স্বেচ্ছাসেবকদের পরিচালনা: বিদেশে কীভাবে একটি দুর্দান্ত দল তৈরি করা যায়

স্বেচ্ছাসেবীরা বিশ্বজুড়ে তাদের ভাল কাজের জন্য অনেক মনোযোগ পান তবে সেই সর্বোত্তম স্বেচ্ছাসেবীর অভিজ্ঞতা তৈরি করতে, অনেকটা পর্দার আড়ালে চলে যায়। আপনি যে কোনও বেতনভোগী কর্মচারী, যিনি স্বেচ্ছাসেবকদের পরিচালনার দায়িত্ব পেয়েছেন বা ক্ষেত্রের কোনও সংস্থার জন্য কোনও প্রকল্প পরিচালক, আপনাকে কাজটি করার জন্য বিভিন্ন ব্যক্তিত্ব, দক্ষতা এবং প্রত্যাশা নেভিগেট করতে হবে।

স্বেচ্ছাসেবীদের পরিচালনা করা অফিসের কর্মীদের পরিচালনার চেয়ে অনেক বেশি আলাদা নয়, একটি বড় পার্থক্য বাদ দিয়ে - স্বেচ্ছাসেবীরা সাধারণত বেতন বকেয়া হয় না, এবং কখনও কখনও অভিজ্ঞতার জন্য অর্থ প্রদানও করে থাকেন। এবং অনেক পরিস্থিতিতে প্রত্যাশাগুলি বেশি এবং সর্বদা পরিষ্কার বিতরণ হয় না। সুতরাং, আপনি কীভাবে সুনিশ্চিত করেন যে স্বেচ্ছাসেবীরা তাদের অভিজ্ঞতা থেকে সর্বাধিক সার্থক হন এবং কাজটি করেন? পরিচালক এবং স্বেচ্ছাসেবক উভয়েরই দুর্দান্ত অভিজ্ঞতা আছে তা নিশ্চিত করার জন্য আমি এখানে কয়েকটি কৌশল ব্যবহার করেছি।

সময় সম্পর্কে বাস্তববাদী হন

স্বেচ্ছাসেবীদের কোনও প্রকল্পে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হওয়ার জন্য সবচেয়ে কার্যকর এবং কার্যকর সময় সম্পর্কে বিতর্ক এখনও চলছে। কেউ কেউ বলেন যে 3-6 সপ্তাহ পর্যাপ্ত এবং অন্যরা মনে করেন যে স্বেচ্ছাসেবীর বৃদ্ধি এবং জমির উপর প্রভাব নিশ্চিত করতে 6 মাস থেকে এক বছর সময় সর্বকালের সেরা সময়। সুতরাং, আপনার সংস্থার পক্ষে সবচেয়ে ভাল কি তা বিবেচনা করুন এবং আপনার স্বেচ্ছাসেবকদের বোর্ডে আনার আগে আপনার সংস্থার জন্য বাস্তবসম্মত সময়টি কী তা আলোচনা করুন।

"ঘূর্ণায়মান দরজা" স্বেচ্ছাসেবীদের যারা কেবল এক বা দু'দিনের জন্য রয়েছেন তাদের ব্যয় এবং সুবিধাগুলি গুরুত্ব সহকারে বিবেচনা করুন। আপনার যদি সত্যই শ্রম বা তহবিলের প্রয়োজন না হয়, বা তারা সত্যই আপনার সংস্থায় সংস্থান আনতে পারে না, স্বেচ্ছাসেবীর "হিট অ্যান্ড রান" শৈলীর অর্থ আপনার সংস্থা প্রায়শই স্বেচ্ছাসেবীদের সংস্থান করার চেয়ে বেশি প্রদান শেষ করে। এটি কোনও সংস্থার দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যের জন্য সর্বদা ভাল নয় এবং এটি অবশ্যই স্থানীয় সম্প্রদায়ের মধ্যে সংশয়বাদকে উত্সাহ দেয়।

নতুন পরিবেশে ওরিয়েন্ট

যখন স্বেচ্ছাসেবীরা উপস্থিত হন, আপনার প্রথমে যা করা উচিত তা হ'ল আপনার সংস্থায় এবং যে সংস্কৃতিতে আপনি কাজ করছেন তা উভয়ই একটি অভিমুখে হোস্ট করা। (আপনি আশ্চর্য হবেন যে কত লোক লোক অভ্যন্তরীণ জ্ঞান ছাড়াই আসে arrive) অনেকগুলি সংস্থা এই পদক্ষেপটি এড়িয়ে চলে, তবে অভিমুখীকরণগুলি গুরুত্বপূর্ণ - তারা স্বেচ্ছাসেবীদের একটি ভিত্তি হিসাবে কাজ করে এবং তাদের প্রতিদিনের ক্রিয়াকলাপ, দলের লক্ষ্য এবং কী কী তা বুঝতে সহায়তা করে তাদের প্রত্যাশিত

এই প্রক্রিয়ার অংশ হিসাবে, প্রতিটি স্বেচ্ছাসেবীর সাথে একটি প্রবেশের সাক্ষাত্কার নেওয়া ভাল হবে, তাদের দক্ষতার মাত্রাগুলিটি নির্ধারণ করা এবং কীভাবে তারা সবচেয়ে কার্যকর হতে পারে। গোপনীয়তা এবং সামাজিক যোগাযোগমাধ্যমের দায়বদ্ধ ব্যবহার সম্পর্কিত নীতি যেমন আপনার সংস্থা এবং মূল বিবরণ হিসাবে আপনার নীতিগুলি স্পষ্ট করারও এই সময়। (সচেতনতা বাড়াতে স্বেচ্ছাসেবীদের পক্ষে সোশ্যাল মিডিয়া ব্যবহার করা দুর্দান্ত, তবে অনলাইনে স্বেচ্ছাসেবীরা যে তথ্য প্রকাশ করেন তা আপনার সংস্থা বা স্থানীয় সম্প্রদায়ের ঝুঁকির মধ্যে পড়ে না তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ)

একটি বিস্তৃত দিকনির্দেশনা আপনাকে আগত মুহুর্ত থেকে মুক্ত যোগাযোগের সংস্কৃতি তৈরি করতে সহায়তা করে, আপনার স্বেচ্ছাসেবীদের তাদের সমস্যা আছে কিনা তা শুনার জন্য বা সেখানে তাদের স্পষ্টকরণের প্রয়োজন হলে আপনি শুনতে চান তা জানিয়ে দেয়। এই সংস্কৃতি বজায় রাখার জন্য, প্রত্যাশা এবং সমস্যাগুলির সাথে কথা বলার জন্য সাপ্তাহিক স্বেচ্ছাসেবক সভা স্থাপনের চেষ্টা করুন বা সকলেই যেদিকে আছেন তার তাপমাত্রা সম্পর্কে চেক-ইন করার জন্য খাবারের সাথে সময় ব্যবহার করুন।

তাদের প্রত্যাশা পরিচালনা করুন

কম্বোডিয়ায় কাজ করার সময়, আমি এক স্বেচ্ছাসেবীর একটি দল পরিচালনা করেছিলাম যারা আমাদের গবেষণা ভ্রমণের মধ্য দিয়ে আমাকে বলেছিলেন, "আমরা একটি গ্রন্থাগার তৈরি করতে চাই।" গ্রামটি উপকরণ পড়ার জন্য নয়, কৃষিকাজের সরঞ্জাম চেয়েছিল বলে এটি একটি অদ্ভুত অনুরোধ ছিল। এটি একটি উদ্দেশ্যপ্রণোদিত পরামর্শ ছিল, কিন্তু আমরা যখন চলে আসি তখন এই লাইব্রেরিটি কে প্রকৃতপক্ষে যত্ন নেবে - এবং স্বল্প সাক্ষরতার হারের সাথে কে আসলে বইগুলি পড়বে? উল্লেখ করার মতো নয়, এটি মাটিতে আমাদের উদ্দেশ্য ছিল না, বা সম্প্রদায়টি কোনও গ্রন্থাগারও চায়নি।

স্বেচ্ছাসেবীরা প্রচুর প্রত্যাশা নিয়ে আসতে পারেন: আপনার সংগঠনটি নির্বিঘ্নে চালানো উচিত, এটি পশ্চিমা সংস্থার মতো চালানো উচিত, বা আরও কিছু বা অন্য কিছু করা উচিত। এই প্রত্যাশাগুলি থেকে উদ্ভূত দ্বন্দ্বগুলি রোধ করার জন্য, আপনি কী কী সরবরাহ করতে পারবেন এবং কী সরবরাহ করতে পারবেন না, আপনার লক্ষ্যগুলি কী এবং কী নয় এবং কোন সংস্থানগুলি আপনার অ্যাক্সেস থাকবে না এবং সে সম্পর্কে আপনার খুব স্পষ্ট হওয়া দরকার। স্বেচ্ছাসেবীরা আপনার সংস্থার বিষয়ে যত বেশি বোঝে, তত বেশি তারা আপনার প্রকল্প এবং লক্ষ্যগুলির সাথে থাকবেন।

অনুরূপ লাইনের পাশাপাশি, আপনার স্বেচ্ছাসেবীদের তাদের ভ্রমণের ফলাফল সম্পর্কে প্রত্যাশা পরিচালনা করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ: তারা দুর্দান্ত কিছু করছে, তবে তারা রাতারাতি বিশ্ব পরিবর্তন করতে যাচ্ছে না। কখনও কখনও তাজা স্বেচ্ছাসেবীরা তাত্ক্ষণিক পরিবর্তন না দেখলে নিরুৎসাহিত হন এবং হতাশ হন এবং তারা হোস্ট সংগঠন বা স্বেচ্ছাসেবক ব্যবস্থাপককে দোষারোপ করতে পারে। প্রত্যাশাগুলি সামনে রেখে, আপনি তাদের বুঝতে সাহায্য করতে পারেন যে এই কাজটি সময় নেয় এবং তাদের সময়কে অবদান রেখে তারা আরও বড় লক্ষ্য বা আন্দোলনের একটি অংশ।

মূল্যায়ন এবং জবাবদিহিতার সিস্টেম তৈরি করুন

স্বেচ্ছাসেবীর পদগুলি বিনা বেতনের সময়ে, তারা প্রায়শই অন্যান্য অলাভজনক কাজের জন্য একটি পদক্ষেপ হিসাবে কাজ করে, তাই আপনার স্বেচ্ছাসেবীরা প্রক্রিয়া চলাকালীন শিখতে এবং বৃদ্ধি পেতে পারে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। একইভাবে, আপনি বেতনভোগী কর্মচারীদের পরিচালনা করছেন না, আপনার কাজ সম্পন্ন করার জন্য একটি কাজ রয়েছে, তাই স্বেচ্ছাসেবীরা তারা যে প্রকল্পটি নির্ধারিত করেছে তা শেষ করবে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে একটি সিস্টেম স্থাপন করা দরকার।

আপনি যেমন অফিসে যাবেন ঠিক তেমনভাবে আপনার লক্ষ্য লক্ষ্য এবং সময়সীমা নির্ধারণ করা উচিত, ফলোআপ মিটিং করা উচিত এবং মধ্যমেয়াদী চেক ইন করা উচিত। আপনি স্বেচ্ছাসেবকরা তাদের প্রতিশ্রুতি হ'ল আচরণবিধি বা নথিতে স্বাক্ষর করার বিষয়েও বিবেচনা করতে পারেন (আইনী অপেক্ষা আরও প্রতীকী), যাতে আপনি তাদের আগমনের সময় কী করণীয় তা তাদের মনে করিয়ে দিতে পারেন।

যদি আপনি স্বেচ্ছাসেবকদের সমস্যা হয় তবে তাদের সাথে সরাসরি কথা বলুন যেমন আপনি একজন কর্মচারী হলেন, এবং যদি কোনও পরিবর্তন না আসে, তাদের স্পনসরকারী সংস্থার (সাধারণত এটি একটি স্কুল বা স্থান নির্ধারণী সংস্থা) সাথে কথা বলুন। যদি এটি কার্যকর না হয় এবং তারা আপনার সময় এবং সংস্থান নষ্ট করছে, কোনও নীতিমালা ভঙ্গ করেছে, বা কেবল তাদের ওজন টানছে না, তবে হ্যাঁ, আপনি তাদের বরখাস্ত করতে পারেন। এটি অনেক পরিচালকের পক্ষে কঠিন (কারণ স্বেচ্ছাসেবীর সম্পূর্ণ ধারণা নিঃস্বার্থ হওয়া সম্পর্কে) তবে এমন সময়গুলি আসে যখন কোনও স্বেচ্ছাসেবীর কল্যাণের চেয়ে আরও বেশি ক্ষতি করে এবং কারও লাভ হয় না।

ফলোআপ সম্পর্কে সৎ হন

অশ্রু এবং আলিঙ্গনের মধ্যে স্বেচ্ছাসেবীরা প্রায়শই বলে থাকেন "আমি ফিরে আসার প্রতিশ্রুতি দিচ্ছি, আমি তোমাকে কখনও ভুলব না, " স্থানীয় সম্প্রদায় এবং কর্মীদের কাছে। তবে অভিজ্ঞতায় তারা সরল তবে তারা ঘরে ফিরলে তাদের কাছে সংস্থান করার সময় বা সংস্থান থাকতে পারে না। এটি ঠিক আছে তবে তারা ঘরে ফিরে একবার তারা কী করতে পারে সে সম্পর্কে বাস্তববাদী হতে তাদের উত্সাহিত করুন - এটি কোনও ছোট ফান্ডারাইজার সংগঠিত হোক না কেন, অন্য স্বেচ্ছাসেবকদের উত্সাহিত করার জন্য কয়েকটি আলোচনা করা, বা কিছুই নয়। এগুলি যাওয়ার আগে সময়রেখার সাথে অ্যাকশন প্ল্যান বিকাশ করা ভাল হতে পারে, তাই আপনারা উভয়েই কী আশা করবেন এবং এটি অনুসরণ করতে পারেন তা জানেন। এটি বলেছিল, আপনি একটি লিস্টজার, ফেসবুক গ্রুপ বা টুইটার ফিড বজায় রেখে স্বেচ্ছাসেবকদের জড়িত ও সংযুক্ত থাকতে উত্সাহিত করতে পারেন।

এবং পার্শ্ব নোট হিসাবে, আপনার স্বেচ্ছাসেবকদের পক্ষে আপনি করতে পারেন এমন ফলোআপ সম্পর্কে আপনি সৎ কিনা তা নিশ্চিত করুন। আপনি যদি পারেন তবে আপনার স্বেচ্ছাসেবীদের জন্য একটি রেফারেন্স বা সুপারিশের চিঠি লেখার পক্ষে দুর্দান্ত, তবে যদি আপনার সময়টি প্রত্যেককে সুপারিশ করার অনুমতি দেয় না (বা যদি আপনি এটিতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন না) তবে সৎ হন এবং তাদের জানান।

আপনার স্বেচ্ছাসেবকদের একটি দুর্দান্ত অভিজ্ঞতা দেওয়ার জন্য প্রচুর পরিকল্পনা, ফলোআপ এবং যোগাযোগ প্রয়োজন। ব্যবহারিক, প্রস্তুত এবং সৎ হন এবং আপনার স্বেচ্ছাসেবীর বেস এবং সংস্থা উভয়ই ভাল কাজ করে উপকৃত হতে পারে।