আপনি কতবার এই কথোপকথনটি নেমে এসেছেন?
স্পষ্টতই, এটি একটি চরম হতাশাজনক পরিস্থিতি। গত কয়েক ঘন্টা একা একা পেয়েছেন এমন একাধিক ইমেলের মাধ্যমে আপনি কীভাবে ঝাঁকুনির কথা বলেছিলেন যা একটি নির্দিষ্ট বার্তা ছিল যার ফলস্বরূপ কোনও কাজ ছিল? এবং আপনি যদি ইমেলটি স্মার্ট উপায়ে ব্যবহার করেন - কেবলমাত্র আপনার ইনবক্সটি দিনে কয়েকবার পরীক্ষা করে দেখেন - আপনি এখনও বার্তাটি দেখতে পেতেন না!
এটি একটি সাধারণ দ্বিধা, কর্মক্ষেত্রে যে কেউ সম্ভবত কোনও সময়ে বা অন্য সময়ে এসে পৌঁছেছে (নিয়মিত না হলে)। এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্নেও পৌঁছেছে: আসল সময়ে অনুরোধ বনাম যেসব কাজগুলি কেবলমাত্র আগামী দিনে সম্পূর্ণ করা দরকার, সেগুলির জন্য যোগাযোগ কোন ফর্ম?
অফিস যোগাযোগের শিষ্টাচারের এই প্রশ্নটি সমাধান করার জন্য, একজন প্রোগ্রামার সাইরাস স্টোলারের একটি সিস্টেম রয়েছে যা আপনার সহকর্মীদের মধ্যে প্রয়োগ করার বিষয়টি বিবেচনা করা উচিত। ভাঙ্গন বেশ সহজ:
- আপনার যদি 30 মিনিটের মধ্যে কিছু করার প্রয়োজন হয় তবে সেই ব্যক্তিকে কল করুন।
- আপনার যদি দুই ঘন্টার মধ্যে কিছু করা প্রয়োজন হয় তবে সেই ব্যক্তিকে টেক্সট করুন।
- কাজের দিনের মধ্যে যদি আপনার কিছু করার প্রয়োজন হয় তবে সেই ব্যক্তিকে আইএম করুন।
- আপনার যদি পরের দু'দিনের মধ্যে কিছু করার প্রয়োজন হয়, তবে সেই ব্যক্তিকে ইমেল করুন।
আপনার অফিস কীভাবে কাজ করে তার উপর নির্ভর করে প্রকৃত বিচ্ছেদ ঘটতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, একটি ছোট্ট অফিসে, কল করার চেয়ে কারও ডেস্কের কাছে থামার অর্থ হতে পারে), স্টলারের কী কী হচ্ছে তা কী: ইমেলটি ডিফল্ট হওয়া উচিত নয় রিয়েল টাইমে জানা বা মোকাবেলা করা দরকার এমন যে কোনও কিছু পার করার জন্য যোগাযোগের মাধ্যম।
অবশ্যই, আপনার কাছের সহকর্মী এবং ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করার সময় এই সিস্টেমটি কার্যকর করা আপনার পক্ষে খুব সহজ তবে আপনি অফিসের অন্যান্য লোকদের সাথে কীভাবে খেলতে পারেন? চেষ্টা করার জন্য এখানে কয়েকটি জিনিস দেওয়া হয়েছে:
- কোনও ইমেল স্বতঃ-প্রতিক্রিয়াশীল সেট আপ করুন যা লোকেরা আপনাকে কীভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে হবে তা পরের ঘন্টা বা দু'ঘন্টার মধ্যে মোকাবিলা করার প্রয়োজন বলে।
- যদি আপনি রিয়েল-টাইম অ্যাকশন চেয়ে ইমেলগুলি দেখতে পান তবে বিনীতভাবে আপনার সহকর্মীদের মনে করিয়ে দিন যে আপনি এই বার্তাটি ফোন কল বা টেক্সটের মাধ্যমে রিলে করে দেওয়া পছন্দ করেছেন, কারণ অন্য কোনও জরুরি পরিস্থিতি আঘাত হানে যদি আপনি সময় মতো তাদের ইমেলটি না পান।
- আপনি যদি কোনওরকম পরিচালনার ভূমিকায় থাকেন তবে অফিস জুড়ে মান নির্ধারণ করুন। প্রত্যেককে ইমেল ঠিক আছে বলে ধরে নেওয়ার পরিবর্তে কিছু করার দরকার পড়লে তারা কীভাবে অন্যদের সাথে যোগাযোগ করতে চায় সে সম্পর্কে আপনার কর্মচারীদের প্রকাশ্যে কথা বলতে দিন Have
সবশেষে, সবাইকে মনে করিয়ে দিন যে এর মতো একটি সিস্টেম সত্যিই একটি জয়। কেউই তাদের ইনবক্সগুলিতে জড়িত নয় এবং একটি জরুরি কাজ আর কখনও পূর্বাবস্থায় ফিরে যাবে না।
