গেটিসবার্গ ঠিকানাটি 271 শব্দ দীর্ঘ ছিল।
গতকাল, আমি কফি এবং চা নির্বাচনের বিষয়ে একটি কোম্পানির নীতি পরিবর্তন সম্পর্কে একটি ইমেল পেয়েছি যা 350 ছিল।
আমি জানি - কফি গুরুত্বপূর্ণ। তবে লিংকন যদি বিভাজিত জাতিকে ২ 27১ শব্দের মধ্যে মানবতা এবং সাম্যের গুরুত্ব সম্পর্কে স্পষ্টভাবে বলতে সক্ষম হন, তবে আমি মনে করি যে আমাদের কাজের সাথে সম্পর্কিত ইমেলগুলি কেবল সামান্য খাটো করে পাঠাতে সক্ষম হওয়া উচিত।
অনেক সময় আমরা ইমেলগুলিতে সংক্ষিপ্ত হতে ভয় পাই কারণ আমরা শব্দটি বোঝাতে চাই না, বা আমাদের মনে হয় আমাদের দিকটি পেতে আমাদের অনেক তথ্য বা দিকনির্দেশনা প্রয়োজন need এবং এটা মেলা। তবে আমি মনে করি আমরা সবাই একমত যে কম ইমেল আমাদের কর্মজীবন পুরোপুরি সহজ করে তুলবে। এবং এটি প্রতিটি একটিকে সামান্য খাটো করে তৈরি করা শুরু করে।
আপনার ইমেলগুলি সংক্ষিপ্ত এবং মিষ্টি রাখার জন্য এখানে একটি দ্রুত এবং সহজ গাইড (কোনও ঝাঁকের মতো শব্দ না করে)।
ফ্লাফ কাটা
আমি প্রচুর ইমেল পেয়েছি যা ফ্লাফ দিয়ে শুরু হয়। এবং নিশ্চিতভাবেই, এটি মনোরম, এটিও সময় নষ্ট হতে পারে, বিশেষত যদি আমি আপনাকে সত্যিই জানি না, বা যদি আমি আপনাকে বিকাল ৪ টায় একটি সভায় দেখতে যাচ্ছি।
অন্য কথায়, আপনার প্রতি ইমেলটি লোকেদের বলার দরকার নেই যে আপনি আশা করেছিলেন যে তাদের একটি ভাল উইকএন্ড ছিল। যদি না আপনি সত্যিকার অর্থে কারও কাছে পৌঁছানোর জন্য পৌঁছাচ্ছেন তবে আসুন আমরা ধরে নিই আমরা সবাই আশা করি যে সবার ভালো সপ্তাহান্তে ছিল, আসন্নটির অপেক্ষায় রয়েছি, এবং সাধারণত ভাল করছে। এবং তারপরে ব্যবসায় নেমে পড়ুন।
অতিরিক্ত শব্দ কাটা
আমরা বিভিন্ন সময়ে বিভিন্ন সময়ে আমাদের লেখায় অতিরিক্ত শব্দ যুক্ত করি। এটি রূপান্তরগুলি মসৃণ করে তোলে। এটি শক্ত ভাষাকে নরম করে তোলে। কখনও কখনও, এটি আমাদের আরও স্মার্ট করে তোলে।
ইমেলের ক্ষেত্রে, যদিও আপনার কাজটি বিশ্বের সর্বাধিক নিখুঁত চিঠিটি তৈরি করা নয়, এটি দ্রুত এবং সহজেই যোগাযোগ করা। আসলে, আমি আপনাকে চ্যালেঞ্জ জানাতে চাই যে কোনও শব্দ বা বাক্যাংশ যা একেবারে প্রয়োজনীয় নয় remove
আমি সম্প্রতি প্রাপ্ত একটি বার্তা থেকে নিম্নলিখিত বাক্যটি নিন:
এই মুহুর্তে, আমি মনে করি যে বিষয়টি নিয়ে আমাদের পুনরায় গোষ্ঠীভুক্ত হওয়া এবং দু'সপ্তাহের মধ্যে আমাদের বৈঠকে আলোচনার জন্য কয়েকটি মূল বিষয় নিয়ে আসা উচিত যা আমাদের সমাধানের সন্ধানের আরও কাছাকাছি যেতে সাহায্য করবে বলে আমি মনে করি সব দলের পক্ষে কাজ করে।
এখানে মূল বিষয়টি কি? এত অতিরিক্ত শব্দ দিয়ে বলা শক্ত। "সময় এই মুহুর্তে" মত একটি বাক্যাংশ কিছুই যোগ করে না, এবং এইভাবে অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হয় না। কেন এভাবে আবার লিখবেন না?
"আসুন আমরা সবাই আমাদের পরের সভার আগে ইস্যুটিতে 2-3 আলোচনার পয়েন্ট নিয়ে আসি।"
থ্রেডের প্রত্যেকেই জানেন যে আপনি কী সম্পর্কে কথা বলছেন, বাক্যটির একটি স্পষ্ট বক্তব্য রয়েছে এবং আপনি আপনার শব্দের সংখ্যা প্রায় 70% কমিয়ে দিয়েছেন।
সংক্ষিপ্ত হতে, বিভ্রান্তিকর না
আমার একবার একজন বস ছিল যিনি আমাকে সংক্ষিপ্ত, ক্রিপ্টিক ইমেল পাঠিয়েছিলেন যা কোনও অর্থহীন নয়। আমি সকাল 8 টায় একটি ইমেল পেয়েছি যা কেবলমাত্র নিম্নলিখিতটি বলে:
“আজ ফেসবুক প্রথম জিনিস পরিচালনা করুন। -MJ "
হ্যান্ডেল বলতে কী বোঝাতে চেয়েছিলেন তিনি? ফেসবুকে হ্যান্ডেল করার দরকার কী? তার ইমেলটি আমাকে বেশ কয়েকটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে বাধ্য করেছিল, যার উত্তর তার পরে দিতে হয়েছিল। যদিও তার প্রাথমিক ইমেলটি সংক্ষিপ্ত ছিল, আমরা প্রথমবারে কিছুটা আরও তথ্য অন্তর্ভুক্ত করেছিলাম তার চেয়ে বেশি ইমেল আদান-প্রদান এবং বেশি সময় নষ্ট করব। যদি তিনি আরও কয়েকটি শব্দ যুক্ত করে থাকেন তবে বলুন, "ফেসবুক ব্যবহারকারীর প্রতিক্রিয়াগুলি আজ প্রথম হ্যান্ডেল করুন কারণ আমাদের রাতারাতি প্রচুর অভিযোগ ছিল, " আমরা অহেতুক এড়াতে পারতাম back
আপনার শব্দ দিয়ে স্মার্ট হওয়া এবং আপনার মৃত্যুদন্ডের সংক্ষিপ্ত হওয়ার অর্থ কেবল ছোট হওয়া মানেই নয়। আপনার বার্তাটি দিয়ে আপনি এখনও পরিষ্কার হয়ে আছেন তা নিশ্চিত করুন।
পুনরুদ্ধার করতে
আপনি কোনও ইমেল নিষ্ক্রিয় করার আগে অতিরিক্ত 30 সেকেন্ড সময় নিয়ে তা পড়ুন। নিজেকে নিম্নলিখিত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন:
- এই ইমেলের কোনও স্পষ্ট, সহজে বোঝার পয়েন্ট আছে?
- আমি এমন কিছু বের করতে পারি যা মূল পয়েন্টটিতে যুক্ত হয় না?
- কিছু সরল করা যায়?
আপনি নিজের লেখার পর্যালোচনা করতে নিজেকে যত বেশি প্রশিক্ষণ দেবেন, ততই আপনি দেখতে পাবেন যে উন্নতির ক্ষেত্র রয়েছে। এবং আরও গুরুত্বপূর্ণ, আপনি ভবিষ্যতের ইমেলগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই পরিবর্তনগুলি শুরু করতে শুরু করবেন।
একটি চূড়ান্ত টিপ: আপনার ইমেলগুলি বর্তমানে প্রতি ইমেলের গড় কতগুলি শব্দ রয়েছে তা দেখার জন্য একটি শব্দ কাউন্টারে আপনার ইমেলগুলি রাখুন - এটি আপনাকে ধাক্কা দিতে পারে। আপনার অগ্রগতির উপর নজর রাখুন এবং দেখুন আপনি কতটা নিচে যেতে পারেন।
