আপনি যদি কোনও অফিসে কাজ করে থাকেন তবে, আপনি জানেন যে সভাগুলি হ'ল কাজের কাজ black আমরা তাদের ঘৃণা করতে ভালবাসি এবং আমরা এগুলি চিরতরে দূর করার চেষ্টা করি এবং তবুও আমরা তাদের ক্রমাগত চালিয়ে যাচ্ছি যতক্ষণ না আমরা নিজেদের মধ্যে ভাবছি যে আমরা কেন তাদের মধ্যে এতটা সময় ব্যয় করি।
প্রত্যেকের মিটিংয়ের কৌতুকপূর্ণ আড়াআড়ি নেভিগেট করার জন্য তাদের গোপনীয়তা রয়েছে (এবং কিছু অন্যদের চেয়ে ভাল)
সুতরাং, আমি চার জন সফল কোম্পানির নেতার কাছ থেকে আপনার মিটিং লোড হ্রাস করার জন্য (এবং আপনার উত্পাদনশীলতা বাড়ানোর) কৌশলগুলি বাড়িয়েছি। কে জানে, আপনি নিজের অফিসে এই কৌশলগুলির মধ্যে একটি চেষ্টা করতে পারেন!
1. টাইমস্লটস "কোনও সভা নয়" তৈরি করা হচ্ছে
যে কেউ হেড-ডাউন কাজের সময় নির্ধারণের জন্য সংগ্রাম করে তার পক্ষে এই বইয়ের প্রাচীনতম এবং সহজ কৌশল।
এবং এটি ফটোশেল্টারের সিইও অ্যান্ড্রু ফিঙ্গারম্যানের জন্য কাজ করেছে:
“মাত্র এক বছরেরও বেশি সময় ধরে আমি দুপুরের আগে সভা করতে অস্বীকার করেছি। আমার উত্পাদনশীলতার উপর প্রভাব বিস্ময়কর হয়েছে। যার এডিএইচডিও রয়েছে, আমি খুঁজে পেয়েছি যে সকালে কাজের জন্য আবশ্যক যার জন্য আমার সর্বোচ্চ স্তরের সমালোচনামূলক চিন্তাভাবনা প্রয়োজন। সুতরাং, যদি সকালে কাউকে মরিয়া হয়ে আমার সাথে দেখা করতে হয় তবে আমি প্রায় সর্বদা প্রত্যাখ্যান করি এবং তার পরিবর্তে জিজ্ঞাসা করি আমরা যদি বিকেলে একটি সময় বেছে নিতে পারি তবে। আমি একমাত্র শর্ত, যার ভিত্তিতে আমি গুহাটি নিচ্ছি তা যদি আমার বৈঠকটি আমার শীর্ষ অগ্রাধিকারগুলির সাথে পুরোপুরি এক হয়ে যায় ”"
মিউজিতে আমরা "উইনিং বুধবার" প্রয়োগ করে একই ধরণের কৌশল গ্রহণ করেছি, যেখানে বুধবার সকাল 9 টা থেকে 1 টা অবধি সংস্থার কাউকেই সভা নির্ধারণের অনুমতি দেওয়া হয় না।
"সর্বাধিক সাধারণ অভিযোগগুলি ছিল যে লোকদের পর্যাপ্ত ধারাবাহিকভাবে চিন্তা করার সময় ছিল না কারণ সভাগুলি এত ঘন ঘন ব্যাহত হত, " টোনি থম্পসন অফ পিপলস অ্যান্ড ট্যালেন্টের আমাদের ভিপি বলেছেন। "লোকেরা আমাকে বলেছে যে তারা কয়েকবার বৈঠক করে তারা থামতে পারে না, তবে যদি প্রচেষ্টা pr০% অনুন্নতমূলক সভাও সরিয়ে ফেলে এবং প্রচুর উত্পাদনশীলতা, সৃজনশীলতা এবং কর্মচারী স্যানিটি দিয়ে তাদের প্রতিস্থাপন করে তবে তা মূল্যবান।"
২.সপ্তাহে একদিন সভা করা
ম্যাটান গ্রিফেল ওয়ান মাসের সহ-প্রতিষ্ঠাতা ও সিইও। নিজের বৈঠকের সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য, তিনি সিদ্ধান্ত নিয়েছিলেন যে নির্দিষ্ট সময়টি অবরুদ্ধ করার পরিবর্তে তিনি প্রতিদিন একটি ব্যতীত অবরুদ্ধ করবেন।
মিউজিকের নিজস্ব সিস্টেমের বিপরীতে গ্রিফেল বুধবারে পুরোপুরি সভা করে: “আমি এটির খুব একটা বড় বিষয় করি না। কেউ যদি মঙ্গলবার কফি দখল করতে বলেন, আমি বুধবার পরিবর্তে কাজ করে কিনা জিজ্ঞাসা করব। যদি বুধবারটি পুরোপুরি বুক করা থাকে, তবে আমি পরবর্তী বুধবার সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করব (কখনও কখনও আমাকে দু'বার বা তিনটি বুধবারও বুক করতে হয়), "তিনি ফোর্বসের সাম্প্রতিক একটি নিবন্ধে বলেছেন। আশ্চর্যরকম সরল, তাই না?
ফলস্বরূপ, তিনি সন্ধান করেছেন, অন্যান্য কাজগুলিতে মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করার জন্য খুব বিশাল সময়ই নয়, তবে "বুধবার অবধি লোকদের অপেক্ষা করতে প্ররোচিত করার ফলে প্রায়শই গুরুত্বহীন সভাগুলি ছাঁটাই হয়ে যায়। এটি এমন লোকদের নির্মূল করবে যারা আপনার কিছু সময় চায় তবে এটির জন্য অপেক্ষা করতে বা আপনার সময়সূচির মধ্যে কাজ করতে রাজি নয়। এটি আমার পক্ষে দুর্দান্ত, যেহেতু আমি আর কোনওভাবেই এই লোকগুলির সাথে দেখা করতে চাই না ”"
৩. নিয়মিত ক্যালেন্ডারে পুনর্বিবেচনা করা
গ্রিনহাউসের যোগাযোগ পরিচালক দিনাহ অ্যালোবিড বলেন, "আমরা যেখানে প্রয়োজন সেখানে সভা তফসিল পুনরায় কাজের জন্য ত্রৈমাসিক ভিত্তিতে নিয়মিতভাবে পুনরায় মূল্যায়ন করে যাচ্ছি।" এর অর্থ প্রতি ত্রৈমাসিকে, সংস্থার প্রত্যেকে তাদের ক্যালেন্ডারটি দেখে এবং সিদ্ধান্ত নিয়ে থাকে যে নির্দিষ্ট আলোচনা অন্য চ্যানেলে স্থানান্তরিত করা যায় কিনা।
আপনি সহজেই নিজের সময়সূচী দিয়ে এটি করতে পারেন। কোন সভাগুলি ঘটে এবং না ঘটে সেগুলি সঙ্কুচিত করার জন্য অ্যালবিড সময়সীমাটি হ্রাস করার পরামর্শ দেয়: "30 মিনিটের মিটিং দিয়ে শুরু করুন এবং সম্ভব হলে 20 মিনিটের মধ্যে কেটে দিন; একইটি minutes০ মিনিটের জন্য হয়, কেন ৪৫ চেষ্টা করে দেখবেন না? "আপনি আবিষ্কার করতে পারেন যে আপনি যদি খুব কম সময়ে খুব বেশি সম্পাদন করতে পারেন তবে তার পরিবর্তে কোনও ইমেল বা গুগল ডকুমেন্টের মাধ্যমে না পারলে।
এছাড়াও, সে বলেছে, "আপনি এই সপ্তাহে কী অর্জন করতে চান এবং কোন কাজগুলি সমাপ্ত করতে এবং নির্দিষ্ট প্রকল্পগুলিকে এগিয়ে নিয়ে যাওয়ার জন্য কোন সভাগুলির হওয়া দরকার তা সোমবারের জন্য ম্যাপিংয়ের জন্য সময় ব্যয় করুন” "যদি তারা আপনার অগ্রাধিকারের সাথে সামঞ্জস্য না করে তবে সরিয়ে দিন তাদের।
৪. একটি সভা পুরাতন ধরে রাখা
অ্যালেক্স ভিলা, হেলথাইফের চিফ অপারেটিং অফিসার, তার সংস্থায় একটি "মিটিং পিউরিজ" আয়োজন করে উপরোক্ত বিষয়গুলি আরও এগিয়ে নিয়ে যান:
"এটি প্রতি ছয় থেকে নয় মাসে সময়ে একটি নির্দিষ্ট পয়েন্ট যেখানে আমরা পুনরায় পুনরায় সভা এবং ইনস্টিটিউট বিধিগুলির 100% মুছে ফেলি যার মাধ্যমে সেগুলি আবার যুক্ত করা যায়।"
সুতরাং, ভিলা এবং তার দলের জন্য ক্যালেন্ডারে কোনও বৈঠক ফিরিয়ে আনার ঠিক কী গঠন? “পুনরাবৃত্তি এবং ক্লায়েন্ট-মুখোমুখি মিটিংয়ের জন্য, আপনি নিজের বিবেচনার ভিত্তিতে সভাটি রাখতে বা মুছতে পারেন। মোছা মিটিংগুলি কমপক্ষে দুই সপ্তাহের জন্য আবার যুক্ত করা যাবে না। এই দু'সপ্তাহ পরে, আপনি কেবল তখনই বৈঠকটি যোগ করতে পারেন যদি বেশিরভাগ অংশগ্রহণকারী সক্রিয়ভাবে তাকে আবার ফিরিয়ে আনতে বলে (আপনার নিজের সভার জন্য লবিং নিষিদ্ধ!) "
তাঁর কোম্পানির প্রতিক্রিয়া অবিশ্বাস্যভাবে ইতিবাচক হয়েছে, এমন ভয়ঙ্কর অনুরোধ থাকা সত্ত্বেও: "প্রত্যেকে এটি পছন্দ করে এবং সবকিছু মুছতে অপেক্ষা করতে পারে না। সমস্যাটি স্বীকার না করেই আপনি যে কেউই এমনটি হতে চাননি তার বিশ্রী পরিস্থিতি শুরু করতে শুরু করেন, 'এই সভাটি কার্যকর নয়, আমরা কি কেবল এটি বাতিল করতে পারি?' শেষ পর্যন্ত আমরা সর্বোত্তম পারফরম্যান্সের চক্রটি অতিক্রম করি যেখানে লোকেরা তাদের ব্যক্তিগত কাজ করার সময় থাকার পরেও সহযোগিতা করতে সক্ষম হওয়ার একটি ভাল ভারসাম্যকে আঘাত করে ”"
এই পরিকল্পনার সাথে আপনার দলে প্রত্যেককে পাওয়া কঠিন হতে পারে, তবে ছোট সভাগুলির জন্য এটি পরীক্ষার পক্ষে মূল্যবান। আপনার কয়েক সপ্তাহের জন্য অ-জরুরি জরুরী চেক-ইনগুলি অপসারণ সম্পর্কে আপনার সহকর্মীদের সাথে কথা বলুন এবং দেখুন যে এটি আপনার কার্যকে নেতিবাচকভাবে প্রভাবিত করে কিনা।
সভার ওভারলোড সলভ করা আপনার কাজের চাপকে প্রাধান্য দেওয়ার ক্ষেত্রে নেমে আসে, যার কারণে উপরের কৌশলগুলি এত কার্যকর।
