, কোনও নেতিবাচক পরিণতি এড়াতে তারা কিছু করার আগে অনুমতি চাইতে নিশ্চিত করে।

বিষয়টি হ'ল, তারা যদি স্বতঃ-স্ব-পরিচালিত কর্মীদের মধ্যে ক্রমাগত অনুমতি প্রার্থনা করে - বিশেষত প্রতিদিনের দিনের প্রয়োজনগুলির জন্য না হয় তবে তাদের শক্তিশালী সময় কাটাতে হবে।

উদাহরণস্বরূপ, আমার দলটি প্রাথমিকভাবে ওয়েব-ভিত্তিক প্রকল্প পরিচালনা সফ্টওয়্যার থেকে কাজ করে, যেখানে তাদের কাজগুলিতে তাদের কাজটি নথিভুক্ত করার প্রয়োজন হয়, তারপরে প্রকল্পগুলি শেষ হওয়ার পরে সম্পূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করুন। যদিও আমরা এক বছর আগে সফ্টওয়্যারটিতে চলে এসেছি, এখনও আমার কাছে এমন কর্মী রয়েছেন যাঁরা অকালে তাদের কাজ বন্ধ করতে একেবারে ভীত। তারা আমাকে বারবার জিজ্ঞাসা করবে, "আমি কি এখন এই প্রকল্পটি বন্ধ করতে পারি?"

তাদের সিদ্ধান্ত গ্রহণের মোডে সহজ করার জন্য, আমি খুঁজে পেয়েছি যে এটি আমাদের দল এবং স্বতন্ত্র সভাগুলির সময় আমার বিশ্বাসকে জোর দেওয়াতে সহায়তা করে। আমার কাছে বুদ্ধিমান কর্মচারীদের একটি দুর্দান্ত দল রয়েছে যারা আমি এমনকি সবচেয়ে কঠিন ক্লায়েন্টদের সাথেও বিশ্বাস রাখতে পারি - এবং যদি আমি তাদের সাথে বিশ্বাস রাখতে পারি তবে তারা অবশ্যই সিদ্ধান্ত নিতে পারে কখন দিনের কাজগুলি সম্পূর্ণ বিবেচনা করা যায়। আমি যতটা তাদের আস্থা রাখি এবং শ্রদ্ধা করি সেহেতু আমি প্রত্যেকবার আমার সাথে পরামর্শ না করে বিষয়গুলি তাদের নিজের হাতে নেওয়ার বিষয়ে আরও আত্মবিশ্বাসী।

অবশ্যই, আপনি যে ইচ্ছুক বা সাহায্যের জন্য উপলব্ধ নন তা জানানো গুরুত্বপূর্ণ নয়। আপনার কর্মীদের তাদের কিছু কল করার ক্ষমতা প্রদান এবং তাদের পুরোপুরি ত্যাগ করার মধ্যে একটি নির্দিষ্ট রেখা রয়েছে। সুতরাং, উভয়ই যোগাযোগ করার বিষয়টি নিশ্চিত করুন (উদাঃ, "আপনার প্রকল্প এবং কাজগুলি বন্ধ করার জন্য আপনার সেরা রায়টি ব্যবহার করার জন্য আমি আপনাকে বিশ্বাস করি, তবে আপনি যদি এমন কিছু নিয়ে এসে থাকেন যা সম্পর্কে আপনি সত্যই অনিশ্চিত হন তবে আমি এখানে সহায়তা করতে এসেছি")।

স্বীকৃতি এবং প্রশংসা দিয়ে শক্তিশালী করুন

আমি যেমন উল্লেখ করেছি, অনেক অসহায় এবং ধ্রুবক প্রশ্নগুলি নিরাপত্তাহীনতার বোধ থেকেই আসে। সুতরাং, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনার কর্মীরা যখন আপনার পছন্দসই আচরণটি প্রদর্শন করেন, তারা তার জন্য স্বীকৃত হন।

তবে, আপনার প্রশংসা নির্দিষ্ট এবং নিখুঁত রাখার বিষয়টি নিশ্চিত করুন - যেমন, "আপনি যে সিদ্ধান্তটি পরিচালনা করেছিলেন তা আমি সঠিকভাবেই ভেবেছিলাম - কঠিন ক্লায়েন্টদের সাথে কথা বলার ক্ষেত্রে আপনার পক্ষে খুব ভাল প্রবৃত্তি আছে" বরং "আমি খুব গর্বিত আপনি আমাকে জিজ্ঞাসা না করেই কিছু করেছেন! ”

এমনকি স্বীকৃতি এমন একটি ফর্মের মধ্যেও রিলে করা যেতে পারে যা আপনার অন্যান্য কর্মীদের সাহায্য করবে: "আমি দেখেছি আপনি কীভাবে নতুন ব্যয় রিপোর্ট সিস্টেমটি ব্যবহার করবেন - দুর্দান্ত কাজ! আপনার কিছু স্ক্রিনশট নেওয়ার এবং এটিকে দলের বাকিদের সাথে ভাগ করে নিতে আপত্তি হবে? "এটি করার মাধ্যমে আপনি আপনার কর্মীদের অপরিচিত পরিস্থিতিতে দায়ভার নিতে উত্সাহিত করবেন এবং আপনি একে অপরের উপর ঝুঁকে পড়বেন - না শুধু তুমি.

যথেষ্ট ইতিবাচক স্বীকৃতি সহ, আপনার কর্মচারীরা প্রথমে আপনার সাথে পরামর্শ করার চাপ অনুভব না করে, তারা প্রতিদিনের কাজগুলিতে আত্মবিশ্বাস বোধ করতে শুরু করবে।

একজন পরিচালক হিসাবে আপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ এবং সূক্ষ্ম কাজ রয়েছে। একদিকে, আপনি আপনার কর্মীদের দুর্দান্ত কাজ করতে এবং স্মার্ট সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য গাইড করতে চান - তবে অন্যদিকে তাদেরকে আপনার উপর খুব বেশি ঝুঁকতে দেওয়া তাদের পেশাগত বিকাশে বাধা সৃষ্টি করতে পারে। অল্প অল্প করে চার্জ নিতে তাদের শিখিয়ে আপনি তাদের আত্মবিশ্বাসী, স্বাবলম্বী পেশাদার হতে উত্সাহিত করতে পারেন।