আমার কলেজ-বয়সী ভাইকে তার ইনবক্সটি হ্যাক (এআর, সেট আপ) করতে সহায়তা করার এবং যোগাযোগের এই সর্বব্যাপী পদ্ধতির কয়েকটি সূক্ষ্মতার ব্যাখ্যা না দেওয়া পর্যন্ত আমি বুঝতে পারি নি যে কয়েক বছর ধরে ইমেলের কতগুলি অলিখিত লিখিত বিকাশ ঘটেছে।
এর মধ্যে কয়েকটি বেশ সুস্পষ্ট, তবে তারা পুনরাবৃত্তি করার পক্ষে মূল্যবান (কারণ এখনও আমি লোকদের সময়ে সময়ে তাদের ভাঙতে দেখি)। এবং অন্যরা অবিলম্বে স্বজ্ঞাত নয় - তবে, সর্বজনীনভাবে অনুসরণ করা থাকলে, আমাদের সকলকে ইমেল প্রেরণে এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে সহায়তা করবে।
সুতরাং, আমি তাদের লিখিতভাবে রাখছি। তালিকাটি পর্যালোচনা করুন এবং আমার পরে পুনরাবৃত্তি করুন: "আমি শপথ করে বলছি যে আমি চিরকালের জন্য ইমেলের নিয়মগুলি অনুসরণ করব” "
-
আপনার বিষয় লাইন সর্বদা বর্ণনামূলক হওয়া উচিত। "ভূমিকা" যথেষ্ট বর্ণনামূলক নয়। "ভূমিকা: অ্যালেক্স (দ্য মিউজিক) // জেনিফার (এক্সওয়াইজেড কো)" আরও ভাল।
-
প্রতিটি ইমেল যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখুন; এটি আপনার সময় সাশ্রয় করে এবং আরও গুরুত্বপূর্ণভাবে প্রাপকের সময়কে সম্মান করে।
-
আপনি যত দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানালেন, তত কম আপনার সাড়া দেওয়ার অনুমতি দেওয়া হচ্ছে।
-
প্রাপক এই ইমেলটি প্রত্যাশা না করে থাকলে সর্বদা প্রসঙ্গের একটি লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি প্রথমবারের ইমেলগুলির জন্য যেমন প্রাসঙ্গিক (তবে এটিই আমরা মিলিত হয়েছিলাম) যেমনটি আপনি নিয়মিত কারও সাথে কাজ করেন এমন ইমেলের জন্য হয় ("এই ইমেলটি সেই প্রকল্পের পরবর্তী ধাপের বিষয়ে যা আমরা একসাথে কাজ করছি")।
-
আপনার "জিজ্ঞাসা করুন" বা "ক্রিয়া আইটেমগুলি" ইমেলের প্রথম রাখুন, শেষ নয় এবং সেগুলি স্পষ্ট করে তুলুন। এটি আপনি প্রাপকের কাছে অবিলম্বে পরিষ্কার হওয়া উচিত।
-
যদি কোনও সময়সীমা থাকে, তাই বলুন। অনুরোধটি জরুরি না হলে তাই বলুন।
-
আপনার যদি কোনও প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন না হয় এবং কোনও ইমেল কেবল এফওয়াইআই হয়, তাই বলুন।
-
যেকোন প্রশ্ন যথাসম্ভব নির্দিষ্ট করুন। "আপনি এই প্রস্তাবটি সম্পর্কে কী ভাবেন?" একটি ভাল প্রশ্ন নয়। "আমরা কি শুক্রবারের মধ্যে 20, 000 ডলারের বিক্রেতার প্রস্তাব নিয়ে এগিয়ে যেতে পারি?" আরও ভাল।
-
সম্ভব হলে বুলেট বা সংখ্যাযুক্ত তালিকা ব্যবহার করুন। এগুলি পাঠ্যের ব্লকগুলির চেয়ে স্কিম করা সহজ।
-
কিছু সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ যখন, এটি সাহসী।
-
আপনার ইমেলগুলিতে গা bold়তার অতিরিক্ত ব্যবহার করবেন না।
-
সুস্পষ্ট ফন্ট ব্যবহার করুন। কমিক সান্স কোনও স্পষ্ট ফন্ট নয়।
-
যদি আপনি অন্য কারও কাছ থেকে কোনও অনুরোধ পান তবে এখনই সাড়া দিতে পারবেন না, আপনি কখন তা জানতে পারবেন তার উত্তর দিন। এটি আপনাকে চেক-ইন ইমেলগুলি সংরক্ষণ করবে এবং অন্য ব্যক্তির পরিকল্পনায় সহায়তা করবে।
-
কাজটি করার জন্য সর্বদা সর্বনিম্ন সংখ্যক লোকের সিসি করুন। ইমেল চেইনে যত বেশি লোক, উত্তর দেওয়ার দায়িত্ব তত কম।
-
সত্যিকারের প্রয়োজনে কেবল তখন "সমস্ত উত্তর দিন" ব্যবহার করুন। পুরো বিভাগের ইনবক্সটি আটকে দেওয়া সেই ব্যক্তিকে কেউ পছন্দ করে না।
-
যদি কেউ ইমেল থ্রেডে থাকে তবে তার আর দরকার নেই, সেই ব্যক্তিকে আপনার পরবর্তী উত্তরে বিসিসিতে সরিয়ে দিন এবং ইমেলের প্রথম লাইনে তাই বলুন। ("স্যাম, মেরি এবং আমাকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার জন্য ধন্যবাদ - আমি আপনাকে বিসিসিতে নিয়ে যাব এবং এখান থেকে নিয়ে যাব।")
-
সর্বদা ডাবল অপ্ট-ইন ইন্ট্রোগুলি করুন। যদি আপনি তা না করেন, লোকেরা আপনার কাছ থেকে শ্রবণ শুনে ভয় পাবে।
-
অন্য বিষয়ে আলোচনার জন্য কোনও বিষয়ে কোনও থ্রেড হাইজ্যাক করবেন না। পরিবর্তে প্রাসঙ্গিক সাবজেক্ট লাইন এবং প্রাপকদের সাথে একটি নতুন ইমেল থ্রেড শুরু করুন।
-
গাদা না। কারও 20 তম প্রয়োজন নেই "এটি আমার কাছেও দুর্দান্ত লাগছিল!" ইমেল।
-
আপনি যদি ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে ইমেল করছেন তবে পাদচরণে আপনার যোগাযোগের তথ্য এবং শিরোনাম রাখুন। সহজ, আরও ভাল।
-
আপনি যদি খুব ব্যস্ত ব্যক্তিকে ইমেল করছেন, এটি সম্পূর্ণ গ্রহণযোগ্য এবং কিছুটা প্রত্যাশিত যে আপনি প্রাথমিক ইমেলটি তাকে বা তার কাছে ফলো-আপ বার্তা দিয়ে এক-দু'সপ্তাহ পরে ফরোয়ার্ড করবেন। বেশিরভাগ ব্যস্ত ব্যক্তিদের মধ্যে অন্তত একটির প্রয়োজন। তিনটির বেশি করবেন না।
-
এটি সত্যিকারের জরুরি না হলে 48 ঘন্টার মধ্যে কোনও ইমেল অনুসরণ করা গ্রহণযোগ্য নয়। অনেকে ইমেলকে চিঠিপত্রের রূপ হিসাবে বিবেচনা করে এবং এ মুহূর্তে আপনাকে উত্তর দেওয়ার চেয়ে উচ্চতর অগ্রাধিকার থাকতে পারে।
-
আপনি যদি কোনও রাগান্বিত ইমেল পান বা পাঠাতে চান তবে এটির জন্য অপেক্ষা করুন। এটি জরুরি হলে, পরিবর্তে ফোনে উঠুন।
আমাদেরকে বল! আপনি এই তালিকায় কোন ইমেল বিধি যুক্ত করবেন?
শাটারস্টক কম্পিউটার সৌজন্যে মহিলাদের ছবি
