কয়েক সপ্তাহ আগে আমি ইমেলের অলিখিত বিধিগুলি সম্পর্কে লিখেছিলাম এবং কতজন লোক এটির সহায়ক বলে আমি তাড়িয়ে চলে গিয়েছিলাম। দেখা যাচ্ছে, সেখানে প্রচুর নিয়ম আছে যা আমরা সকলেই কাগজে উঠলে উপকৃত হতে পারি!
এই বিষয়টি মনে রেখে, আমি দ্বিতীয় বৃহত্তম অফিসের ব্যথা পয়েন্ট: সভাগুলি দিয়ে শুরু করে those তালিকাগুলির আরও কয়েকটি করব। কীভাবে একটি সফল সভা পরিচালনা করবেন তার অবশ্যই প্রয়োজনীয় নিয়মগুলি পড়ুন এবং সর্বত্র সহকর্মীরা আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে।
সময়সূচী নির্ধারণের আগে আপনার অবশ্যই সত্যিকারের একটি সভা প্রয়োজন তা নিশ্চিত করুন। এটি 10 মিনিটের মাধ্যমে ফোনে বা এর পরিবর্তে ইমেলের মাধ্যমে সমাধান করা যেতে পারে?
প্রতিটি সভায় একটি উদ্দেশ্য থাকতে হবে: আপনার হয় সিদ্ধান্ত নেওয়া বা একসাথে একটি ক্রিয়া সম্পূর্ণ করা দরকার। আপডেট দেওয়া প্রায়শই ইমেলের মাধ্যমে ঘটতে পারে।
আপনার প্রয়োজনের চেয়ে বেশি সময় নির্ধারণ করবেন না। বেশিরভাগ সভাগুলি পুরো এক ঘন্টা জন্য নির্ধারিত হয়, যখন সেগুলি 20 মিনিট, 30 মিনিট বা 45 মিনিট- সর্বাধিক হওয়া উচিত ।
সময়মতো শুরু করুন। পাচারকারীদের জন্য অপেক্ষা করবেন না - এটি কেবল তাদের উত্সাহ দেয়।
সময়মতো শেষ। এই বলে, "আমি জানি যে আমাদের সকলের অনেক কিছু করার আছে, তাই আসুন চেষ্টা করে 30 মিনিটের মধ্যে রাখি, " লোকজন মনে করিয়ে দেবে যে আপনি তাদের মতোই একটি দক্ষ সভা চান।
কেবলমাত্র সেই লোকদেরই আমন্ত্রণ জানান যাঁদের একেবারে সেখানে উপস্থিত হওয়া দরকার। একটি সভায় যত বেশি লোক, তত কম হয়।
প্রতিটি সভায় এটি চালানোর জন্য আগে কাউকে স্পষ্টভাবে নির্ধারিত করা উচিত। যদি এটি আপনি না হন তবে অন্য কারও নাম রাখুন (এবং নিশ্চিত হন যে সেই ব্যক্তি জানেন যে তিনি দায়িত্বে আছেন)।
সভার শুরুতে চিট-চ্যাটের জন্য কয়েক মিনিটের মধ্যে বেক করুন। আমরা মানুষ, রোবট নই এবং সহকর্মীদের সাথে সম্পর্ক তৈরি করা ব্যবসায়কে আরও সুচারুভাবে পরিচালিত করতে সহায়তা করে।
আপনি যদি চান যে লোকেরা সময়ের আগে কিছু পড়তে পারে তবে এটি কমপক্ষে তিন ঘন্টা আগে পাঠানো ভাল, এবং আগের দিনটি আরও ভাল। 20 মিনিট আগে এটি পাঠানো অকেজো।
আপনার মিটিংয়ের স্থানটি আগে বুকিং করুন, বা মিটিংটি বের করার জন্য 10 মিনিটের আগে নিজেকে দিন। সবার সাথে হলগুলি ঘুরে বেড়ানো প্রত্যেকের সময় নষ্ট করছে।
একটি এজেন্ডা সেট করুন, এবং সবাইকে ট্র্যাকে রাখার জন্য সভার শুরুতে ভাগ করুন।
আপনি যদি লোকেরা মনোযোগ দিতে চান তবে সভার শুরুতে তাদের বেশ কয়েকটি হ্যান্ডআউট দেবেন না। তারা তাদের মাধ্যমে উল্টানো শুরু করবে এবং তারা বিভ্রান্ত হবে।
মিটিং চলাকালীন আপনার ফোন বা ইমেল চেক করবেন না। আপনি কী করছেন তা প্রত্যেকেই বলতে পারে এবং তারা একই কাজ শুরু করবে।
সভাটি চলার সাথে সাথে পরবর্তী পদক্ষেপগুলির উপর নজর রাখুন। কোনও ক্রিয়াকলাপ আইটেম সভার পরে অনুস্মারক হিসাবে প্রেরণ করা উচিত।
কাউকে বরাদ্দ না করে একটি অ্যাকশন আইটেম নিরর্থক। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, একটি সময়সীমাও প্রয়োজন।
যদি কেউ খুব বেশি কথা বলে থাকে তবে তাকে বা তাকে কেটে ফেলুন (সুন্দরভাবে)। তেমনি, কেউ যদি খুব কম কথা বলে থাকেন তবে তাকে বা তার সাথে জড়িত থাকার চেষ্টা করুন।
যদি কথোপকথনটি বিষয়বস্তুতে চলে যায় তবে আপনার পক্ষে এটি পুনরায় লাগিয়ে রাখা উভয়ই গ্রহণযোগ্য এবং প্রয়োজনীয়।
যদি বৈঠকটি এক ঘন্টা দীর্ঘ হয়, বিরতির জন্য সময় নির্ধারণ করুন এবং উপস্থিতদের তাদের আগে সময়ের আগে তাদের সম্পর্কে জানান। তারা 45 মিনিটের মধ্যে তাদের ইমেল চেক করতে পারে জেনে এখনই তাদের দৃষ্টি নিবদ্ধ রাখতে সহায়তা করবে।
দেহের ভাষা দেখুন। লোকেরা উদাস হয়ে গেছে, ছিন্নবিচ্ছিন্ন হয়ে পড়েছে বা তাদের সময় নষ্ট হচ্ছে বলে মনে হচ্ছে, আপনি যতক্ষণ এটি সন্ধান করছেন তত সহজেই বলতে পারবেন।
প্রয়োজনে, একটি নোট-গ্রহণকারীকে নিয়োগ করুন, যাতে আপনি সভাটি চালানোর দিকে মনোনিবেশ করতে পারেন।
আপনার ক্যালেন্ডারে পুনরাবৃত্তি সভাগুলির আদৌ প্রয়োজন হয় কিনা তা নিয়মিতভাবে মূল্যায়ন করুন এবং যদি তাই হয় তবে যদি ফর্ম্যাট, দৈর্ঘ্য এবং অংশগ্রহণকারীরা তাদের কার্যকারিতাতে অবদান রাখছে। যদি না? তাদের পরিবর্তন!
