ইমেলের জগতে, এমনকি ক্ষুদ্রতম পরিবর্তনটি আপনার ঠিকঠাক বার্তাটিকে চমত্কার আকারে পরিণত করতে পারে। আপনার লিখনকে কেবলমাত্র একটি ট্যুইকে টুইঙ্ক করা কোনও গুরুত্বপূর্ণ সংযোগ ট্র্যাশ আইকনটি টিপতে বা "উত্তর দিন" ক্লিক করার মধ্যে পার্থক্য হতে পারে।
যে কেউ ১২০ জনেরও বেশি কর্মী নিয়ে পুরোপুরি ভার্চুয়াল সংগঠন চালাচ্ছেন, আমি আমার ন্যায্য ভাগের চেয়ে বেশি ইমেল এবং সম্পূর্ণ সাবপারগুলি দেখেছি - এবং বার বার লক্ষ্য করেছি যে বার্তার পেশাদারিত্ব (বা অভাব) এর) যা প্রেরককে সাহায্য করবে কিনা তা আমাকে সিদ্ধান্ত নিতে বাধ্য করে।
সুতরাং, এই ক্ষুদ্র পরিবর্তনগুলি কী কী যা আপনার ইমেলগুলিকে আরও পেশাদার করে তুলতে পারে (এবং তাই আপনি কী চান তা পেতে আরও বেশি সম্ভাবনা রয়েছে)? এখানে মাথায় রাখতে নয়টি মূল বিষয় রয়েছে।
1. একটি উদ্দেশ্যমূলক বিষয় লাইন আছে
আপনি কে ইমেল করছেন তা নির্বিশেষে কখনই আপনার বিষয় লাইনটি ফাঁকা বা অস্পষ্ট রাখবেন না (আমি আপনাকে "প্রশ্ন" বা "গুরুত্বপূর্ণ বার্তা" দেখছি)। কৌশলটি যতটা সম্ভব সুনির্দিষ্ট হতে হবে তবে আপনার লাইনটি চার থেকে নয়টি শব্দের আশেপাশে রাখা। কম বেশি, তবে এখানে কিছু শুরু করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ - এটি পাঠককে আপনার ইমেলটিতে ক্লিক করতে প্ররোচিত করবে এবং পরে উভয়কে আপনার ইনবক্সে এটি খুঁজে পেতে সহায়তা করবে।
আপনার সাবজেক্ট লাইনটি পরবর্তী পদক্ষেপগুলি কী তা পরিষ্কার করে দেওয়ার জন্য এটি দুর্দান্ত জায়গা হতে পারে। সময় সংবেদনশীল না হলে (মঙ্গলবারের মধ্যে প্রয়োজন) যোগ করার চেষ্টা করুন (অ-জরুরি), বা যদি কোনও এফওয়াইআই ইমেল নেই যাতে আপনার প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন না হয় তবে (কোনও প্রতিক্রিয়া দরকার নেই) যোগ করার চেষ্টা করুন।
2. আপনার ইমেল পিছনে লিখুন
আপনি সম্ভবত জানেন যে প্রতিটি ইমেলের ক্রিয়াকলাপের কল থাকা উচিত। এটি কোনও নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে দিয়ে আপনাকে আবার ইমেল করা হোক বা কোনও মিটিংয়ের ব্যবস্থা করা হোক না কেন, আপনি আপনার পাঠককে তার বা তার পরবর্তী কী করা দরকার তা সহজ করে তুলতে চান।
তবে অনেকে বার্তার শেষ বাক্যে এটি আটকে রাখেন। পরিবর্তে, আপনার ইমেলগুলি হজম করা সহজ করার জন্য, প্রথম বাক্যে আপনার নির্দিষ্ট জিজ্ঞাসা করুন এবং তারপরে অনুচ্ছেদগুলিতে আপনার যা যা তথ্য প্রয়োজন তা যুক্ত করুন।
৩. প্রসঙ্গ দিন
আপনার কলটি অ্যাকশনে দেওয়ার সময়, এমন কোনও বাক্য অন্তর্ভুক্ত করে নিশ্চিত করুন যা ইমেলের প্রসঙ্গ নির্ধারণ করে ("এটিই আমরা গত বৈঠকে আলোচনা করেছি" বা "গত সোমবার আমাদের অনুষ্ঠানটি অনুসরণ করেছিলাম")।
4. ব্যবধান ব্যবহার করুন
এটি অবশ্যই কোনও মস্তিষ্কের মত মনে হচ্ছে তবে বিভিন্ন অনুচ্ছেদ বা নতুন চিন্তার মধ্যে কোনও বিরতি ছাড়াই ইমেলগুলি পাওয়া অস্বাভাবিক নয়। পাঠকের প্রাচীরের মতো দেখতে এমন ইমেল পাওয়ার চেয়ে আর কিছুই অশ্লীল নয় যেখানে লেখক এমনকি বাক্যকে ছোট, আরও পরিচালিত অনুচ্ছেদে ভাঙতেও বিরক্ত করেন নি। পাঠকের পক্ষে এটি সহজ করুন: আপনার ইমেলটিকে একটি সূচনা, একটি (সংক্ষিপ্ত) মাঝারি এবং একটি শেষ দিন Give
৫. একক ফন্টে লেগে থাকুন
কোনও ইমেলটিতে নিয়ন কমিক সান ব্যবহার করা আপনাকে স্মরণীয় করে তুলবে না, এটি আপনাকে কেবল অদ্ভুত করে তুলবে। অন্য কথায়, সর্বদা ডিফল্ট ইমেল ফন্ট এবং রঙ রাখুন। এছাড়াও, আপনার ইমেইলে একাধিক ফন্ট ব্যবহার করবেন না। এটি প্রায়শই দুর্ঘটনাক্রমে ঘটে যখন লোকেরা অন্য সাইট থেকে তথ্য অনুলিপি করে এবং পেস্ট করে, যেহেতু জিমেইলের মতো ইমেল ক্লায়েন্টরা ফর্ম্যাটটি না ছড়িয়ে দেয়। এটি এড়াতে কেবল "কমান্ড + ভি" এর পরিবর্তে "শিফট + কমান্ড + ভি" টিপুন যা ইমেলটিতে পাঠ্যটির সাথে মেলে।
Old. বোল্ড বা আন্ডারলাইন - তবে কেবল যখন সত্যই প্রয়োজন হয়
যদি আপনার ইমেলটিতে একাধিক গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট বা প্রশ্ন থাকে তবে আপনার বার্তার সেই অংশগুলি আলাদা করে রাখতে সাহসী বা আন্ডারলাইন ব্যবহার করুন। ফন্ট ফর্ম্যাটিংয়ের সাথে ওভারবোর্ডে যাওয়ার বিষয়ে সাবধান থাকুন - আপনি এমন কোনও ইমেল চান না যা পুরোপুরি তুচ্ছ, সাহসী এবং আন্ডারলাইনযুক্ত,
7. প্রুফ্রেড সবকিছু
ইমেলগুলিতে সবাই বানান এবং ব্যাকরণ ভুলগুলি পরীক্ষা করতে জানে, তবে আপনি কী তারিখ, ইভেন্টের শিরোনাম, সময়সীমা এবং নামগুলি সঠিকভাবে বানান করেছেন তা পরীক্ষা করে দেখেছেন? আমার ক্ষেত্রে, লোকেরা এটিকে "লিলি" হিসাবে তৈরি করার জন্য "লিলি" তে অতিরিক্ত "এল" রাখলে আমি সর্বদা কিছুটা বিরক্ত বোধ করি।
8. আপনার স্বাক্ষর সহজ রাখুন
আপনার নামের চেয়েও বেশি একটি স্বাক্ষর পেয়ে খুব ভাল, তবে এটি ইমেলের অর্ধেক গ্রহণ করা উচিত নয়। আপনার জীবনের গল্পের সাথে কোনও দীর্ঘ উক্তি, অনুচ্ছেদগুলি ছেড়ে দিন, স্নিপেটগুলি আবার শুরু করুন, আপনি ধারণাটি পাবেন। কেবল আপনার নাম, আপনার বর্তমান অবস্থান এবং আপনার সাথে যোগাযোগের এক বা দুটি উপায় (হাইপারলিংকের সাথে একটি ইমেল ঠিকানা এবং টুইটার হ্যান্ডেলের মতো) যথেষ্ট।
অন্য পক্ষের নোট: আমি দেখেছি যে আশ্চর্যজনক সংখ্যক পেশাদাররা তাদের ইমেল স্বাক্ষরগুলির শেষে ধর্মীয় উক্তিগুলি রেখেছিল এবং এটি অবশ্যই সাবধানতার সাথে চিন্তা করার মতো। মনে রাখবেন, আপনি সম্ভবত ইমেল করেছেন এমন সংখ্যাগরিষ্ঠ ব্যক্তির বিশ্বাস সিস্টেমগুলি জানেন না এবং আপনি পুরোপুরি আপনার নিয়ন্ত্রণে রাখার কারণে কাউকে ছাড়তে চান না।
9. যখন প্রয়োজন হয় তখন বিসিসি ব্যবহার করুন
যিনি কথোপকথনের অংশটি আর কোনও থ্রেডে রাখার পরিবর্তে সেই ব্যক্তিকে বিসিসিতে নিয়ে যান (এবং নিশ্চিত হন যে আপনি যখন এটি করছেন তখন আপনি তাকে বা তাকে জানান!)। ইমেলের শুরুতে একটি সাধারণ "বিসিসি তে সরানো" প্রত্যেকের একই পৃষ্ঠায় রয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য পর্যাপ্ত হওয়া উচিত।
দুর্দান্ত ইমেলগুলি প্রেরণ করা আপনার পাঠকরা না খেয়াল করতে পারে তবে অবচেতনভাবে প্রশংসা করবে এমন সামান্য সূক্ষ্ম দক্ষতা অর্জন সম্পর্কে। এই তালিকাটি সজ্জিত, আপনি ইনবক্সের মাস্টার হওয়ার এক ধাপ কাছাকাছি।
