ইমেল। এর সাথে বাঁচতে পারি না। এটি ছাড়া আপনার কাজ শেষ করতে পারবেন না। আমি কি সঠিক?
গত বছর আমরা আড়াই বিলিয়নের বেশি ইমেল প্রেরণ করেছি। এবং এখানে খারাপ খবর। প্রচুর পরিমাণে ঘৃণ্যতা সত্ত্বেও, এই সংখ্যাটি কেবল বৃদ্ধি পাওয়ার আশা করা হচ্ছে। ভলিউমটি একটি ইস্যু, আপনি যেমন সময় ব্যয় করেন তেমনি। প্রকৃতপক্ষে, প্রতিবেদনগুলি বলে যে আপনি এটি প্রতি ঘন্টা প্রায় 36 বার যাচাই করেন। 36 বার। এক ঘন্টার মধ্যে।
একবার আপনি আপনার ইনবক্সে যা আছে তা নিয়ে ছদ্মবেশ শুরু করলে আপনার অন্য কাজের দিকে মনোযোগ ফোকাস করতে প্রায় 16 মিনিট সময় লাগে। ওহ, এবং যদি আপনার কোনও ইমেলের কোনও দস্তাবেজের প্রয়োজন হয় তবে এটি খুঁজে পেতে আপনার প্রায় দুই মিনিট সময় লাগে। গণিতটি করুন: এটি আপনার উত্পাদনশীলতার উপর দ্রুত এক প্লেগ যুক্ত করে।
আপনার কাজটি করা আপনার দরকার need আপনি এটি একটি খারাপ অভ্যাসের মতো খালি করতে পারবেন না। প্রকৃতপক্ষে, সন্দেহ নেই যে আপনি তথ্য, অনুমোদন, বা সহকর্মীদের কাছ থেকে উত্তর পেতে যাতে আপনি কাজটি সজ্জিত করতে পারেন তার জন্য প্রচুর উপর নির্ভর করেন।
তবে আপনি ইমেল পাঠানোর সময় অন্যের কাছ থেকে কী চান সে সম্পর্কে আপনি যদি পরিষ্কার না হন বা আপনি যদি ভাল প্রশ্ন না করেন, তবে প্রতি ঘন্টা 36 বার মনে রাখবেন? হ্যাঁ, এই অনুমানটি যথেষ্ট পরিমাণে বাড়িয়ে দেখুন। আমি সন্দেহ করি যে আবেদনময়ী মনে হচ্ছে। আপনার এক্সচেঞ্জগুলি কমাতে এবং গতি বাড়ানোর জন্য এবং আগের চেয়ে আরও ভাল যোগাযোগের জন্য আপনি এখানে চারটি টিপস ব্যবহার করতে পারেন।
1. আপনার প্রশ্ন পরিষ্কার করুন
আপনি কি কখনও কোনও সহকর্মীর কাছে কোনও ধারণা ছুঁড়ে ফেলেছেন এবং "চিন্তাভাবনাগুলি" দিয়ে শেষ করেছেন, যদি আপনার লক্ষ্য যদি চাপের সময়সীমা, প্রকল্পের দিকনির্দেশনা বা বিকল্পগুলির বিষয়ে কোনও পরামর্শের জন্য কারও কাছ থেকে ইনপুট পাওয়া যায় তবে আপনি তাকে আরও কিছু দিতে হবে? সঙ্গে কাজ নির্দিষ্ট। সর্বোপরি, আপনি তাঁর প্রতিক্রিয়াটি পড়তে ব্যয় করতে চাইলে তিনি আপনার বার্তাটি ডিকোড করার চেষ্টা করে আর কোনও সময় ব্যয় করতে চান না।
যদি আপনি সবেমাত্র এমন কোনও পরিকল্পনা পাঠিয়েছেন যার পদক্ষেপের দরকার রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, মুক্ত ধারণা এবং অস্পষ্টতার সাথে শেষ না করে "চিন্তাভাবনা"? একটি নির্দিষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন, যেমন, "আগামী সপ্তাহের মধ্যে বাস্তবিকভাবে এই পরিকল্পনাটি বাস্তবায়নে কী হবে? ? এএসএপটি চালিয়ে যাওয়ার জন্য আমার কিছু করার আছে কিনা তা আমাকে জানান ”" আপনার সহকর্মী দ্রুত এবং সরাসরি প্রতিক্রিয়া জানাতে সক্ষম হবেন এবং আপনি আরও উচ্চমানের প্রতিক্রিয়া পাবেন।
2. চেজ কাটা
সারা, আপনি যে ধরণের প্রকল্পের সদস্য হিসাবে ঘন ঘন কাজ করেন, সময়ের চেয়ে কয়েক সপ্তাহ আগে সবকিছু চান। সে আবার এলো। আপনি একটি হাস্যকর সংক্ষিপ্ত সময়সীমা সহ একটি বিতরণযোগ্য জন্য একটি ইমেল পান। সময়সীমা পুনর্নবীকরণের আশা নিয়ে, "আপনি কি আমাকে এই প্রকল্পের জন্য আরও সময় দিতে পারেন?" এর প্রতিক্রিয়া জানাতে হতাশ এবং প্রলুব্ধ হন। আপনি যদি করেন তবে একাই টাইমলাইনের সমাধান করতে আরও অর্ধ ডজন প্রতিক্রিয়া নিতে চলেছে।
পরিবর্তে, আপনার সহকর্মীকে আপনার কী করার ক্ষমতা আছে তা বলুন এবং এটি এটি ছেড়ে দিন। “আরে সারাহ, আমি এখন আমার কাতারে আরও তিনটি অগ্রাধিকারপ্রাপ্ত প্রকল্প পেয়েছি। আমি আগামী বৃহস্পতিবার দিনের শেষে এটি সম্পন্ন করব। আমি যদি তাড়াতাড়ি সম্পন্ন করতে সক্ষম হয় তবে আমি আপনাকে জানাব let আপনার ধৈর্য জন্য ধন্যবাদ। "বুম। সম্পন্ন.
3. প্রশ্ন জিজ্ঞাসা বন্ধ করুন
কিছু বার্তা অপ্রয়োজনীয় মেল তৈরি করে কারণ আপনি অজান্তেই প্রতিক্রিয়াগুলি আমন্ত্রণ জানান। এটি এড়ানোর জন্য, "এটি কী আপনার কাছে বোঝায়?" এর সাথে বন্ধ করা বন্ধ করুন, বরং বলুন "আপনার যদি প্রশ্ন থাকে তবে আমাকে জানান Let" যদি রিসিভারের কোনও প্রশ্ন থাকে, তবে তিনি আপনাকে জানাতে পারবেন; অন্যথায়, তিনি জানবেন যে কোনও প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন।
আপনি এইরকম কিছু দিয়েও বন্ধ করতে পারেন, "যদি আমরা এই বিষয়ে একত্রিত না হই তবে আমাকে জানান, " বা "আপনি আরও এই বিষয়ে কথা বলতে চান কিনা তা আমাকে জানান” "এই সংক্ষিপ্ত ভাষাটি স্পষ্ট করে দেয় যে কথোপকথন বন্ধ না হওয়া পর্যন্ত বন্ধ রয়েছে an গ্রহীতার শেষ ইস্যু।
4. শিরোনাম অবহেলা করবেন না
আপনার বার্তার বিষয় লাইনটি দক্ষতা স্বর্ণ। আপনার পাঠককে তাদের কতটা ব্যয় করা উচিত এবং কখন প্রয়োজন সে বিষয়ে মাথা তুলে দেওয়ার জন্য সেই রিয়েল এস্টেটটি ব্যবহার করুন। পাসে এই অতিরিক্ত ইমেলগুলি শিরোনাম।
জরুরীতা, বিতরণযোগ্য এবং সময়রেখা নির্দেশ করতে আপনার শিরোনাম ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি শিরোনাম এমন কিছু পড়তে পারে যেমন, "শুক্রবার দুপুরের দ্বারা প্রয়োজনীয় ক্রিয়া | আগামী সপ্তাহে অ্যাকমে প্রজেক্টের কারণে
এখন আপনার পাঠক জানেন যে এটি কিছু মনোযোগ প্রয়োজন। তিনি জানেন যে প্রতিক্রিয়া জানাতে এবং কাজের জন্য একটি সময়সীমা রয়েছে যা তার পরের সপ্তাহে সমাপ্তির জন্য ফোকাস করা উচিত। এই একক, কংক্রিট বিবৃতি পিছনে পিছনে একটি টন প্রতিরোধ করে।
প্রেরক এবং প্রাপক উভয়ই হিসাবে কতটা সময় এবং মনোযোগের ইমেল প্রয়োজন তা প্রদত্ত, আপনি দেখতে পারেন যে কয়েকটি সহজ কৌশলগুলি আপনাকে বার্তাগুলি প্রেরণে সহায়তা করবে যা বিনিময়ে কম প্রতিক্রিয়া তৈরি করে এবং আপনার এবং আপনার সহকর্মী বা ক্লায়েন্টদের মধ্যে সামগ্রিক যোগাযোগ উন্নত করতে পারে । তা কি সুন্দর হবে না? আপনি যখন আপনার যোগাযোগকে দক্ষ করে তোলেন, আপনি কেবল আপনার ইনবক্সের নিয়ন্ত্রণে বেশি বোধ করবেন না, আপনার সহকর্মীরাও আপনাকে তাদের দক্ষ হতে সাহায্য করার জন্য কতটা দক্ষ তা প্রশংসা করবে।
তবে, মনে রাখবেন যে কখনও কখনও আপনার সেরা বাজিটি কথোপকথনটিকে অফলাইনে তোলা হয়। থাম্বের নিয়ম হিসাবে, আপনি যদি তিনটি ইমেল এক্সচেঞ্জগুলিতে সমস্যাটি সমাধান করতে না পারেন, বা পাগল-দীর্ঘ থ্রেডের কারণে ভুল যোগাযোগ ঘটছে, তবে একটি লাইভ কথোপকথনের প্রস্তাব করুন যাতে আপনি বিষয়টি দ্রুত সমাধান করতে পারেন।
