এমন কয়েকজন হিসাবে যিনি কয়েক ডজন ভার্চুয়াল কর্মচারী নিয়ে একটি বৃহত সংস্থা পরিচালনা করেন, আমি আমার ইমেলের ন্যায্য অংশ দেখেছি। এবং, জীবনের অন্যান্য জিনিসগুলির মতো, কিছু বার্তা অন্যদের চেয়ে ভাল।
ইমেল চিঠিপত্রের জগতে, "উঘ" সম্ভবত আপনার বার্তাটি পড়ার সময় আপনার বসকে বলা শেষ জিনিস। সুতরাং, কী ধরণের বার্তাগুলি আপনার এড়ানো উচিত এবং কীভাবে আপনি সেগুলি আরও ভাল করতে পারেন? নীচে তিনটি প্রধান উদাহরণ দেওয়া আছে।
1. অহেতুক ফলো-আপ ইমেল
ফলো-আপ ইমেলগুলি সমস্ত আকার এবং ফর্মগুলিতে আসে, তবে কীসের কারণে এটি অপ্রয়োজনীয় হয়? যদি আপনার সমস্ত বার্তা আপনার বসকে আপনাকে ইমেল করার জন্য জিজ্ঞাসা করে তবে এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ চিঠিপত্রের চেয়ে উপদ্রব হয়ে ওঠে।
প্রচুর লোক এই ইমেলগুলি ভৌগলিকতার বাইরে পাঠায় যে তারা কিছু ভুল করেছে বা কিছু মিস করেছে তবে আমি আপনাকে একজন বসের দৃষ্টিকোণ থেকে বলতে পারি যে যখন কেউ আমাকে সুযোগ না দেয় তখন বেশ কয়েকটি ফলো-আপ ইমেলগুলি গ্রহণ করা ক্রমবর্ধমান ating শ্বাস.
একটি উদাহরণ: অনেক দিন আগে, আমার এক কর্মচারী ছিল যা আমি আতঙ্কিত হয়ে পড়ি যদি আমি তার ইমেলগুলিকে এক ঘন্টার মধ্যে প্রতিক্রিয়া না জানাতাম, এই ভেবে যে সে বোঝায় যে সে কিছু ভুল করেছে (যখন বাস্তবে আমি ঠিকই অর্জন করতে পারি নি) তার ইমেল)। আমি একটি বিশেষ উদাহরণটির কথা ভাবতে পারি যখন আমি তার দিন থেকে ছয়টি (হ্যাঁ, ছয় !) ইমেল খুঁজতে জিজ্ঞাসা করেছিলাম যে আমি তার বার্তা পেয়েছি কিনা।
বাবা।
পরিবর্তে কী পাঠাতে হবে
যদিও বেশিরভাগ লোক একদিনে ছয়টি ফলো-আপ ইমেল প্রেরণ করার মতো অদ্ভুত হবে না, এমনকী একটি মাত্র সময়সীমার অনুসরণীয় ইমেল আপনার বসকে বিরক্ত করতে পারে।
যদি আপনার ইমেলের বিষয়বস্তুগুলি আজকের সাথে মোকাবেলা করার প্রয়োজন না হয় (তবে সেক্ষেত্রে আপনার সম্ভবত ইমেলের পরিবর্তে আপনার সাথে বসের সাথে কথা বলা উচিত), আমি কমপক্ষে 24 ঘন্টা অপেক্ষা করার পরামর্শ দিই, তারপরে আমি যা বলতে চাই তা প্রেরণ করব "ফ্যাক্স ফলো" -আপ "বার্তা।
এটিতে আপনার ফলো-আপ প্রেরণ করা আবশ্যক ("মাত্র দুই দিন আগে আমি আপনাকে পাঠিয়েছি এমন কোয়ার্টারের প্রতিবেদনগুলি পেয়েছি তা নিশ্চিত করার জন্য") তবে আপনি আসন্ন উপস্থাপনা সম্পর্কে কোনও প্রশ্ন বা কোনও প্রশ্নই থাকুন না কেন, তথ্যের আরও কয়েকটি টিডবিট অন্তর্ভুক্ত করবেন একটি বর্তমান প্রকল্পের আপডেট ("ওহ, এবং আমরা এক্স অ্যাকাউন্টে সবেমাত্র সর্বশেষ সংখ্যা পেয়েছি, এবং বিক্রয় 30% বাড়ছে!")। এটি আপনাকে নিজের ভাইকে লুক্কায়িতভাবে একটি আপডেটের জন্য জিজ্ঞাসা করতে এবং তাকে বা তার কিছু তথ্য দেয় যা কিছু মূল্য যুক্ত করে, এটি আপনাকে কম বাগিংয়ের মতো মনে করে এমন করে তোলে।
2. নতুন ধারণা সহ ইমেল
আমি দলের উত্সাহী সদস্যদের একেবারে পছন্দ করি, তবে কিছুটা হ'ল অভিভূত হয় যখন কর্মচারীরা আমাকে তাদের সমস্ত নতুন ধারণা - আলাদা ইমেলের মাধ্যমে প্রেরণ করেন। 24 ঘন্টার ব্যবধানে আমি একবারে 10 টি আলাদা ইমেল পেয়েছি কারণ বিপণন দলে থাকা কেউ অনুপ্রেরণা জোগায় এবং আমাকে নতুন আইডিয়া প্রেরণ করে চলেছে।
অনেকগুলি নতুন জিনিস চেষ্টা করার চেষ্টা করা দুর্দান্ত ছিল, তবুও এটি সমস্ত কিছুর তালিকা তৈরি করার চেষ্টা এবং প্রতিটি একক ইমেল এবং ধারণা যেটি আসছিল তা ট্র্যাক করে রাখার চেষ্টা করাও অত্যন্ত বিভ্রান্তিকর ছিল just এমনকি যখন একটি মাত্র ইমেল নতুন ধারণা বা ধারণা নিয়ে আসে তখনও এটি এত সহজ easy এটি ব্ল্যাকহোলে হারাতে যা আমার ইনবক্স।
পরিবর্তে কী পাঠাতে হবে
প্রথমত, আমি ধারণা আনার জন্য আরও বেশি উপযুক্ত সময়ের জন্য অপেক্ষা করার পরামর্শ দেব recommend বিপণন দলের কর্মীর ক্ষেত্রে, আমরা এই সমস্তটি সামনে আনার জন্য পরবর্তী সপ্তাহের জন্য নির্ধারিত গুগল হ্যাংআউট সভা পর্যন্ত অপেক্ষা করব would
আপনি যদি নিশ্চিত না হন যে সঠিক সময়ে কখন রয়েছে - বা কোনও কারণেই ইমেলই একমাত্র বিকল্প - আমি আপনার বসকে ইমেল করার পরামর্শ দিচ্ছি যে আপনার কিছু নতুন ধারণা রয়েছে এবং আপনি কী ভাগ করে নেওয়ার সেরা উপায় তা জানতে চাইবেন তাদের হবে। যদি আমার কর্মচারী আমাকে এটি জিজ্ঞাসা করত, আমি তাকে বলতাম যে তিনি যা চান তার সাথে ভরা একটি ওয়ার্ড ডক্ট সহ আমাকে একটি ইমেল প্রেরণ করুন। এটি আরও অনেকগুলি প্রবাহিত এবং পরে সংরক্ষণ করা সহজ হত। আপনার মনিব তাদের সাথে কথা বলার জন্য একটি দ্রুত কল প্রস্তাব করতে বা জিজ্ঞাসা করতে পারে যে আপনি ধারণাগুলি মজুত করুন এবং তারপরে সপ্তাহের নির্দিষ্ট দিনে তাদেরকে ইমেল করুন।
৩. আপনার বসকে কোনও কারণ ছাড়াই সিসি করা হয়েছে এমন ইমেলগুলি
ইমেল থ্রেডগুলিতে সিসিড হওয়ার কারণে যে কোনও পেশাদার বিরক্ত হবেন তারা আসলেই এর অংশ নন: এটি কেবল ইমেলগুলির ক্রমবর্ধমান স্তূপকে যুক্ত করে এবং আপনি এমন কিছু পড়তে সময় নষ্ট করেন যা আপনার সম্ভবত প্রয়োজন হয় না।
কর্মচারীর দৃষ্টিকোণ থেকে, আমি এটি পেয়েছি: আপনি নিশ্চিত করতে চান যে আপনার বস জানেন যে আপনি আপনার কাজ করছেন এবং আপনি যোগাযোগের লাইনটি উন্মুক্ত রাখার চেষ্টা করছেন। তবে বেশিরভাগ সময়ই আসলে আপনার বসের ইনবক্সটি আটকে রাখা হয়।
পরিবর্তে কী পাঠাতে হবে
আপনার বসকে একেবারে লুপে থাকা প্রয়োজন না হলে তাকে বা তাকে সিসি লাইন থেকে নিয়ে যান এবং একবার মিথস্ক্রিয়া শেষ হয়ে গেলে, কথোপকথনের সময় উপস্থিত প্রাসঙ্গিক তথ্যের একটি খুব সংক্ষিপ্ত সংক্ষিপ্তসার পাঠান ("এফওয়াইআই, সংস্থা ওয়াই হবে জেড তারিখে সেই গল্পটিতে বৈশিষ্ট্যযুক্ত ”)। আপনার বিবরণটি সনাক্ত করার সাথে সাথে এটি আপনার ম্যানেজারকে নিয়মিত লুপে না রেখে কী হচ্ছে সে সম্পর্কে অবগত রাখে। একটি ইমেল অবশ্যই 42 ট্রাম্প!
সামগ্রিকভাবে, আপনার বসকে ইমেল দেওয়ার সাথে গেমের নাম হ'ল আপনার বার্তাগুলি প্রবাহিত করা এবং আপনি যা পাঠান সে সম্পর্কে আরও নির্বাচনী হওয়া। এটি বিপরীতমুখী মনে হতে পারে তবে আমি যদি কোনও কর্মীর কাছ থেকে কম ইমেল পেয়ে থাকি তবে সেগুলি সমস্ত অর্থবহ হয় তবে আমি সম্ভবত মনে করি যে ব্যক্তিটি সর্বকালের কাছ থেকে শুনে যাঁর থেকে তার চেয়ে ভাল কাজ করছেন।
