আমি লিখতে ভালোবাসি এবং আমি এর সাথে আসা সমস্ত "বিধি" ভালবাসি। এবং আমি যখন জানি যে আমার টুইটগুলি এবং ফেসবুক পোস্টগুলি বিশ্বের সাথে ভাগ করে নেওয়ার আগে এটি অনুলিপি করা বেশিরভাগ মানুষের পক্ষে, তবে আমার মনে হয় যে কয়েকটি লেখার নিয়ম আমাদের অনুসরণ করা উচিত - বিশেষত কর্মক্ষেত্রে।
তবে আমাদের মধ্যে অনেকেই (আমার অন্তর্ভুক্ত) প্রায়শই এটি উপলব্ধি না করেই সেগুলি ভাঙ্গেন। এবং যদিও প্রতিটি অফিস বা শিল্পে নিখুঁত গদ্যের গুরুত্ব সবচেয়ে বেশি নাও হতে পারে, সেখানে সম্ভবত কেউ আছেন - একজন সহকর্মী, ক্লায়েন্ট বা আপনার বস - যিনি আপনার লেখার দিকে নজর দিচ্ছেন এবং আরও খারাপ, এর ভিত্তিতে আপনার পেশাদারিত্বের বিচার করছেন ।
সুতরাং, আপনি অন্য ইমেলটি খসড়া করার আগে, সর্বাধিক সাধারণ কর্মক্ষেত্রের ভুলগুলি নোট করুন এবং সেগুলি এড়াতে এই গাইডটি অনুসরণ করুন।
1. খুব আকস্মিকভাবে লেখা
উদাহরণ: আপনার প্রতিক্রিয়ার জন্য থেক্স, জো! আগামীকাল এফ / ইউ।
আমি বেশ নৈমিত্তিক পরিবেশে কাজ করার জন্য যথেষ্ট ভাগ্যবান - এমন এক যেখানে আমরা কাজ করতে ফ্লিপ-ফ্লপ পরাতে পারি এবং ম্যাসেজের সাথে হাস্যকরভাবে একে অপরের মুখের ফটোশপ করা স্ন্যাপশট।
তবে সেই দুর্ঘটনা প্রতিটি অফিসের জন্য আদর্শ নয়, যার অর্থ আপনার পেশাগত লেখায় অপ্রচলিত তুলনায় আরও ফর্মাল হওয়া ভাল। যদিও এর অর্থ স্পষ্টতই সংক্ষিপ্ত বিবরণগুলি এবং অপবাদগুলি বাদ দিয়ে বোঝানো হয়েছে, এর অর্থ সম্পূর্ণ বাক্যে লেখা, সঠিক বানান ব্যবহার করা এবং ডাকনাম এড়ানো means এমন একটি সময় আসতে পারে যখন আপনি নিজের বার্তা প্রাপকের সাথে আরও বেশি ঘটনাচক্রে কথা বলতে যথেষ্ট স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করেন তবে ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে, দুঃখিত হিসাবে এটি নিরাপদ (এবং পেশাদার) বাজানো সবসময় ভাল।
2. অ্যাক্টিভের পরিবর্তে প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার করা
উদাহরণ: সংযুক্ত নথিটি দল পেয়েছিল।
প্রথমে এটিকে এড়িয়ে চলুন: প্যাসিভ ভয়েস - অর্থাৎ, যখন কোনও ক্রিয়া গ্রহণকারী বাক্যটির বিষয় হয় (এই ক্ষেত্রে, নথিটি) - ব্যাকরণগতভাবে এটি ভুল নয়। তবে নিষ্ক্রিয়ভাবে বাক্যযুক্ত বাক্যগুলি প্রায়শই বিশ্রী বা অহেতুক অস্পষ্ট বলে মনে হয়। সক্রিয় ভয়েস - যখন কোনও পদক্ষেপ নিচ্ছে সে বাক্যটির বিষয় typically সাধারণত আরও সরাসরি এবং স্পষ্ট হয়। এটি আরও প্রামাণিক বলে মনে হয় এবং আপনি যা করেছেন তার মালিকানা বা দায়বদ্ধতা প্রদর্শনের আরও ভাল উপায় হতে পারে। ("আমি ক্লায়েন্টকে 5, 000 ডলার সাশ্রয় করেছি" আপনার সাফল্য "$ 5, 000 সাশ্রয় করা হয়েছিল তার চেয়ে অনেক ভাল দেখায়"))
৩. অতিরিক্ত ব্যবহারের বিস্মৃত বিবরণ
উদাহরণ: হাই বব! আপনার একটি দারুণ ছুটির দিন ছিল আশা করি! আমি কিউ 1 প্রতিবেদনটি অনুসরণ করতে চাই এবং আশা করি আপনি আমাকে সর্বশেষতম খসড়াটি পাঠাতে সক্ষম হবেন - তবে কোনও তাড়াহুড়ো নেই! :-)
পেশাদার লেখায় লোকেরা উদ্দীপনা-খুশি হওয়ার কারণগুলি আমি অবশ্যই পেয়েছি। কোনও ইমেলের পিছনে স্বর বা আবেগের ভুল ধারণা তৈরি করা সহজ হতে পারে যদি স্বভাবের খুব স্পষ্ট প্রদর্শিত না হয় এবং লোকেদের বন্ধুত্বপূর্ণ হচ্ছে তা দেখানোর চেষ্টা করার জন্য লোকেরা প্রায়শই তাদের লেখাকে উদ্দীপনা পয়েন্ট দিয়ে মরিচ করে দেয়। তবে সত্যটি হল, এটি কেবল পেশাদার নয় not এবং আরও খারাপ, এটি কিশোর হিসাবে দেখা দিতে পারে। (ইমোটিকনগুলির ক্ষেত্রেও একই রকম - একটি হাসিখুশি মুখ কখনও আপনার বক্তব্য বুদ্ধিমান-সুরযুক্ত উপায়ে পাবে না))
মনে রাখবেন বিস্ময়কর পয়েন্টগুলি বোঝার জন্য বোঝানো হয় এবং অতিরিক্ত ব্যবহারের সময় তারা তাদের অর্থ হারাতে থাকে। এগুলিকে অল্প পরিমাণে ব্যবহার করুন এবং যখন সন্দেহ হয় তখন মোটেও নয়।
4. লিগ সাবজেক্ট লাইন
উদাহরণ: বিষয়: মঙ্গলবার; বডি: পরের মঙ্গলবারের মধ্যে আমার সরবরাহ করা কিউ 1 রিপোর্টটি দরকার।
আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু শরীরে কী রয়েছে তার একটি দ্রুত সংক্ষিপ্তসার হওয়া উচিত। এটি একটি খুব সাধারণ ধারণা যা আশ্চর্যজনকভাবে এখনও কাজের বিশ্বের বৃহত সংখ্যাগরিষ্ঠদের হাতে ধরা যায়নি। তবে, যখন আমাদের বেশিরভাগ লোকেরা দিনে 200 টিরও বেশি ইমেল পেয়ে থাকে এবং প্রায়শই আমরা যে বিষয়গুলির সন্ধান করি তার জন্য একটি জ্যাম-প্যাকড ইনবক্সের মাধ্যমে স্ক্যান করা দরকার হয়, তবে আপনার বিষয়গুলির লাইনগুলিকে অস্পষ্ট রাখতে এটি একটি বিশেষভাবে লজ্জাজনক ব্যবসায়িক ভুল হতে পারে।
সমস্ত পেশাদার যোগাযোগের সাথে, আপনার লক্ষ্যটি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব স্পষ্টতা সরবরাহ করা - এবং ইমেলের মাধ্যমে, যা আপনার সাবজেক্টের সাথে শুরু হয়। উপরের উদাহরণে, "কিউ 1 রিপোর্ট: ডিউড নেক্সট মঙ্গলবার" কেবল "মঙ্গলবার" এর চেয়ে অনেক বেশি পরিষ্কার হবে।
৫. জারগন-হ্যাপি পাওয়া
উদাহরণ: আপনি কি এফএস নম্বরগুলি টানতে পারেন এবং পরীক্ষা করতে পারেন যে তারা আমাদের এসটিএইচ গণনার সমান্তরাল?
আপনি যখন ভাবতে পারেন যে শিল্প বা কোম্পানির বুজওয়ার্ডগুলি আপনাকে পেশাদার বলে মনে করে এবং জ্ঞাত করে তোলে, আপনি কী বলছেন তা যদি কেউ বুঝতে না পারে তবে এটি আপনার উদ্দেশ্যকে হারাবে। মনে রাখবেন, এমনকি যদি আপনি ভাবেন যে আপনার প্রত্যক্ষ প্রাপক আপনি জানেন যে আপনি কী সম্পর্কে কথা বলছেন তবে আপনার বার্তাটি আপনার সংস্থার ভিতরে এবং বাইরেও অন্যদের কাছে পৌঁছে দেওয়া যেতে পারে।
সেরা ইমেল বা নোটিশটি হ'ল যা আপনার পয়েন্টটি (বা আপনার অনুরোধ বা আপনার জবাব) সহজেই দৃশ্যমান করে তোলে এবং জারগন অহেতুক সেই উদ্দেশ্যটিকে অস্পষ্ট করে।
হ্যাঁ, আমরা সকলেই এই নিয়মগুলি সময়ে সময়ে ভঙ্গ করি (আরে, আমি আমার দিনে ইন্টারফিস ইমেলের মাধ্যমে অনেকগুলি হাসি মুখ পাঠিয়েছি)। এবং একটি নৈমিত্তিক অফিসে একটি দ্রুত ইমেলের নিকটতম সহকর্মীর কাছে, এখন এবং পরে? ফাইন। তবে, সাধারণভাবে, আপনার সর্বোত্তম বাজি হ'ল এটিকে নিরাপদ খেলানো, পেশাদার থাকতে এবং আপনার লিখিত যোগাযোগ থেকে এই সাধারণ ভুলগুলি রাখা থেকে দূরে রাখতে আপনার কাজের পর্যালোচনা।
আপনার লেখার উন্নতি অবিরত রাখতে চান? আপনি 10 মিনিটের মধ্যে কীভাবে আরও ভাল লেখক হতে পারেন তা এখানে's
