আপনারা সবাই সম্ভবত এখনই জানেন, আমি একটি বিশাল ইমেল গীক। আপনি কীভাবে আপনার ইনবক্সটি সংগঠিত করবেন, উইকএন্ডের মধ্যে এটি পরিষ্কার করুন, বা একটি সম্পূর্ণ অন স্প্রিং সাফাই করতে চান কিনা তা আমি জানতে চাই I'm তবে এখনও একটি জিনিস আমরা এখনও কথা বলিনি: পৃথক ইমেলগুলি আসার সাথে সাথে কীভাবে তাদের ব্যবহার করা যায়।
এখানে স্কুপ। আপনার ইনবক্সকে নিয়ন্ত্রণ করার সর্বোত্তম উপায় হ'ল প্রথম বার দেখলে প্রতিটি ইমেলটি কী করবে সে বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া, কেবল এটির দিকে তাকানো এবং পরে এটি মোকাবেলা করার প্রতিশ্রুতি দেওয়ার পরিবর্তে। এর দুটি সুবিধা রয়েছে: এটি নিশ্চিত করে যে আপনার ইনবক্সটি প্রথমে বিশৃঙ্খলা বিশৃঙ্খলায় পরিণত হবে না এবং একই ইমেলের দিকে একবারে না দেখে এটি আপনার সময় বাঁচায়।
এটি শক্ত শোনায়, তবে তা নয় - এটি কিছু পরিকল্পনা এবং কয়েকটি সাধারণ প্রশ্ন নেয়। চল শুরু করি.
একটি সময় বাছাই করুন
প্রথমত, যদি না আপনার কাজের প্রয়োজন হয় আপনি ইমেলগুলির সাথে তাত্ক্ষণিকভাবে প্রতিক্রিয়াশীল হন, আমি আপনাকে প্রতিদিন কয়েকটি সেট সময়ে আপনার নতুন মেলটি দিয়ে যাওয়ার পরামর্শ দিই। এই সময়টি প্রতিদিন আলাদা হতে পারে, এটি কেবল ইচ্ছাকৃত হতে হবে: উদাহরণস্বরূপ, আজ আমি আমার ইনবক্সটি দেখতে সকাল 9-10 টা থেকে আলাদা করব, তারপরে আমি 4-5 থেকে আবার এটিকে দেখব। এর মধ্যে, আমি গুরুত্বপূর্ণ ইমেলের জন্য স্ক্যান করব তবে বাকিগুলি উপেক্ষা করব।
আমি জানি এটি করা কঠিন (এবং হ্যাঁ, আমি জিআইএফের চারপাশে ক্লিক করতে পরিচিত হয়েছি!) তবে আপনি যদি এই সময়সূচীটি অবিচল থাকেন তবে আপনি দেখতে পাবেন যে আপনার ইনবক্সের মধ্য দিয়ে যাওয়া অনেক কম অভিভূত। উল্লেখ করার মতো নয়, আপনার আসল কাজে আসার জন্য আপনার কাছে অনেক বড় অংশ থাকবে।
নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন
পরবর্তী পদক্ষেপটি আপনার ইনবক্সের মধ্য দিয়ে চলছে, প্রতিটি ইমেল একে একে পাঠাচ্ছে এবং প্রতিটি বার্তার জন্য নিজেকে এই প্রশ্নের দ্রুত তালিকা জিজ্ঞাসা করছে:
1. আমার এই ইমেলটি পাওয়া দরকার ছিল?
আমি জানি আমি একটি ভাঙা রেকর্ডের মতো শোনায় তবে আপনার নিজের কাছে প্রতিবারই এটি জিজ্ঞাসা করা উচিত। আপনার প্রয়োজন নেই এমন তালিকা এবং নিউজলেটার থেকে সাবস্ক্রাইব করা, ফিল্টার আউট করা এবং নিজেকে অপসারণ করা এটি একটি ভাল অনুস্মারক। ইমেলটি কাটা আমার বইয়ের সর্বদা একটি জয়।
২. আমার কি এটার উত্তর দেওয়া দরকার?
আশ্চর্যজনকভাবে, উত্তরটি সর্বদা হ্যাঁ হয় না। যদি এটি কোনও তথ্যমূলক ইমেল বা কোনও গোষ্ঠী ইমেল যা আপনার প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয় না, এটি পড়ুন, কোনও সহায়ক তথ্য নোট করুন, তারপরে সংরক্ষণাগারভুক্ত বা ফাইল করে দিন।
৩. আমি এর সাথে ডিল করার সঠিক ব্যক্তি কি, বা আমার এটি বন্ধ করা উচিত?
অনুরূপ লাইনের পাশাপাশি মনে রাখবেন যে আপনাকে অনুরোধ করা সমস্ত কিছু করার ভার আপনার বহন করার দরকার নেই। আপনি কী বলতে চাইছেন: আপনি জুনিয়র বিশ্লেষককে নিয়োগ না করা পর্যন্ত আপনি এই সংখ্যাগুলি টানতেন তবে আপনার বস তার পরিবর্তে আপনাকে জিজ্ঞাসা করে চলেছেন, ভ্রমণের সময়সূচী যা সত্যই আলাদা বিভাগের মধ্য দিয়ে যেতে হবে, যে নম্বরটি আপনাকে করতে বলা হচ্ছে ক্রাঞ্চিং যদিও এটি আপনার কাজের বিবরণে নেই। এই পেরিফেরিয়াল কাজগুলি সঠিক ব্যক্তির হাতে তুলে দিন এবং আপনি কেবল আপনার ইনবক্স সাফ করবেন না, আপনি আপনার মূল কাজটি করার জন্য আরও সময় দেবেন।
৪. উত্তর দেওয়ার জন্য আমার কি অন্য কারও কাছ থেকে তথ্য দরকার?
যদি এখানে উত্তর হ্যাঁ হয় তবে সেই ব্যক্তিকে এখনই তথ্যের জন্য জিজ্ঞাসা করুন যাতে আপনি ইমেলটি আপনার প্লেট থেকে সরিয়ে নিতে পারেন। আপনি প্রেরককে এটিতে কাজ করছেন তা জানিয়ে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন এবং আপনি যে ব্যক্তির সাথে কয়েক দিনের মধ্যে অপেক্ষা করছেন তার সাথে যোগাযোগ করার জন্য একটি নোট তৈরি করতে পারেন। এর মধ্যে ইমেলটি দূরে সরিয়ে ফেলুন বা সঠিক সময়ে আপনার ইনবক্সে ফিরে পেতে বুমেরাং ব্যবহার করুন।
৫. আমি এখনই ইমেলটির উত্তর দিতে পারি - পাঁচ মিনিটেরও কম সময়ে?
এখানেই বেশিরভাগ লোক বেড়াতে আসে। একটি ভাল সংখ্যক ইমেল আপনার বা অন্য কারও কাছ থেকে অতিরিক্ত তথ্যের প্রয়োজন হয় না এবং খুব দ্রুত উত্তর দেওয়া যায়। যদি এটি হয় তবে এখনই ইমেলের উত্তর দিন; এটি আপনাকে পুনরায় পড়ার, প্রক্রিয়াজাতকরণ এবং দ্বিতীয়বারের মতো চিন্তা করার সময় সাশ্রয় দেবে। বোনাস: আপনি যত তাড়াতাড়ি কোনও ইমেলের উত্তর দিবেন, তত বেশি গ্রহণযোগ্য সুপার শর্ট রিপ্লাই হবে।
It. এটি জরুরি?
দুর্ভাগ্যবশত জরুরি কাজটি আপনার হাতের বাইরে চলে গেছে, সুতরাং ইমেলটি জরুরি হলে, আপনি এখনই এটি মোকাবেলা করতে চান কিনা তা সিদ্ধান্ত নিন বা আপনার ইনবক্স সাফ করার পরে যত্ন নেওয়া উচিত। আমি পরবর্তী পক্ষের পক্ষে, যেহেতু আপনি প্রতিটি ইমেইলে কয়েক মিনিট ব্যয় করা থেকে কোনও একক ইস্যুতে খোঁড়াখুঁড়ি করতে স্যুইচ করেন তবে আপনি আপনার পদক্ষেপটি কিছুটা ভাঙবেন।
আপনার শর্তাদিতে বিশ্রামের সাথে ডিল করুন
তাহলে বাকী কি হবে? যদি ইমেলটির পাঁচ মিনিটের বেশি প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয় এবং তা জরুরি না হয়, তবে এটির মোকাবিলার জন্য আপনার উপযুক্ত সময় কখন হবে তা ঠিক করুন।
আমি সাধারণত যে ইমেলগুলিকে আমার ইনবক্স সুইপ শেষে দীর্ঘ লিখিত প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন তা সামলাই। অথবা, যদি আমি কোনও ব্যস্ত দিন কাটিয়ে থাকি তবে আমি সেদিন বুমেরাং করি যখন আমার মনে হয় আমার আরও বেশি সময় লাগবে। যে বার্তাগুলির জন্য আরও কাজ করা প্রয়োজন (একটি উপহাস একসাথে করা, কিছু এক্সেল নম্বর ক্রাঞ্চিং করা), আমি সেই কাজগুলিকে আমার করণীয় তালিকায় রেখেছি এবং আমার সময়সূচীতে নন-ইমেলিং ব্লকের জন্য তাদের পরিকল্পনা করছি।
প্রো টিপ: এই প্রক্রিয়াটিকে আরও দ্রুত এগিয়ে নিতে, আপনার ইমেলটি সেট আপ করুন যাতে একবার আপনি একটি ইমেল নিয়ে কাজ করেন এবং তা ফাইল করে ফেলেন বা মুছে ফেললে, আপনাকে সরাসরি ফিরে আসার পরিবর্তে আপনার ইনবক্সের পরবর্তী একটিতে নিয়ে যাওয়া হবে ইমেলগুলির তালিকা। (জিমেইলের জন্য, আপনি গুগল ল্যাবগুলিতে অটো-অ্যাডভান্স বিকল্পের মাধ্যমে এটি করতে পারেন)) এটি নিশ্চিত করবে যে পরবর্তী বার্তায় কোন বার্তাটি মনোযোগ দিতে হবে তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরিবর্তে আপনি আপনার সমস্ত ইমেলগুলি পেয়ে যাবেন!
